ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS de trámite EN EL HIMFG

1. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS de trámite EN EL HIMFG Instructor: Susana Gabriel López Unidad de Enlace

2. Información • Horario: Lunes a viernes 10:00 a12:00 • Ubicación Aula 2 Martes Aula 1 • Asistencia • 80% • Evaluación • Materiales • Manual de organización específico de su área • Inventario de Archivo • Expedientes • Ley de Archivos • Normatividad

3. Objetivo General • Que conozcan la normatividad en materia de archivos. • Conocer las obligaciones. • Apliquen los formatos institucionales. • Cumplir con los plazos de entrega. • Tener archivos institucionales debidamente organizados.

4. Temas • Importancia de los Archivos • Marco Normativo • Constitución Política • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información • Ley Federal de Archivos • Reglamento de la Ley Federal de Archivos • Otra Normatividad

5. Temas • Principios • De Conservación • De procedencia • De Integridad • Encargados y responsabilidades • Coordinación de Archivos • Responsables de Archivos de Trámite • Responsable del Archivo de Concentración e Histórico

6. Importancia de la información archivística El buen manejo de la información archivística en las instituciones, entendida como una recurso estratégico, incrementa la calidad y eficiencia de la organización, la construcción de su memoria histórica y el ejercicio de la transparencia

7. ¿ Por qué son importantes los archivos en las instituciones gubernamentales? • Son probatorios de procesos de gestión • Un instrumento esencial para el buen desempeño de la gestión pública. • Un elemento central para el desarrollo de una cultura de Transparencia y Rendición de Cuentas • Constituyen la memoria documentada de las instituciones • Contienen información sensible para los ciudadanos

8. Marco Normativo Articulo 1. Proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda personaa la información en posesión de los Poderes de la Unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal, y cualquier otra entidad federal . (DOF 11 de Junio de 2002) Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información

9. Marco Normativo Articulo 32. Corresponderá al Archivo General de la Nación elaborar, en coordinación con el Instituto, los criterios para la catalogación, clasificación y conservación de los documentos administrativos, así como la organización de archivos de las dependencias y entidades. Dichos criterios tomarán en cuenta los estándares y mejores prácticas internacionales en la materia. (DOF 11 de Junio de 2002) Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información

10. Marco Normativo Articulo 32. Los titulares de las dependencias y entidades, de conformidad con las disposiciones aplicables, deberán asegurar el adecuado funcionamiento de sus archivos. Asimismo deberán elaborar y poner a disposición del público una guía simple de sus sistemas de clasificación y catalogación, así como de la organización del archivo. (DOF 11 de Junio de 2002) Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información

11. Marco Normativo Articulo 44. Todo documento en posesión de las dependencias y entidades formará parte de un sistema de archivos […] . (DOF 11 de Junio de 2003) Reglamento de la Ley de Transparencia

12. Marco Normativo Articulo Cuarto. Los titulares de las dependencias y entidades asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos, para lo cual deberán adoptar las medidas necesarias de acuerdo con lo dispuesto por la ley, su reglamento, los presentes Lineamientos y, en su caso, por los criterios específicos que formulen los comités de Información. (DOF 20 de febrero de 2004) Lineamientos generales para la organización y conservación de los archivos

13. Marco Normativo Articulo 6. […] V. Los sujetos obligados deberán preservar sus documentos en archivos administrativos actualizados y publicarán a través de los medios electrónicos disponibles, la información completa y actualizada sobre sus indicadores de gestión y el ejercicio de los recursos públicos (DOF 20 de Julio de 2007) Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos

14. Ley de Archivos Artículo 1. […] establecer las disposiciones que permitan la organización y conservación de los archivos en posesión de los Poderes de la Unión, los organismos constitucionales autónomos y los organismos con autonomía legal […] DOF 23 enero 2012

15. Ley de Archivos Artículo 2. La presente ley es de observancia obligatoria para los servidores públicos federales a que se refiere el artículo 108 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos DOF 23 enero 2012

16. Reglamento de la Ley de Archivos Artículo 3. Para el cumplimiento del artículo 22 de la Ley, las Dependencias y Entidades deberán registrar y notificar el listado de Expedientes desclasificados en el sistema informático que para tales efectos habilitará el Archivo General de la Nación en el sitio de Internet, que incluirá la descripción del documento y la identificación del Expediente al que pertenece DOF 13 Mayo2014

