Elektronisk handel i Forsvaret - Presentasjon for Høgskolen i Molde Tirsdag 7 mai 2002

1. Elektronisk handel i Forsvaret - Presentasjon for Høgskolen i Molde Tirsdag 7 mai 2002

2. Presentasjonens inndeling • Historikk – bakgrunn (Lt Elnes) • Markedsplass og innkjøpskort som en integrert del i Forsvarets logistikk (Lt Larsen)

3. Historikk og bakgrunn

4. Hvorfor omstilling? "Omstillingen skal gi oss et tidsmessig forsvar for nasjonal sikkerhet og internasjonalt engasjement” ”En kraftfull omstilling er nødvendig for å opprettholde Forsvarets troverdighet!” Forsvaret befinner seg i en dyp og vedvarende strukturell krise. Dette slås fast i Stortingsproposisjon 45 (2000-2001).

5. Forsvaret må: • kutte 5000 lønningsposer • spare 2 milliarder på drift per år • fjerne 2 millioner m2 bygningsmasse for å finansiere det nye Forsvaret!

6. ARGUS • Forsvarssjefens omstillingsprogram – en av de mest omfattende omstillinger i offentlig sektor noensinne • Ansvar for helhetlig koordinering og overvåking av omstillingen • Hovedprosesser • Rasjonalisering og effektivisering av Forsvarets freds- og støttevirksomhet • Gjennomføring av strukturelle endringer som følge av St.prp. 45 (2000-2001) • Omstilling av Forsvarets logistikkfunksjoner mht fremtidig virksomhet, styring og organisering som følge av St.prp. 55 (1999-2000) • Samlokalisering av strategisk forsvarsledelse • Koordinering av avhending og nyetablering innen EBA i hele Forsvarets organisasjon • Prosessforbedringer en viktig leveranse!

7. Prosessforbedringer Prosjekt 2.2 Etterforsyning - 1 av 14 iverksatte forbedringstiltak

8. Prosjekt 2.2 Etterforsyning • Delprosjekter • Forsvarets operasjonssenter for avtaleinngåelser • Forsyningskonsept (forbruksmateriell) • Elektroniske handelsløsninger • Tilsyn- og kontroll

9. Prosjekt 2.2 Etterforsyning Mål og strategier

10. OVERORDNET MÅL • redusere Forsvarets driftskostnader. • med særlig fokus på: • integrerte forsyningskonsepter • sentralt inngåtte avtaler med lokale avrop • elektroniske handelsløsninger • kontroll- og tilsynsapparat • budsjett innsparelser 350 millioner NOK i forhold til 1999-situasjon • skal realiseres innen 31 desember 2004

11. Påvirke tre hovedprosesser INNKJØPSPROSESSEN LEVERANDØRER FORSVARET VARELEVERANSEPROSESSEN BETALINGSPROSESSEN Sammenhengen !

12. Forbedrede prosesser GEVINSTER REALISERT Sentrale Rammeavtaler - lokale avrop INNKJØPSPROSESSEN Markedsplass – brukere bestiller selv LEVERANDØRER VARELEVERANSEPROSESSEN FORSVARET Forenklet forsyningskjede – direkte levering BETALINGSPROSESSEN Innkjøpskort løsninger - færre fakturaer BETALINGSPROSEPROSESSEN Tilsyn og kontroll – Bedre rammeavtaler

13. Markedsplass og innkjøpskort

14. RSF Kriger/ Bruker FLO merkantilt Produktkataloger Leverandør ”Top til top” linje Stikkprøvekontroll Økonomirapporter ”Faktura-hotell” Bestilling/ avrop Regional Støtte Varelevering Varemottak Avvik? Markedsplass Ordremottak/ -bekreftelse Samlefaktura Etablere verktøyene Faktura for leveranse Betaling Betaling Avvik? Innkjøpskort Rammeavtaler

15. Oversiktsbilde; Forsyningskonseptet e-mil & For alle brukere Initiell innkjøpskort opplæring Med koordinasjon &* Opplæring Initiell markedsplass opplæring & Støtte Infrastruktur Fullmakts- opplæring Bestilling av varer Avsendte varer Brukeropplæring Evaluering Varelevering Krediterings- informasjon Betalings anmodning Betaling & &* & Kontoinformasjon til økonomisystemet

