Verbonden partijen

1. Verbonden partijen met aandacht voor ieders belangen en regels om deze belangen te borgen Samen werken met Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

2. Agenda • Wat zijn verbonden partijen • Welke typen verbonden partijen • Risicoprofiel verbonden partijen • Risico’s verbonden partijen • Hoe gaat gemeente met risico’s om • Vragen Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

3. Wat is een verbonden partij?(populair gesteld) • Een verbonden partij kan worden gezien als één van de drie vormen waarmee gemeenten hun taken (laten) uitvoeren: • door een eigen dienst; • een commerciële partij of • door een verbonden partij • Wat maakt het ingewikkeld? • Gemeente is bestuurder en klant • Meerdere deelnemers: dus afstemmen bestuurlijke doelen Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

4. Wat is een verbonden partij(conform voorschriften) • Definitie Besluit Begroting en verantwoording (artikel 1): • Privaat- of publiekrechterlijk organisatie • Gemeente bestuurlijk én financieel belang • Financieel belang • Een bedrag dat niet verhandelbaar is indien de verbonden partij failliet gaat c.q. de aansprakelijkheid wanneer verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. • Bestuurlijk belang • Zeggenschap: uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur of uit hoofde van stemrecht. Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

5. Wat is een verbonden partij –vervolg- • Artikel 15 van het BBV: • De paragraaf betreffende de verbonden partijen bevat ten minste a. de visie op verbonden partijen in relatie tot de realisatie van de doelstellingen zoals opgenomen in de begroting en b. de beleidsvoornemens omtrent verbonden partijen. Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

6. Wat is een verbonden partij –vervolg- • Artikel 69 van het BBV: • In de lijst van verbonden partijen wordt ten minste de volgende informatie verstrekt over de verbonden partijen: • De naam en de vestigingsplaats; • Het openbaar belang dat op deze wijze behartigd wordt; • De veranderingen die zich gedurende het jaar hebben voorgedaan; • Het eigen en vreemd vermogen aan begin en einde begrotingsjaar en • Het resultaat van de verbonden partij. Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

7. Welke typen verbonden partijen Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

8. Risicoprofiel verbonden partijen Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

9. Overzicht risicoprofielen Hoog PPS Gemeenschappelijke regeling Financieel risico Vennootschap Stichting Laag Hoog Bestuurlijk/organisatorisch risico Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

10. Eigenschappen • Voordelen: • Spreiding van financiële risico’s • Efficiencyvoordelen bij gezamenlijke aanpak • Kennis delen met en vergaren bij derden • Katalysatorfunctie (initiëren, op gang brengen) • Nadelen: • Door afstand minder beïnvloeding mogelijk dan eigen dienst • Gemeente is opdrachtgever/klant maar ook bestuurder/eigenaar • Financiële risico's • Bestuurdersaansprakelijkheid Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

11. De rollen van de gemeente • Opdrachtgever/klant • Formuleren van beleid • Opstellen van contracten • Bewaking van levering • Beoordeling van prijs • Beoordeling positie verbonden partij • Eigenaar • Besluitvorming als aandeelhouder • Bewaking continuïteit • Voorbereiding aandeelhoudersvergaderingen Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

12. Verbonden partijen in Kerkrade(voorbeelden) Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

13. Welke risico’s kunnen er zijn? • Verbonden partijen realiseren doelstellingen niet. • Onverwachte financiele tekorten bij verbonden partijen. • Rolverdeling bij zowel gemeente als aandeelhouder/toezichthouder/commissaris onduidelijk. • Doelstellingen, taken en activiteiten verbonden partijen onduidelijk. • Informatievoorziening van verbonden partijen is onduidelijk. • Onvoldoende mogelijkheden om tussentijds bij te sturen. • Onvoldoende zicht op bestuurlijke, beleidsmatige en financiële risico’s. Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