17. Reglamento de la Ley de Archivos Artículo 4. Los servidores públicos, al entregar y recibir su encargo, deberán verificar que los Expedientes que integran sus Archivos, correspondan a las Series documentales relacionadas en la Guía Simple de Archivos a que hace referencia el artículo 19, fracción IV, de la Ley, en los plazos que señalen las disposiciones aplicables en la materia DOF 13 Mayo2014

18. Reglamento de la Ley de Archivos Artículo 5. • Todas las Series documentales registradas como históricas en el Catálogo de Disposición Documental cuya vigencia haya concluido, deberán ser sometidas a dictamen del Archivo General de la Nación para que establezca el Destino Final, dentro del año siguiente. DOF 13 Mayo2014

19. Reglamento de la Ley de Archivos Artículo 5. • Una vez realizado el dictamen referido en el párrafo anterior, las Series documentales dictaminadas con valor histórico serán transferidas al Archivo General de la Nación cuando la Dependencia o Entidad no tenga un Archivo Histórico o, en su caso, al Archivo Histórico de la Dependencia o Entidad, de acuerdo a las disposiciones y criterios que establezca el Archivo General de la Nación, en un plazo no mayor a un año de la fecha del dictamen correspondiente DOF 13 Mayo2014

20. Ley Federal para la Administración y Enajenación de Bienes del Sector Público • Artículo 1º . La presente Ley es de orden público, de observancia general en toda la República y tiene por objeto regular la administración y destino, por parte del SAE, de los bienes siguientes. […] VIII.- Los bienes del dominio privado de la Federación y los que constituyan el patrimonio de las entidades paraestatales DOF 23 Febrero de 2005

21. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria • Artículo 13.- Los ejecutores de gasto estarán facultados para realizar los trámites presupuestarios y, en su caso, emitir las autorizaciones correspondientes en los términos de esta Ley, mediante la utilización de documentos impresos con la correspondiente firma autógrafa del servidor público competente, o bien, a través de equipos y sistemas electrónicos autorizados por la Secretaría, para lo cual, en sustitución de la firma autógrafa, se emplearán medios de identificación electrónica. • DOF 13-11-2008

22. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria • V. La forma en que los archivos electrónicos generados deberán conservarse, así como los requisitos para tener acceso a los mismos. • El uso de los medios de identificación electrónica que se establezca conforme a lo previsto en este artículo, en sustitución de la firma autógrafa, producirá los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos equivalentes con firma autógrafa y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio, para lo cual los ejecutores de gasto que opten por la utilización de estos medios, aceptarán en la forma que se prevenga en las disposiciones generales aplicables, las consecuencias y alcance probatorio de los medios de identificación electrónica. • DOF 13-11-2008

23. Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria • Artículo 104.- La Secretaría, atendiendo las normas aplicables en la materia, emitirá las disposiciones que las dependencias y entidades deberán observar para la conservación, custodia y autorización de baja del Archivo Contable Gubernamental, así como para obtener la autorización del uso del Sistema de Registro Contable. • DOF 13-11-2008

24. Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetara la guarda, custodia y plazo de conservación del archivo contable gubernamental. • Artículo Tercero.- El tiempo de guarda de los documentos que integran el Archivo Contable Gubernamental será de cinco años, contado a partir del ejercicio siguiente a aquel en que se elabore el documento. • Tratándose de documentación que ampare inversiones en activos fijos y en obras públicas, así como aquella que sirva de base para el fincamiento de responsabilidades o procesos judiciales, deberá conservarse como mínimo durante un periodo de doce años. • En caso de que otras disposiciones jurídicas establezcan plazos mayores a los señalados para la conservación de dicha documentación, se estará a lo establecido por éstas. • DOF 25-08-1998

