PENGURUSAN MESYUARAT

1. PENGURUSAN MESYUARAT Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

2. PENGURUSAN MESYUARAT • Merancang pelaksanaan dasar, program, mendapatkan nasihat, menyelaras dan menyelesaikan masalah yg timbul. • Diadakan dari semasa ke semasa. Agenda dan jadual mesyuarat perlu dirancang dengan teliti supaya mesyuarat dijalankan dengan lancar dan berkesan. • Mesyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan/organisasi. • Urusetia akan dilantik bagi membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

3. TINDAKAN PRA-MESYUARAT 1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat bersama Pengerusi jawatankuasa 2. Membuat tempahan bilik mesyuarat • Tempahan secara bertulis • Nyatakan nama jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan minuman ringan Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

4. 3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan • Kertas kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat • Tentukan bilangan salinan kertas kerja • Keperluan menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya melebihi 15 muka surat 4. Menghantar surat jemputan mesyuarat • Edarkan 10 hari sebelum mesyuarat • Nyatakan nama jawatankuasa, tarikh, tempat, masa, agenda, nama Pengerusi dan jenis pakaian Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

5. Agenda Mesyuarat • Perutusan pengerusi • Pengesahan minit mesyuarat yang lepas • Perkara-perkara berbangkit • Pembentangan kertas kerja • Hal-hal lain • Penutup Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

6. 5.Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat • Bilik bersih dan kemas • Tempat duduk mencukupi • Kelengkapan peralatan seperti alat tulis, OHP dan pembesar suara 6. Menentukan kehadiran • Urusetia perlu menentukan senarai ahli yang akan hadir • Senarai ini disediakan 2 hari sebelum mesyuarat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

7. 7. Perbincangan pra mesyuarat • Berbincang dengan pengerusi tentang tindakan yang perlu diambil bagi menyelesaikan masalah 8. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat • Cara-cara beri penghormatan kepada Pengerusi • Tepati masa • Minta izin untuk tinggalkan mesyuarat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

8. TINDAKAN SEMASA MESYUARAT Catatan minit mesyuarat • Senarai kehadiran mesyuarat • Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat • Keputusan yang dibuat • Tindakan susulan yang perlu diambil Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

9. TINDAKAN-TINDAKAN SELEPAS MESYUARAT • Penyediaan Minit • Format Minit Mesyuarat • Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat • Catatan Perbincangan • Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat • Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia • Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan • Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

10. i) Penyediaan Minit • Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi diedarkan kepada ahli mesyuarat • Tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat ii) Format Minit Mesyuarat • Format disusun mengikut susunan agenda mesyuarat Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

11. iii) Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat • Disusun mengikut kekananan ahli-ahli yang hadir iv) Catatan Perbincangan • Direkodkan secara padat, tepat dan jelas • Catatan yang dibincangkan diikuti dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

12. v) Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat • Bilangan • Rujukan minit • Perkara • Tarikh hantar • Kementerian atau jabatan • Tarikh maklumbalas patut diterima – oleh urusetia • Tarikh maklumbalas diterima – oleh urusetia • Tarikh maklumbalas dibentangkan • Status Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

13. vi) Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia • Cabutan keputusan • Ringkasan dan ulasan urusetia • Maklumbalas dari kementerian-kementerian atau jabatan-jabatan • Senarai kementerian atau jabatan yang belum memberi maklumbalas vii) Menentukan Format Maklumbalas Dari Kementerian / Jabatan • Cabutan keputusan • Kedudukan masakini • Peringkat pelaksanaan / pencapaian • Masalah pelaksanaan • Cadangan penyelesaian masalah Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

14. viii) Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian / Jabatan Bertanggungjawab • Keputusan mesyuarat memerlukan maklumbalas mengenai pelaksanaan program-program yang melibatkan seluruh agensi-agensi perkhidmatan awam • Tanggungjawab penyediaan laporan maklumbalas hendaklah diberi kepada agensi yang bertanggungjawab menyelaras pelaksanaan program Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991

15. PENUTUP Menggaris serta menetapkan norma- norma kerja yang minimum bagi perkara-perkara penting di dalam pengendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa kerajaan. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.2 Tahun 1991