Elektroniskt bevarande - förstudie i Järfälla kommun

1. Elektroniskt bevarande- förstudie i Järfälla kommun FALK:s konferens 27 maj 2010 Susanne Strangert susanne.strangert@jarfalla.se, Anders Thoursie, Jenny Wilhelmsson

2. Uppdrag förstudie • Initiativ från kommunarkivet • Förankrat i central systemägargrupp (SÄV*) • Syfte: Ta fram beslutsunderlag kring… …förutsättningar för övergång till långsiktigt elektroniskt bevarande i Järfälla kommun med hjälp av mer eller mindre automatiserade arkivprocesser *SÄV = SystemÄgare Verksamhetssystem, kommungemensamma system

3. Förstudie Förstudie, ca tre månader, t o m mars -09… utförd av kommunarkivet, konsultstöd kommungemensamt perspektiv (slutarkiv) verksamhetsbehoven i fokus, 10 verksamhetssystem workshops med ca 15 deltagare, verksamhet/IT/arkiv 3

4. Förstudiens resultat… bra redovisning av arkiv- och lagringsbehov m.m. ”e-arkiv” kom upp på agendan gjorde förvaltningarna delaktiga …men, det fanns behov av fördjupning kring… - definitioner, t ex ”e-arkiv”, ”mellanarkiv” - vägval - inriktning på fortsatt arbete 4

5. Fördjupning Fördjupning, ca ett år, t o m juni -10* utförd av kommunarkivet och IT-styrningsfunktionen kommungemensamt perspektiv arbetsform workshops – kommunarkivet/IT-styrning avstämning aktörer som har/utvecklar e-arkiv * Nuläge; fördjupningsrapport utsänd på remiss t o m 11 juni 2010. 5

6. Innehåll Fördjupningens omfattning • Definitioner (e-arkiv, system för bevarande m.m.) • Scenarioanalys / vägval • Vem har ansvaret? • Vissa problemområden Överväganden • Lösningar i marknaden • Samverkan som strategi kring e-arkiv? Slutsatser Rekommendation

7. Syften med ”system för bevarande” (e-arkiv) Uppfylla lagstiftning och regelverk Leva upp till kommunens e-strategi Få ordning och reda på arkivering av kommunens informationshantering (fysisk och elektronisk) Uppnå synergieffekter, ex. gemensam lagringsplats 7

8. Vad åsyftas… ”e-arkiv”, ”mellanarkiv”, ”slutarkiv”? Definition finns för vårt behovsområde: System för bevarande Adapter Verksamhets applikation X ”Verksamhetssystemets egna arkiv” Mellanarkiv… • ”Generella arkivkrav” (inkl krav på processer/rutiner) • (Internationella standarder) • Ej specifika/myndighetsstyrda tekniska krav ”Mellanarkiv” • ”Generella arkivkrav” (inkl krav på processer/rutiner) • Internationella standarder • Myndighetsstyrda krav - Riksarkivets föreskrift/-er: • specifika tekniska krav • krav på processer/rutiner ”Slutarkiv” System för bevarande ”Slutarkiv” 8

9. Inledning – beskrivning av komponenter 9 Strukturen i bilden är lånad ur Jönköping kommuns e-arkitektur

10. Scenario 1 – EN kommungemensam lösning för både mellanarkiv och system för bevarande Adapter Kommungemensamt mellanarkiv Kommungemensamt system för bevarande 10

11. Scenario 2 – EN kommungemensam lösning för system för bevarande (inkl minimikrav på gränssnitt/leverantörer) Mellanarkiv ? Mellanarkiv ? Mellanarkiv ? Adapter Kommungemensamt system för bevarande 11

12. Systemspecifikt Systemspecifikt Systemspecifikt system för system för system för - - - bevarande bevarande bevarande Scenario 3 – Minimikrav på verksamhetsspecifika systemleverantörer,flera mellanarkiv och system för bevarande Mellanarkiv ? Mellanarkiv ? Mellanarkiv ? 12

13. Scenario 4 – Fortsätt som idag… 13

14. Scenarioanalys - vägval 14

15. Vem har ansvaret?…scenario 2 System/applik. E-arkiv System för bevarande Myndigheter Myndighetsgräns Arkivmyndighet 15

16. Specifika problemområden, exempel • Informationens livscykel i Järfälla – behov av en metamodell* • Närliggande område - informationssäkerhet • Fyra dilemman kring arkivering av elektroniska signaturer och signerade dokument *Metamodell = En konceptuell modell. Den beskriver en metod från ett visst perspektiv eller aspekt. Koncept = Övergripande idé kring ett behovs-/problemområde.