25. Ley federal de responsabilidades administrativas de los servidores públicos • ARTICULO 38.- Las declaraciones de situación patrimonial podrán ser presentadas a través de formatos impresos; de medios magnéticos con formato impreso o de medios remotos de comunicación electrónica, empleándose en este último caso medios de identificación electrónica. • (…) • Para los efectos de los procedimientos penales que se deriven de la aplicación de las disposiciones del presente Título, son documentos públicos aquellos que emita la Secretaría para ser presentados como medios de prueba, en los cuales se contenga la información que obre en sus archivos documentales y electrónicos sobre las declaraciones de situación Patrimonial de los servidores públicos. • DOF 15-06-2012

26. Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación • Artículo 9.- A fin de integrar la Cuenta Pública, los Poderes Legislativo y Judicial y los entes públicos federales harán llegar con la debida anticipación al Ejecutivo Federal, por conducto de la Secretaría, la información que el mismo les solicite. • Artículo 10.- Las bases y normas para la baja de documentos justificatorios y comprobatorios, para efecto de destrucción, guarda o custodia de los que deban conservarse, microfilmarse o procesarse electrónicamente, serán determinadas por el Consejo nacional de Armonización Contable en términos de lo que establece el artículo 43 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental. • Los microfilms y los archivos guardados mediante procesamiento electrónico a que se refiere el párrafo anterior, tendrán el valor que, en su caso, establezcan las disposiciones legales aplicables a las operaciones en que aquéllos se apliquen. • DOF 18-06-2010

27. Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas de la Federación • Artículo 11.- La Auditoría Superior de la Federación conservará en su poder la Cuenta Pública de cada ejercicio fiscal y el Informe del Resultado correspondiente, mientras no prescriban sus facultades para fincar las responsabilidades derivadas de las supuestas irregularidades que se detecten en las operaciones objeto de revisión. También se conservarán las copias autógrafas de las resoluciones en las que se finquen responsabilidades y los documentos que contengan las denuncias o querellas penales, que se hubieren formulado como consecuencia de los hechos presuntamente delictivos que se hubieren evidenciado durante la referida revisión. • La Auditoría Superior de la Federación emitirá reglas de carácter general para destruir la documentación que obre en sus archivos después de diez años, siempre y cuando ésta se haya microfilmado, digitalizado, escaneado o respaldado por algún otro medio. • Lo señalado en el párrafo anterior solamente se podrá dar en caso de que la información sea pública, confidencial o hayan transcurrido 2 años a partir de que dejó de ser reservada. • La documentación de naturaleza diversa a la relacionada con la revisión de la Cuenta Pública, podrá destruirse después de 5 años, siempre que ésta no afecte el reconocimiento de los derechos de los trabajadores al servicio de la Auditoría Superior de la Federación. • DOF 18-06-2010

28. Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicos, Artísticos e Históricos Federación • ARTICULO 36.- Por determinación de esta Ley son monumentos históricos: • (…) • II.- Los documentos y expedientes que pertenezcan o hayan pertenecido a las oficinas y archivos de la Federación, de los Estados o de los Municipios y de las casas curiales. • (…) • IV.- Las colecciones científicas y técnicas podrán elevarse a esta categoría, mediante la declaratoria correspondiente. • DOF 09-04-2012

29. Ley Federal de Procedimiento Administrativo • Artículo 16.- La Administración Pública Federal, en sus relaciones con los particulares, tendrá las siguientes obligaciones: • (…) • VIII. Permitir el acceso a sus registros y archivos en los términos previstos en ésta u otras leyes;. • Artículo 46.- En el despacho de los expedientes se guardará y respetará el orden riguroso de tramitación en los asuntos de la misma naturaleza; la alteración del orden sólo podrá realizarse cuando exista causa debidamente motivada de la que quede constancia. • El incumplimiento a lo dispuesto en el párrafo anterior, será causa de responsabilidad del servidor público infractor. • DOF 30-05-2000

30. Ley Federal de Procedimiento Administrativo • Artículo 69-C. • Los documentos presentados por medios de comunicación electrónica producirán los mismos efectos que las leyes otorgan a los documentos firmados autógrafamente y, en consecuencia, tendrán el mismo valor probatorio que las disposiciones aplicables les otorgan a éstos • DOF 30-05-2000

