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Enero, 2009

Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT. Enero, 2009. 1. Fases del proyecto.

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Enero, 2009

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Presentation Transcript

  1. Informe de Avances en la Implementación, Instalación, Modernización y Mantenimiento de los Archivos de Trámite, Concentración e Histórico de la SCT Enero, 2009 1

  2. Fases del proyecto Fase I: Instalación y depuración de los expedientes en las 30 Unidades Administrativas Centrales y en los 31 Centros SCT. Fase II: Valoración de los Archivos de Concentración, tanto en áreas centrales como en los 31 Centros SCT. Fase III: Detección e Instalación de los expedientes con Valores Históricos. . 3

  3. Actividades realizadas en el 2008 • A finales del mes de julio se llevó a cabo la contratación del Instituto de Estudios Históricos Carlos Sigüenza y Góngora para el desarrollo del proyecto. • Se recibió en el mes de agosto el dictamen de procedencia de la validación del Catalogo de Disposición Documental por parte del Archivo General de la Nación. • Se validó, por parte del Archivo General de la Nación y de la Secretaría de Hacienda y Crédito Publico, el formato de inventario de baja documental. 4

  4. Actividades realizadas en el 2008 • Se asesoró al personal en la instalación y depuración de expedientes en el Archivo de Trámite, en la captura de expedientes en el SICCA por serie documental y en la identificación de los documentos para realizar las transferencias primarias. • En los archivos de concentración se realizó la asesoría para la elaboración del inventario general, inventario de baja documental, identificación de documentación con posible valor histórico y la elaboración de los calendarios de caducidades por serie documental. • Se realizó la baja definitiva de la documentación contaminada, producto de los siniestros naturales en el Centro SCT Tabasco, de acuerdo al procedimiento normativo del Archivo General de la Nación. 5

  5. Actividades realizadas en el 2008 • Elaboración de los manuales de procedimientos del archivo de trámite, concentración, transferencias primarias, baja documental y préstamos de expedientes, así como establecer los criterios específicos para las bajas documentales de papeles de trabajo. • Se identificaron 52 cajas que se tenían resguardadas desde 1996, pertenecientes al Órgano Interno de Control, en el archivo de concentración del Centro SCT de Querétaro, misma que se encuentran en proceso de transferencia al área responsable. 5

  6. Resultados Generales Archivo de Trámite • Se capacitó alrededor de 1,400 servidores públicos de la SCT en materia de organización e instalación de los expedientes del Archivo de Trámite. • Se llevo a cabo el levantamiento topográfico de 29 Unidades Administrativas Centrales y de los 31 Centros SCT cargando su configuración a la página del IFAI (SICCA). • Se lograron instalar e identificar 518,808 expedientes, por parte de los responsables del Archivo de trámite y personal involucrado. • Se capturaron 4,072 expedientes en el SICCA. • Se prepararon alrededor de 3,600 expedientes para su transferencia primaria al Archivo de Concentración 5

  7. Resultados Generales Archivo de Concentración • Se llevó a cabo la capacitación del personal del Archivo de Concentración de las Bombas y de los 31 Archivos de Concentración de los Centros SCT. • Se lograron instalar e identificar 24,504 expedientes, contenidos en 1,702 cajas. • Se identificaron y prepararon para el proceso de baja documental a 2,425 expedientes contenidos en 180 cajas. • Se identificaron un total de 238 series documentales resguardadas en los Archivos de Concentración. 5

  8. Resultados por Unidad Administrativa Nivel central y en los 31 Centros SCT 1

  9. Baja California Sonora Chihuahua Coahuila Baja California Sur Nuevo León Sinaloa Durango Tamaulipas Zacatecas San Luis Potosí Ags. Nayarit Yucatán Guanajuato Querétaro Hidalgo Jalisco Quintana Roo 95 Edo. de Méx. 77 Michoacán 22 Tlax. Veracruz DF Campeche Colima Puebla Mor. Tabasco Guerrero Oaxaca Chiapas Acciones 2009

