화일링 (Filing) 매뉴얼

1. 화일링(Filing) 매뉴얼 .

2. ▣ 화일링(Filing) 방법 (1)용어의 정의 ◐ 홀 더: 문서를 편철하기 위하여 사용하는 용구 ◐ 화 일: 홀더에 문서를 철한 것 ◐ 화 일 에이드: 화일을 담아 놓는 종이로 만든 박스 ◐ 조견표: 화일에 화일을 써 놓을 수 있도록 돌출된 부분 ◐ 스티커: 조견표 및 화일에이드 겉 상단 부분에 부착하는 견출지 (2) 파일 홀더 사용방법 ◐ 문서의 편철은 상철을 원칙으로 하고 부득이한 경우 좌철한다. ◐ 한 개의 홀더에는 150매 정도의 문서를 철한다. ◐ 업무 구분을 쉽게하기 위해 조견표 부분에 색상스티커를 부착사용하며 색상 부여는 부서장 임의 선정한다. 단, 흑색은 문서수발 및 서식 외에는 사용하지 않는다. ◐ 문서는 매 안건마다 완결순으로 최종문서가 위에 오도록 한건으로 합철한다. ◐ 스테이플/클립/핀등을 사용한 문서는 가능한 제거하고 철하는 것을 원칙으로 한다. ◐ 문서는 좌측과 상단을 맞추며, 문서의 좌측과 화일의 접히는 부분 우측선이 일치되도록 철한다. ◐ 문서목록표는 팀 자율적으로 운영함.

3. ▣ 화일링(Filing) 방법 (3)화일의 조견표 (스티커) 기재요령 ① 보존년한 위치번호 ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ② ① 란 : 부과 약호를 쓴다. (일반문서관리규정 별표1 참조, 예: 관리팀 -> 관리) ② 란 : 문서분류체계에 의한 분류번호를 기재한다.(일반문서관리규정 별표2 참조) ③ 란 : 화일명을 간략하고 쉬운 용어로 기재하며, O O 철, O O 관계철, 잡철, 참고철등의 용어를 사용하지 않는다. 화일명 앞에는 반드시 그 화일의 생산연도를 표기한다.(예,’2002 교육계획) ④ 란 : 그 화일의 보존년한을 기재한다. (예, 3년이면 3 또는 03으로 표기) ⑤ 란 : 그 화일의 폐기년도를 기재한다. 단, 여러 년도의 문서가 한 화일에 철된 경우 최근년도를 기준 으로 산정한다.( 예, ’98-’2000 유류 단가계약 화일인 경우 2000년도 기준으로 폐기년도 산정, 2000년~ 유류 단가계약 화일은 폐기년도를 기재하지 않고 철이 완료되는 시점에서 마감년도와 폐기년도를 기재한다.) ⑥ 란 : 보관시 위치번호를 기재한다. (화일을 꼽은 후 연필로 기재, 위치 수시 변경가능) (예, 위치번호 123 이란 1…첫번째 캐비닛(또는 책장,화일박스), 2….두번째 단, 3…세번째 열) ⑦ 란 : 보존시 위치번호를 기재한다.

4. ▣ 화일링(Filing) 방법 (4)화일에이드 사용방법 예시 보관문서 1차 분류명 0 경영 2차 분류명 일반문서관리규정(KNB-1-1000) 별표 2(문서분류 및 보존년한) 참조 경영공통 00 001 경영회의 3차 분류명 4차 분류명 001C ‘2002 경영회의 부서명 위 치 번 호 담당자명 위치번호 123 의 의미 1: 첫번째 캐비닛(또는 책장,화일박스) 2: 책장의 두번째 단 3: 두번째 단에서 세번째 열순서 예시 1 2 3 관리팀 최영환 活 用 期 間 ◐ 화일에이드에 들어있는 화일조견표 색상과 화일에이드 스티커 색상은 항상 동일해야 한다. ◐ 화일에이드 겉표기는 흑색 NamePen(유성펜)으로 기재하고 수정시 일반 지우개로 지운 후 수정한다. ◐ 한 개의 화일에이드에 6-7개의 화일을 보관하는 것을 기준으로 한다.

5. ▣ 화일링(Filing) 방법 (5)화일에이드 기재의 예외사항 ◐ 3차분류 단위마다 화일에이드 1개씩 설정을 원칙으로 하되 화일링에 따라 다음과 같은 방법으로 표기 를 달리 할 수 있다. 1차 분류 1개에 2개 이상의 2차분류단위를 한 화일에이드에 수용할 때 2차 분류 1개에 2개 이상의 3차분류단위를 한 화일에이드에 수용할 때 사내문서의 접수, 발송 0 경영 1 총무 문서수발 문서용도관리 12 013 ’2002 단기사업계획 120 공통 0 ‘2002 경영관련문서수발 021 ‘2002 경영실적분석 121 문서,도서관리 1 ‘2002 총무관련문서수발 042 ‘2002 계 약 122 용도관리 2 ‘2002 인사관련문서수발 진행중인 문서 4차분류를 실시한 경우 각종 서식을 보관할 경우 진 행 중 0 경영 서식 경영공통 00 002 경영합리화 002D (제안운영) 지불증 1.’99년 제안제도운영 경조금지급봉투 2.’99년 개선제안서 문서수발대장양식