Download
1 / 39
410 likes | 756 Views
Konsep Sistem Informasi. Manajemen Proyek Sistem Informasi. Proyek dan Manajemen Proyek.
E N D
Konsep Sistem Informasi Manajemen Proyek Sistem Informasi
Proyek dan Manajemen Proyek Proyekadalahurutan (sementara) aktifitas-aktifitasunik, kompleks, danterkoneksi yang memilikisatutujuanatausasarandanharusdilengkapidenganwaktu yang spesifik,sesuaidengananggarandansesuaidenganspesifikasi. ManajemenProyekadalah proses melingkupi, merencanakan, menyediakanstaf, mengorganisasi, mengarahkandanmengontrolpengembangansebuahsistem yang dapatditerimadenganbiaya minimal dandalamjangkawaktutertentu.
ManajemenProyek versus Manajemen Proses ManajemenProyekadalah proses melingkupi, merencanakan, menyediakanstaf, mengorganisasi, mengarahkandanmengontrolpengembangansebuahsistem yang dapatditerimadenganbiaya minimal dandalamjangkawaktutertentu. Manajemen Prosesadalahaktifitasmendokumentasi,mengeloladansecaraterusmenerusmemperbaiki proses pengembangansistem.
Project dianggapsuksesjika : • Sistem yang dihasilkanditerimaolehpelanggan. • SistemInformasi yang dihasilkantepatwaktu • SistemInformasi yang dihasilkansesuaidengananggaran • Proses pengembangansistemmemilikiimpak minimal padaoperasi-operasibisnis yang berkesinambungan
Penyebab Kegagalan suatu Proyek • Kegagalanuntukmembentukkomitmenmanajemenataspadaproyek. • Kurangnyakomitmenorganisasipadametodologipengembangansistem • Mengambiljalanpintastanpamelaluimetodologipenelitian • Manajemenekspektasi yang buruk • Komitmendinidalammenetapkananggarandanjadual • Teknikestimasi yang kurangbaik • Terlaluoptimis • Kurangnyaketrampilanmanajemen • Kegagalanberadaptasidenganperubahanbisnis • Sumberdaya yang tidakmencukupi • Kegagalandalammengelolaperencanaan
Kesadaranberbisnis Orientasirekanbisnis Komitmenpadakualitas Inisiatif Pengumpulaninformasi Pemikirananalisis PemikiranKonseptual Kesadaranantarpersonal Kesadaranorganisasi Antisipasidampak Banyakmenggunakanpengaruh Memotivasi orang lain Ketrampilankomunikasi Mengembangan orang lain MemonitordanMengontrol Kepercayaandiri Manajemanstres Kepedulianpadakredibilitas Fleksibilitas Kompetensi-kompetensi Manajer Proyek (Adapted from Wysocki, Beck, and Crane, Effective Project Management: How to Plan, Manage, and Deliver Projects on Time and within Budget.)
Fungsi-Fungsi Manajemen Proyek • Scoping (ruanglingkup) • Planning (Perencanaan) • Estimating (Perkiraan) • Scheduling (Penjadualan) • Organizing (Pengorganisasian) • Directing (Pengarahan) • Controlling (Pengontrolan) • Closing (Penutupan)
PeralatandanTeknikManajemenProyek PERT chartadalah model jaringangrafis yang menggambarkantugas-tugasproyekdanhubunganantaratugas-tugastersebut. Gantt chartadalahbaganbatang horizontal sederhana yang menggambarkantugas-tugasproyekberdasarkankalender. Tiapbatangdiberinamauntukmewakilisetiaptugasproyek. Tugas-tugastersebutdidaftarsecaravertikalpadakolomkiri. Pusat horizontal adalahgariswaktukalender.
PERT Chart Project Initiation 5-3-2013 N/A 5-3-2013 N/A Legend Task Task Preliminary Investigation Scheduled Scheduled Scheduled Scheduled intertask Start Finish Start Finish dependency 5-3-2013 5-12-2013 Actual Actual Actual Start Actual Start Finish Finish 5-3-2013 5-11-2013 Problem Analysis Requirements Analysis Decision Analysis 5-28-2013 7-15-2013 6-13-2013 7-30-2013 5-12-2013 6-12-2013 5-30-2013 7-18-2013 6-13-2013 8-3-2013 5-12-2013 6-14-2013 Design Construction 7-3-2013 9-25-2013 7-19-2013 11-13-2013 7-5-2013 10-9-2013 7-20-2013 In Progress Implementation 9-10-2013 12-14-2013
2013 ID Task Name May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec 1 Preliminary investigation 2 Problem analysis 3 Requirements analysis 4 Decision analysis 5 Design 6 Construction 7 Implementation Today Complete Task Legend Incomplete Task Gantt Chart
Strategi Perencanaan Proyek Joint project planning (JPP) / PerencanaanProyekgabunganadalahstrategitempatsemua stake holder dalamproyek (parapemilik, pengguna, analisis, desainerdanpengembangsistem) berpartisipasidalam seminar manajemenproyekselamasatusampaitigahari, danhasilnyaadalahkonsesuslingkup, jadual, sumberdayadananggaranproyek. (Seminar ataupertemuanselanjutnyamungkindiperlukanuntukmenyesuaikandenganlingkup, anggarandanjadual).
