L’argent, comment l’obtenir et comment bien le dépenser

1. L’argent, comment l’obtenir et comment bien le dépenser Une présentation PowerPoint qui changera certainement votre façon de voir le monde! Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières

2. Rôles du trésorier • Le trésorier de l’association : • prépare et présente les budgets au début de son mandat; • prépare et présente les états financiers à la fin de son mandat; • protège les ressources financières de l’association; • participe à la recherche de financement; • s’assure de la conservation des documents financiers; • conseille l’association lors des prises de décisions; • émet les chèques pour l’association; • agit comme cosignataire des documents financiers; • … Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières

3. Conservation des documents financiers? • TOUTES les factures qui sont liées à une dépense • TOUSles relevés de compte • Les talons de chèques, sinon conserver (transcrire) les informations (à qui? quand? combien? pourquoi?) en lien avec les chèques émis • Les bordereaux de dépôt (pour se protéger soi-même) • Les extraits de procès-verbal qui autorisent les dépenses et les remboursements Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières

4. Changement de signataires Desjardins • Extrait de procès-verbal du comité exécutif qui contient les informations suivantes : • Il est RÉSOLU que soient nommés X et Y comme signataires des chèques de l’association XYZ. Le numéro de folio est le suivant : « 1234567 ». • Sur vos chèques : 70001 815 1234567 • Les nouveaux signataires doivent prendre rendez-vous et se présenter en personne à l’institution financière et apporter avec eux leur permis de conduire, passeport, ou carte d’assurance-maladie. Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières

5. Ouverture d’un compteDesjardins • Extrait de procès-verbal de l’assemblée générale qui contient les informations suivantes : • Il est RÉSOLU que soit ouvert un compte pour l’association XYZ chez l’institution financière XYZ le ou après le 31 février 20X2. et que soient nommés X et Y comme signataires des chèques. • Les nouveaux signataires doivent prendre rendez-vous et se présenter en personne à l’institution financière et apporter avec eux leur permis de conduire, passeport, ou carte d’assurance-maladie. • Frais d’ouverture de compte : 25 $ • Part de qualification : 5 $ Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières

6. Petite caisse, gros problèmes • Contrôle difficile, même si verrouillée • Facile à voler (plusieurs cas à l’intérieur de l’UQAC) • 1 % de gens malhonnêtes = 65 personnes malhonnêtes • Petites associations pas à l’abris des problèmes • Alternative : remboursement par chèque sur présentation de factures (à conserver) Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières

7. Pourquoi faire un budget? • Affecter les ressources de façon efficace • Ne pas se retrouver sans argentavant la fin du mandat • Prévoir les activités qu’on veut faire • Éviter les dépenses inutiles • Recevoir l’avance pour la session en cours Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières

8. Retours de cotisations • Fonctionnement des retours de cotisations • Formulaire « retours de cotisations 1.4 » Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières

9. Cotisation étudiante Temps plein Temps partiel 3,50 $ FMS 1,00 $ CEUC 0,50 $ L’Œuvre de l’autre 3,00 $ association 13,00 $ MAGE-UQAC 21,00 $ • 3,50 $ FMS • 1,00 $ CEUC • 0,50 $ L’Œuvre de l’autre • 9,00 $ association • 16,00 $ MAGE-UQAC • 30,00 $ Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières

10. Autres sources de financement • Fonds monétaire spécial • Projets du milieu • Rétributions du BARUQAC • Financement autonome Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières

11. Fonds monétaire spécial (FMS) • Fonctionnement du Fonds monétaire spécial • Formulaire « demande d’aide financière » Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières

12. Projets du milieu • Fonctionnement des Projets du milieu • Formulaire « demande d’appui financier » • Voir au local P1-1030 avec Myriam Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières

13. Rétributions du BARUQAC • Lundi et mardi : 16 h à la fermeture • Mercredi et jeudi : 19 h à la fermeture • À la fin de chaque session, il y a une pige de party • 10 % du montant total des ventes • VSD • 10 % des ventes après le paiement des frais • Les ventes doivent couvrir les frais, sinon vous payez la différence Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières

14. « L’Aquarium » (P0-7000) • Avis de réception • Service des immeubles et équipements • Alcool vendu au prix « banquets/livraisons » • Portier étudiant ou serveuse obligatoire • Voir avec la coordonnatrice aux banquets/livraisons • Marie-Michèle Gagnon, poste 2097 Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières

15. Financement autonome • Matériel promotionnel • Vente de fleurs • Ententes avec restaurateurs • Souper d’association • Tirages • Vêtements et matériel promotionnel d’association • Tournoi de poker • … • Où s’arrêtera votre imagination?!? Sylvain Jomphe, vice-président aux affaires financières