Workshop: „Tipps und Tricks im Umgang mit SAP R/3 PM“

Workshop:„Tipps und Tricks im Umgang mit SAP R/3 PM“ 28.2. – 2.3.2005 in Frankfurt Seite 1

Themen • Benutzer (un) freundlichkeit • Anlagenstrukturierung • Abwicklung von IH-Maßnahmen • Vorbeugende Instandhaltung • Abwicklung von Fremdleistungen • Ersatzteilmanagement • Verknüpfung mit anderen SAP-Modulen • Anbindung externer Systeme • Instandhaltungscontrolling • Sonstiges Seite 5

Benutzerfreundlichkeit • Frage: Warum ist dieses Thema gerade in der Instandhaltung so wichtig? • Anwort: die typischen Benutzerprofile • Wenig Erfahrung im Umgang mit EDV • Extremfall: noch nie vor einem PC gesessen • Soll eigentlich reparieren und keine EDV bedienen • …. • Lösungen: Maßnahmen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit Seite 6

Benutzerfreundlichkeit Werkzeuge, die das Leben erleichtern und die Komplexität reduzieren: • Variantentransaktionen • Allgemeine Benutzerparameter • PM-spezifische Benutzerparameter • Customizing • Voreingestellte Listvarianten • PM-Informationssystem • Rollen und Favoriten • Vorschalttransaktionen • … • … Seite 7

Variantentransaktionen • Transaktion SHD0 • keine Modifikation • bestehende Transaktionen werden kopiert • Feldern werden vorbelegt oder ausgeblendet • Masken werden ausgeblendet • Vorteile: • Maßgeschneiderte Transaktionen für bestimmte Usergruppen • Eigene Transaktionsbezeichnungen (z.B. ZW31) • Einbindung in Rollen oder Favoriten Seite 8

Allgemeine Benutzerparameter • Vorbelegung von Feldern • Reduzierung des Eingabeaufwandes Seite 9

PM-spezifische Benutzerparameter Seite 10

Customizing • Beispiele aus dem Customizing, die zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit beitragen: • Geeignete Suchhilfen • Sichtenprofile Stammdaten • Bildschirmmasken Meldungen • Bildschirmmasken Rückmeldungen • Integration Meldungs-/Auftragsart • Feldauswahl  ausblenden • Vorschlagswerte • Transaktionsstartwerte • Workflow Meldung • Workflow Auftrag • …. • …. Seite 11

Voreingestellte Listen Selektion Listanzeige Listmanipulation Weiterbearbeitung • Einfach- und Mehrfach-selektionen • Intervallselektionen • Operatoren • Selektionsvarianten • Feldauswahl anzeigbarer Felder • Einfachsortierung • Mehrfachsortierung • Summenbildung • Zwischensummenbildung • Ampelfunktionalität • Grafikdarstellung • Filterfunktion • Suchfunktion • Anzeigevarianten • Download • Mailversand • Absprung in das operative DB-Objekt • Massenbearbeitung der operativen DB-Objekte Seite 12

Messbelege aus techn. Objekt • Frage: ist es möglich, Messbelege direkt aus dem Stammsatz des technischen Objektes (d.h. Technischer Platz oder Equipment) aufzurufen? • Antwort: ja (Messpunkte/Zähler  Messbelege) Seite 14

Vorlage für Klassifizierung • Ausgangspunkt: Wir möchten unsere technischen Objekte sollen klassifizieren. • Problem: Die ist ziemlich großer organisatorischer und Erfassungsaufwand. Gibt es Klassifikationssysteme, die als Vorlage dienen könnten? • Lösung: Eclass (http://www.eclass.de) • 25.000 Klassen • 3.700 Merkmale • 45.000 Schlagworte Seite 15

Datenweitergabe bei TP • Ausgangspunkt: Grundsätzlich ist es möglich, Technische Plätze ohne generische Nummer anzulegen. Also z.B. einem TP P0815 einen übergeordeten TP mit der generischen Nummer K1-B01-M zuzuornden. • Problem: Leider funktioniert dabei die Datenweitergabe nicht. Alle Felder stehen auf „Individuell“ und können nicht auf „Vom übergeordenten Objekt“ geändert werden. • Lösung: • Beim Anlegen des Technichen Platzes gleich den übergeordneten auf dem Einstiegsbild der IL01 angeben. • Wenn zu diesem Zeitpunkt der echte übergeordnete TP noch nicht bekannt ist, einen Dummy-Platz angeben. Seite 16

