PA -Prosjektregnskap

1. PA -Prosjektregnskap PA Teorikurs Kari Eidsheim Mai 2010

2. Kurs / opplæring • PA teorikurs (1 dag) • Demo/tastekurs (halv dag) • Oppretting av prosjekter, aktiviteter, godkjenning, budsjettering • Faktureringskurs (2timers) • Pc-stue (hver uke) • Åpent verksted med oppretting av prosjekter, budsjettering inkludert hjelp & veiledning

3. Agenda Del 1 • Hva er PA • Hvorfor PA • Hvem bruker PA • Utrulling • Prosjektets faser • Prosjekter i GL/PA • Aktiviteter i PA prosjekter • Egenfinansiering • Egenandel • Prosjektoppretting • Budsjettering • Elektronisk mappe • Huskeliste • Kontorsjefens avsjekkspunkt

4. Agenda Del 2 • Lønn i PA • Variabel lønn • Reiseregninger • Bestilling i Basware PM • Inngående faktura Basware IP • Nytt i PA: kostnader generer inntekter • Inntektsføring NFR • Fakturering utgående • Omposteringer • Autoregnskap • Prosjektregnskap for PA • Avslutning av PA prosjekter • Hvilke Discoverer rapporter kan brukes når • Rutiner / dokumentasjon på intranett

5. Hva er PA • Forkortes PA – Project Accounts • Prosjektmodulen til Oracle • Elektronisk verktøy for økonomisk styring av eksterne forskningsprosjekter; (BOA) Bidrags- og oppdragsfinansiert Aktivitet. • Integrert del av økonomisystemet ved UiB • Daglige overføringer av økonomiske data til regnskapssystemet

6. Økonomisk kommunikasjon med andre system AR Kunde- reskontro fakturaforslag FA Anleggs- modul PA Prosjekt modul Periodiserte inntekter, lønn, overhead, korreksjoner, Oracle Regnskapssystem Reiseregninger/ Lønn PAGA Lønns system lønn Ressurser leverandørfakturaer AP Leverand. reskontro Sebra BW pm BW ip

7. Hvorfor PA • Nødvendig verktøy for å imøtekomme stadige nye/endrede krav fra departement • Enklere å tilfredsstille krav til dokumentasjon i fht bidragsytere/oppdragsgivere • Prosjektet i fokus – hele prosjektperioden • Registrere avtalene/kontraktene • Kan ha flere kunder/bidragsytere pr prosjekt • Synliggjøring av egenandel for UiB • Dette er nytt som systematisert løsning • Hva det koster UiB å drive prosjektet (kostnad) vs hva vi tjener i prosjektet (inntekt) • Egenfinansiering (UiBs innsats i prosjektet) • Viser hele tiden status i prosjektet i form av arbeid utført og kostnader / inntekter belastet

8. Hvorfor PA forts. • Søknader, midlertidige prosjekter, kalkyler • Budsjettering hele prosjektets periode • Løpende inntektsføring og periodisering av prosjektinntektene • Inntekt genereres automatisk ved belastning av kostnader på prosjektet • ”Sunne” arbeidsregler innebygget i modulen • Merking av prosjektene • Rapporter og statistikker • Web-grensesnitt • Elektroniske prosjektmapper vedlegg av avtaler, kontrakt

9. Hvem bruker PA • Prosjektsystemet brukes av • Institutt/fakultet • Økonomikonsulent • Administrasjonssjef • Økonomiavdelingen • Superbrukere • Prosjektledere på litt sikt i UiB

10. Utrulling • Status: • Implementert i Unifob AS 2005 • Psykologisk fakultet 2006 • Piloter i 2008 • Hele UiB fra 2009 • Unntatt Administrative avdelinger og Museer

11. Prosjektets prosesser Planlegging Gjennomføring Planlegg Søknad Avtale/ bevilgning Prosjekt- start Utfør Avslutning

12. Prosjektene i GL 10=NFR 45=Oljerelatert

13. Prosjektene i GL

14. Prosjektene i PA • Alle prosjekter som opprettes i PA får et 80XXXX nummer • Discoverer rapportert SEPAUIB • Alle prosjektene overføres til GL i 4 samleprosjekter • 199995 PA - NFR • 639995 PA - EU • 699995 PA – andre prosjekter • 100005 PA - oppdrag • Discoverer rapporter SEUIB

15. Prosjektene i PA • Se eksempel på PA rapport hvor man ser prosjektene i samleprosjekt i GL??? • Cecilie putter inn her skjermdump av rapport D22 for prosjekt 199995 og 699995!!!! Her kommer en rapport med litt større skrift. Kan ikke lese lenger så mye ut fra GL. Kan vi ta ut en S11 artregnskap for 199995? Detaljene får vi fra pa. • Info fra GL for PA prosjekt kun på samleprosjektnumrene. • Detaljene på prosjektene fra PA øøøøø

