SECCION DE SERVICIOS VARIOS

1. Universidad del Valle SECCION DE SERVICIOS VARIOS Santiago de Cali, octubre de 2013

2. Universidad del Valle PROPÓSITO La siguiente presentación tiene como objetivo dar a conocer cuales son nuestros procesos en los servicios de Aseo, Jardinería y Saneamiento Ambiental en la Universidad del Valle.

3. INFORMACION GENERAL Universidad del Valle ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL Mediante el Acuerdo No. 10 del Consejo Superior, del 10 de Febrero de 2003,se Constituyo la División de Administración de Bienes y Servicios y dentro de ella, la Sección de Servicios Varios.

4. Universidad del Valle INFORMACION GENERAL MISIÓN Y ALCANCE DE LA SECCIÓN DE SERVICIOS VARIOS • Mantener en buen estado de limpieza las diferentes áreas de la Universidad del Valle en las sedes de Cali (Meléndez,San Fernando, algunos espacios del H.U.V y Microbiología en Centenario.) • Velar por la conservación y el buen estado de las zonas verdes, suelos, especies vegetales y recursos hídricos de la Universidad. • Apoyar actividades de la comunidad universitaria como son: eventos académicos, culturales, deportivos, administrativos y recreativos. Igualmente colaborar con la atención de las emergencias.

5. Universidad del Valle INFORMACION GENERAL COBERTURA DE SERVICIOS Prestar el servicio de aseo, jardinería y saneamiento ambiental a los espacios interiores y exteriores de las sedes en Cali, propiciando ambientes limpios y agradables que permitan el normal desarrollo de las distintas actividades de la Comunidad Universitaria. Velar por el cumplimiento de las normas y procedimientos legales para la adecuada prestación del servicio.

6. Universidad del Valle INFORMACION GENERAL COBERTURA DE SERVICIOS Principales Procesos • Planeación, coordinación, ejecución y control de las diferentes actividades de aseo, jardinería y saneamiento ambiental. • Planeación, coordinación y desarrollo de las actividades encaminadas a apoyar los eventos y las emergencias.

7. INFORMACIÓN GENERAL COBERTURA DE SERVICIOS La Sección de Servicios Varios entre otras apoya con las siguientes actividades: Recuperación de las áreas donde se presentaron protestas estudiantiles, audiciones y eventos en las vías, plazoletas y espacios deportivos. Servicio de transporte para muebles, insumos, bajas de inventario, traslado de oficinas al interior de la sede o entre sedes.

8. INFORMACIÓN GENERAL COBERTURA DE SERVICIOS Aseos especiales y profundos en los edificios, vías, parqueaderos, ejes peatonales, mantenimiento y corte de las zonas verdes, limpieza del perímetro para enlucimiento de los diferentes espacios como actividad ordinarias y ante la visita de personajes ilustres, pares académicos, actividades deportivas especiales, además se atiende la caída de árboles por fuertes tormentas, las míngas indígenas entre otros.

9. INFORMACIÓN GENERAL COBERTURA DE SERVICIOS Ubicación de pasacalles y pendones, limpieza de afiches y avisos de diversa índole, ubicados en los muros y columnas de los diferentes edificios y entradas peatonales de las sedes de Cali. Apoyo a la academia ante las diferentes contingencias como la falta de servicio de agua potable, mediante la utilización de tanques plásticos con capacidad de 500 ltrs cada uno.

10. INFORMACIÓN GENERAL COBERTURA DE SERVICIOS Gestión Ambiental Minimizar impacto ambiental proveniente de nuestras actividades diarias mediante la recolección, transporte y disposición intermedia de los residuos sólidos ordinarios, sólidos peligrosos, líquidos industriales, eléctricos y electrónicos. Atención al sistema arbóreo mediante podas, fertilizaciones, controles fitosanitarios, siembras, emergencias por caídas y desgarres. Control al crecimiento desbordado de insectos, vectores rastreros y voladores.

11. INFORMACIÓN GENERAL COBERTURA DE SERVICIOS Gestión Ambiental Mantenimiento de las zonas verdes, rescatando los efectos benéficos de los jardines y el uso sostenible del suelo. Toma de parámetros del cloro residual y ph, remoción de hojarasca en las entradas y salidas de agua al lago central, dentro de la gestión del agua potable y cruda.