TP-Sortierung • Ausgangspunkt: Wir haben technische Plätze im Einsatz, um die Bearbeitungsstationen unsere Fließfertigng abzubilden. Die technischen Plätze haben rein alpabetische Nummern (z.B. das Fließband S01 mit der Bearbeitungsreihenfolge G  S  W  E  K  R  A). • Problem: In der Strukturdarstellung werden die technischen Plätze alphabetisch sortiert (A-E-G-K-R-S-W) und nicht wie gewünscht in der Bearbeitungsreihenfolge. • Lösung: Nutzung der Positionsnummer im technischen Platz (also z.B. dem technischen Platz G die Positionsnummer 0010, dem technischen Platz S die Positionsnummer 0020 u.s.w.) Seite 17

Suche nach Organisations- und technischen Daten • Ausgangspunkt: Wir würden bei der Suche nach geeigneten Technischen Objekten gerne Organisationsdaten mit technischen Daten zu verknüpfen, also z.B. suche alle Pumpen im Werk 1000, die eine Förderhöhe von 12 m aufweisen. • Problem: Bis 4.6C ist dies über Transaktionen wie z.B. Listbearbeitung Equipments zwar möglich, aber sehr umständlich und inperformant. • Lösung: • In die Listbearbeitung (IH08, IE05) ist die Suche über die Klassifizierung integriert (ab Rel. 4.7) • Transaktion Ersatzequipment (IE20; ab Rel. 4.7) bzw. Button auf dem Reiter Komponenten im IH-Auftrag Seite 18

Hersteller und Lieferant • Ausgangspunkt: Für unsere technischen Anlagen gibt es jeweils einen Hersteller, einen Lieferanten und eine Servicefirma. Im Einkauf sind alle als Lieferant angelegt. • Problem: Im Stammsatz gibt es aber nur den Lieferanten. Der Hersteller ist eine freie Eingabe, wird nicht geprüft und deshalb für uns nicht brauchbar. Die Servicefirma können wir gar nicht hinterlegen. • Lösung: Ein Partnerschema, das dem EQ-/TP-Typ zugeordnet wird. Das Partnerschema hat drei Partnerrollen(z.B. HE, LI, SV). Alle Partnerrollen benutzen die Partnerart LI. Seite 19

Hersteller • Frage: Kann man beim Stammdatenfeld „Hersteller“ die Groß-/Kleinschreibung ausschalten? • Antwort: Im Standard nicht. Nur über Modifikation im Dynpro SAPLITO0 / 1022 Seite 20

Korrektur eines Equipmenteinbaus • Ausgangspunkt: Equipments sind in der Vergangenheit im System auf falsche Technische Plätze eingebaut worden. Dies ist erst später aufgefallen (nach div. weiteren Ein- und Ausbauten) • Problem: gibt es eine Möglichkeit die Einsatzliste nachträglich zu korrigieren? • Lösung: noch keine, SAP arbeitet daran. Seite 21

Objekte mit Löschvormerkung • Ausgangspunkt: Equipments und Technische Plätze können mit einer Löschvormerkung versehen werden. • Problem: Die Datensätze sind bis zum physischen Löschen noch auf der Datenbak und werden weiterhin in den Listen und in der Strukturdarstellung angezeigt. Kann die Anzeige unterdrückt werden? • Lösungsvorschlag: • Für Listen: Listvariante definieren mit Status exclusive LÖVM • Umhängen unter einen „Schrottplatz“, dann LÖVM setzen. Seite 22

Performance bei alternativer Kennzeichnung • Ausgangspunkt: alternative Kennzeichnung für Technische Plätze ist aktiv • Problem: schlechtes Antwortzeitverhalten bei der Suche • Lösung: • Bei Release < 4.6C Performanceeinbußen, z.B. bei Selektion von Meldungen, und Reportanpassungen notwendig • Ab Rel. 4.6C gute Performance auch bei großen Datenmengen (> 100.000). Seite 23