31. Ley General de Bienes Nacionales • ARTÍCULO 6.- Están sujetos al régimen de dominio público de la Federación: • (…) • XVIII.- Los muebles de la Federación que por su naturaleza no sean normalmente sustituibles, como los documentos y expedientes de las oficinas, los manuscritos, incunables, ediciones, libros, documentos, publicaciones periódicas, mapas, planos, folletos y grabados importantes o raros, así como las colecciones de estos bienes; las piezas etnológicas y paleontológicas; los especímenes tipo de la flora y de la fauna; las colecciones científicas o técnicas, de armas, numismáticas y filatélicas; los archivos, las fonograbaciones, películas, archivos fotográficos, magnéticos o informáticos, cintas magnetofónicas y cualquier otro objeto que contenga imágenes y sonido, y las piezas artísticas o históricas de los museos; • DOF 07-06-2013

32. Ley General de Bienes Nacionales • ARTÍCULO 129.- La Secretaría expedirá las normas generales a que se sujetará el registro, afectación, disposición final y baja de los bienes muebles al servicio de las dependencias, la Procuraduría General de la República y las unidades administrativas de la Presidencia de la República. • ARTÍCULO 135.- Efectuada la enajenación, transferencia o destrucción, se procederá a la cancelación de registros en inventarios y se dará aviso a la Secretaría de la baja respectiva en los términos que ésta establezca • DOF 07-06-2013

33. Ley General de Contabilidad Gubernamental • Artículo 57.- Se sancionará en los términos de las disposiciones aplicables a los servidores públicos que incurran en alguno de los siguientes supuestos: • (…) • V. No tener o no conservar, en los términos de la normativa, la documentación comprobatoria del patrimonio, así como de los ingresos y gastos de los entes públicos. • DOF 31-12-2008

34. Ley Orgánica del Instituto Nacional de Antropología E Historia INAH • ARTICULO 2o. Son objetivos generales del Instituto Nacional de Antropología e Historia la investigación científica sobre Antropología e Historia relacionada principalmente con la población del país y con la conservación y restauración del patrimonio cultural arqueológico e histórico, así como el paleontológico; la protección, conservación, restauración y recuperación de ese patrimonio y la promoción y difusión de las materias y actividades que son de la competencia del Instituto. • Para cumplir con sus objetivos, el Instituto Nacional de Antropología e Historia tendrá las siguientes funciones: • (…) • XIII. Establecer, organizar, mantener, administrar y desarrollar museos, archivos y bibliotecas especializados en los campos de su competencia señalados en esta ley. • DOF 23-1-1998

35. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal • Artículo 20.- Las Secretarías de Estado y los Departamentos Administrativos establecerán sus correspondientes servicios de apoyo administrativo en materia de planeación, programación, presupuesto, informática y estadística, recursos humanos, recursos materiales, contabilidad, fiscalización, archivosy los demás que sean necesarios, en los términos que fije el Ejecutivo Federal. • Transitorios. • Artículo Tercero.- Cuando alguna dependencia de las Secretarías establecidas conforme a la Ley de Secretarías y Departamentos de Estado que se abroga pase a otra Secretaría, el traspaso se hará incluyendoal personal a su servicio, mobiliario, vehículos, instrumentos, aparatos, maquinaria, archivos y, en general, el equipo que la dependencia haya utilizado para la atención de los asuntos a su cargo.. • DOF 01-10/2007

36. NORMAS Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada Federal • SEGUNDA.- Para los efectos de estas Normas se entenderá por: • IV. Baja: la cancelación del registro de un bien en el inventario de la dependencia, una vez consumada su disposición final o cuando el bien se hubiere extraviado, robado o siniestrado; • V. Bienes: los bienes muebles de propiedad federal que estén al servicio de las dependencias.

37. NORMAS Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada • QUINCUAGESIMA SEGUNDA.- Cuando un servidor público extravíe un bien, la Secretaría, a través del órgano interno de control, podrá dispensar el fincamiento de las responsabilidades en que incurra, cumpliendo con los términos y condiciones establecidos en el artículo 48 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal, siempre que el responsable resarza el daño ocasionado, mediante la reposición del bien con uno igual o de características similares al extraviado, o haga el pago del mismo al valor que rija en ese momento en el mercado para un bien igual o equivalente.

