Universidad para la Cooperación Internacional

1. Universidad para la CooperaciónInternacional Los Involucrados de mi Proyecto, ¿DóndeEstán? Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Abril 2009

2. Los Involucrados de mi Proyecto, ¿DóndeEstán? La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos 1 Alcanzando el Éxito 2 Reconociendo al Involucrado 3 Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 Conclusiones 5 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

3. La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos 1 Cinco “áreas del lado humano” que requieren destrezas especiales en la administración de proyectos Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

4. La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos 1 Conocimientoteórico Comprender que la AP se aplica en un contexto más amplio que el proyecto mismo dentro de la misma organización Fases y sus transiciones. Reconocer, diferenciar y contrastar los involucrados. Distinguir los estilos organizacionales y juzgar para escoger el más adecuado a su proyecto Inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. No confundirlos con fases. Saber cómo interactúan Conocer la 9 áreas; sus entradas, sus procesos y sus salidas. Comprender cómo interactúan entre ellas y cómo alimentan los 5 procesos de la AP Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

5. La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos 1 Competencias del Director del Proyecto Diplomático Estratega Negociador Controlador DP Title Organizador Motivador Maestro Líder Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

6. La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos 1 Competencias del Director del Proyecto Stress Comunicación INTERPERSONALES DP Title Conflictos Negociación Liderazgo Motivación Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

7. La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos 1 Comunidad de beneficiarios Cambio de productos, servicios y procesos Sistema de administración de proyectos Programa Costo Contexto operativo y estratégico Condiciones de la empresa Rendimiento Técnico Ambiente cultural Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

8. La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos 1 …pero la AP porsí sola no puedehacerlotodo Procesos integrados Cultura Excelencia en el comportamiento Administración informal de proyectos Soporte de la gerencia Capacitación y educación Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

9. La Gestión de Involucrados y la Administración de Proyectos 1 Buscando la excelencia y creciendo en madurez Implementación de la AP Contexto y otrasáreas de experiencia Marco Conceptual de la AP Empresa y másallá Enlaces con el Entorno Ciclo de vida e Influencias de la Empresa Gestión de Involucrados Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

10. Alcanzando el Éxito 2 Consultas necesarias, Respuestas apropiadas Productos definidos de acuerdo a la E. D. T. Maneras constructivas para compromisos, balance con las necesidades de la Empresa Acuerdos, todos comienzan a trabajar en el proyecto Con claridad, con una buena guía establecida firmemente, se comienzan a ver resultados. Se termina el trabajo Grandes beneficios en el negocio. Todos quieren que se vuelva a implementar otro proyecto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

11. Alcanzando el Éxito 2 El éxito del proyecto en términos de tiempo, costo, calidad,… ¿Aspectos sociales, políticos, económicos? ¿Mantener satisfechos a los involucrados? Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

12. Alcanzando el Éxito 2 -Falta de espíritu de equipo -No se mantuvoinformada a la altagerencia Contribuyen al fracaso -Opiniónpúblicadesfavorable -Manejoindadecuado de la gestión del cambio -Relacionesineficientes con los involucrados Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

13. Alcanzando el Éxito 2 -Participaciónintensa de los integrantes del equipo en la toma de decisiones y en la ejecución Contribuyen al éxito -Manejoadecuado de la información -Diseñoorganizacionaladecuado -Autoridad y responsabilidadclaras -Adecuadagestión de los involucrados Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

14. Alcanzando el Éxito 2 No alcancensusobjetivos Fallar en poderdefinir los requerimientos No entenderque tan amplioes el rango de involucradosquetieneninterés en el proyecto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

15. Alcanzando el Éxito 2 • Una economía tensa y buscando siempre reducir costos, ha cambiado todo aspecto de la Administración de Proyectos, afectando a todos los participantes importantes, en cuenta a los involucrados Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