  10. CENTRO SCT DURANGO PERSONAL ASESORADO EN INSTALACIÓN, INTEGRACIÓN ASESORIA EN LA CAPTURA DE EXPEDIENTES EN ASESORIA EN TRANSFERENCIAS PRIMARIAS Y DEPURACIÓN DE EXPEDEINTES EL SICCA # EXPEDIENTES # DE PERSONAS # EXPEDIENTES EN SERIE PREPARADA PARA DE ÁREAS SERIES DOCUMENTALES ASESORADAS SICCA TRANSFERENCIA PRIMARIA TRANSFERENCIA PRIMARIA Permisos y concesiones al Análisis de laboratorio Subdirección de Administración 19 autotransporte federal 2 2 Subdirección de Transporte 7 Control de presupuesto 1 Expediente clínico 5 Subdirección de Comunicaciones 4 Control de cuentas 1 Procedimientos administrativos 3 Unidad de General de Servicios 5 Análisis de laboratorio 200 Estudios 17 Contratos de servicios de Nómina de pago del personal Unidad de Asuntos Jurídicos 1 laboratorios 14 1 Subdirección de Obras 16 Expediente clínico 1 Síntesis informativa 2 Expedientes de personal Departamento de Informática 1 interno 367 Juicios amparos 3 Mantenimiento del equipo de cómputo 2 Permisos a radioaficionados 1 Radiocomunicación privada 4 Servicio social 1 Síntesis informativa 1 TOTAL 53 TOTAL 598 TOTAL 30 Es importante señalar que de 52 series documentales registradas en el Cuadro General de Clasificación se presentó un avance de captura de expedientes únicamente en 13 series documentales. 39.- CENTRO SCT DURANGO

  11. CENTRO SCT DURANGO INVENTARIO GENERAL DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Valor documental Series documentales # Expedientes Año # Cajas Contable Administrativo Legal Estado físico de la s 1993- carreteras 83 2002 2 X Seguimiento de gestión 71 2001 2 X X 1996- Denuncias 7 1998 1 X Procedimientos 1995- administrativos 32 1999 1 X X 1996- Juicios de amparo 31 2000 1 X X X Programa de empleo 1998- temporal 155 2003 11 X Programa de empleo 1997- temporal 347 2003 18 X Expediente de 1967- personal externo 672 2000 17 X X Inspección de vías generales de 1997- comunicación 9 2001 4 X 1998- Permisos de cruces 90 2001 4 X Prestaciones del personal 6 2005 1 X X Incidencias de 2004- personal 46 2005 2 X TOTAL 10 1549 64 39.- CENTRO SCT DURANGOAvances en la elaboración del Inventario General del Archivo de Concentración.

  12. CENTRO SCT DURANGO INVENTARIO DE BAJA DOCUMENTAL Valor documental Series documentales # Expedientes Año # Cajas Contable Administrativo Legal Captación de ingresos 3 1999 1 X X TOTAL 1 3 1 39.- CENTRO SCT DURANGOAvance en el Inventario de Baja Documental

  13. Acciones a desarrollar para el 2009 1

  14. Acciones a desarrollar para el 2009 • Continuar con la captura en el Sistema Automatizado de Integración de los Instrumentos de Control y Consulta Archivística (SICCA) los expedientes que no han cumplido su tiempo precautorio en tramite. • Aumentar el número de claves de acceso al SICCA para nuevos usuarios. • Realizar las transferencias primarias de los expedientes que han cumplido sus tiempos precautorios en el archivo de trámite hacia el archivo de concentración. • Identificar y separar los papeles de trabajo en paquetes de 40 centímetros para su proceso de donación al CONALITEG. 1

  15. Se llevarán a cabo visitas de seguimiento por parte de la Coordinación de Archivos para evaluar el avance en la organización de los archivos. • Solicitud de adecuaciones al Catalogo de Disposición Documental durante la primera semana de febrero. • Durante el mes de marzo se realizará la evaluación de avances en la captura de expedientes en el SICCA, mismos que se presentarán al Comité de Información de la SCT. …Acciones a desarrollar para el 2009 1

  16. …Acciones a desarrollar para el 2009 • A partir del mes de febrero se realizarán visitas con los asesores del Instituto de Estudios Históricos para la detección de la documentación histórica de la SCT. • Elaboración de los Instrumentos de Control y Consulta documentales con características históricas. • Capacitación al personal de la SCT en materia de restauración y conservación de archivos. 1

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