12. INFORMACIÓN GENERAL COBERTURA DE SERVICIOS Gestión Administrativa: para la realización de la contratación de personal de Aseo, jardinería, supervisión, servicios, proveedores, insumos entre otros. Gestión mantenimiento equipos y máquinas: Planes mantenimiento preventivo y acciones correctivas, mejoramiento de condiciones de seguridad industrial.

13. INFORMACION GENERAL RECURSO HUMANO • Objetivo principal: preservar limpias todas las áreas, bienes muebles e inmuebles, mantenimiento arbóreo, prados y jardines como también el saneamiento ambiental de la Universidad, atendiendo otras labores conexas con los cargos. • Turnos de trabajo: se realizan de lunes a viernes de 6:00 a.m. a 3:30 p.m. y de 7:00 a.m. a 4:30 p.m. Se incluye una hora para el almuerzo de 11:30 a 12.30 p.m. Se autoriza durante la jornada laboral de la mañana un periodo de descanso para tomar refrigerio entre 15 y 20 minutos. Se ha indicado al personal que debe tomarlo entre las 8:00 a.m. y 9:00 a.m. • Día sábado: se atiende con 36aseadores 8 jardineros en la sede Meléndez y en la sede San Fernando 11 aseadores y 1 jardinero una vez al mes.

14. INFORMACION GENERAL RECURSO HUMANO Localización Física La localización de los aseadores se hace por zonas: • ZONA 1: edificios 380 a 391 • ZONA 2: edificios 305 a 320 • ZONA 3: edificios 331 a 360 • ZONA 4: Sede San Fernando edificios 100 a 134 Los jardineros se localizan 13 en la sede Meléndez y 1 en la sede San Fernando.

15. Universidad del Valle INFORMACION GENERAL RECURSO HUMANO Contamos con la siguiente planta de cargos: Aseadores 131 Jardineros 14 Motorista 1 Auxiliar de Administrativo 1 Secretaria 1 Supervisores 4 Profesional-Coordinador 1 Jefe 1 Total 154

16. INFORMACION GENERAL INFORMACIÓN ESTADÍSTICA • Planta física atendida. 390000 mtr2 aprox. Representados en 51 edificios Meléndez, 18 San Fernando, porterías, vías, parqueaderos, ejes peatonales • Ordenes de servicios ejecutadas 173 • Podas de levante en arboles 350 • Poda y limpieza palmas. 50 • Número de especies vegetales sembradas. 120 • Absentismo del personalde aseo: 2730,49 días • PQRS 255

17. INFORMACIÓN GENERAL Absentismo laboral: • Principales causas de absentismo: citas médicas, incapacidades, permisos sindicales, actividades sindicales, permisos remunerados, licencias no remuneradas, becas de estudio, permiso práctica de deporte. Estas causas impactan fuertemente la programación de las actividades de aseo y es necesario recurrir, al personal disponible, utilizando estrategias que permitan prestar el servicio en las áreas desprovistas de aseador. Contratistas a término fijo: A partir del 2 de Junio de 2004, atendiendo lo indicado en la Resolución emanada de la Rectoría, se esta atendiendo el servicio aplicando esta modalidad tanto para aseadores como para jardineros en los casos de incapacidad medica prolongada, permiso sindical permanente, pensiones, jubilaciones o retiros que no han sido cubiertos en forma permanente en la planta de cargos, entre un contrato y otro puede haber un intervalo de alrededor 3 días, y para el reemplazo de incapacidades médicas entre 10 y 20 días, dependiendo los cortes de nómina.

18. INFORMACIÓN GENERAL Causas mas frecuentes de incapacidades médicas • Enfermedades osteomusculares • Lumbalgias • Virosis • Enfermedades diarreicas agudas • Túnel carpiano • Manguito rotador • Alergias respiratorias • Migrañas y cefaleas tensionales • Fibromialgias • Accidentes laborales

19. INFORMACIÓN GENERAL Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias (PQRS) En el presente año, se han recibido en total 255 PQRS de la siguiente manera: Tramitadas ante la oficina de atención de PQRS de la Universidad del Valle 232 unidades. Por cartas dirigidas a la Sección 23 unidades. Éstas han sido recibidas en esta sección para su análisis y su respectiva acción correctiva de mejora continua. Las quejas que mayor incidencia presentaron son: la poca frecuencia, baja calidad del servicio prestado y el absentismo

20. Universidad del Valle INFORMACION GENERAL Participación en comités y reuniones Como apoyo a los objetivos misionales, la Sección es invitada permanente a los siguientes comités: • Grupo administrativo para Gestión Ambiental y Sanitaria (Gagas). • Comité Central de emergencias • Comité paritario de salud ocupacional (Copaso). • Comité del Jardín Botánico • Comité para la creación de la política ambiental de la Universidad del Valle.

