ATT ARBETA I EN IDEELL FÖRENING - GRUNDER FÖR BOKFÖRING

1. IBM Club Sweden ATT ARBETA I EN IDEELL FÖRENING - GRUNDER FÖR BOKFÖRING

2. AGENDA • BOKFÖRINGENS GRUNDER • Vad gäller? • Praktiska tips • REFERENSER • Dokumentation

3. BOKFÖRING • Inte bara Kassörens angelägenhet • Styrelseledarmöterna är ytterst ansvariga för att Bokföringen sköts på rätt sätt

4. Bokföringsskyldighet • En ideell förening är bokföringsskyldig (för hela sin verksamhet) om den uppfyller något (det räcker med ett) av följande tre krav: • Föreningen bedriver näringsverksamhet • Föreningen är moderföretag i en koncern • Värdet på föreningens tillgångar överstiger 1,5 Msek En ideell förening som inte uppfyller något av dessa 3 villkor är inte bokföringsskyldig

5. NÄRINGSVERKSAMHET • Med näringsverksamhet menas: • All verksamhet som är av ekonomisk natur och bedrivs yrkesmässigt • Även en begränsad verksamhet kan vara näringsverksamhet • Näringsverksamhet ska ge inkomster men behöver inte ge vinst • Typiska verksamheter är: • Lotteri, Bingo, Reklam, Sponsring, Entréavgifter, Insamlingar, Fester, Dans, Bio, Försäljning, Uthyrning, Dagsverke mot betalning • Inkomster som inte innebär näringsverksamhet är medlemsavgifter, bidrag från stat och kommun samt gåvor • Att föreningens näringsverksamhet många gånger befrias från inkomstskatt saknar betydelse för bokföringsskyldigheten

6. BOKFÖRINGSLAGEN Att en förening inte är bokföringsskyldig betyder givetsvis inte att man skall strunta i att bokföra. Det är viktigt att man gentemot medlemmar, banker och andra intressenter kan visa vart pengarna tagit vägen och för att hela tiden ha god kontroll över ekonomin. Finns det ingen bokföring kan man ju inte kontrollera om föreningen driver skattepliktig verksamhet. Man kan ej heller kontrollera att Styrelsen håller ordning på pengarna. Revision går inte att utföra utan bokföring. Enligt lagen om självdeklaration och kontrolluppgifter måste alla människor och Juridiska personer spara underlag så att Skatteverkat har möjlighet till kontroll. Detta talar också för att ha en bokföring på plats och är nödvändig för ideella föreningar

7. NÄRINGSVERKSAMHET Verksamheter som oftast kan klassificeras som näringsverksamhet enligt bokföringslagen • Reklamartiklar, Profilmaterial, Souvernier m.m • Men Profilmaterial menas tröjor, kepsa, skärp, paraplyer, väskor etc som försetts med tryck innehållande föreningens logotyp eller liknande föreningskännetecken • Försäljning av detta slag är av ekonomisk natur även om den inte alltid har ett vinstsyfte, vilket alltså inte är nödvändigt, och bedrivs ofta varaktigt, dvs har viss omfattning i tiden och avser inte enstaka försäljningar. Sådan försäljning till medlemmar och andra är näringsverksamhet

8. AKTIVITETER Vad är näringsverksamhet? • Aktiviter som kan klassas som näringsverksamhet: • Verksamheten är en näringsverksamhet om en avgift (inträde, avgift för deltagande) tas ut för aktiviteten, även om avgiften endast motsvarar självkostnaden. Om aktiviteten i princip enbart riktar sig till medlemmar och avser enstaka arrangemang som inte genererar några större intäckter (den görs till självkostnadspris eller med blygsam vinst) är det dock knappast näringsverksamhet • Medlemstidningar kan innefatta näringsverksamhet om en förening enbart tillhandahåller tidningen till medlemmar och tar ut en särskild avgift för prenumeration, om inte avgiften endats motsvarar självkostnadspris. Om arbetet med tidningen sköts av anställd personal som huvudsakligen arbetar med tidningen. Detsamma om annonnsplats säljs i tidningen

9. AVSLUT RÄKENSKAPER Alla ideella föreningar som är bokföringsskyldiga måste avsluta räkenskaperna med en Årsredovisning, ett Årsbokslut eller ett förenklat Årsbokslut Även en förening som inte är bokföringsskyldig bör avsluta räkenskaperna med någon form av årsrapport, vilket i princip alla föreningar gör. Det är nödvändigt för att medlemmarna skall få en bild av föreningens ekonomi och för att Styrelsen skall kunna fatta riktiga beslut. Dessutom blir ju en revision knappst meningsfull utan en årsrapport. I de flesta föreningars stadgar finns det krav på att räkenskaper ska avslutas.