17. Överväganden* – lösningar i marknaden • Egenutveckling eller standardprodukt(leverantörsutvecklad) • Hur ser marknaden ut? Vilka lösningar finns… • Standardprodukter (IDAinfront, Formpipe, Documentum m.fl.) – alla är av typen ”verktygslåda”, dvs kräver anpassning och vidareutveckling • ”Egenutvecklade” • … eller ”egenutvecklad…men i grupp/samverkan”(SLL/REDA.. Sambruk ?) • Väcker frågor som: • Lämplig samverkansform…utifrån rättsliga förutsättningar • T ex gemensam nämnd eller kommunalförbund… • Initiativtagare och efterföljare … • Är anslutande kommuner/myndigheter tillräckligt många? Eller rättare sagt… • Förgreningar – tappar kraft från grundansatsen? • Finns uthålligheten i kravställandet? * Preliminära överväganden till dess fördjupningsrapporten är fastställd. 17

18. Överväganden – samverkan som strategi? • Samverkan är lämpligt kring regelverk och ”best practice” gällande rutiner mm • Samverkan är (sannolikt) EJ lämpligt vid upphandling och införande av system för bevarande (om inte… kommunalförbund) • Omogen marknad, lösningar utvecklas och förändras (ingen direkt stabilitet/dominans i närtid). * Preliminära överväganden till dess fördjupningsrapporten är fastställd. 18

19. Slutsatser* • Regelverk och rutiner behöver etableras oavsett om system för bevarande införs i närtid. • Vid realisering av en lösning bör det vara scenario 2 som utgör Järfällas vägval (men gärna med möjlighet att ”växa in i” scenario 1). • Mycket talar för en lämplig och kostnadseffektiv standardlösning i marknaden, men noggrann analys/utvärdering behövs. 4. Järfällas strategi för samverkan bör gälla regelverk, rutiner och utredningsfrågor. Inte teknisk samverkan. * Preliminära slutsatser till dess fördjupningsrapporten är fastställd.

20. Rekommendation* Etablera ett projekt som ska resultera i: • Tydligt och ”modernt” regelverk med rutiner för dokumenthantering och arkivering • En begrepps-, informations- och arkivmodell samt metamodell* för informationens livscykel i Järfälla. • En intressentanalys för Järfällas kommungemensamma system för bevarande. • Klargörande av framtida förvaltningsorganisation (storlek, kompetenskrav, ansvarsfördelning, resursbehov). * Preliminär rekommendation till dess fördjupningsrapporten är fastställd. *Metamodell = En konceptuell modell. Den beskriver en metod från ett visst perspektiv eller aspekt. Koncept = Övergripande idé kring ett behovs-/problemområde.

21. Rekommendation*, forts E) En marknadskartläggning / -inventering av tekniska lösningar lösningar som finns på marknaden (motsvarande scenario 1 och 2). F) En utbildningsplan för förvaltningarna. G) Delta i Sambruks projekt” Elektroniskt bevarande”, etapp 2. *Preliminär rekommendation till dess fördjupningsrapporten är fastställd.

22. Extrabilder

23. Definitioner (1) Elektronisk handling = Upptagning för automatiserad behandling i enlighet med 2. kap. 3 § tryckfrihetsförordningen (1949:105) Ur: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) respektive tekniska krav för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:2) Elektroniskt arkiv (e-arkiv) = Myndighetens elektroniska handlingar oavsett format med tillhörande dokumentation, som anses arkiverade i enligt med arkivförordningen eller Riksarkivets föreskrifter. Ur: Riksarkivets rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande - bevarande av elektroniska handlingar hos myndighet, 2008-12-11, Dnr RA 22-2007/3552

24. Definitioner (2) Bevarande = ”Förfaranden och åtgärder som syftar till att säkerställa att autentiska dokument bevaras tekniskt och innehållsmässigt.” Ur; SS-ISO 15489 – 1, Svensk, internationell standard för dokumenthantering 24

25. Definitioner (3) System för bevarande = • System som används för att säkerställa bevarandet av elektroniska handlingar. Överföring till bevarande = • Överföring av elektroniska handlingar till system för bevarande, bevarandeexemplar eller överlämnande till arkivmyndighet. Ur: Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd för elektroniska handlingar (RA-FS 2009:1) respektive tekniska krav för elektroniska handlingar RA-FS 2009:2

26. Definitioner (4) Om system för bevarande: • ”System för bevarande ska hantera myndighetens elektroniska handlingar, med tillhörande dokumentation, som överförts till bevarande och som lagras i format för bevarande och via integrerade system kan förvaltas och vårdas så att de kan återsökas, tillhandahållas, administreras, migreras dokumenteras samt överföras till nya databärare.” • ”De uppgifter som tillkommer i hanteringen av de elektroniska handlingarna i systemet ska kunna överföras till format för bevarande.” Ur: Riksarkivets rapport angående elektroniska arkiv (e-arkiv), bevarandeexemplar och system för bevarande - bevarande av elektroniska handlingar hos myndighet, 2008-12-11, Dnr RA 22-2007/3552