ORGANISATION ADMINISTRATIVE

1. ORGANISATION ADMINISTRATIVE H. LORENT Rév. 08 2013

2. Classement des documents relatifs au personnel • Classement des documents comptables • Classement des documents HACCP • Classement « blanchissage & laverie » • Toolbox • Le livre de bord • Conclusions FOCUS organisation administrative H. Lorent

3. Classement des documents relatifs au personnel • Documents à classer: • Le registre du personnel • Une pochette perforée par collaborateur reprenant: • Sa fiche individuelle • Une copie de son contrat de travail • Le(s) avenants éventuels • Les courriers internes et externes: Lettres de remerciements ou d’avertissements • Autres documents « juridiquement » importants • La fiche de vacances annuelles • La demande de remboursement des frais de transport • Classeur 1: FOCUS organisation administrative H. Lorent

4. Classement des documents relatifs au personnel • Documents à classer: • La banque Carrefour de la sécurité sociale • Classeur 1: FOCUS organisation administrative H. Lorent

5. Classement des documents relatifs au personnel • Documents à classer: • Les rapports du CPPT • Les rapports du Conseil Sécurité Hygiène A conserver maximum 1 an Ceux- ci trouvent sur l’Intranet. Rappel: Le dernier rapport du CPPT et du CSH doivent être affichés en cuisine ainsi que la liste des représentants syndicaux. • Classeur 2: FOCUS organisation administrative H. Lorent

6. Classement des documents relatifs au personnel • « Déclaration interne d’accident de travail » • « Certificat médical de premier constat » (AXA) • « Certificat médical de reprise » (AXA) Ces documents se trouvent sur l’Intranet • Classeur 3: (facultatif) • Envoyez toujours les documents originaux concernant un accident du travail, comme : • - certificat médical de premier constat • - certificat médical de prolongation • frais médicaux (pharmacie - hôpital - kiné - ...) • le plus vite possible et toujours au service de Prévention & Protection FOCUS organisation administrative H. Lorent

7. Classement des documents relatifs au personnel • La copie des B.E.V. dument signée par chaque collaborateur(Bulletin des Enregistrements Variables) • Une pochette perforée par collaborateur reprenant: La fiche de congé annuel dument signée par chaque collaborateur A conserver 5 ans - (classement annuel) • Classeur 4: Les copies des certificats médicaux vous sont envoyées via le service du personnel à titre d’information, celles-ci ne doivent pas être conservées en unité. FOCUS organisation administrative H. Lorent

8. Classement des documents relatifs au personnel • Généralités: • Le registre du personnel: Si pas présent sur le site, adresser une demande à votre gestionnaire payroll. Inscrire la date d’entrée en fonction de chaque collaborateur (hors CPS et Intérimaires) et le cas échéants, la date de sortie. • La copie du contrat de travail: Si pas présente sur le site, adresser une demande à votre gestionnaire payroll. En cas de transfert du collaborateur, la faire suivre dans sa nouvelle unité. (Joindre les avenants et courriers) • Le dernier rapport du CPPT et le dernier rapport du Conseil Sécurité Hygiène doivent être affichés de manière visibles à l’attention de chaque collaborateur. • Le règlement de travail et le code éthique de Sodexodoivent être consultables par chaque collaborateur. • Le cahier de pointage: le pointage des heures d’arrivée et de départ est obligatoire. (A garder 5 ans - classement annuel & contresigné par le responsable d’exploitation) • La Banque Carrefour de la sécurité Sociale: à demander au service du personnel FOCUS organisation administrative H. Lorent

9. Classement des documents comptables • Les notes d’envoi: • Classées mensuellement par fournisseur. A conserver 5 ans (classement annuel) Remarques importantes: Pourquoi 5 ans ? • Classeur 5: Cf. aux obligations de l’Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire, la traçabilité des produits doit être assurée pendant 2 ans FOCUS organisation administrative H. Lorent

10. Classement des documents comptables • Les copies de factures: • Classées mensuellement par fournisseur. A conserver 5 ans - (classement annuel) Remarques importantes: Pourquoi 5 ans ? • Classeur 6: Légalement, les documents comptables doivent être gardés pendant 5 ans. FOCUS organisation administrative H. Lorent

11. Comptabilité: autres formulaires ISO • ProcéduresCaissière-Caissier • Procédure Cash Gérant • Formulaire petite caisse • Note de frais exploitation • Note de frais équipe volante • Où les trouver ? • Intranet • -Ma boîte à outils • Comptabilité • Formulaires FOCUS organisation administrative H. Lorent

12. Documents relatifs au service achats & Prodédures • Demande création article • Traitement des plaintes Uniformes • Formulaire plaintes Où les trouver ? Intranet – Ma boîte à outils – Supplychain/achats – Liens utiles FOCUS organisation administrative H. Lorent

13. Documents relatifs au vending • Hygiënecheck • Tableau de bord • Où les trouver ? • Intranet • – Ma boîte à outils • Offre de nos services • Distributeurs automatiques • Documents utiles FOCUS organisation administrative H. Lorent

14. Classement des documents HACCP Le classeur ABC Food Safety • Classeur 7: Le classeur HACCP Si pas présent sur le site, adresser une demande aux collègues de ce service. La présence de cette farde est obligatoire. • HACCP • Hazard Analysis and Critical Control Points FOCUS organisation administrative H. Lorent

15. Classement des documents HACCP • Les documents d’enregistrement HACCP: • Réception des matières premières • Contrôle du bon fonctionnement des thermomètres • Contrôle de température chambre froide/frigo • Contrôle de température congélateur • Contrôle de température et temps lors de refroidissement • Contrôle de température et la qualité de la friteuse • Contrôle de température lors du portionnement • Contrôle de température lors de la distribution • Contrôle de température bain marie • Contrôle de température comptoir réfrigérée/vitrine • Classeur 8: FOCUS organisation administrative H. Lorent

