La Supervision

1. La Supervision

3. Supervision des T�ches Une t�che est constitu�e par un acte, son contenu et une condition de r�alisation. Une activit� est un ensemble de t�ches. D�finition d�une t�che : un exemple concret un acte (verbe d�action) : reconstituer son contenu (un nom)�: le vaccin une condition de r�alisation en suivant les instructions donn�es dans le document fourni ? Il est fondamental de bien d�finir la condition de r�alisation (fiche technique), car c�est sur elle que porte la supervision.

4. La supervision est continue

5. Qu�est-ce que la Supervision ? Tout programme de sant� a des objectifs, par exemple en termes de r�duction de morbidit� ou de mortalit� ou de couverture/pr�valence � �ch�ance donn�e. La planification d'un programme consiste � pr�voir et d�crire la s�quence logique des t�ches � accomplir , des moyens � mettre en �uvre pour r�aliser les objectifs pr�alablement identifi�s. Pour que les objectifs soient atteints, il est n�cessaire de bien d�crire les activit�s � r�aliser (ensemble de t�ches), et de v�rifier en permanence que ces activit�s soient bien r�alis�es. Chaque travailleurs (prestataire de service, animateurs, ASBC, ASV, etc�) doivent avoir une description de t�che

6. Qu�est-ce que la Supervision ? La supervision est l'action qui v�rifie que le programme est r�alis� conform�ment � la planification et selon des standards de qualit� pr�alablement �tablis. Son r�le est d'identifier les causes de r�alisation non conforme et de proposer des solutions. Elle permet de mettre en �vidence les probl�mes qui peuvent affecter la bonne marche d'un programme et de proposer des solutions. C'est une action qui doit s'effectuer � tous les niveaux, du niveau central jusqu'au niveau le plus p�riph�rique.

7. Qu�est-ce que la Supervision ? On supervise une t�che, une activit� et non un individu. Si la t�che est mal r�alis�e, il faut expliquer pourquoi.

8. Qu�est-ce que la Supervision? La supervision est une activit� r�guli�re afin de : Mieux conna�tre les conditions de travail du personnel Encadrer le personnel dans leurs activit�s Travailler ensembles pour les encourager et pour assurer les bonnes pratiques surtout pour les nouveaux travailleurs En employant les outils (fiches), v�rifier la qualit� des activit�s mener par le staff/les prestataires et les partenaires communautaires

9. Outils de Supervision Fiche de supervision Fiche pour les observations des consultations PF,qualit� de counseling (BERCER), autres activit�s pour mobiliser la communaut� Fiche pour v�rifier les stocks des ASVC Fiche d�entretien avec les b�n�ficiaires, les leaders communautaires, les prestataires du services, les comit�s de d�veloppement, les ASVC, etc. pour conna�tre la situation sur le terrain Les rapports (mensuel, trimestriel, annuel, etc.)

10. Techniques de Supervision Encadrement du personnel Interne Externe Revue des rapports � statistiques de services

11. Mettre en place un Syst�me de Supervision Construire l��quipe de superviseurs : Minist�re de la Sant� au niveau r�gional, SSD ou CSB; partenaire ONG, autres partenaires Former les superviseurs Etablir le calendrier de la supervision

12. En r�sum� � La Supervision se diff�rencie de l'Evaluation, qui v�rifie, elle, si les objectifs initiaux d�finis lors de la planification ont �t� atteints. SUPERVISION = CONTR�LE DE QUALITE SUPERVISER = VERIFIER QUE CE QUI EST FAIT EST BIEN FAIT Evaluation = degr� d'atteinte des objectifs initialement fix�s

13. Etapes de la Supervision Identification des activit�s r�ussies Identification des succ�s et mise en valeur des activit�s bien faites (f�licitation, encouragement) Identification �ventuelle du probl�me Description du probl�me Recherche des causes de chaque probl�me Ensemble avec les personnels, identification et application de solution R�troinformation

14. V�rifier les activit�s men�es sur place Est-ce qu�on est en train de r�aliser toutes les activit�s planifi�es dans le temps pr�vu? Est-ce qu�on fait m�me plus qu�on a planifi�? Est-ce qu�il y a les activit�s en dehors de ce qu�on a planifi� (impacts secondaires)? Etapes de la Supervision

15. 2) Identifier les succ�s et les activit�s bien faites et f�liciter le personnel Etablir un syst�me pour reconna�tre les personnels, les comit�s, les partenaires communautaires qui ont tr�s bien travaill� Les exemples de motivations : La promotion des personnels plus performants Lettre de f�licitation, dipl�me, certificat, etc. Les bicyclettes pour les volontaires Les c�l�brations ou f�te ou festival communautaire Etapes de la Supervision

16. Etapes de la Supervision 3) Identification �ventuelle du probl�me N�cessite la mise au point d'indicateurs de supervision �tablis en fonction des diff�rentes activit�s qui constituent le programme Le probl�me sera identifi� lorsque les t�ches r�ellement ex�cut�es ne seront pas conformes � ces indicateurs