38. NORMAS Generales para el registro, afectación, disposición final y baja de bienes muebles de la Administración Pública Federal Centralizada Federal • QUINCUAGESIMA CUARTA.- Las dependencias conservarán en forma ordenada y sistemática toda la documentación relativa a los actos que realicen conforme a las Normas, cuando menos por un lapso de cinco años, excepto la documentación contable, en cuyo caso se estará a lo previsto por las disposiciones aplicables.

39. Norma Mexicana de Catalogación de Documentos Fonográficos • 3.2 Archivo documental fonográfico • Para el contexto de esta norma, el Archivo documental fonográfico es el conjunto organizado de documentos fonográficos, resguardados en una institución o lugar ex profeso con distintas finalidades, entre otras, conservar y difundir. • Derecho de Autor • Cómo catalogar • Como resguardar

40. NORMA Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012, Del expediente clínico • La revisión y actualización de esta norma, tiene como propósito establecer con precisión los criterios científicos, éticos, tecnológicos y administrativos obligatorios en la elaboración, integración, uso, manejo, archivo, conservación, propiedad, titularidad y confidencialidad del expediente clínico, el cual se constituye en una herramienta de uso obligatorio para el personal del área de la salud, de los sectores público, social y privado que integran el Sistema Nacional de Salud. D.O.F. 15-10-2012

41. NORMA Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012, Del expediente clínico • 5.4 Los expedientes clínicos son propiedad de la institución o del prestador de servicios médicos que los genera, cuando éste, no dependa de una institución. En caso de instituciones del sector público, además de lo establecido en esta norma, deberán observar las disposiciones que en la materia estén vigentes. Sin perjuicio de lo anterior, el paciente en tanto aportante de la información y beneficiario de la atención médica, tiene derechos de titularidad sobre la información para la protección de su salud, así como para la protección de la confidencialidad de sus datos, en los términos de esta norma y demás disposiciones jurídicas que resulten aplicables. • Por lo anterior, por tratarse de documentos elaborados en interés y beneficio del paciente, deberán ser conservados por un periodo mínimo de 5 años, contados a partir de la fecha del último acto médico. D.O.F. 15-10-2012

42. Principios Adoptar las medidas de índole técnica, administrativa, ambiental y tecnológica para la adecuada preservación de los archivos. Conservación

43. Principios Conservar el orden original de cada fondo documental producido por los sujetos obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes. Procedencia

44. Principios Garantizar que los documentos de archivo sean completos y veraces para reflejar con exactitud la información contenida. Integridad

45. Principios Adoptar las medidas pertinentes para la localización de los documentos de archivo. Disponibilidad

46. Obligaciones • Elaborar el Plan de Desarrollo Archivístico y publicarlo • Elaborar criterios específicos en materia de organización de archivos y para los expedientes con información clasificada como reservada y/o confidencial. • Coordinar normativa y operativamente las acciones de los archivos de trámite, concentración e histórico. • Establecer un Programa de Capacitación y asesoría archivística Del Coordinador de Archivos

47. Obligaciones • Elaborar en conjunto con los responsables de archivo de trámite, de concentración e histórico • Cuadro de Clasificación archivística • Catálogo de Disposición documental • Inventario General • Demás instrumentos archivísticos • Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de documentos. • Coordinar con Sistemas Informáticos la automatización de los archivos y la gestión de documentos electrónicos. Del Coordinador de Archivos

48. Obligaciones Lic. Héctor Olivares Clavijo Jefe del Departamento de Hemerobiblioteca Coordinador General de los Archivos en el HIMFG Ext. 2340 Coordinador de Archivos

49. Obligaciones En cada Unidad Administrativa existirá un archivo de trámite. Serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien deberá ser debidamente capacitado para cumplir con las funciones inherentes. Art. 14 Ley de Archivos Responsables de Archivos de Trámite

50. Obligaciones • Integrar los expedientes de archivo • Conservar la documentación que se encuentre activa y aquélla que ha sido clasificada como reservada de acuerdo con la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental, mientras conserve tal carácter. • Coadyuvar con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro de general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental y el inventario general. • Asegurar la integridad y debida conservación de los archivos que contengan documentación clasificada, y • Las demás que señale el Reglamento, los lineamientos y demás disposiciones aplicables. Responsables de Archivos de Trámite