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Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus. Formations données à l’ensemble des directions Septembre-octobre 2013 Cécile Lagoutte Conseillère senior en développement organisationnel Direction du soutien à la Transformation. Pour commencer. Feuille de présence Porte-nom
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Boîte à outils en harmonisation optimisation des processus Formations données à l’ensemble des directions Septembre-octobre 2013 Cécile Lagoutte Conseillère senior en développement organisationnel Direction du soutien à la Transformation
Pour commencer • Feuille de présence • Porte-nom • Présentation PPT sera disponible sous forme électronique
La direction du soutien à la Transformation • Soutenir les projets de transformation liés • à l’ouverture du CRCHUM, du CIEF, du bâtiment administratif en 2013 et, • à plus long terme, à la mise en service du nouvel hôpital en 2016 et 2019. • à la transition de Notre-Dame vers un hôpital communautaire
L’harmonisation/optimisation des processus • Organisation du travail : au moins 3 façons de faire différentes • Gestion du changement : travailler ensemble avec de nouvelles personnes • Optimisation : lourdeurs et difficultés dans de nombreux processus Démarche qui valorise l’implication de tous les membres de l’équipe
La boîte à outils et le Lean • Magasiner dans le Lean les éléments les plus pertinents pour la culture et les besoins du CHUM • Développée à l’interne pour être utilisé par des utilisateurs du CHUM sans expertise particulière • Appui des principaux syndicats du CHUM à la demande de subvention Lean récemment obtenue
La boîte à outils Fiches méthodes Modalités de développement en soutien Groupe de partage
Porte-nom • Un projet pour lequel je pourrais utiliser la boîte à outils • Un élément qui m’encourage à l’utiliser • Un élément qui m’inquiète/m’empêche de l’utiliser 3 min
Aujourd’hui • Les phases de la boîte à outils • www.boiteaoutilstransfo.ca • Inscription aux prochaines modalités de développement offertes en soutien pause
6 étapes 1 h 30 par semaine 6 à 8 mois au total si on utilise l’ensemble des outils proposés
Planifier l’équipe et le projet • Partir sur des bases solides • Une équipe qui partage une vision • Un projet clair, ambitieux et réaliste • Des alliés dans l’organisation • Prévoir dès le début les communications
Au fait, c’est quoi un processus? • www.boiteaoutilstransfo.ca
Processus : Succession d’activités qui génère un produit, un soin ou un service
Une question de taille ? Ambitieux Réaliste Apprendre d’abord avec des petits projets? Toujours dans notre zone de contrôle Selon la disponibilité des membres de l’équipe • Amélioration significative • Insatisfaction envers la situation de départ forte/partagée • Processus qui sont au cœur des activités de l’équipe et de l’expérience des patients
Exemples fictifs de processus pouvant faire l’objet d’une harmonisation/optimisation • La communication avec les bureaux externes des médecins dans une clinique • La création d’un nouveau code budgétaire ou l’ajout d’une référence • La présence du CHUM dans les évènements de recrutement : choix, organisation, suivi • L’installation d’un nouvel appareil bio-médical
Partager une compréhension commune du processus : la FIP • Fiche d’identification de projet
Un atelier de 45 min est disponible sur la section des risques
On s’exerce! • Deux fiches d’identification de projets fictifs • Par équipe de 4 personnes • Trouver un point fort dans la fiche projet • Trouver une erreur dans la fiche projet 10 min en équipe 10 min partage grand groupe
Les modalités de développementoffertes en soutien Rencontre d’information le 20 septembre Ateliers de 45 min Surveillez vos courriels
Planifier la collecte de données • Prise de décision basée sur les données probantes • Privilégier les données existantes • Associer les membres de l’équipe à la collecte de données
La cartographie Sondages en ligne Statistiques issus du système de Pathologie et données RH Décomptes réalisés par les membres de l’équipe de Pathologie
Deux exemples d’adaptation disponibles : Pathologie Ophtalmologie
On s’exerce! • Projet des diètes spéciales • Par équipe de 4 personnes • Travailler sur l’étape attribuée à votre équipe 10 min en équipe 5 min partage grand groupe
Les modalités de développementoffertes en soutien Rencontre d’information le 20 septembre Une méthode à découvrir! Surveillez vos courriels
Planifier les zones d’amélioration • Attention on est dans l’analyse des points forts et des problèmes pas dans la recherche des solutions! • Livrable de cette phase
Deux incontournables pour l’excellence des pratiques de soins et de gestion et l’amélioration de l’expérience-patient Choisissez-en une, deux ou essayez-les toutes!
Choisir les modes d’amélioration les mieux adaptés à vos besoins
On s’exerce! • Plusieurs constats après la collecte de données par l’équipe des services alimentaires et des cuisines • Par équipe de 4 personnes • Choisissez 3 zones d’amélioration • Associez à chaque zone un mode d’amélioration 7 min en équipe 8 min partage grand groupe
Les modalités de développementoffertes en soutien Rencontre d’information le 20 septembre Formation d’une journée Surveillez vos courriels
Pause 15 min
Implanter le plan d’action • Trouver ensemble et expérimenter en équipe les solutions • Élément le plus critique : • Pas les connaissances • Rôle des gestionnaires pour encourager, challenger et soutenir les équipes
Éléments présentés dans la journée de formation aux techniques Lean Projet 5S J’organise mon CHUM à la DRC
Les participants à la démarche d’harmonisation/optimisationen pathologie
Les facteurs clés de succès selon Sophie Lépine et Madeleine Laforme « Il faut aller chercher l’engagement et l’implication des gens terrain et des médecins » « Il faut trouver des gens dans l’équipe qui pourront porter le projet avec les gestionnaires, les groupes de travail, les kaizens et les rencontres de résolution de problème. Les groupes de travail doivent avoir une bonne représentativité des trois sites si applicable » « Afin d’avoir une culture d’amélioration continue, il faut créer un mouvement. Pour ce faire, avoir plusieurs groupes d’amélioration nous apparaît essentiel. De cette façon, nous avons remarqué que les employés croient au projet et se l’approprient »
Et quand cela ne fait pas votre affaire … « Les gestionnaires doivent faire preuve d’humilité, respecter les opinions et les idées que les employés peuvent apporter même s’ils sont en désaccord avec ce qui est proposé » Une seule solution : l’expérimentation et la mesure des résultats
Ou que les solutions expérimentées ne fonctionnent pas 1 Quels sont les indicateurs de l’échec de cette solution? 2 Est-ce parce que la solution est mal appliquée ou bien parce qu’elle ne fonctionne pas? 3 Quels apprentissages pouvons-nous en tirer pour les autres solutions? 4 Que puis-je faire pour vous aider dans les prochaines expérimentations?
Les modalités de développementoffertes en soutien Rencontre d’information le 20 septembre Atelier de 60 min Surveillez vos courriels