1 / 16

Spisová a archivní služba (SAS) – pořádek v písemnostech a dokumentech

Spisová a archivní služba (SAS) – pořádek v písemnostech a dokumentech. Petra Benediktová. Spisová a archivní služba. Co je úkolem spisové a archivní služby? evidence předmětu spisové služby v papírové podobě v elektronické podobě sledování oběhu předmětu spisové služby

fausto
Download Presentation

Spisová a archivní služba (SAS) – pořádek v písemnostech a dokumentech

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Spisová a archivní služba (SAS) – pořádek v písemnostech a dokumentech Petra Benediktová

  2. Spisová a archivní služba • Co je úkolem spisové a archivní služby? • evidence předmětu spisové služby • v papírové podobě • v elektronické podobě • sledování oběhu předmětu spisové služby • evidence předmětu spisové služby • předávání předmětu spisové služby v rámci úřadu • vyřizování předmětu spisové služby v rámci úřadu • vypravování předmětu spisové služby z úřadu • uložení předmětu spisové služby • nastavení datumu vyřízení, skartační doby a lhůty • možnost uložení v příruční spisovně

  3. Základní terminologie • Spisový uzel • místo, kde se zajišťuje evidence předmětů spisové služby • podatelna (popř. výpravna) • odbory • Pošta • pohyb předmětu spisové služby na úřadu • externí – komunikace s externím partnerem • interní – komunikace uvnitř úřadu • Podací deník • evidence veškeré došlé, odeslané a odmítnuté pošty • přehled externí i interní pošty

  4. Základní terminologie • Písemnost – předmět spisové služby • jednoznačný záznam o písemnosti (její profil) v evidenční kartě • externí – doručená od externího partnera • interní – vznik na úřadu • Složka • svazek jedné nebo více písemností, které k sobě logicky patří • spis nebo referátník • Pořadač • má stejnou funkci jako šanon pro papírové dokumenty • Adresář • společný pro celý úřad

  5. Základní terminologie • Číselná řada • jednotná pro celý úřad • Evidenční číslo • tvořeno z jednotné řady pro celý úřad • pořadové číslo písemnosti/složky v rámci roku lomeno rokem (např. 564/2004) • Číslo jednací • tvořeno dle přání zákazníka v libovolném tvaru • základním tvarem čísla jednacího je většinou zkratka odboru lomeno číselná řada v rámci odboru lomeno rok (např. KP/26/2004) • může být například rozšířeno o číselnou řadu v rámci typu písemnosti (v rámci úřadu nebo v rámci odboru)

  6. Podací deník

  7. Práce s písemností / složkou • Evidence • externí nebo interní písemnosti • zarezervování písemnosti • stornování chybně evidované písemnosti • Založení • do složky • do pořadače • Další možnosti • přiložení hlavního elektronického dokumentu • přiložení libovolného počtu elektronických dokumentů jako příloh • označování souvisejících písemností

  8. Práce s písemností / složkou • Odesílání • interní pošta - uvnitř úřadu • přes podatelnu nebo rovnou na odbor • odeslání originálu nebo kopie • interní pošta přes externího dopravce • předávání pošty na detašovaná pracoviště pomocí externího dopravce (např. České pošty) • externí pošta – vypravení pošty z úřadu • přes podatelnu nebo rovnou z odboru • možnost vypravit písemnost na více adresátů

  9. Evidenční karty písemností

  10. Rozdělení spisových uzlů v SAS • Podatelna / výpravna • evidence došlé pošty (dopolední pošta) a její předání běžným spisovým uzlům • evidence odeslané pošty (odpolední pošta), zadání výplatného, tisk poštovního předávacího archu a vypravení pošty • předávání pošty mezi spisovými uzly • Běžný spisový uzel (odbor) • příjem došlé pošty z podatelny • evidence došlé pošty přímo na odboru • evidence vlastních písemností • evidence odeslané pošty • interní v rámci úřadu • vypravení externí pošty

  11. Práva pro práci v SAS • Nastavení v aplikaci Administrátor • libovolná architektura spisových uzlů • vychází z organizační struktury • možnost zadat více podatelen • nastavení práv pro uživatele SAS • přebírání pošty • odesílání pošty nebo pouze její příprava • zadávání vyřizujících pracovníků • zobrazení pouze části podacího deníku (např. pro oddělení v rámci odboru) • zastupování • přístup do více podacích deníků

  12. Integrace SAS s Microsoft Office 2000 • Evidence písemností do systému SAS přímo z prostředí MS Outlook, MS Word, MS Excel a MS PowerPoint

  13. Moduly • Modul skenování • určen pro převod papírových dokumentů do elektronické podoby prostřednictvím skenovacího zařízení (skeneru) • uložení naskenovaného dokumentu do úložiště s možností konečných grafických úprav (např. vyčištění, změna orientace) • skenování jednotlivých dokumentů nebo dokumentů v dávce (využití čárového kódu) • Modul čárového kódu • čárový kód lze vytisknout na libovolné tiskárně • s využitím snímače čárového kódu lze písemnost vyhledat nebo převzít • tisk čárového kódu přímo na vypravované obálky umožní podatelně přebírat poštu s přípravou pro poštovní předávací arch nebo propojením na frankovací stroj

  14. Čárový kód

  15. HW požadavky • Server: • Intel Pentium III s MS Windows 2000 Server (1GB RAM) • Relační databáze MS SQL 7.0, MS SQL 2000 nebo Oracle 9.2.0.1 • Klient: • Intel Pentium II s Windows 98, NT nebo 2000 (128MB RAM) • Pro použití s databází Oracle nutnost Oracle klient 9.2.0.1 (jako jediný Oracle klient s Oracle OLEDB Providerem na stanici) • Kapacita HDD cca 50 MB

  16. Děkuji za Vaši pozornost

More Related