14. Wat verdient aandacht? • Is er sprake van tegengestelde belangen en hoe wordt hiermee omgegaan? • Zijn de doelen van de verbonden partij duidelijk geformuleerd? • Hoe beheersen we de financiële risico’s? • Hoe ziet de informatiebehoefte er uit? Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

15. Hoe gaat gemeente met risico’s om?(een mogelijke aanpak) • Controlemechanismen/governance aspecten • Sturen (bijv.afspraken, informatie, meetbaarheid en escalatie) • Beheersen (bijv. informatiebeheer, kennisborging en beïnvloeding) • Verantwoorden (bijv. bijv. effectiviteit, efficiency en administratie) • Toezicht houden (bijv. toezichthouder, controle, taken/ bevoegdheden) • Vertrouwen • Vaardigheiden over en weer gebruiken • Welwillendheid: goede verstandhouding • Integriteit: met een mond spreken, continuïteit in standpunten • Risicomanagement • Doelstellingen analyseren • Potentiële risico’s inventariseren • Risico-analyse • Monitoren risico-factoren • Beheersmaatregelen • Periodiek evalueren Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

16. Paragraaf verbonden partijen(de praktijk van dit moment) • Verplichte paragraaf bij begroting en rekening. • Wat is opgenomen: • Naam en vestigingsplaats • Doel • Financiële betrokkenheid • Telkenmale worden mutaties vermeld. • Paragraaf verbonden partijen is in ontwikkeling. • Momenteel ambtelijk doende paragraaf in overeenstemming brengen met belang. • Gemeente beschikt over wettelijk register gemeenschappelijke regelingen (art. 27 Wgr.) • Rapport “Gemeente Governance – Twee voeten in een sok” van Deloitte is handvat. Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

17. Paragraaf verbonden partijen(inhoud) • Doel • Partijen • Bestuurlijk belang • Financieel belang • Voortgang • Risico’s • Ontwikkelingen • Beleidsvoornemens • Rapportages Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

18. “Samen werken met aandacht voor ieders belangen en regels om deze belangen te borgen”:Aanbevelingen • Beleidsnota verbonden partijen. • Code voor vertegenwoordigers in verbonden partijen (naar analogie Tabaksblatt”). • “interne” scheiding van functies opdrachtgever/klant en eigenaar. • Sturingsrelatie verankeren in controllfunctie en informatie-uitwisseling. • Duidelijke verankering binnen vakafdeling. Zorg voor voldoende deskundigheid. • Jaarlijks inzicht van verbonden partij in risico’s en getroffen maatregelen. • Duidelijke uittredingsregels. • Periodieke toets door Rekenkamer. Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

19. Toets door Rekenkamer • Onderzoek “Inventarisatie Verbonden partijen” • Aanschrijven gemeente m.b.t. aanwezigheid register, nota Verbonden partijen ; • Aanschrijven en enquêteren van alle verbonden partijen t.b.v. eerste risico-analyse; • Diepte-onderzoek m.b.t. 5 verbonden partijen (Licom en RD4 gezamenlijk met andere rekenkamers/gemeenten en Gaia, EBC en Parkstad Limburg Stadion specifiek voor Kerkrade) en • Afronden en aanbieden van onderzoeksrapport Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

20. Hoe verder? • Aanbevelingen worden meegenomen in de groei van artikel 15 en 69 van het BBV naar een systematiek van “Good governance”. • Paragraaf verbonden partijen is ook een bewustwordingsproces, waarvan de implementatie niet van vandaag op morgen zal zijn afgerond. • Kijk naar de ontwikkelingen rondom opzet en inhoud van de begroting. 10 jaar geleden was deze ook heel anders. Ook de begroting c.q. de gehele planning en controlcyckus heeft ontwikkelingen doorgemaakt. De paragraaf verbonden partijen zal een identiek proces volgen. • De handreiking van Deloitte zal hierbij als “rode draad” fungeren. Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

21. Vragen Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007

22. Bedankt voor uw aandacht Commissie Algemene zaken en Middelen, 2 april 2007