Equipmenttausch • Ausgangspunkt: in einer Funktion sollen die Einbauorte von zwei Equipments getauscht werden, d.h. zwei Equipments wechseln ihre Einbauorte. • Problem: Bei Änderung des Equipmenteinbaus aus Sicht eines Technischen Platzes bleibt das ausgebaute Equipment ohne TP-Zuordnung. • Lösung: • Tausch über Transaktion CC04 • Unter Umständen Verwendung Transaktionen IE4N/IE4E (Ausbau+Einlagern bzw. Auslagern+Einbau) in 4.7. Seite 24

Konzernstücklisten in Strukturdarstellung • Ausgangspunkt: Wir wollen Technische Platz- und Equipmentstücklisten nutzen, müssen diese aber als Konzernstücklisten anlegen. • Problem: Wird nun im IH01 (Strukturdarstellung Technische Plätze) o.ä. die Stücklistenauflösung gewählt werden die angelegten Konzernstücklisten nicht angezeigt. • Lösung: • Bis 4.6C: Modifikation im Include MIHIXF40 in der Form-Routine READ_BOM_F40 • Ab 4.7: IH01 mit Selektion „Konzernstückliste“ Seite 25

Verwendungsnachweis Material • Ausgangssituation: Das Material ist evtl. in mehreren Materialstücklisten, in unterschiedlichen IH-Baugruppen, Equipmentstücklisten und in Technischen Plätzen eingebaut. • Problem: Gibt es eine Transaktion die allen Stücklisten nachschaut, ob ein bestimmtes Material eingebaut ist. Als Ergebnis benötigte ich die Struktur bis hin zum Technischen Platz. • Lösung: CS15, CS16 (bis 4.6C) Seite 26

Merkmale in Listen • Ausgangspunkt: In Listen (Equi, TP) kann man sich die Merkmalsausprägungen der Klassifizierung anzeigen lassen. • Problem: Dieses Layout für die Darstellung von Merkmalsklassifizierungen in Listen ist jedoch fest (z.B. bei Klasse ABC immer Merkmal „Leistung“ an 1. Stelle). Die Reihenfolge sollte genauso flexibel gestaltet werden wie die anderen Felder. • Lösung: geht nicht. Auf dem Merkmalsbild im Technischen Platz/Equipment können die Merkmale in eine Reihenfolge und auf verschiedenen Reitern dargestellt werden. Seite 27

Anzahl Einträge in Listen • Ausgangspunkt: Wir stellen gerade von 4.5 auf 4.7 um. In den Listdarstellungen gab es in 4.5 die Möglichkeit die Anzahl der Einträge in der Liste über den Pfad Einstellungen  Listenstatus zu ermitteln. • Problem: Ab 4.6 durch die Verwendung ALV-Grid Control wird diese Funktionalität nicht mehr unterstützt, obwohl in der Dokumentation die Funktionalität überall beschreiben ist. • Lösungen: • die gesamte Liste nach Excel exportieren  Popup zeigt Anzahl Treffer • die Suchen-Funktion ("Fernglas") benutzen, um nach einer Spalte zu suchen, die immer gleich aussieht (z.B. IH-Werk). In der Suchenfunktion hat man die Möglichkeit "Anzahl der Treffer" zu markieren. Ergbnis: Anzahl der Einträge • die Darstellung ALV-Grid Control für PM abschalten. Das geht individuell für jeden User über die Benutzerfestwerte. Dort in den Parameter-ID den Eintrag "Q_ALV_GRID_INACTIVE" und den Parameterwert "X" einstellen. Seite 28

Themen • Benutzer (un) freundlichkeit • Anlagenstrukturierung • Abwicklung von Instandhaltungsmaßnahmen • Vorbeugende Instandhaltung • Abwicklung von Fremdleistungen • Ersatzteilmanagement • Verknüpfung mit anderen SAP-Modulen • Anbindung externer Systeme • Instandhaltungscontrolling • Sonstiges Seite 29