10. SAMMANSTÄLLNING BOKFÖRING Sammanställning av Bokföringen • Att avsluta räkenskaperna innebär att man gör någon slags sammanställning av bokföringen. Den består åtminstone av en Balansräkning och en Resultaträkning • Balansräkningen är en ögonblicksbild av föreningens ekonomiska ställning vid räkenskapsårets slut • Resultaträkningen visar hur resultatet har uppkommit under räkenskapsåret • I vissa fall kompletteras Balans och Resultaträkningen med en Förvalningsberättelse samt tilläggsuppgifter

11. STYRELSEN Information till Styrelsen Innan Årsredovisningen, Årsbokslutet eller Årsrapporten lämnas till Revisorerna för granskning bör hela Styrelsen sätta sig ned och gå igenom den. Detta är viktigt för att alla styrelseledamöter förstår vad alla siffror i årsredovisningen betyder

12. AVSLUT RÄKENSKAPERNA Det finns fyra sätt att avsluta räkenskaperna: • Årsredovisning • Årsbokslut • Förenklat Årsbokslut • Årsrapport eller liknande Uppräkningen ovan är i fallande ordning där Årsredovisningen är den mest avancerade formen av redovisning och Årsrapport den minst avancerade

13. ÅRSREDOVISNING Årsredovisning • En Årsredovisning består av en Balansräkning och en Resultaträkning, ett antal tilläggsupplysningar samt en Förvaltningsberättelse. En Årsredovisning skall vara reviderad och är offentlig, dvs vem som helst kan begära att få se den. Bestämmelser finns i Årsredovisningslagen

14. ÅRSBOKSLUT Årsbokslut • Ett Årsbokslut består även det av en Balansräkning och en Resultaträkning. Dessutom skall ett fåtal tilläggsupplysningar lämnas. Årsbokslutet behöver inte lämnas ut utan är för föreningens interna bruk. Bestämmelser finns i Bokföringslagen.

15. ÅRSREDOVISNING Förenklat Årsbokslut • Är en förenklad variant på ett Årsbokslut. Den består endast av en Balansräkning och en Resultaträkning. Man följer god redovisningssed

16. ÅRSREDOVISNING Årsrapport • Ideella föreningar som inte är bokföringsskyldiga och varken behöver upprätta Årsredovisning, Årsbokslut eller förenklat Årsbokslut bör avsluta räkenskaperna med åtminstone en Balans och Resultaträkning

17. LÖPANDE REDOVISNING Redovisningen Redovisning innebär bland annat att registrera, bearbeta och rapportera information som skall underlätta beslut i ekonomiska frågor Rapportering görs dels som löpande rapporter samt i form av Årsbokslut/redovisning Redovisning är det övergripande begreppet. Bokföring är den del av redovisningen man gör när man för in uppgifter i en bokföringsbok eller datorprogram. Till Bokföringen hör även arkivering, uppläggning av redovisningssystemet, avstämmning samt Månadsrapporter Redovisningen innebär även annat än bokföring, t ex att analysera rapporter, lägga upp Budget, göra bokslut mm.

18. REDOVISNING I PRAKTIKEN En bra fungerande löpande redovisning är ett mycket viktigt redskap för att driva en bra föreningsverksamhet. Att sköta redovisningen ordentligt är viktigt för att medlemmarna ska kunna bedömma föreningens finanser Alla handlingar som berör ekonomin skall sparas och ordnas så att man lätt hittar dom. Tex: • Verifikationer Viktigt att vara noga med vad verifikationerna avser med förklarande text • Kvitton • Fakturor • Kreditnotor • Reverser • Bokföringsorder • Avräkningsnotor • Kontrakt • Pantbrev • Saldobesked • Brev Verifikationerna skall bokföras löpande i anslutning till affärshändelserna och uppdelade på olika så kallade konton. (Bokföringslagen reglerar hur den löpande bokföringen skall läggas upp) Verifikationerna skall arkiveras i pärmar. I bokföringen skall alla transaktioner (affärshändelser) samlas på de konton de tillhör. För varje slag av tillgång, skuld, eget kapital, kostnad och intäkt finns ett konto. Ordet konto betyder sammanställning