Aktifitas 1 : MenegosiasikanLingkup Scope / lingkupmendefinisikanbatas-batassebuahproyek — Apasajabagianbisnis yang dipelajari, dianalisa, dirancang, dikonstruksi, diimplementasi, dan yang terakhirdiperbaiki? • Produk • Kualitas • Waktu • Biaya • SumberDaya Statement of work / PernyataanKerja yang merupakandeskripsinaratifpekerjaan yang dilakukansebagaibagiansebuahproyek. Ataudengan kata lain merupakan scope statement (pernyataanlingkup), project definition (definisiproyek), project overview (tinjauanproyek) dan document of understanding (dokumenkesepahaman)
Statement of Work / PernyataanKerja I. Tujuan II. LatarBelakang A. Pernyataanmasalah, kesempatanatauperintah B. Sejarahpermintaanproyek C. Tujuandansasaranproyek D. Deskripsiproyek III. Lingkup (Perhatikanpenggunaanblok-blokpembangunsisteminformasi A. Para stake holder B. Data C. Proses - proses D. Lokasi IV. PendekatanProyek A. Rute B. Produkjadi V. PendekatanManajerial A. Alasanpembentukantim B. Manajerdanpengalaman C. Persyaratanpelatihan D. JadualPertemuan E. Metodedanfrekuensipelaporan F. ManajemenKonflik G. Manajemenlingkup
VI. Batasan-batasan A. Tanggalmulai B. Tanggalberakhir C. Anggaran D. Tehnologi VII. Perkiraan A. jadual B. Anggaran VIII. Persyaratankepuasan A. Kriteriasukses B. Asumsi-asumsi C. Resiko-resiko IX. Apendiks
Aktifitas 2: mengidentifikasiTugas-tugas Work breakdown structure (WBS) adalahperalatangrafis yang digunakanuntukmengilustrasikanpenguraianhirarkissebuahproyekmenjadifase-fase, aktifitas-aktifitasdantugas-tugas Milestones (kejadianpenting) adalahsuatukejadian yang menandakanpenyelesaianprodukjadisebuahproyekbesar. Biasanyauntukmembedakanmilistonesdaritugas-tugas lain dalam WBS denganmenggunakan format khusus, misalnya italics (huruf miring)
0 PROJECT GOAL 1 3 2 PHASE PHASE PHASE 2.1 2.2 2.3 ACTIVITY ACTIVITY ACTIVITY 2.2.1 2.2.2 2.2.3 TASK TASK TASK Work Breakdown Structures 1 Phase 1 of the project … 2 Phase 2 of the project … 2.1 Activity 1 of Phase 2 … 2.2 Activity 2 of Phase 2 2.2.1 Task 1 of Activity 2.2 in Phase 2 2.2.2 Task 2 of Activity 2.2 in Phase 2 2.2.3 Task 3 of Activity 2.2 in Phase 2 2.3 Activity 3 of Phase 2 … 3 Phase 3 of the project … =
1. Perkirakan lama minimum waktu yang diperlukanuntukmelakukantugas. DinamakandenganOptimistic Duration (OD)/DurasiOptimistis. 2. Perkirakan lama maksimum yang diperlukanuntukmelakukantugas. SeringdisebutdenganPessimistic Duration (PD)/DurasiPesimistis. 3. PerkirakanExpected Duration (ED)/DurasiDiharapkan yang diperlukanuntukmelakukantugas. 4. KalkulasikanMost Likely Duration (D)/Durasi Paling Mungkinsepertidibawahini: D = (1 x OD) + (4 x ED) + (1 x PD) 6 Aktifitas 3: PerkirakanDurasiTugas
Aktifitas 4: MenentukanKetergantunganAntarTugas • Finish-to-start (FS)—Penyelesaiansebuahtugasmemicuawaltugas yang lain • Start-to-start (SS)—Awalsebuahtugasmemicuawaltugas lain • Finish-to-finish (FF)—Duatugasselesaipadawaktubersamaan • Start-to-finish (SF)—Awalsebuahtugasmenandakanselesainyatugas lain
Strategi Penjadualan Forward schedulingmenentukantanggalmulaiproyekdanmenjadwalkankedepandaritanggaltersebut. Berdasarkandurasiterencanatugas-tugas yang diperlukan,keantarketergantungantugas-tugasdanalokasisumber-sumberdayauntukmenyelesaikantugas-tugastersebut, meng-proyeksitanggalpenyelesaianproyekdenganpengkalkulasian. Reverse schedulingmenentukantenggatwaktuproyekdanmenjadwalkanmundurdaritanggaltenggatwaktutersebut. Tugas-tugas, durasinya, keantarketergantungandansumber-sumberdayaharusdipertimbangkanuntukmemastikanbahwaproyektersebutdapatdiselesaikansaattenggatwaktu.