Klassifizierung von Meldungen • Ausgangspunkt: es kommt immer wieder vor, dass wir gerne IH-Meldungen bzw. deren Positionen klassifizieren würden. Der eine Grund dafür wäre, um dann über diese Klasse die zugeordneten Objekte klar abzugrenzen. Der wichtigere Grund ist jedoch, dass wir mit dieser Methode zusätzliche Eingabefelder (Merkmale dieser Klasse) für eben diesen besonderen Fall zur Verfügung stellen können. • Problem: Warum wir bis jetzt diesen Weg nicht gingen, ist das "umständliche„ Vorgehen, um eine Meldungsposition oder Auftrag einer Klasse zuzuordnen (CL20N - Objekt zu Klassen zuordnen oder CL24N - Objekte/Klassen einer Klasse zuordnen). Es muss immer eine zweite Transaktion gerufen werden und dann die entsprechende Klasse manuell eingegeben werden. • Lösung: wenn man ein Berichtsschema verwendet, bei dem die Klassifizierung aktiv ist, dann können auf dem Detailbild der Position die Klassifizierung der Meldung(-sposition) gepflegt werden. Seite 30

Auftragsnacherfassung • Ausgangssituation: Wir benötigen eine einfache Lösung für ungeplante Maßnahmen, bei der ein Auftrag angelegt wird und dazu eine Zeitrückmeldung erfolgen kann. • Problem: Kann man das Anlegen eines Auftrages und das Rückmelden in einer Transaktion durchführen. Oder gibt es andere Lösungen? • Lösung: • Eine Transaktion zur Nacherfassung kommt in mySAP ERP 2005 • Eigene Vorschalttransaktion • IW61 und ein ABAP für die Kostenverrechnung Seite 31

Listbearbeitung Techn. Abschluss • Ausgangspunkt: Wenn ein Auftrag über IW32 technisch abgeschlossen wird erschein ein Pop-up, in dem man ein Abschlussdatum (und ab 4.7 ein Rückmeldedatum für die Wartungsplanterminierung) eintragen kann. • Problem: Wenn der technische Abschluss über die IW38 (Listbearbeitung Auftrag ändern) erfolgt, wird automatisch das Tagesdatum genommen. Gibt es auch hier die Möglichkeit, ein Datum für den Abschluss anzugeben? • Lösungsvorschlag: Keine Lösung Seite 32

Druckausgabe per Mail • Ausgangspunkt: Im Moment werden bei uns die Auftragspapiere konventionell gedruckt und mit der Hauspost oder durch einen Azubi zugestellt. • Problem: Wir würden gerne die Papiere direkt an den Adressaten per Mail zukommen lassen, denn das ist für uns schneller, billiger und zuverlässiger. Wie kann das Auftragsformular per Mail versendet werden? • Lösung: OSS-Hinweisnummer 317851 und 513352 (Formular als PDF, Mailadresse in Druckvorgaben angeben) Seite 33

Übertragung von Unterequipments in Auftrags-Objektliste • Ausgangspunkt: zukünftig wollen wir Equipmenthierarchien einsetzen. • Problem: die einem Hauptequipment untergeordnete Equipments werden bei Eröffnung eines Auftrags nicht automatisch ermittelt und in die Objektliste des Auftrags übertragen. Wir benötigen diese Funktionalität jedoch, um alle am Auftrag beteiligten Equipments in den Auftrag einzustellen. Die Übertragung sollte möglichst schon bei der Auftragseröffnung geschehen (durch Angabe des Bezugsobjektes in der Einstiegsmaske). • Lösung: Geht nicht Seite 34

Mobile Lösungen • Ausgangssituation: Der Papieraufwand in der Instandhaltungsabwicklung soll reduziert werden. • Frage: wir würden gerne die mobilen Möglichkeiten bei den IH-Aufträgen und deren Rückmeldung kennen. Welche Anforderungen müssen erfüllt werden? Können Meldungen und Aufträge dezentral vor Ort erfasst werden? • Lösungen: • Paging • Inventarisierung • Outlook-Anbindung • Mobiles Fahrtenbuch • Dezentrale Messwert- und Zählerstandserfassung • Mobile Asset Management Seite 35