19. DEN BAKVÄNDA VÄRLDEN Att fördela affärshändelser på olika konton kallas kontering. Ett konto har två (2) sidor. De kallas Debet och Kredit. Debetsidan är alltid den vänstra och Kreditsidan alltid den högra sidan. När något bokförs på debetsidan av ett konto kallas det alltid att debitera, motsats kreditera Kortfattat kan man ställa upp förjande regel • En tillgång ökar i debet och minskar i kredit • En skuld minskar i debet och ökar i kredit • En intäkt minskar i debet och ökar i kredit • En kostnad ökar i debet och minskar i kredit Om en skuld ökar, t ex genom ett banklån krediteras ett skuldkonto. Minska skulden så debiteras samma konto. Skulderna ökar i kredit och minskar i debet. • Kostnader bokförs på debetsidan, t ex materialköp eller annat köp • Intäkter bokförs på kreditsidan, t ex försäljning av varor eller erhållna bidrag I bokföringen ser det ut som om debet betyder + och kredit – men så är det egentligen inte. Detta beror på att bokföringsprogram arbetar ”matematiskt”, dvs de har en + ocn en – sida för att få det hela att gå ihop och sluta på 0. Detta är samma sak som att summan av plusposterna och minusposterna skall vara noll (o)! Varje verifikation måste gå jämt ut. Man kan se det som att summan av debetposterna skall vara lika stora som summan av kreditposterna. Samma som + och - = 0

20. REDOVISNING I PRAKTIKEN #2 Verifikationer Bokföring grundar sig alltid på en skriftlig handling som kallas verifikation. Verifikationer kan vara fakturor, bankbesked, kvitton etc. Verifikationer skall alltid finnas för alla bokföringstransaktioner. Huvudregel är att för varje affärshändelse skall det finnas en verifikation En verifikation skall innehålla följande: • När verifikationen gjordes (datum) • När transaktionen (affärshändelsen) inträffat • Beloppet • Vad verifikationen avser • Med vem föreningen gjort affär • Om annat dokument ligger till grund för transaktionen skall detta antecknas. Det kan vara avtal, följesedel etc. Saknas verifikationer kan man göra en bokföringsorder med text som klart och tydligt förklarar vad transaktionen handlar om. Denna bokföringsorder betraktas sedan som en verifikation. Vid rättning av tidigare verifikationer kan man också använda sig av en bokföringsorder

21. GRUNDBOK OCH HUVUDBOK Grund- Huvudbokföring I redovisningen skiljer man på dessa två. Grundbokföring innebär att man dag för dag bokför alla affärshändelser. De olika transaktionerna skall bokföras så att de kan presenteras i den ordning de registrerats. Huvudbokföring innebär att man delar upp redovisningen på olika konton så att man får en systematisk översikt över föreningens ställning och resultat. Lämpligt att stämma av huvudboken månadsvis.

22. RAPPORTER För att bokföringen skall kunna bli ett underlag för ekonomisk planering eller deklaration, sammanställs alla uppgifter till rapporter. • Dagbok • Huvudbok • Balansrapport • Resultatrapport Dagbok = utskrift i kronologisk ordning för hur alla verifikationer är konterade (Används i efterhand för att se hur en viss verifikation är konterad) Huvudbok = sammanställning av alla verifikationer i kontonummerordning Balansrapporten = rapport som visar tillgångar, eget kapital och skulder (Eget kapital är tillgånger minus skulder) Resultatrapporten = rapport som visar intäkter, kostnader och resultat (Resultatet är intäkterna minus kostnaderna)

23. GOD REDOVISNINGS- OCH FÖRENINGSSSED Ett vanligt uttryck är begreppet god redovisningssed. Detta är ett luddigt begrepp som ger stort utrymme för olika bedömningar. För företag finns det lagstiftning mm som blivit vägledande. Begreppet god föreningssed är ännu mer oklart eftersom det inte finns någon särskild lagstiftning utöver den som berör skatter. Därför ger det stora fördelar att låta föreningens redovisningsmetoder att överensstämma med dem som gäller för ett vanligt företag. Syftet är förstås att ge medlemmarna och andra en rättvisande bild av föreningens resultat och ekonomiska ställning. Revisorn bör i revisionsberättelsen uttala sig om bokslutet är gjort enligt god redovisnings- och föreningssed. God redovisningssed innebär att bokföringen skall skötas enligt vissa fasta regler och principer

24. AVSTÄMMNINGAR Avstämmningar är en viktig uppgift för den som sköter bokföringen. Om inte avstämmningar görs löpande kan det lätt bli besvärligt och tidspressat när bokslut skall tas fram och revideras. Bankmedel, Kassa, Fordringar och Skulder är speciellt viktigt att stämma av löpande eftersom det kan vara många transaktioner på dessa konton. Revisorn i föreningen bör se till att avstämmningar görs löpande. Det är viktigt att dokumentera att man gjort en avstämmning (man kanske glömmer bort vad man gjort) så att det är enkelt att påbörja nästkommande avstämmning.