16. Classement des documents HACCP • Ceux-ci sont disponibles sur l’Intranet • Contrôle de température des chariots • Produits congelés artisanalement • Cellule de congélation • Exemple de plan de nettoyage et de désinfection • Liste de contrôle du nettoyage et de la désinfection • Bon de livraison • Classeur 8: • Où les trouver: • Intranet • Ma boîte à outils • Food Safety & Quality • Food Safety • Les formulaires d’enregistrement • Documents FOCUS organisation administrative H. Lorent

17. Classement des documents HACCP • Les documents légaux: • Agrément de la cuisine • A.R. relatif à l'autocontrôle. • Analyse de l'eau • Plaintes produits & plan d'actions • Audit Quality Partner • Consignes de l'entreprise • Contrôle des gants • Contrôle des emballages • Contrôle des thermomètres. • Document de l'entretien des hottes • Fiches santé du personnel • Classeur 9: FOCUS organisation administrative H. Lorent

18. Classement des documents HACCP • Les documents légaux: • Ecolab- Fiches sécurité • Ecolab - Fiches techniques • Formation du personnel de Sodexo • Nuisibles & Attestation de suivi • Plan de nettoyage • Plan de la cuisine • Non-food Fiches techniques • Audit sécurité • Classeur 9: FOCUS organisation administrative H. Lorent

19. Classement des documents HACCP Ne créez pas de documents. Utilisez exclusivement les documents qui se trouvent sur l’Intranet de Sodexo. &&&&& Agrafez vos documents groupés par semaine à une copie de votre menus. Classez l’ensemble par date. A conserver 2 ans - (classement annuel) Lors d’un contrôle, l’auditeur bénéficiera ainsi de toutes les informations sans difficultés. • Généralités: • « Un conseil: Soyezordonné! » FOCUS organisation administrative H. Lorent

20. TOOLBOX • Classeur 10: FOCUS organisation administrative H. Lorent

21. Classement des documents HACCP • Généralités: • L’agrément de la cuisine: L’affichage de l’Agrément doit être visible pour les consommateurs. Garder une copie dans le classeur. • A.R. relatif à l'autocontrôle: Disponible sur l’Intranet • Analyse de l'eau: (facultative): Disponible sur le site communal via Internet (Conseillé si présence de fontaine à eau de ville ou post-mix • Plaintes produits & plan d'actions: Imprimez vos messages de plaintes produits adressées au service achats et joignez-y le document de réponse automatique qui mentionne le numéro de suivi. • Audit Quality Partner: A classer dans l’ordre des visites (Facilité lors des visites de l’AFSCA) • Consignes de l'entreprise: (Si celles-ci impactent les procédures de Sodexo) • Contrôle des gants: La conformité des gants référencés est disponible sur l’Intranet • Contrôle des emballages: La conformité des emballages référencés est disponible sur l’Intranet • Contrôle des thermomètres: A effectuer 1 X / an • Document de l'entretien des hottes: A demander au responsable client • Fiches santé du personnel: Disponible au service sécurité de Sodexo FOCUS organisation administrative H. Lorent

22. Classement des documents HACCP • Généralités: • Ecolab - Fiches sécurité: La fiche de sécurité des produits référencés est disponible sur l’Intranet • Ecolab - Fiches techniques: La fiche technique des produits référencés est disponible sur l’Intranet • Formation du personnel de Sodexo: Si les attestations de formation ne sont pas sur le site, contacter le département « Formation » pour obtenir une copie. • Nuisibles & Attestation de suivi: A demander au responsable client • Plan de nettoyage: Le plan de nettoyage des locaux dument complété • Plan de la cuisine: A demander au responsable client • Non-food Fiches techniques: Les fiches techniques des produits référencés sont disponibles sur l’Intranet • Audit sécurité: Disponible sur l’Intranet • Lors d’un contrôle, l’auditeur bénéficiera ainsi de toutes les informations sans difficultés. FOCUS organisation administrative H. Lorent

23. Classement « blanchissage & laverie » Documents à classer • Les documents relatifs à la gestion des tenues vestimentaires • Stock de linge • Annulation de dotation • Etc… • Les rapports d’Ecolab • Classeur 11: FOCUS organisation administrative H. Lorent

24. LIVRE DE BORD Classer les données suivantes: • Le n° de téléphone du chef-gérant • Les n° de téléphone des membres du personnel de cuisine • Le n° de téléphone du C.R.D. • Le n° de téléphone de l’interlocuteur client • L’endroit où se trouve les clefs d’accès • Les menus à venir…. • Les volumes de production • Le cahier des grammages • Les codes d’accès informatique • Et toutes autres informations susceptibles d’aider en cas d’absence • Classeur 12: FOCUS organisation administrative H. Lorent

25. Conclusions En règle générale, les documents administratifs, comptables, HACCP, doivent être conservés 5 ans. Cette liste de classeurs n’est pas arrêtée et peut être justement complétée en fonction de certains impératifs propres à chaque unité, toutefois: • Ne créer pas de classeur type « Divers » qui deviennent rapidement des « fourre-tout » • Au terme de chaque année, archivez vos documents (Date de fin indiquée sur la boîte d’archivage) • Favorisez un classement informatique d’un maximum de documents. • Ranger vos documents au fur et à mesure, ne classez pas de documents qui ne seront plus nécessaires. • Trier aussi vos tiroirs. Limiter votre bureau strictement aux documents liés à votre travail. FOCUS organisation administrative H. Lorent