16. Reconociendo al Involucrado 3 La gestión de los involucrados • Individuos u organizaciones activamente • involucradas en el Proyecto o aquellos cuyos intereses • pueden verse positiva o negativamente afectados como resultado • de la ejecución del Proyecto, también pueden ejercer influencia, • positiva o negativa, sobre el Proyecto y sus resultados. • Plantea un retoimportantetantopara el Director de Proyecto • comopara el equipo del proyecto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

17. Reconociendo al Involucrado 3 • ¡Se necesitan en el proyecto! • ¿¡Cómo los identificamos!? • Algunos son fáciles: el patrocinador, el gerente o el “dueño”, el que posee los recursos, el cliente. • Porque … el cliente es un involucrado, ¿cierto? • Otros no tan obvios Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

18. Primarios Secundarios Involucrados No tienenuna relación contractual pero tienen o creen tener un interés en el proyecto Unaobligación contractual o legal con el equipo del proyecto Los propietarios, los vendedores y contratistas, las familias de los miembros del equipo, los medios de comunicación, los ciudadanos particulares, las organizaciones de influencia y la sociedad en general Reconociendo al Involucrado 3 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

19. Involucrados • Primarios • Liderar al equipo • Ubicar los recursos • Crear y mantenerrelaciones con los involucrados • Establecer la culturaquepermitaobtener lo máximo de la gente • Dar seguimiento y control • Evaluar al equipoporloque son responsables • Secundarios • No tienenlímites • Iteresesparecen ser realespues el proyectointerfiere en su “territorio” • Su “membresía” estipo ad-hoc • Puedehacerequipo con otrosinvolucrados, en cualquier forma • Diferentesformas de ejercer el poder • Es sudecisiónsitomanresponsabilidadporsusactos Reconociendo al Involucrado 3 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

20. Reconociendo al Involucrado 3 Económico y financiero Contratistas y subcontratistas Administración superior Otros Directores de proyecto Equipos de proyecto Proyectos Clientes Social y cultural Jefes funcionales Agencias reguladoras Servicios y apoyo Personal staff Sociedad y prensa Ambiental y legal Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

21. Reconociendo al Involucrado 3 Secundarios: competidores, familiares del equipo del proyecto, vendedoresde otros recursoscomplementariios Colegas: quedanrecursos Title Categorías Proveedores Colegas: se serán impactadospor los entregables del proyecto Consumidores finales: los que lo usan Clientes: los que pagan Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

22. Reconociendo y al Involucrado 3 • En muchas ocasiones la falla del proyecto no está en la apatía del involucrado, sino en que el DP no lo identificó oportunamente • Hay que tener la mente abierta • Trabajar con el equipo del proyecto (¡Ud. solo no puede!) desde las etapas más tempranas • Si no lo hace: corre grandes riesgos y significa que su planeamiento no fue el adecuado • El DP debe crear un ambiente que favorezca la identificación oportuna y constante Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

23. Reconociendo al Involucrado 3 • Siendo importante identificarlos desde el inicio, la identificación es un ejercicio continuo: • Pudo haber dejado a alguno por fuera • Debe removerse a alguno de la lista • El trabajo de algunos pudo haber terminado • La lista debe actualizarse regularmente Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

24. Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 • Lo reconocí, ¿qué hago con él? • Necesita identificar cómo el proyecto lo impacta • Identificar el tipo de relación que tiene con el proyecto (facilitadores de recursos, gerente/patrocinador, familiares, etc.) • La reacción que él pueda tener porque Ud. está desarrollando este proyecto • Confidencialidad en su proyecto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

25. Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 • ¿Su gestión como DP? • Dependiendo del análisis • Una gestión muy activa de su parte • “estar” en el proyecto activamente, tomando decisiones, “veálos” en la organización, facilíteles canales de comunicación • U otra más pasiva • Solo durante una fase o un entregable del proyecto • Esté “al tanto”, pero no dé mucho de su tiempo • En algún hito del proyecto sí serán claves (familiares) • Subcontratistas Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

26. Identificarloesnecesariopuesesimportantepara el éxito del proyecto Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 …pero a veces se pierde Pero lo másdifíciles “involucrarlos” en el proyecto. Hacerlosparticiparcomo les corresponde Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

27. Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 …pero a veces se pierde -Piensan que no tienen ningún rol en el proyecto -Que su involucramiento no es una prioridad dentro de sus ocupaciones -Por política: a conciencia escogen no involucrarse Involucrados reacios No creyentes: -No sabenquedebenestar en el proyecto. -Debiera ser fácil de manejar -Invitarlos a lasreuniones, participarlos de los comunicados Insensibles: -Se dancuentalibrementequeseránimpactados -Escogen no involucrarsepara no endosarlasdecisiones -Puedenmanejar el derechoa veto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

28. Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 • Todos quisiéramos que los involucrados sean positivos, entusiastas y que siempre brinden apoyo • Pero no ocurre así en la realidad • Se debe crear un perfil de ellos y así decidir objetivamente cómo gerenciarlos. Escoger la estrategia de gestión que mejor se adapte al proyecto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

29. Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 Categorías para clasificar a los involucrados Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

30. Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 • ¡De acuerdo a la clasificación anterior hay 2625 permutas! • Cada una trae consigo una estrategia de manejo diferente • Pero solo se necesitan entender dos aspectos básicos: • El grado de influencia (¿poder?) del involucrado • Su intención (¿cómo intenta usar el poder que ostenta? Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

31. Intención Influencia Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 Involucrados Para entender Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

32. Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 Contenerlo: apoye y sea cordial sabiendoquepuede ser destructivo en función de sugranpoder Confort: con pocopoderperoque se necesitanparaque el proyecto sea exitoso. Jefes de líneacuyotrabajo se integra al flujo de trabajo. Tenerloconsistentementeactualizado, algunasreunionescara-a-cara Acójalo: aquellos con granpoder e interés en que el proyecto sea exitoso. Apoyan y tienenunaactitudpositiva con respecto al esfuerzo. Hay quedarlesgranatención. Consultarlosfrecuentementeporsus ideas e involucralosporsuguíaparaasuntos de índoleejecutivo Grado de: -Influencia -Intención Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

33. Objetividadsobredondeocurren los desacuerdos Acuerdos sobre requerimientos Es razonable esperarque emergerán diferencias de opinión Tener a manolasexpectativas Entregables del proyecto de acuerdo a lasexpectativas de los involucrados Clasificando y Gestionando al Involucrado 4 Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

34. Conclusiones 5 • Lo que es importante es que Ud. esté preparado para comportarse consecuentemente. • Lo más retador de un proyecto no es el presupuesto o las restricciones de tiempo, sino las políticas e intereses en juego. Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

35. Conclusiones 5 • Mantener contentos a los involucrados no es fácil y si no lo están, cosas malas le pueden pasar al proyecto, al Director de Proyecto o al equipo del proyecto • Algunos Directores de Proyecto los ven como un “mal necesario”. No lo haga Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

36. Conclusiones 5 • La gestión será según la forma usada para evaluar el grado en que ejercen influencia en el éxito del proyecto • Al involucrado hay que conocerlo y entenderlo para comprender los vacíos entre lo que se espera, se necesita y lo que se requiere de él y lo que realmente él está pensando con respecto a su proyecto Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

37. Si hay desacuerdos ¡y los habrá! Negociación en los desacuerdos Las soluciones Conclusiones 5 • Resistir la tentación de ignorarlos. • No hay queocultarlos. • Enfrentarlos antes de que se origine un mal mayor • Es escencialnegociar. • Hay queestarpreparadoparaenfrentar los desacuerdos. • Aunque no seannuestrosproblemas, comomuchasvecesocurre • Como Director de Proyecto, no tienelassoluciones. • Son los involucrados los quelastienen. • Lo quesítienees la habilidadparafacilitar la resolución del problematemprano y rápido. Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

38. Los Involucrados de mi Proyecto, ¿DóndeEstán? ¿Preguntas o comentarios? Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP

39. Universidad para la CooperaciónInternacional Los Involucrados de mi Proyecto, ¿DóndeEstán? Muchas gracias por su atención Ing. Oscar Luis Vega Antonini; MAP Abril 2009