PENGURUSAN MESYUARAT MOHD. NOOR BIN JABAR DEWAN BAHASA DAN PUSTAKA

1. PENGURUSAN MESYUARATMOHD. NOOR BIN JABARDEWAN BAHASA DAN PUSTAKA

2. DEFINISI • Mesyuarat - perbincangan formal antara dua pihak atau lebih untuk mencapai objektif bersama melalui proses komunikasi • Mesyuarat berbeza antara satu dengan yang lain mengikut keahlian, organisasi dan objektifnya

3. JENIS-JENIS MESYUARAT a). Mesyuarat bagi mendapat maklumat/memberi maklumat b). Mesyuarat kerjasama projek, penyelarasan dan komunikasi

4. c. membuat keputusan ataupun menyelesaikan masalah d. Analisis hala cara dan perancangan masa depan e. Memperbaiki kerja-kerja semasa

5. ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI OBJEKTIF WAKTU MESYUARAT PERWAKILAN TEMPAT MESYUARAT MESYUARAT ORGANISASI MAKLUMAT KEPIMPINAN

6. ASAS PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKUALITI • Mempunyai agenda dan objektif yang jelas • Bermula dan berakhir mengikut ketepatan masa • Kemudahan fizikal yang selesa

7. Notis panggilan mesyuarat yang mencukupi • Ahli-ahli yang hadir mempunyai kepakaran • Perbincangan diadakan secara positif • Peranan pengerusi yang berkesan • Peranan setiausaha yang berkesan

8. Minit mesyuarat direkodkan dengan tepat. • Tindakan susulan dilaksanakan dengan berkesan

9. MESYUARAT YANG TIDAK BERKESAN • Mesyuarat jarang diadakan • Minit lewat dihantar • Agenda tidak ditetapkan

10. Wakil tidak dapat memberi sumbangan • Tiada persedian rapi dalam perancangan mesyuarat. • Tidak ada maklum balas terhadap tindakan dalam mesyuarat seterusnya

11. TINDAKAN SEBELUM MESYUARAT • Urus Setia/Setiausaha perlu : • a) Menentukan agenda,tarikh,masa jemputan dan tempat mesyuarat • b) Membuat tempahan bilik mesyuarat • c) Menentukan kertas kerja disediakan untuk perbincangan

12. d) Menghantar surat jemputan mesyuarat • e) Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat • f) Menentukan kehadiran • g) Perbincangan sebelum mesyuarat

13. TINDAKAN SEMASA MESYUARAT • Catatan minit mesyuarat • a) Senarai kehadiran • b) Senarai ketidakhadiran dan alasan • c) Perkara penting yang dibincangkan • d) Keputusan yang dibuat • e) Tindakan susulan yang perlu diambil

14. TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT • Urus setia/Setiausaha bertanggung jawab untuk mergambil tindakan berikut • a) Penyediaan minit • b) Format minit mesyuarat • c) Susunan nama ahli mesyuarat • d) Catatan perbincangan

15. e) Pengesahan maklum balas pelaksanaan keputusan mesyuarat. • f) Laporan maklum balas oleh urus setia • g) Menentukan format maklum balas

16. PERATURAN DAN PROTOKOL MESYUARAT • Prinsip Susun Atur a) Susunan keutamaan ahli – Pengerusi orang yang utama memimpin mesyuarat b) Antara ahli yang bergelar (seperti Tun, Tan Sri atau Datuk) mendahului mereka yang tak bergelar

17. c) Penjawat awam mendahului penjawat swasta (dalam hal ini gelaran anugerah tidak diambil kira) d) Mereka yang berpangkat lebih kanan mendahului mereka yang rendah pangkatnya (walaupun antara mereka menyandang gelaran)

18. Kaedah menentuan keutamaan ahli i) Antara yang bergelar - Kriteria penentuan adalah seperti yang berikut - Tarikh menerima anugerah darjah kebesaran (rujuk Bahagian Istiadat JPM)

19. - Pemegang pingat bergelar Datuk (Persekutuan) mendahului pemegang pingat Dato’ Negeri - Antara Dato’ Negeri kekananan berasaskan tarikh kurniaan pingat yang disandang.

20. ii) Antara pejawat awam dengan swasta - Penjawat awam mendahului penjawat swasta - penjawat swasta yang bergelar dan menyandang gelaran persekutuan mendahului penjawat awam yang tidak bergelar

21. iii) Antara yang tinggi dengan yang rendah pangkatnya - yang lebih kanan diutamakan - Jika yang rendah pangkatnya menyandang gelaran Dato’ Negeri, asas penentuan masih tertakluk kepada kekananan pangkat

22. b) Susunan tempat duduk • Susunan keutamaan • Susunan kekananan • Fungsi ahli

23. Kriteria penentuan i) Ahli yang tertinggi statusnya duduk paling hampir dengan pengerusi di sebelah kanan (bersetentangan) ii) Kedudukan lain-lain ahli hendaklah diselang- selikan, berasaskan keutamaan dan kekananan mereka

24. iii) *Ahli yang berfungsi (membuat persembahan) duduk di kerusi terakhir bersetentangan dengan pengerusi di sebelah kiri) iv)* Setiausaha duduk di meja khas • Pengerusi mempunyai kuasa untuk merombak/mengubah kedudukan (iii) dan (iv) • Lazimnya ditempatkan di sebelah kiri Pengerusi

25. MERANCANG MESYUARAT • Perlukah mesyuarat diadakan? - timbangkan kos bagi ahli yang hadir - ada tidak cara lain untuk capai matlamat yang dikehendaki

26. MESYUARAT UNTUK MENDAPATKAN MAKLUMAT • Adakah faktor masa itu penting? • Adakah wakil yang akan hadir datang dari tempat yang jauh dan melibatkan kos yang tinggi?

