610 likes | 1.24k Views
Otomatisasi Perkantoran. Komponen Office Automation (OA). Komponen dan Sub Sistem. 4 komponen OA. DATA (Text, Audio, Grafik, Multimedia). USER (Manager, Profesional, Sekretaris, Peg Administratif). TOOLS (Computer Based & Non Computer Based). SUB SYSTEM. OA SUB SYSTEM. EPS
E N D
Otomatisasi Perkantoran KomponenOffice Automation (OA) Komponen dan Sub Sistem
4 komponen OA DATA (Text, Audio, Grafik, Multimedia) USER (Manager, Profesional, Sekretaris, Peg Administratif) TOOLS (Computer Based & Non Computer Based) SUB SYSTEM
OA SUB SYSTEM EPS (Electronic Publishing System) IPS (Image Processing System) ECS (Electronic Collaboration System) OMS (Office Management System) ECommS (Electronic Communication System)
SUB SYSTEM • Electronic Publishing System Sistem yang mengatur bagaimana mempublikasikan / menampilkan suatu informasi ke format yg tepat • Contoh : • Word Processing • Desktop Publishing
SUB SYSTEM • Image Processing System Sistem yang mengatur bagaimana memproses data maupun informasi dalam format grafik / gambar • Contoh : • Create Chart • Create, Retouching image (Photoshop, Corel, Gimp, dll)
SUB SYSTEM • Electronic Communication System Pemanfaatan segala jenis alat komunikasi elektronik • Contoh : • E-mail • Chatting / Teleconference • Fax / Winfax
SUB SYSTEM • Office Management System Sistem yang mengatur bagaimana memanfaatkan sumberdaya dalam suatu perkantoran secara optimal • Contoh : • E-Office Accounting System • E-Schedulling • Task Management
SUB SYSTEM • Electronic Collaboration System Sistem yang mengatur bagaimana melakukan kolaborasi secara elektronik • Contoh : • Discussion Group • Document Sharing • Mailing List
DEFINISI Suatu sistem elektronik yang digunakan untuk mengatur format informasi ke bentuk yang tepat untuk disajikan kepada pengguna. Pada umumnya, informasi tsb berupa text Contoh aplikasi EPS : • Word processing • Desktop publishing
BAGAN WORD PROCESSING CRT + Keyboard Word Processing • Typed document • Printed document Scanner + OCR Document storage
DEFINISI Word Processing Penggunaan suatu perangkat lunak untuk mengatur format dokumen (isinya berupa : text, grafik, dll) ke bentuk yang diinginkan • Contoh dokumen : surat, undangan, brosur, laporan, memo,dll • Contoh aplikasi WORD PROCESSING : MS Word, WordStar, WordPerfect, OpenOffice, dll
SYARAT MEMILIH WP • Simplicity of operator training • Efficiency and easy to use (user-friendliness) • Expandability • Storage capacity • Functional capabilities / options • File-sharing capabilities • Space requirements • Compatibility with other devices / systems • Availability and after sales services • Price
PENGGUNAAN • Editing • (berkaitan dgn isi teks) • Inserting • Appending • Deleting • Formatting • (berkaitan dgn tampilan teks) • Character (font, size, color) • Paragraph • Styles Plain Document Formatted Document Word Processing
DESKTOP PUBLISHING Sistem sinkronisasi antara typed document dengan printed document. • Dengan kata lain, tugas utama DESKTOP PUBLISHING adalah memastikan agar dokumen yang dicetak sama persis dengan dokumen yang diketik di layar komputer.