Mobile Asset Management: Funktionsumfang Aufträge Elektronische Unterschrift Vorgänge Auftrags- und Equipmenthistorie Materialdaten Faktura Stückliste Kunden-informationen Messpunkte und Zähler Installationen Meldungen Materialverbrauch Zeitrückmeldung Seite 36

Lösungsdatenbank • Ausgangssituation: für Technische Anlagen sollen Lösungshinweise, wenn es zu Problemen kommt, gespeichert werden können. • Problem: • Gibt es in SAP PM eine Lösungsdatenbank? • Wann ja, wie ist diese aufgebaut. • Können zu technischen Problemen Lösungsansätze im SAP System hinterlegt werden? • Können diese Lösungsansätze bestimmten Technischen Plätzen zugeordnet werden. • Lösung: • Ja, Transaktion IS01/02 • Die Lösungsdatenbank besteht aus Symptomen und Lösungen, die n:m miteinander verknüpft werden können. • Siehe Antwort 2. • Ja. Seite 37

Grafische Kapazitätsplanung • Frage: Gibt es eine einfachere grafische Kapazitätsplanung als im Standard? • Antwort: es gibt bei der SAP diverse Lösungen für die Einsatzplanung im Servicebereich • Lösung der BU Services: Verfügbar mit der Branchenlösung „Engineering and Construction“  es gibt einen Business Case für mySAP ERP Edition 2005 • Lösung der SAP Deutschland (Beratung): kostenpflichtiges Add-Oneinsetzbar ab 4.6A Seite 38

Drucken mit Dokumenten • Frage: Häufig gibt es zu einem Technischen Objekt hinterlegte Dokumente (z.B. Zeichnungen, Verträge, Bilder). Ist es möglich, diese Dokumente mit dem Druck von Meldung oder Auftrag mit auszudrucken? • Antwort: • Es gibt diverse Kundenprojekt, wo dies realisiert wurde (Erdölraffinierie Emsland, Mundipharma). • Eine Standardlösung kam bisher nicht zustande. Seite 39

Auftrag- & Meldungsliste • Frage: Ist die gemeinsame Anzeige von Meldungen und Aufträgen nur in mehrstufigen Listen möglich? • Antwort: Es ist möglich, anzuzeigen • In der IW28/29 die Auftragsnummer • In der IW38/39 die Meldungsnummer • In der IW30 alle Meldungs- und Auftragsdaten • In der IW40 dito Seite 40

Auftragsgruppierung • Ausgangspunkt: IH-Aufträge sollen für bestimmte Zwecke - insbesondere der Kostenbetrachtung - zu einer Gruppe zusammengefasst. Im Bereich CO gibt es hierfür die Auftragsgruppierung. • Problem: Leider ist diese nicht für IH-Aufträge (Auftragstyp 30) anwendbar. • Lösungen: • ab 4.7: Auftragsgruppierung in der IW38 • projektbasierter Downgrade auf 4.6C verfügbar • Revisionsnummer • Transaktion KOH1 • Transaktion KOB1 • PM-IS • IM Seite 41

Nichtlagermaterial in Anleitungen • Ausgangspunkt: Beim Kunden werden nur Anleitungen eingesetzt. • Problem: Eine Zuordnung von Nichtlagermaterialien ist in diesen Arbeitsplänen nur dann möglich, wenn das Material (NLAG) in der IH- Stückliste gepflegt wurde. Diese Stücklisten müssten nur für diesen Workaround gepflegt werden. Wegen des enormen Aufwandes ist für den Kunden dieser Workaround nicht akzeptabel. Gibt es trotzdem eine Möglichkeit, Nichtlagermaterialien über die Arbeitspläne zu planen, ohne dafür extra IH-Stücklisten anzulegen? • Lösung: keine (in automatisch angelegten Stücklisten wird automatisch der Positionstyp L gesetzt  unverträglich mit Nichtlagermaterial) • Empfehlung: Untervorgänge mit Steuerschlüssel NLAG (analog PM02) Seite 43

Plankosten bei Wartungsaufträgen • Frage: Entstehen Plankosten bei Wartungsaufträgen nur dann, wenn ein Arbeitsplan eingebunden ist? • Antwort: Ja. Es gibt nicht die Möglichkeit Schätz- oder Plankosten im Wartungsplan direkt zu hinterlegen Seite 44