27. Adakah saiz kumpulan yang terlibat itu munasabah? • Adakah perlu semua wakil memahami sesuatu peraturan tertentu atau hanya sekadar diberitahu melalui surat edaran jabatan? • Adakah maklumat atau taklimat yang hendak disampaikan itu memerlukan bahan rujukan disediakan?

28. MESYUARAT UNTUK MEMBUAT KEPUTUSAN • Adakah wakil yang hadir mempunyai kepakaran untuk membuat keputusan yang dikehendaki? • Adakah wakil yang hadir mempunyai komitmen untuk melaksanakan sesuatu keputusan yang dicapai?

29. Dapatkah proses kerjasama kumpulan digunakan untuk mencapai sesuatu keputusan yang berkualiti? • Adakah terdapat konflik pandangan yang perlu diatasi? • Adakah suasana mesyuarat itu bercorak terbuka dan bebas berkomunikasi antara ahli?

30. TATASUSILA MESYUARAT • Suatu proses untuk meningkatkan tahap keberkesanan mesyuarat, ialah dengan menggalakkan ahli memberi sumbangan secara berkesan dan menjimatkan masa dan tenaga.

31. TINDAKAN : • Jangan tiba lewat. • Elakkan gangguan telefon kecuali perkara yang terlalu penting. • Tidak meninggalkan bilik mesyuarat.

32. Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat. • Mendengar secara aktif dan berminat terhadap sumbangan ahli; • semak diri sama ada anda memberi perhatian sepenuhnya kepada mesyuarat. • Tanya pada diri mengenai perkara yang dibincangkan, pencapaiannya, dan bagaimana anda boleh membantu setiap ahli dalam memberi sumbangan

33. Cuba memberi sumbangan dan mendengar secara yang boleh menggalakkan ahli memberi sumbangan yang berkesan. • Memberi fokus/tumpuan sewajarnya supaya objektif mesyuarat dicapai

34. Mencari perkara yang positif dan mengelakkan dari perkara yang negatif • Mencuba sedaya upaya menjadi seorang ahli yang aktif seperti yang anda harapkan daripada ahli lain.

35. MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA • Perkara yang perlu diutamakan dalam membentuk agenda adalah seperti yang berikut: • Perutusan Pengerusi • Pengesahan minit mesyuarat yang lalu

36. Senarai perkara baru yang hendak dibincangkan • Pembentangan kertas kerja • Hal-hal lain • Penutup

37. Agenda hendaklah ditentukan bersama-sama dengan Pengerusi. Secara umumnya mesyuarat di peringkat Jawatankuasa selalu mempunyai masalah dalam menetapkan agenda. Hal ini biasanya timbul kerana kekerapan mesyuarat berkenaan.

38. .Salah satu cara bagi mengatasi masalah ini ialah dengan menetapkan agenda mesyuarat sebelum mesyuarat diadakan dengan persetujuan utama Pengerusi.

39. SENARAI SEMAK KE ARAH PENGURUSAN MESYUARAT YANG BERKESAN • Jelaskan objektif mesyuarat • Pilih waktu, tempat serta bilik mesyuarat • Gunakan peluang untuk mendapatkan pelbagai sudut pandangan yang berbeza-beza sebelum merumuskan sesuatu perkara

40. Dapatkan persetujuan majoriti (concensus) • Utamakan komitmen terhadap tindakan susulan yang memerlukan masa yang panjang

41. Wujudkan tindakan susulan yang berkesan bagi memperbaiki prestasi pengurusan mesyuarat • Nilaikan kekesanan sesuatu mesyuarat bagi membaiki prestasinya pada masa depan.

42. CONTOH FORMAT MINIT MESYUARAT YANG BERKUALITI • Minit Mesyuarat ……………………. (catatkan nama mesyuarat) • Bil…………………….Tahun………. (catakan nombor bilangan mesyuarat dan tahun) Tarikh : Masa : Tempat :

43. Urusetia : (Senaraikan nama pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat, susunan nama hendaklah mengikut kekananan).

44. Kehadiran : Senaraikan nama ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi Mesyuarat. Susunan nama ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan.

45. Turut hadir : Senaraikan nama pegawai yang bukan merupakan ahli tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau turut menghadiri mesyuarat. Sususnan hendaklah mengikut kekananan.

46. Agenda • 1. Perutusan Pengerusi a. Ruang ini mengandungi catatan perkara-perkara yang penting yang dibangkitan oleh pengerusi mesyuarat. Perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh pengerusi pada awal mesyuarat.

47. Ia mungkin dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas kerja ataupun pada akhir mesyuarat.

48. 2. Pengesahan minit mesyuarat. b. Catatkan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada diterima tanpa pindaan atau diterima tertakluk kepada pindaan

49. 3. Perkara berbangkit c. Ruangan ini mengandungi catatan perkara yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas.

50. c. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah dicatatkan. d. Untuk memudahkan rujukan dibuat muka surat dan perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan. e. Jika perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.