21. INFORMACION GENERAL Capacitación y Entrenamiento del recurso Humano Mediante acuerdos con la Sección de Salud ocupacional, se dictaron charlas sobre: • Manejo seguro de químicos en laboratorios para los aseadores en San Fernando y Meléndez. Por intermedio de la Sección de Capacitación de Recursos Humanos se dictó para los jardineros un curso teórico práctico sobre conocimiento del bambú

22. MODERNIZACIÓN MÉTODOS DE TRABAJO Estándares para las labores: Para el barrido y trapeado de pisos y escaleras, lavado de baños, limpieza de paredes, cielo rasos, puertas y ventanas se asignó el estándar que arrojo el Modelo para determinar la mano de obra necesaria para el aseo en la Universidad, Trabajo de Grado realizado por 2 estudiantes de Ingeniería Industrial en el año de 1999.

23. MODERNIZACIÓN MÉTODOS DE TRABAJO Factores que afectan las labores de aseo: Alto trafico de personas en algunas áreas, el deterioro de algunos pisos y baterías sanitarias, en el algunos edificios no se cuenta con espacios para lavar los trapeadores, materiales y herramientas inadecuadas, poca colaboración de la comunidad universitaria en general, alto índice de absentismo

24. MODERNIZACIÓN MÉTODOS DE TRABAJO Para ejecutar las labores de aseo se dispone de los siguientes equipos y herramientas: Hidrolavadoras, maquinas brilladoras de pisos, sopladoras, trapeadores, escobas plásticas, escobas para exteriores, rastrillos, escurridores mecánicos, baldes, mangueras, recogedores, barre pared, carretas, aspiradoras. Entre los productos básicos de limpieza, se usan: desinfectantes, desmanchadores, desengrasantes, ceras y selladores. Para ejecutar las labores de jardinería se dispone de: Tractores, guadañas, cortacésped, motosierras, escaleras, bombas fumigadoras, esmeril, entre otros. Entre los insumos usados tenemos: plaguicidas, herbicidas, insecticidas y algunas veces rodenticidas.

25. MODERNIZACIÓN MÉTODOS DE TRABAJO TECNIFICACION DE LOS PROCESOS • OBJETIVOS • Ofrecer servicios acorde a las exigencias modernas para lograr un ambiente que contribuya a proyectar una imagen positiva de la Universidad hacia la comunidad en general. • Reducir, en un buen porcentaje, el tiempo requerido para realizar las actividades de aseo y jardinería logrando un mayor cubrimiento, calidad y frecuencia en la atención del usuario • Reducir los riesgos que tiene el personal de aseo y jardinería a contraer enfermedades ocupacionales, las cuales generan secuelas y contribuyen a disminuir la capacidad laboral. Estructurar y ejecutar proyectos de inversión para adquisición de maquinaria, equipos, herramientas e insumos. TECNIFICAR Estandarización y Normalización de los métodos de trabajo. Capacitación y Entrenamiento del recurso humano

26. Universidad del Valle VISIÓN DE FUTURO Normalización, Automatización, Implementación Proyectos Fondo Común Proyectos Estampilla Capacitaciones Otras Actividades

27. VISION DE FUTUROPROYECTOS • NORMALIZACION DE LOS METODOS TRABAJO: Normalizar es el proceso de formular y aplicar reglas con el propósito de establecer un orden en la actividad especifica. • AUTOMATIZACION: DE LOS PROCESOS DE ASEO, JARDINERÍA Y SANEAMIENTO AMBIENTAL: La automatización no implica exclusivamente elevadas inversiones en maquinas o equipos, sino que también se refiere a la adopción de herramientas y métodos sencillos que faciliten el trabajo y la re estructuración del procedimiento. • IMPLEMENTACION DE LOS ESTANDARES DE GESTIÓN DE CALIDAD: mediante el uso de indicadores que nos suministre información acerca de las acciones de mejora continua a los procesos.