Stichtagsgenaue Wartungsplanterminierung • Ausgangssituation: Es werden zeitabhängige Strategiepläne eingesetzt mit monatlicher stichtagsgenauer Terminierung am Monatsletzten (Beginn 31.12.). • Problem: Im März wird das Plandatum 28.3. anstelle des Monatsletzten berechnet, ebenso in den Folgemonaten. • Lösungsvorschläge • Ändern der Terminierungsparameter: • Änderung der stichtagsgenauen Terminierung auf den ersten Tag des Folgemonats • Vorlauf-/Nachlaufpuffer so wählen, dass der Auftrag rechtzeitig eröffnet wird und am Monatsersten endet (nur möglich bei Strategieplänen) • Einsatz des Customer Exits IPRM0002 • Kritische Prüfung der Notwendigkeit, auf den Monatsletzten zu gehen Seite 45

Änderung der Wartungsplanart • Ausgangspunkt: Einzelzykluspläne gibt es erst ab 4.0. • Problem: Können die vorher als einfache Strategiepläne angelegten Wartungspläne auf Einzelzyklusplan geändert werden? • Lösung: Nein. Seite 46

Simulationen • Ausgangssituation: Instandhalter legen Wartungspläne an, OHNE vorerst zu terminieren (ca. 700 Stk.) • Problem: Problem entsteht bei der Wahl des richtigen Starttermins. um trotz der unterschiedlichen Wartungsstrategien (Wochen, Monte, Jahre) eine gleichmässig verteilte Auslastung der generierten Wartungsaufträge über das Jahr zu erreichen.Worst Case: Start ALLER Wartungsplane am 01.01.2004, Spitzen am 01.07.2004 (bei 6 Monaten) bzw. 01.01.2005 (bei 1 Jahr)Die Graphische Terminübersicht ist erst NACH der Terminierung möglich, da ist es aber bereits zu spät, wenn Wartungspläne ungünstig terminiert wurden. • Ziel: Graphisches Werkzeug zur Simulation von Wartungsplänen und deren Terminen VOR der Terminierung • Lösung: Wartungsplan mit EOF=100%  Starten  Simulieren  RISTRA20 mit „Intervall für Abrufobjekte“ Abrufe erzeugen Seite 47

Wartungsplanvorschau versenden • Frage: Können die Informationen zur Wartungsplanvorschau elektronisch versendet werden? • Antwort: • Die Liste Wartungsterminübersicht: ja • Die grafische Wartungsterminübersicht: • In SAP: nein • nur über „Druck“ und Einfügen in eine Mail. Seite 48

Mehrstufige Liste für Wartungspläne • Frage: Gibt es eine mehrstufige Liste, die Daten aus dem Wartungsplankopf, aus den Wartungspositionen und dem Arbeitsplan beinhaltet? • Antwort: • IP15/16 beinhaltet Wartungsplandaten • IP17/18 beinhaltet Wartungsplan und Wartungspositionsdaten • Arbeitsplandaten nicht Seite 49

Wartungsplanänderungen • Frage: wo sind Änderungen am Wartungsplan oder an der Wartungsposition nachvollziehbar? • Antwort: • Bis 4.6C nicht • Ab R/3 Enterprise über Zusätze  Änderungsbelege Seite 50

Wartungsplan drucken • Frage: Kann der Wartungsplan (incl. Objektliste) gedruckt werden? • Antwort: nein. • Lösung: Report. Seite 51

Fremdarbeitsplätze • Ausgangspunkt: Wir haben Fremddienstleister, die bei uns mehr oder weniger immer präsent sind und die mehr oder weniger „auf Zuruf“ arbeiten. Es wäre ein unzumutbarer Verwaltungaufwand, für jede dieser Maßnahmen den Ablauf Auftrag  Banf  Bestellung  Wareneingang  Rechnungseingang zu durchlaufen. • Frage: Gibt es ein Möglichkeit, diesen administrativen Aufwand zu verringern? • Anwort: Fremdarbeitsplätze mit Rahmenbestellungen Seite 53

Workshop: „Tipps und Tricks im Umgang mit SAP R/3 PM“