17. Etapes de la Supervision 3) Identification �ventuelle du probl�me Elaboration des Indicateurs de supervision Recenser et d�finir l'ensemble des t�ches qui doivent �tre normalement ex�cut�es pour la bonne r�alisation de l'activit� D�terminer, � partir des t�ches identifi�es, les types de contr�le permettant de v�rifier chaque t�che Pour chaque type de contr�le un indicateur de supervision sera d�fini et un seuil sera attribu� au-del� duquel il faudra consid�rer qu'il y a probl�me ; c�est le seuil de probl�me Cet indicateur de supervision doit donc �tre sensible, sp�cifique, simple et pertinent (utile et utilisable)

18. Etapes de la Supervision 3) Identification �ventuelle du probl�me Planification de supervision O� ? Quand ? Selon un calendrier pr��tabli, la p�riodicit� est fonction de la nature de l'activit� � superviser. Les facteurs limitant sont li�s aux moyens et au temps dont dispose le superviseur. Comment ? A l'aide des indicateurs de supervision et de leurs seuils de probl�me. Les indicateurs de supervision ne doivent pas pouvoir �tre manipul�s par le personnel charg� de l'ex�cution des activit�s objets de la supervision.

19. Exemple de cadre de Supervision

20. Etapes de la Supervision 4) Description du probl�me C'est la d�termination de la nature du probl�me Temps : Quand le probl�me se pose-t-il ou ne se pose-t-il pas ? Est-il ponctuel dans le temps, r�p�titif selon une certaine p�riodicit� ou constant ? Quand a-t-il commenc� � se manifester ? Lieu : O� le probl�me se pose-t-il, ou ne se pose-t-il pas ? Le probl�me est-il g�n�ral, n'affecte-t-il qu'un centre de sant� donn� ou une zone donn�e ? Population : Pour quels personnels et/ou quelles populations se pose-t-il ou ne se pose-t-il pas ? Avec qui le probl�me se pr�sente-t-il : tous les personnels responsables ou seulement avec certains, qui est affect� par ce probl�me : l'ensemble de la population concern�e ou seulement certaines cat�gories de cette population ?

21. Etapes de la Supervision 5) Recherche des causes de chaque probl�me Ces probl�mes ont le plus souvent pour origine : un manque de comp�tence du personnel un manque de motivation du personnel l'existence d'obstacles dans la r�alisation des activit�s Trois questions doivent �tre pos�es : Les t�ches sont-elles correctement ex�cut�es ? Quelles sont les t�ches qui ne sont pas correctement ex�cut�es ? Pourquoi sont-elles mal ex�cut�es ?

22. Etapes de la Supervision 5) Recherche des causes de chaque probl�me Si les t�ches ont �t� mal ex�cut�es : Ont-elles �t� mal d�finies ? Le personnel est-il incomp�tent , insuffisamment form�, non motiv� et pourquoi ? Le personnel est-il comp�tent mais certains obstacles et lesquels l'emp�chent de travailler correctement ? Quels peuvent �tre ces obstacles : Logistiques (probl�mes d'approvisionnement, de locaux �.), techniques (manque de moyens mat�riels techniques, de microscopes �.), manque de motivation (qu'il s'agisse de la motivation des autorit�s traditionnelles ou administratives, de celle de la population et pourquoi)

23. Etapes de la Supervision 6) Identification et application d�une solution pour chaque probl�me ?Solutions qui doivent ob�ir � des crit�res de choix : supprimer les causes sp�cifiques du probl�me ou en d�duire les effets au minimum �tre r�alistes �tre �conomiquement possibles ne pas cr�er de nouveaux probl�mes

24. Etapes de la Supervision 6) Identification et application d�une solution pour chaque probl�me Une fois les solutions identifi�es, un contr�le de leur application sera effectu� et en fonction des r�sultats obtenus, les solutions pourront �tre am�lior�es ou modifi�es

25. Etapes de la Supervision 6) Identification et application d�une solution pour chaque probl�me Quelle en est l'urgence ? Que se passera-t-il si le probl�me n'est pas r�solu imm�diatement ? Quelle en est la gravit� ? Quel est l'effet r�ellement produit par le probl�me sur le programme ? Le probl�me va-t-il en s'aggravant ou en s'am�liorant ? Plusieurs probl�mes sont-ils en relation les uns avec les autres ? Est-ce qu'en apportant une solution � l'un d'eux, on aide � r�soudre les autres

26. Etapes de la Supervision 7) La retro-information C'est l'�tape ultime et OBLIGATOIRE d'une bonne supervision. Elle doit tenir inform� le personnel ayant �t� supervis� des conclusions et des enseignements tir�s de cette supervision. Les destinataires L'ensemble du personnel concern� par la supervision : L'information se fera par exemple sous forme de compte-rendu global diffus�. Le personnel mis en cause : L'information se fera � titre individuel, par lettre personnalis�e

27. Etapes de la Supervision 7) La retro-information Le contenu Quelle que soit la formule retenue, ce document devra rappeler au personnel : a/ les t�ches ayant �t� supervis�es b/ les points reconnus conformes aux pr�visions de la planification et aux standards de r�alisation. Il faut encourager cet �tat de faits. c/ les points non conformes d/ les raisons identifi�es de cette non conformit� e/ les solutions propos�es au personnel et l'attitude que doit avoir le personnel vis-�-vis de ces solutions f/ le document se terminera par les recommandations � suivre.

28. Bonne supervision � tous !!!