16. Prosjektene i PA øøøøø

17. Prosjekter i PA • Vise rapport vedr timer – pa02 eller 04

18. Aktiviteter i PA prosjekter • Dersom kontrakt/avtale involverer flere institutter -> Et prosjekt i PA • Hittil i GL: Flere prosjekter • I PA kan vi samtidig ha flere kontrakter og kunder knyttet til hvert prosjekt • Et prosjekt skal også vise • Både ekstern finansiering • Og intern finansiering (UiBs innsats i prosjektet)

19. Aktiviteter i PA prosjekter • Aktiviteter • Eget økonomisk oppfølgingsnivå innenfor et prosjekt • Kostnader henføres til aktiviteter på laveste nivå, slik at disse kan rulles opp til de ønskede oppfølgingsnivåene • Flere kunder på et prosjekt • knyttes kundene og avtalene til hver sin toppaktivitet. • Flere oppgaver på hver kunde – • toppaktivitetene splittes opp i underaktiviteter. • Budsjettering på aktivitetsnivå

20. Aktiviteter i PA prosjekter • Aktivitetsnummer: 25 (alfanumeriske tegn) • Toppaktivitet: • 1NFR • Underaktivitet: • 1.1NFRIsaksenStip • 1.2NFRDrift • Aktivitetsnavn: 20 (alfanumeriske tegn) • Bruk samme navngivning som på aktivitetsnummeret

21. Aktiviteter i PA Prosjekter Prosjekt 801599 1NFR 2UIB Toppaktivitet Underaktivitet 1.1NFRIsaksenStip 1.2NFR Drift 2.1UIB Drift 2.2UIBIsaksen

22. Egenfinansiering • Egenfinansiering = alle kostnader finansiert av UiB • Det er et krav til synliggjøring av UiB sitt bidrag til eksternfinansierte prosjekter. • Kan for eksempel være: • Prosjektledelse • Annen direkte deltagelse i prosjektet som ikke er dekket inn av ordinær overhead eller annen ekstern finansiering • Andre driftskostnader som UiB skal dekke i prosjektet og som ikke er dekket av den eksterne finansieringen (f.eks. Laboratoriekostnader) • Annen avtalt egenfinansiering

23. Egenfinansiering • Synliggjøres i budsjett og regnskap hver måned • Nytt: Regnskapsføring på bakgrunn av manuelle bilag • Sendes inn via fakultetene hver måned • Fortsatt automatikk i motposteringen / overheadberegning • NB! Personene som skal bidra på prosjektet i form av egenfinansiering skal IKKE endre kontering i PAGA, men beholde sin instituttkontering • Nytt: Eget prosjektnummer for føring av egenfinansiering • Nytt: Egne arter knyttet til overhead av egenfinansiert lønn • Gjelder på nye prosjekter som startet i 2009 og fremover • Eget skjema for egenfinansiering, hvor man kan definere hvor mye man skal bruke av UiB sine ressurser på prosjektet.

24. Egenfinansiering • Tilskudd i form av penger fra UiB sentralt, fakultet eller institutt • Plasseres på prosjekt 700910 og stedkoden til eier av prosjektet • Art 9051

25. Egenfinansiering – praktisk i PA • Avtale opprettes, budsjetteres og regnskapsføres alltid på Kunde 2 UiB • Budsjetteres på personer/arter • Lønnsbelastning (ett manuelt bilag fra hvert fakultet hver mnd): • Debet: 9121-prosjektet 199995/699995/639995 -sted-000000 • Kredit: 9021-700910-sted-000000 • Overhead: 40% av totale kostnader medgått tid (automatpostering): • Debet: 9116-prosjektet 199995/699995/639995 -sted-000000 • Kredit: 9016-700910-sted-000000 • Inntektsgenerering (automatpostering): • Debet: 1530 • Kredit: 9051-prosjektet 199995/699995/639995-sted-000000 • NB! Inntekter = totale kostnader lønn + 40% overhead • Dette betyr at der er 40% på både kostnads- og inntektsoverhead • Belastning av egenfinansiering på instituttet (månedlig manuelt bilag lages av økonomiavdelingen): • Debet: 9151-700910-sted-000000 • Kredit 1532

26. Egenandel • Egenandel = forskjell mellom kostnads- og inntektsoverhead på ekstern bidragsyter • Synliggjøres i budsjett og regnskap på 9052 Godskrevet egenandel indirekte kostnader

27. Prosjektoppretting AR Kunde- reskontro Kundeopplysninger PA Prosjekt modul

28. Prosjektoppretting i PA • Består av følgende trinn: • Kontrakt er innvilget • Velg mal • Bidrag NFR • Bidrag Annet • Bidrag Drift • Bidrag EU • Oppdrag • Legg inn prosjektdetaljer • Legg inn teammedlemmer • Prosjektet er opprettet og har fått prosjektnummer 80XXXX • Knytt kunde til prosjektet og sjekk at kundeopplysningene er riktig • Opprett aktiviteter • Knytt toppaktivitet til kunde • Registrer avtalen/kontrakten • Velg finansieringskilde • Velg valuta

29. Eksempel M Bidrag NFRLigger fast informasjon på NFR-malen • Kundene • NFR • UiB • Toppaktiviteter: • 1 NFR • 2 UiB • Overhead-% for personressurser: • NFR-kunden: • Default kostnadoverhead 40% • Kan legge inn overhead-% i opprettelsesskjemaet, f.eks.: 30% • Differansen mellom kostnads- og inntektsoverhead er UiB sin egenandel og skal gå mot 9052 Godskrevet egenandel indirekte kostnader • UiB kunden: • Det er 40% både på kostnads- og inntektsoverhead

30. Mal: Bidrag NFR

31. Kunde- og avtaleoppretting - NFR

32. Kunde- og avtaleoppretting • Finansieringskilde velges • Viktig å velge riktig finansieringskilde fordi det bestemmer hvilket samleprosjektnummer prosjektet skal overføres til i GL, pluss at dette er informasjon man trenger for innrapportering. (Her NFR som har samleprosjektnr. 199995). • NB! Etter at prosjektet er godkjent og dere har ført kostnader og inntekter på prosjektet, må IKKE finansieringskilden endres • UiB-avtalens finansieringskilde skal følge hovedfinansiør – her NFR

33. Kunde- og avtaleoppretting • Avtalens referanse • NFR avtalen: 123456/A12 / 80XXXX • UiB avtalen: stedkode XXXXXX / 80XXXX • Avtalens totalbeløp pr kunde legges inn • NFR bidrag til prosjektet - Ekstern finansiering • Egen avtale på UiB - Egenfinansiering • Synliggjøring av UiB sin egeninnsats • Avtalens valuta • Tilleggsbevilgning legges inn ved å endre avtalebeløpet i avtaleopprettingsbildet

34. Prosjektbudsjettering PA Prosjekt modul HR Ressurser

35. Budsjettering • Legger inn budsjett pr år for hele prosjektets levetid • Budsjetterer lønn og drift på både ekstern- og UiB kunde (egenfinansiering) i hht. avtalene som er lagt inn • Synliggjøring av egenfinansiering • Legger inn personressurs eller drift som UiB skal dekke • Budsjettering skjer på aktivitetsnivå • Mange budsjettversjoner er mulig • Kan budsjettere og rebudsjettere så ofte man ønsker • Kun èn gjeldende versjon

36. Budsjettering • Inntekt: det man avtaler med kunde/bidragsyter/oppdragsgiver = bidraget • Kostnad: det som det koster å drive prosjektet ved UiB • Kostnad generer inntekt og skal vise fremdriften i prosjektet • Lønn, reiser, drift • Inntekt = kostnad

37. Budsjettering • Fra 1.1.2010 overføres lønn direkte fra PAGA til PA • Ikke lenger budsjettere timer i PA, men lønn pluss sosiale kostnader. • Alle personer som skal lønnes av BOA-midler må ha riktig kontering i PAGA • I tillegg må de ligge inne med riktig organisasjonstilknytning i HR

38. Budsjettering • Ved budsjettering på person, så får man opp 3 alternativer: • Isaksen, Mona – 5 Arbeid utført • Denne generer kostnads- og inntektsoverhead • Isaksen, Mona – 5351 Trekkpliktige stipender • Isaksen, Mona – 5352 Trekkfrie stip./reisestip • De to siste generer ikke overhead • Har man ikke ansatt ressurser enda, eller ikke ønsker å budsjettere på person, så kan man budsjettere på • 5 Arbeid utført • 5351 Trekkpliktige stipender • 5352 Trekkfrie stip./reisestip

39. Budsjettering • Synliggjøring av UiB egenandel / indirekte kostnader • Overhead som vi får dekket fra bidragsyter/oppdragsgiver = inntektsoverhead, kan være ulik overhead som UiB ”krever” = 40% = kostnadsoverhead • Forskjellen mellom kostnads- og inntektsoverhead på personressurser må UiB dekke selv • Føres på art 9052 for å synliggjøre den egenandel som UiB har på prosjektet • Får frem om UiB ”subsidierer” prosjektet • Discoverer rapporter: PA04S

40. Budsjettering • For at budsjettet skal bli godkjent så må • Budsjettbeløpet (inntekt) stemme på øret med avtalen pr kunde • Avtalen legges inn på toppaktivitet, og budsjettet legges inn på underaktiviteter (dersom dette er opprettet). Summen av underaktivitetene skal bli lik avtalens sum. • Økonomikonsulenten utarbeider budsjett • Sender budsjettet til kontorsjefen • Kontorsjefen avsjekker budsjettet og prosjektet • Godkjenner prosjektet ved å endre status til GODKJENT • Basisbudsjetterer

41. Budsjettering • Når budsjettet er basisbudsjettert og prosjektet er godkjent, kan man begynne å belaste prosjektet • Det er basisbudsjettet som finnes igjen i rapporter etc. • Discoverer PA03B Budsjett viser budsjettdetaljer

42. Budsjettering - Periodisering • Alle budsjettene i PA må periodiseres • Pr år i hele prosjektperioden • Har prosjektet en levetid over flere år, kan det være nødvendig med rebudsjettering ved overgangen til nytt år. • Har man for eksempel brukt for mye/for lite i fht budsjett i 2009, så bør man justere for dette i 2010-budsjettet. • Periodiserte budsjetter i PA er grunnlag for budsjettering i GL • Bruk Discoverer PA04S Budsjett Regnskap pr prosjektperiode • Legg til forventningene om søknader som vil landes i 2010

43. Budsjettering Prosjekt Test

44. Elektronisk prosjektmappe • Elektronisk vedlegg • Scannet dokument • Link til ephorte • Skal inneholde • Avtale/tilsagnsbrev/bevilgning/bestilling • Vurdering oppdrags vs bidragsprosjekt NB!!! • Økonomiske rapporter • Avslutningsskjema • Prosjektet inneholder allerede • Data vedr avtalen • Budsjett (kanskje flere versjoner) • Fakturautkast • Inntekter • Kostnader • Forskjell mellom inntekt etter fremdrift og fakturert

45. Huskelister • Hvem skal gjøre hva i prosjektet • Fakturere • Legg inn forslag til fakturautkast frem i tid • Legg inn huskeliste at det skal faktureres til en viss tid • Rapportere • Legg inn huskelister på personer i administrasjonen • Hent opp Mine ”problemer” • Se hvilke prosjekter du skal gjøre hva på til hvilken tid

46. Kontorsjefens avsjekkpunkter • For å godkjenne prosjektet, se på: • avtalene som ligger som elektronisk vedlegg • kunde- og avtaledetaljer • teammedlemmer • For å godkjenne og basisbudsjettere budsjettet: • Åpne budsjettet og gå gjennom postene • Sende budsjettet på nytt • Basisbudsjettere

47. Prosjektet er ferdig opprettet • Når prosjektets status er Godkjent • Budsjettet er Basisbudsjettert • Da kan man begynne å føre kostnader/inntekter på prosjektet, samt fakturere • Discoverer rapporter: • PA01R Registerrapport viser alle detaljer på prosjektene du har opprettet i fht kunde, finansieringskilde

48. Agenda Del 2 • Lønn i PA • Variabel lønn • Reiseregninger • Bestilling i Basware PM • Inngående faktura Basware IP • Nytt i PA: kostnader generer inntekter • Inntektsføring NFR • Fakturering utgående • Omposteringer • Autoregnskap • Prosjektregnskap for PA • Avslutning av PA prosjekter • Hvilke Discoverer rapporter kan brukes når • Rutiner / dokumentasjon på intranett

49. Lønn i PA K: 5XXX prosjekt 699992 D: 5XXX prosjekt 199995/699995/639995/100005 PA Prosjekt modul GL – Hovedbok D/K: art 5XXX D/K: prosjekt 699992 PAGA Lønns system Ressurser HR

50. Lønn i PA – budsjett og regnskap • Fra 1.1.2010 overføres lønn direkte fra PAGA til PA • Ikke lenger laste og budsjettere timer til PA, men lønn pluss sosiale kostnader. • Alle personer som skal lønnes av BOA-midler må ha riktig kontering i PAGA • Prosjektnummer 80XXXX • PA-aktivitetsnr • Task-id • Alle lønnstranser på 5XXX overføres til PA i forholdet en til en • Grupperes i PA Discoverer rapportene under kategorien ”5 Arbeid Utført”