Dulu Printed Document Typed Document Desktop Publishing WP Sekarang Typed Document Printed Document WP + Desktop Publishing Optimasi
DEFINISI Sistem yang mengatur cara proses data menjadi informasi dalam format chart / grafik,ataugambar
Image Processing System Teks Image Audio
Image Processing System • Contoh : • Presentation Graphic : Cara menampilkan informasi yang berupa grafik untuk keperluan presentasi • Multimedia System : Cara menampilkan informasi dalam format multimedia (teks, audio, grafik, movie) untuk keperluan presentasi Multimedia System merupakan pengembangan dari Presentation Graphic
Informasi Perlu Diubah ke Format Grafis ? Menurut Paul Hobbs, ahli dalam bidang Quantum Reading, Image Streaming merupakan salah satu cara untuk membaca cepat. Dengan kata lain, Otak manusia lebih cepat bereaksi & menyerap serta menyimpan informasi dalam bentuk gambar daripada teks http://www.quantum-reading.com/main.htm
Contoh IPS Presentation Graphic and Multimedia System • Presentation Graphic : Cara menampilkan informasi yang berupa grafik untuk keperluan presentasi • Multimedia System : Cara menampilkan informasi dalam format multimedia (teks, audio, grafik, movie) untuk keperluan presentasi Multimedia System merupakan pengembangan dari Presentation Graphic
Contoh IPS Presentation Graphic dan Multimedia System • Media untuk Presentation Graphic : • Paper • Transparancy + OHP • White Board • Computer + Imager • Media untuk Multimedia System : • Sound (Speech, Non speech) • Visual • Mixed Mode
Bagaimana Menentukan Jenis Media Yang Digunakan? • Media AUDIO, jika : • Information are simple, short, and needed now • Information consist of event in time • Information need direct responses • Location is too dark or too bright • Human keeps moving in doing his jobs • Human’s visual system is busy
Bagaimana Menentukan Jenis Media Yang Digunakan? • Media VISUAL, jika : • Information is complex, long and needed later in time • Information consist of locations/places • Information need no direct responses • Location is too noisy • Human stay still in doing his jobs • Human’s audio system is busy
Contoh IPS OCR • OCR ( Optical Character Recognition ) suatu aplikasi yang bekerja mengubah teks yang terkandung dalam suatu image (dalam format image) menjadi teks yang dapat diedit OCR biasanya berupa program bawaan dari scanner
Electronic Communication System • Segala sistem komunikasi yang dilakukan secara elektronik Computer Based Non Computer Based • E-mail • Teleconference • Chatting • Other communication through computer network • Fax machine • PBX/PABX
Electronic Communication System • COMPUTER NETWORK : Sejumlah komputer yg saling terhubung satu dengan yang lain dan dapat melakukan suatu bentuk komunikasi serta berbagi data
Electronic Communication System • Komunikasi yang dilakukan dalam suatu computer network : • Komunikasi antar user • Komunikasi antar aplikasi • Komunikasi antar device • Manfaat computer network dalam OTOMASI PERKANTORAN : • Device & resource sharing • Implementasi workflow • Alat komunikasi
Electronic Communication System • Berdasarkan ruang lingkupnya, computer network dibagi 3 : • LAN Jangkauan : dalam 1 gedung / antar gedung • MAN Jangkauan : dalam 1 kota (+ 50 km) • WAN - Internet Jangkauan : antar negara/antar benua
Electronic Communication System • WIRELESS NETWORK : Merupakan pengembangan dari COMPUTER NETWORK • Definisi : • Computer network yang dihubungkan melalui transmisi tanpa kabel
Electronic Communication System • E-MAIL E-mail server E-mail client E-mail client E-mail client
Electronic Communication System • Kelebihan e-mail dibanding dgn konvensional mail: • Less paperworks & photocopying • Geographic independence • Time zone transparency • Elimination of unnecessary interruptions • Reduced mailing expenses • Faster delivery of information
Electronic Communication System • Teleconference (konferensi jarak jauh) • Alat yang dibutuhkan : • PC + modem + koneksi ke internet • Soundcard • Headphone + Mic • WebCam • Software • Contoh aplikasi : Windows NetMeeting
Electronic Communication System • Pada Windows NetMeeting, tersedia fasilitas untuk : • Sharing aplikasi • Sharing desktop • File transfer • Selain Windows NetMeeting, Teleconference dapat dilakukan dengan program lain seperti : YM, MSN, ICQ, dll
Electronic Communication System • FAX Menduplikasi hardcopy material pada remote location Saluran analog mesin fax mesin fax Dokumen salinan Dokumen asli
Electronic Communication System • Kekurangan FAX dibanding dengan E-MAIL : • Biaya relatif lebih mahal • Hambatan perbedaan waktu • Mesin harus kompatibel • Biaya penggunaan kertas • Pada perkembangannya dikenal WINFAX yg termasuk computer based EComS
Electronic Communication System • PBX = Private Branch Exchange • PABX = Private Automatic Branch Exchange • Yaitu : alat pembagi saluran telepon eksternal menjadi beberapa saluran telepon internal • Dengan cara : melakukan transmisi voice dan data melalui sirkuit telepon yang sama dengan frekuensi yang berbeda
Office Management System Sistem yang mengatur dan mengoptimalkan pemanfaatan sumber daya dalam suatu perkantoran resources : • contacts database / address book • tempat dan waktu
Office Management System Implementasi OMS : • E-Schedulling • E-White Board • Enterprice News • Enterprise Schedule • Enterprise Address Book • Task Management
Office Management System • Kelebihan dan keuntungan OMS : • Sumber daya di kantor dapat dipergunakan secara efektif dan efisien • Kegiatan operasional kantor dapat berjalan dengan lebih lancar • Jadwal yang bentrok antar staff dapat diminimalkan • Koordinasi antar staff lebih baik