28. VISION DE FUTUROPROYECTOS Estructurar y ejecutar proyectos de inversión para adquisición de maquinaria, equipos herramientas e insumos. Se desarrollaron proyectos para la modernización de la maquinaria y equipo utilizados por la Sección, parte de los cuales se encuentran en proceso de compra, dentro de las cuales se encuentran: camioneta, barredora de calles hombre montado, fregadora y limpiadora de pisos,

29. VISION DE FUTUROPROYECTOS lava gradas. , hidrolavadoras, aspiradoras, sopladoras, triciclos, guadañas, corta césped, corta setos, Tractor (con pala frontal, retroescavadora y guadaña), triturador industrial, elevador de 16 m para trabajo en altura

30. VISION DE FUTUROPROYECTOS • Tecnificar los diferentes procesos, mediante el uso de tecnologías de punta, buscando reducir esfuerzos físicos, incrementar la presencia y preservar la calidad en la prestación del servicio y en el medio ambiente. • Incrementar la planeación y ejecución de actividades dentro de la jornada laboral normal.

31. VISION DE FUTUROPROYECTOS • Reducir el indicador PQRS en cuento a frecuencia y calidad del servicio prestado, incrementando el acompañamiento a los procesos, priorizando los casos detectados y previniendo la aparición de nuevos • Analizar los procesos de trabajo, teniendo como finalidad optimizar la prestación de los servicios de aseo, jardinería y saneamiento ambiental

32. VISION DE FUTUROPROYECTOS • Equilibrar la planta de aseadores y jardineros efectiva al número nominal, buscando la asignación de nuevos cupos, para reemplazar los de los trabajadores que se encuentran en re ubicación permanente en otras dependencias o que por su misma condición realizan funciones de índole administrativo.

33. VISION DE FUTUROPROYECTOS • Revisar y actualizar el esquema del estándar arrojado por la tesis de grado de 1999 por estudiantes de Ing. Industrial, acorde con las competencias para los nuevos grados de los cargos de aseador y jardinero • Implementar informes periódicos de socialización al interior de la Sección acerca de los altos niveles de absentismo, con el ánimo de analizar las causas y consecuencias en la prestación del servicio.

34. VISION DE FUTUROPROYECTOS • Continuar mediante la gestión ambiental el apoyo de la consolidación del Jardín Botánico de la Universidad. • Plantear el primer encuentro de gestión ambiental de entes territoriales y universidades del Valle del Cauca.

35. VISION DE FUTURO: PROYECTOS Capacitación y Entrenamiento del recurso Humano Además se radicó ante la Vicerrectoría Administrativa el proyecto de capacitación en: • técnicas de aseo, • operaciones básicas de limpieza, • limpieza de oficinas, • manejo de productos químicos, • manejo desechos biológicos, • precauciones estándar,

36. VISION DE FUTURO: PROYECTOS Capacitación y Entrenamiento del recurso Humano • desinfecciones en baños y zonas húmedas, • desinfección hospitalaria, • clasificación de pisos, • tratamientos de brillo, • clasificación de alfombras, • lavado de muebles y sillas, • manejo de equipos de limpieza.

37. VISION DE FUTURO Y PROYECTOS OTRAS ACTIVIDADES • SENDEROS ECOLOGICOS: Estos espacios brindarán a la comunidad universitaria posibilidades de desarrollar actividades recreativas, lúdicas y académicas. • CAMPAÑAS DE SENSIBILIZACION DIRIGIDAS A LA COMUNIDAD UNIVERSITARIA: Relacionadas con el manejo de los desechos y el uso adecuado de los bienes y recursos naturales de nuestra institución. • PROGRAMA PARA EL MANEJO INTEGRAL DE LOS DESECHOS SÓLIDOS: El propósito fundamental es impulsar el reciclaje y el diseño y montaje de la compostela para el tratamiento adecuado de los desechos vegetales. • PROGRAMA DE DESARROLLO Y MEJORAMIENTO CONTINUO: A través de diferentes actividades como: talleres, encuentros, seminarios y charlas fomentar el crecimiento y desarrollo del personal adscrito a la Sección de Servicios Varios.

38. SERVICIOS DE ASEO, JARDINERIA Y SANEAMIENTO AMBIENTAL MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCION