Caja Costarricense de Seguro Social Gerencia Financiera Dirección de Presupuesto

1. Caja Costarricense de Seguro SocialGerencia FinancieraDirección de Presupuesto Capacitación de Presupuesto Ejecución, Control y Evaluación del Presupuesto y la rendición de cuentas en la Gestión Presupuestaria. Abril 2013

2. Etapas del proceso presupuestario • Bullet point • Sub Bullet

3. Principios Presupuestarios(Ley Administración Financiera) Universalidad e integridad Gestión Financiera Equilibrio Presupuestario Anualidad • Debe contener todos los ingresos y gastos. • Atiende los principios de economía, eficiencia y eficacia. • Equilibrio entre los ingresos y egresos y las fuentes de financiamiento. • Del 1 de enero al 31 de diciembre. Programación Cuantitativa y Cualitativa Publicidad • Presupuesto vrs objetivos • El limite máximo de gasto • Asequible al conocimiento público

4. Ejecución Presupuestaria Parte del presupuesto institucional aprobado Comprende el conjunto de normas y procedimientos Permite la percepción de ingresos y uso de los egresos. En cumplimiento de los objetivos y metas establecidos • Únicamente se asumirá la ejecución de aquellos gastos imputables al periodo de vigencia (excepto obligaciones pendientes de otro periodo). • Las asignaciones presupuestarias aprobadas constituyen el límite de acción. • Esta asignación no puede considerarse por su existencia como una obligación, sino que debe ejecutarse dentro de las posibilidad financieras de la Institución. Termina con un presupuesto institucional ejecutado, que consiste en los ingresos percibidos y los gastos realizados, así como los logros en los objetivos Producto Final

5. Responsabilidad del jerarca, titulares subordinados y demás funcionarios

6. Bloque de Legalidad Unidad es responsable de la asignación y ejecución del presupuesto (límite de acción) Control permanente de la ejecución: saldos asegurados y conciliación presupuestaria. Remanentes: • Financiar subsidios y traslados. • Cederlos Certificar en todo documento que origine gasto la disponibilidad presupuestaria. No ejecutar gastos al amparo de la aprobación de modificaciones presupuestarias. No se deben asumir gastos o actividades que no corresponden, ni iniciar nuevos programas sin financiamiento. Evitar sobreejecuciones

7. Café 9:30 – 10:00 am

8. Incidencia de la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, dentro de la dinámica de la ejecución presupuestaria Ley de Contratación Administrativa (artículo 7). El procedimiento de contratación se inicia con la decisión administrativa de promover el concurso, emitida por el jerarca o titular subordinado competente. La justificación del inicio del procedimiento de contratación deberá estar acorde con lo establecido (…) en el plan anual operativo, el presupuesto y el programa de adquisiciones institucionales, según corresponda.

9. La Ley de Contratación Administrativa Los límites económicos para definir el proceso en que deba incurrir la administración al gestionar un proceso de contratación, estará en función del presupuesto que le ha sido autorizado para respaldar sus necesidades de contratar bienes y servicios no personales.

10. Reservas de crédito Separación de recursos financieros con el propósito de cubrir un gasto futuro. Administrativa Legal Obligación que asume la Administración con terceros, en un determinado período, de pagar una suma de dinero, imputable, por su monto y concepto, al presupuesto de ese mismo periodo. Consiste en la separación de recursos por un monto estimado para adquirir un bien o servicio. Puede ser revocado sin causar perjuicio a terceros.”

11. Reservas de crédito LEGALIDAD.

12. Reservas de crédito Mediante oficio DABS-2393-2010 del 19 de octubre del 2010, suscrito por la Dirección Aprovisionamiento de Bienes y Servicios, emite su criterio: “…el momento idóneo para solicitar la reserva legal sería previo al dictado del acto de adjudicación, tal y como lo señala el manual de Procedimientos para uso de las unidades facultadas y autorizadas para la adquirir bienes y servicios de la CCSS…”

13. Reservas de crédito REGISTRO EN EL PRESUPUESTO LOCAL (SCPL) Reserva Administrativa: Nota: se aplica el acuerdo de la Junta Directiva del Artículo 8° de la Sesión N° 7557, del 14 de junio del 2001. Se genera la Solicitud de Mercadería (en el Servicio) Inicio de la Contratación Administrativa. Certificar el Contenido Presupuestario (encargado de presupuesto) Registro en el Sistema Control Presupuesto Local (SCPL)

14. Reservas de crédito • REGISTRO EN EL PRESUPUESTO INSTITUCIONAL (SIIP) Reserva Legal: • Siguiendo el proceso de la Reserva Administrativa • Registro en el Sistema Integrado Institucional de Presupuesto (SIIP) afecta el presupuesto oficial de la Caja. • Proceso de adjudicación • Elaboración Orden de Compra o Contrato y entrega (proveedor) • Completar la información de Nº de orden de compra o Contrato en el SIIP • Se crea un compromiso de pago con tercero (Persona física o Jurídica) • El proceso termina con la entrega del bien o servicio y las facturas correspondientes, indicando el número que corresponde de la Reserva Legal para cancelar la transacción en el Sistema Control Presupuesto Local y pago de la misma por SIPA-SFRO O TESORERIA, afectando en el Presupuesto Institucional (SIIP).

15. Reservas de crédito CONTROL Y EJECUCIÓN. CARACTERISTICAS PRINCIPALES DEL REPORTE:

16. Reservas de crédito CONTROL DE LOS DOCUMENTOS EN LA UNIDAD EJECUTORA:

17. Reservas de crédito Variación Presupuestaria Inicial Adjudicado Cheque

18. Ejecución Presupuestaria en atención de:

19. Control Presupuestario • Medir, • Prevenir • Identificar desviaciones • Realizar las correcciones Ejecución dentro límites-Planes y presupuesto Procura durante la ejecución Establecer: 1. Controles que permitan la ejecución del presupuesto con apego estricto al bloque de legalidad y de manera transparente, eficaz, eficiente, económica y de calidad. • Logro de objetivos • Valor y beneficio  mayor a su costo • Cumplir fines institucionales • Características actividades y procesos de la ejecución. Controles que consideren:

20. TIPOS DE CONTROL

21. 1. CONTROL PREVIO (PREVENTIVO) Realimentación Proceso Salida Entrada Punto de Control • Previo a la ejecución. • Previene desviaciones antes de iniciar el proceso. • Evita un riesgo, error u omisión. • Impide que la amenaza se materialice. • Ejemplos: • Programación (compras) • Contenido presupuestario • Reserva administrativa-Legal

22. 2. CONTROL PREVENTIVO Realimentación Entrada Proceso Salida Punto de Control • Se efectúa durante la ejecución o desarrollo de actividades para • que la ejecución discurra conforme a lo programado o previsto. • Identifica desviaciones antes de concluir el proceso o que tenga • eficacia el acto administrativo. Tiene carácter preventivo. • Detecta la aparición de un riesgo, error u omisión. • La amenaza ya se materializó, pero no se corrige por si misma. • Ejemplos: • Trámite de un pago. • Tendencias.

23. 3. CONTROL POSTERIOR Realimentación Entrada Proceso Salida • Final de la ejecución. • Identifica desviaciones ya concluido el proceso. • Corrige un riesgo, error u omisión. • La amenaza ya se materializó, pero se corrige. • Registro erróneos • Inconsistencias • Sobreejecuciones Ej.: Conciliación

24. Rol de los funcionarios responsables de control presupuestario Administración Administración Designar funcionarios responsables del control presupuestario Deben: Monitoreo constante (ambiente interno y externo) Verificar el cumplimiento de la normativa emitida por instancias de control interno y externo. Informar a los niveles jerárquicos los resultados y proponer medidas correctivas del caso.

25. Reporte de deficiencias Identificadas oportunamente (subejecuciones, sobreejecuciones, afectaciones erróneas, entre otras) Deficiencias y desviaciones • Conciliación mensual • Consulta al Sistema Institucional Presupuesto (Citrix, FRO), Informes • Seguimiento del plan de compras, entre otros. 2. Comunicadas (tiempo y forma) al funcionario con autoridad para emprender la acción preventiva y correctiva más acertada. Ejs: Modificaciones, asientos de diario, notas Administración • Establecer formalmente los mecanismos y canales de comunicación para ser informados desviaciones y deficiencias • Tomar las medidas correctivas oportunamente.

26. Actividades de control • Autorización • Ejecución • Aprobación • Registro de transacciones • Custodia de recursos Separación de funciones incompatibles (Combinación de competencias una persona). 2. Autorización y aprobación de transacciones y operaciones • Evaluar los resultados • Aplicar medidas para corregir. 3. Documentar procesos y transacciones 4. Registro oportuno: hechos importantes para toma decisiones y acciones sobre procesos, operaciones y transacciones 5. Conciliación periódica de registros: Determinar y enmendar errores u omisiones.

27. Evaluación periódica de los controles “…Deberán evaluarse periódicamente y ajustarse en lo que corresponda en procura de que sean efectivos y ayuden a mejorar el presupuesto como instrumento de gestión”.

28. CASO PRACTICO

29. Almuerzo 12:00 - 01:00pm

30. Sistemas de información

31. SISTEMA LOCAL INFORMES EN LINEA • Sistemas: • RCPI, SICO, SIPA (Tesorería, Fro’s, Asientos de Diario) • Otros sistemas (cintas): • SPL (Planilla) • Inversiones • Bienes Muebles (almacén, depreciaciones) • Las reservas legales se incluyen desde la unidad • Informe Mayor Auxiliar Asignac. Presupuestarias • Informe Diario • Reservas • Modificaciones • Los informes se pueden consultar en línea. • Registros actualizados • Base para conciliar. Sistema Integrado Institucional de Presupuesto Sistema donde se registra la información presupuestaria relacionada con la formulación, modificaciones, reservas y gastos. Se caracteriza por:

33. CASO PRACTICO

34. Evaluación Presupuestaria

35. Responsabilidad del jerarca, titulares subordinados y demás funcionarios

36. Evaluación Presupuestaria Conciliación de la ejecución presupuestaria. Evaluaciones Periódicas. Brindar información complementaria para incluir en informes del Ente Contralor. Programar y desarrollar planes de acción, en caso de ser necesario.

37. Evaluación Presupuestaria

38. Características de la Evaluación

39. Base Normativa Rendición de Cuentas

40. Rendición de Cuentas • Preparados para rendir cuentas en cualquier momento. Jerarcas y funcionarios(as) • 2. Frecuencia: Al menos una vez al año. • Uso de los recursos (materiales, tecnológicos, humanos, financieros) ¿DE QUE? 2. Cumplimiento de planes y objetivos. 3. Desviaciones Ejs: Informes de ejecución del primer semestre y fin de periodo presupuestario.

41. Informes Presupuestarios

42. Informes de Ejecución y/o Liquidación Presupuestaria

43. Informes de Ejecución y/o Liquidación Presupuestaria Muestra el resultado financiero (déficit o superávit) de un periodo determinado, al relacionar lo presupuestado con lo ejecutado. Implica determinar el resultado final de un período en términos financieros y físicos. INFORME DE LIQUIDACION PRESUPUESTARIA Se presenta a la Contraloría General de la República a más tardar el 16 de febrero de cada año. • Incluye: • Explicación de las variaciones importantes, especialmente, cuando no se ha logrado los porcentajes previstos. • Detalle de recursos específicos (Leyes Paternidad Responsable, Fase Terminal, donaciones, financiamiento externo, otros.

45. HECHOS GENERADORES DE RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Autorización de erogaciones sin que exista contenido presupuestario suficiente debidamente presupuestado. Autorización o realización de egresos innecesarios, exagerados o superfluos. El incumplimiento total o parcial, gravemente Injustificado de metas, proyectos, programas y presupuestos. La aprobación o realización de asientos contables sin fundamento Apartarse de las normas técnicas y los lineamientos en materia presupuestaria y contable emitidos por los órganos competentes.

46. Gracias por su atención! Preguntas?

47. ContactosSra. Sonia Leiva Hernández Tel: 2539-0430 sleivah@ccss.sa.cr Lic. Marlon Barrientos Cunningham Tel: 2539-0426 mbarrientos@ccss.sa.cr Bach. Nelson Sanabria Loaiza Tel: 2539-0424 nsanabria@ccss.sa.cr

48. 12 1 11 10 2 9 3 8 4 5 7 6 30 min. Prueba