25. KONTOPLAN Kontoplanen är en viktig förteckning över konton i bokföringen Det är viktigt att ha en väl anpassad kontoplan eftersom den är grunden i föreningens bokföring och rapporteringsmöjligheter. Kontoplanen har följande funktioner: • Underlättar budgeten eftersom man kan budgetera konto för konto • Underlättar uppföljning av ekonomin, vilka konton som har belastats

26. IDEELLA FÖRENINGAR, KASSÖR Hela Styrelsens ansvar! Kassören ansvarar för att • Kontrollera att medlemsavgifter betalas in • Ansvara för utbetalningar och se till att fordringar kommer in • Sköta bokföringen och se till att verifikationer finns för alla in/utbetalningar • Deklarera, lämna kontrolluppgifter och se till att föreningens skatter och avgifter betalas • Varje år göra bokslut och årsredovisning • Föra medlemsförteckning samt inventarieförteckning • Kontrollera att föreningens egendom är ordentligt försäkrad • Lämna budgetunderlag till styrelsen • Delta i styrelsearbetet • Informera övriga i styrelsen om det ekonomiska läget, resultatrapporter mm OBS: Det är hela Styrelsens ansvar för att bokföringen är upplagd på ett vettigt sätt, att den sköts löpande och att det finns en tillfredsställande intern kontroll. Det gäller inte bara kassören. Kassören har bara en praktisk funktion. Därför måste alla styrelseledamöter löpande hålla sig underrättade om hur föreningens ekonomi sköts.

27. ARKIVERING Tio års arkivering Ett dokument är ett räkenskapsmaterial om dess innehåll är av betydelse för att kunna förstå bokföringssystemets uppläggning eller kunna följa en affärshändelse och förstå dess innebörd. Allt räkenskapsmaterial skall arkiveras i minst 10 år även för det år man ”håller på med”. Som Räkenskapsmaterial räknas: • Verifikationer, fakturor, kvitto mm som beskriver och bekräftar affärshändelser • Bokföringsmedia, media för grund- huvudbokföring, årsbokslut • Kontoplaner • Instruktioner om redovisningsprinciper • Inventeringslistor, lagerspecifikationer och andra bilagor till årsboken Föreningen (Styrelsen) har ansvaret Det är den bokföringsskyldige som har ansvaret. För en ideell förening är det den juridiske personen som har ansvaret för arkiveringen. Det betyder att det är hela Styrelsen som har ansvaret för att arkiveringen sköts ordentligt. Om föreningen upphör ansvarar de sist tillsatta styrelseledamöterna för arkiveringen. Protokoll Protokoll måste arkiveras i evighet. Det finns ingen 10 års gräns för protokoll Det är vanligt att protokoll försvinner i samband med byte av styrelse.

28. BUDGET Styrmedel Budgeten har en viktig funktion som styrmedel. Genom att på föreningsstämman anta en detaljerad budget för det kommande räkenskapsåret ger medlemmarna styrelsen anvisningar om hur de skall bedriva verksamheten. Bör finnas starka skäl för att avvika från budgeten, med svidande kritik som följd.

29. SEKTIONER Krav för att en sektion ska vara en egen juridisk person För att en sektion ska vara en självständig ideell förening måste åtminstone följande krav vara uppfyllda. • Det skall finnas avtal om samverkan i organiserade former för viss tid eller tillsvidare • Avtal om samverkan ska avse viss gemensam målsättning • Avtalet skall ha slutits mellan juridiska och/eller fysiska personer, dvs det skall finnas medlemmar • Avtalet skall ha konstituerats i stadgar En förening kan ha självständiga sektioner. Då blir bara föreningen en sorts paraply för att hålla ihop verksamheten. Sektionerna är då praktiskt taget egna föreningar, ofta med egna styrelser och egen bokföring Ansvaret Även om föreningen är uppdelad i flera sektioner med sektionsstyrelser och separata sektionsbokföringar så är det (huvud)styrelsen i föreningen som ansvarar för • Hela föreningens ekonomi • Hur all bokföring är upplagd, även i sektionerna • Att den interna kontrollen fungerar i huvudföreningen såväl som i de enskilda sektionerna

30. REFERENSMATERIAL REDOVISNING I IDEELLA FÖRENINGAR BJÖRN LUNDÉN