Common Assessment Framework CAF Estrutura Comum de Avaliação

1. Common Assessment FrameworkCAFEstrutura Comum de Avaliação A experiência da Secretaria Geral do Ministério da Justiça

2. Sumário • As razões que levaram à utilização da CAF • O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores • Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar • O impacto da CAF na SGMJ

3. Sumário • As razões que levaram à utilização da CAF • O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores • Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar • O impacto da CAF na SGMJ

4. As razões que levaram à utilização da CAF • 2001/2002 – reorganização orgânica e estabilização da estrutura • Nova lei orgânica • Alteração profunda de • Competências • Estrutura • Meios • 2003 – Ano da Formação • 2004 – Ano da Qualidade • A qualidade é uma forma de fazer melhor o que se faz, não é um exercício académico sobre a forma ideal de fazer.

5. Sumário • As razões que levaram à utilização da CAF • O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores • Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar • O impacto da CAF na SGMJ

6. O processo de auto-avaliação (1/3) • Decisão de usar a CAF surgiu naturalmente na sequência do projecto traçado para a Secretaria-Geral • É um processo adaptado à Administração Pública, que permite • conhecer melhor a organização • apreender conhecimentos externos e partilhar o que a organização faz bem, numa base de entendimento estabilizada/bem balizada

7. O processo de auto-avaliação (2/3) • Inicio em Abril de 2003 – formação de um elemento do MJ, no âmbito do projecto de formação desenhado pela DGAP • Foi objecto de maturação ao nível da direcção de topo, até ser apresentado aos restantes dirigentes em reunião de direcção especifica para o efeito, em Outubro de 2003

8. O processo de auto-avaliação (3/3) • Aos dirigentes foram apresentados: • A metodologia CAF • As linhas de orientação a adoptar internamente • O cronograma de trabalhos • Foi criado o núcleo agregador de informação

13. Sumário • As razões que levaram à utilização da CAF • O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores • Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar • O impacto da CAF na SGMJ

14. Envolvimento das pessoas: Cepticismo quanto à utilidade do trabalho Dúvidas quanto ao anonimato Criação da equipa de auto-avaliação: Voluntariado Designação dos elementos Concepção/utilização de instrumentos: Guia da DGAP – terminologia diferenciada da habitualmente usada na AP portuguesa, v.g. “competências” Questionários adaptados - pré-teste Obstáculos encontrados e formas de ultrapassar (1/2)

15. Critério 6 “Resultados orientados para os cidadãos / clientes” Instrumentos de notação Desenho de novos instrumentos – próximo processo de auto-avaliação Avaliação quantitativa Dificuldade de aplicação Resultados incompletos por via do critério 6 Apresentação dos resultados e objectivos de melhoria Obstáculos encontrados e formas de ultrapassar (1/2)

16. Sumário • As razões que levaram à utilização da CAF • O processo de auto-avaliação e as técnicas utilizadas para envolver os colaboradores • Os obstáculos encontrados e as formas de os ultrapassar • O impacto da CAF na SGMJ

17. O impacto da CAF na SGMJ • Plano de melhoria • Reuniões de direcção para debate dos resultados e sugestão de medidas calendarizadas • Divulgação completa aos funcionários • Desenvolvimento de instrumentos de avaliação da satisfação dos clientes • Adaptação dos questionários a todos os critérios e redução do número de perguntas • Monitorizar os progressos e repetir a auto-avaliação