Aktifitas 5: MenugaskanSumber-SumberDaya • Orang—meliputisemuapemilik, pengguna, analis, desainer, developer, ageneksternaldanbantuanklerikalsistem yang akandilibatkandalamproyek. • Layanan—termasuklayanan-layanansepertitinjauankembalikualitas yang mungkindibebankanpada basis tiappemakaian. • Fasilitas-fasilitasdanperlengkapan—Meliputisemuaruangandanteknologi yang akandiperlukanuntukmenyelesaikanproyek. • Persediaanbarangdan material—termasuksemuabendamulaidaripensil, kertas, bukucatatansampai cartridgetoner,dll. • Uang—termasukpenerjemahkansemuahaldiataskedalamanggaran
Resource Leveling/PenyeimbanganSumberDaya Resource levelingadalahsebuahstrategi yang digunakanuntukmengkoreksisumberdaya yang dialokasikanberlebihandengankombinasipenundaanataupemecahantugas-tugas. Duapendekatandalam resource leveling: • task delaying/penundaantugas-tugas • task splitting/pemecahantugas-tugas
PenundaandanPemecahanTugas-tugas • Critical pathsebuahproyekadalahurutantugas-tugastergantung yang memilikijumlahterbesardari most likely duration. Critical path menentukantanggalpenyelesaian paling awalproyek yang mungkin. • Tugas-tugaspada critical path tidakdapatditundatanpamemasukkanjadualpenundaan, karenaakanmenyebabkanpenundaanpenyelesaiankeseluruhanproyek. • Slack time available for any noncritical task is the amount of delay that can be tolerated between the starting time and completion time of a task without causing a delay in the completion date of the entire project. • Tasks that have slack time can be delayed to achieve resource leveling
ORIENTATION STAGE Ÿ Establish structure and rules FORMING Ÿ Clarify team member relationships Ÿ Identify responsibilities Ÿ Develop a plan to achieve goals INTERNAL PROBLEM-SOLVING STAGE Ÿ Resolve interpersonal conflict STORMING Ÿ Further clarify rules and goals Ÿ Develop a participative climate GROWTH AND PRODUCTIVITY STAGE Ÿ Direct team activity toward goals NORMING Ÿ Provide and get feedback Ÿ Share ideas–growing cohesion Ÿ Individuals feel good about each other EVALUATION AND CONTROL STAGE Ÿ More feedback and evaluation PERFORMING Ÿ Adherence to team norms Ÿ Roles of team strengthened Ÿ Strong team motivation to share goals Activity 6: Direct the Team Effort • Supervision resources • The DEADLINE – A Novel About Project Management • The One Minute Manager • The Care and Feeding of Monkeys • Stages of Team Maturity (see figure to the right)
Activity 7: Monitor and Control Progress • Progress reporting • Change management • Expectations management • Schedule adjustments—critical path analysis (CPA)
Sample Outline for a Progress Report I. Cover Page A. Project name or identification B. Project manager C. Date or report II. Summary of progress A. Schedule analysis B. Budget analysis C. Scope analysis(describe any changes that may have an impact on future progress) D. Process analysis(describe any problems encountered with strategy or methodology) E. Gantt progress chart(s) III. Activity analysis A. Tasks completed since last report B. Current tasks and deliverables C. Short term future tasks and deliverables IV. Previous problems and issues A. Action item and status B. New or revised action items 1. Recommendation 2. Assignment of responsibility 3. Deadline (continued)
Sample Outline for a Progress Report (concluded) V. New problems and issues A. Problems (actual or anticipated) B. Issues (actual or anticipated) C. Possible solutions 1. Recommendation 2. Assignment of responsibility 3. Deadline VI. Attachments (include relevant printouts from project management software)
Expectations Management An expectations management matrix is a rule-driven tool for helping management understand the dynamics and impact of changing project parameters such as cost, schedule, scope, and quality.