16. FLO/ops Infrastruktur Gå til start Etabler Forsvarets fullmantspolicy for e-handel Formidle fullmaktspolicy Etabler Forsvarets prod .segmenter for m-plass Forsvarets prod.segmenter på markedsplass Etabler Forsvarets prod .segmenter for p-card Forsvarets prod.segmenter på markedsplass Valg av leverandør Rammeavtale Leverandør-aktivering Avtalt kvalitet og fremdriftsplan Koble varelinje/ lev. mot artskonto Artsinfo. & Avdeling M-plass Varelev P-card RSF Bruker Etablere elektronisk pris- og prod.katalog for avtalt sortement Fullmakts- opplæring Opplæring av fullmaktsgiver Etablere artsinfo.- kobling Produkt- og priskatalog Tilgang til internett Synlige prod.- og priskatalog Avtaleforvalte prod.- og priskatalog Oppdatering av prod.- og priskatalog Brukere kobler seg til internett Etabler fullmakts- struktur inkl. kost.sted Etablere kost.sted kobling Brukerinfo inkl.kost.sted Initiell markedsplass opplæring Fullmakts- matrise Forvalte fullmakter Lage innkjøpskort Kortnummer Initiell innkjøpskort opplæring Etablere bruker på markedsplassen Brukerinfo med kortnummer Bruker får opplæring Utstedelse av innkjøpskort Aktivert innkjøpskort Bruker får rettigheter Forvalt tilgangs- informasjon Brukernavn og passord Ny/ repeterende brukeropplæring &

17. Bestilling Gå til start & M-plass Bruker Avdeling FLO/ops Varelev P-card RSF Produkt på markedsplass Produkt ikke på markedsplass Bruker initierer bestilling (Autom. anvisning) Bestilling av forbruksmateriell Mottak av bestilling Best. fra rammeavt. Autorisasjons- forespørsel Bruker initierer spesiell forespørsel Sjefen godkjenner elektronisk Genererer bestilling Sende autorisasjons- forespørsel Behandling av autorisasjon Autorisasjon ikke akseptert Autorisasjon avvist + Autorisasjon akseptert Behandler bestilling og utsteder ordrebekr. Godkjent autorisasjon Status ordre- bekreftelse Ordre bekr. Ordre status + Info om avvist autorisasjon Sjekk ordre-bekreftelse Send varer Avsendte varer Send betalings- anmodning (faktura) Betalings- anmodning + + &

18. Levering Gå til start & M-plass Bruker Avdeling FLO/ops Varelev P-card RSF Materiell- kontroll Avsendte varer Rapporter Materiell- regnskap Motta varer Kvitter varemottak Registreremottaks- melding Mottaks- melding Avviks- melding Motta avviks-melding Håndtere avvik Send krediterings- informasjon krediterings- informasjon Send nye varer Avsendte varer + &

19. Betaling Gå til start & Bruker Avdeling M-plass FLO/ops Varelev P-card RSF Motta betalings- informasjon Betalings- anmodning Reg. og lagre bet.info Monitorer inngåtte forpliktelser Motta betaling E-overføring av penger Avvik Ikke avvik Send avviksmelding Betale ihht bet.info Oppdat. bet.info tilgjengelig på web Synliggjøre utbetalt faktura + Monitorer inngåtte forpliktelser Avviksmelding fra Forsvaret Avvik Ikke avvik Avviks-håndtering krediterings- informasjon Send avviksmelding Behandle avviks- melding fra Forsvaret Avvik Ikke avvik + Melding om avvik Motta samlefaktura Melding om kreditering + Samle- faktura Betal samlefaktura Utsted samlefaktura kontert Informert om avvik Overfør kontiinfo til Ø.system E-overføring av penger Motta samlebetaling Til Ø-system &

20. Opplæring Gå til start & Bruker Avdeling M-plass FLO/ops Opplæring-institusjon P-card RSF Gi opplæring i bruk av markedsplass Opplæring av superbruker Gi opplæring i bruk av innkjøpskort Innitiell markedsplass opplæring Innitiell innkjøpskort opplæring Opplæring av bruker Oppdater opplæring av markedsplass Oppdater opplæring av innkjøpskort Etablere opplæring Oppdatert opplæring av markedsplass Oppdatert opplæring av innkjøpskort Ny/ repeterende brukeropplæring Gjennomføre opplæring &

21. Støtte Gå til start & Bruker Avdeling M-plass FLO/ops Varelev. P-card RSF & Tilbakemelding missnøye Identifisertmissnøye Håndterer identifisert missnøye Løsning på missnøye & Respons fra markedsplass help-desk Bruker identifiserer avtale- problemer Anmodning om markedsplass støtte Generelle spørsmål Avklar avtaleproblemer Bruker identifiserer verktøy- problemer Ekstraordinære behov Svar på avtale avklaringer & Superbruker respons Behov for lev. støtte Støtte tilgjengelig Bruker anmodning om støtte Kontakt leverandører med behov om støtte Responderer med lokal støtte til bruker Markedsplass støtte Respons fra innkjøpskort help-desk Svar på bruker anmodning om støtte Anmodning om innkjøpskort støtte Responderer med støtte til bruker Innkjøpskort støtte + & &

22. FOR FORSVARET Vi leverer ! • Nye ressursbesparende forsyningskonsept • Direkte levering • Leverandørstyrt etterfylling • In-plant • Revitaliserte og forenklede innkjøpsrutiner ved bruk av Forsvarets Rammeavtaler, • sentrale avtaler lokale avrop • tilknytning til den offentlige markedsplass • Forenklede betalingsrutiner ved bruk av bl a innkjøpskort • reduserte transaksjonskostnader • Et kost-effektivt tilsyns-og kontroll regime • monitorering - stikkprøve-kontroll