Sekretærens oppgaver i Rotary

1. Sekretærens oppgaver i Rotary Distriktssamling 2009Arendal 7. marsLangesund 21. mars

2. Sekretærens oppgaver iflg. vedtekter • Føre medlemsfortegnelse • Føre liste over fremmøte • Sende innkallelse til møter • Skrive møtereferater • Skrive og sende rapporter til RI • Rapportere fremmøte til distriktssekretæren • Oppdatere medlemsregisteret • Andre oppgaver som blir pålagt

3. Mars-april-mai-juni • Sett deg inn i Rotarystoff • Samarbeid med innkommende president • Samarbeid med nåværende sekretær • Gå på distriktssamling hvis mulig • Vær med på styremøtene til tiltredende styre • Ved behov, hjelp innkommende president med å formulere klubbens mål • Hvis mulig, delta på styremøtene til sittende styre

4. Juli • Din sekretærperiode begynner • Registrer deg på hjemmesiden til RI (www.rotary.org) • Påse at du får alt materiell fra avgående sekretær, inkl. Prosedyrehåndbok (MOP) • Sjekk om forrige sekretær har sendt inn SAR • Sjekk at avgift er betalt til RI

5. August • Sjekk med kasserer at halvårsbeløpet til Rotary Norge er innbetalt

6. November-Desember • Forbered og hjelp til på årsmøte for valg av styre. Årsmøtet avholdes innen 31.12 • Send inn SAR, og gi beskjed til kasserer om hvilke beløp som skal betales • Umiddelbart etter årsmøte sendes Rotary Club Officers Report Form inn. • Rapporten ble mottatt i oktober • Bør rapporteres via internett

7. Januar • Sjekk med kasserer at halvårsavgiften er betalt til RI • Forviss deg om at Rotary Club Officers Report er sendt inn • Siste frist 31.01 for at Official Directory skal bli korrekt

8. Februar • Sjekk med kasserer at halvårsavgiften er betalt til Rotary i Norge

9. Mars • Sjekk at alle medlemsoppdateringer er gjort • Gjøres på Medlemsnett for Norge • Husk også oppdateringer på RI-sidene • Deadline 10. mars for årboken • Sjekk med kasserer at avtalt beløp er betalt til The Rotary Foundation

10. Mai • Skriv ut fullmakter til delegaten til den årlige RI-kongressen

11. Juni • Skriv klubbens årsberetning sammen med styret og president • Overlever alle effekter til din etterfølger • Sjekk at din etterfølger er inneforstått med hva som skal gjøres, og tidsfrister for når det skal gjøres • Vær spesielt nøye med SAR og den halvårlige betalingen

12. SAR • Sendes RI med kopi Distriktsguvernør • Hold medlemsregister oppdatert på WEB. • Send e-mail til RI på adresse data@rotary.org med kopi til distriktsguvernør. • Frist for rapportering er 1. juli og 1. januar. • Sjekk med Kasserer at avgift er betalt RI

13. Fremmøtestatistikk • Rapporteres på Medlemsnett • Adresse www.rotary.no • Frist for rapportering er 5. i hver måned • Passord og lignende fåes hos DICO

14. Godkjent fremmøte • Tilstede på minst 60% av et regulært møte i klubben • Innenfor +/- fire uker av et regulært møte • Delta på minst 60% av et møte i en annen klubb • Delta på Rotaract -, Interact -,Fellowship - møte… • Delta på andre Rotary - arrangementer/konferanser • Gjøre Rotary prosjektarbeid • ”Bomtur” til regulært møte i annen klubb • Arbeid for DG eller andre Rotary – institusjoner • Komitémøter/styremøter som ikke avholdes i forbindelse med vanlig møte • Delta på WEB – møte i minst 30 minutter

15. Godkjent fravær • Permisjon kan innvilges av klubbens styre dersom de mener at grunnen for permisjon er god og tilstrekkelig • Unntak fra møteplikten skal etter søknad innvilges av klubbens styre dersom summen av medlemmets alder og antall medlemsår er minst 85 Medlemmer med slike unntak skal IKKE tas med i klubbens statistikk enten de møter eller ikke

16. Medlemsendringer Endringer og oppdateringer må gjøres 2 steder • RIs hjemmeside www.rotary.org Endringer gjøres fortløpende • Medlemsnett www.rotary.no Endringer gjøres fortløpende Her oppdateres også opplysningene for klubbens tillitsvalgte • Deadline for endringer til årboken er 10. mars

17. Official Directory • Oppdateringer gjøres enklest på WEB • Alternativt kan Rotary Club Officers Report returneres • Deadline for Official Directory er 31.12 • Husk kopi til DG og DGE

18. Lykke til !!