320 likes | 463 Views
II. Bölüm Büro Sistemleri. Sistem Kavramı Sistem Yaklaşımı Yönetim Bilgi Sistemi Büro Bilgi Sistemi, Unsurları ve Alt sistemleri. Sistem;. Belirli bir amacı bulunan, Çeşitli parçalardan oluşan, Parçaların arasında düzenli ilişkileri bulunan,
E N D
II. BölümBüro Sistemleri • Sistem Kavramı • Sistem Yaklaşımı • Yönetim Bilgi Sistemi • Büro Bilgi Sistemi, Unsurları ve Alt sistemleri
Sistem; • Belirli bir amacı bulunan, • Çeşitli parçalardan oluşan, • Parçaların arasında düzenli ilişkileri bulunan, • Ayrı ayrı parçaların ve sistemin tümünün dış çevre ile ilişkisi bulunan Bir bütündür.Birleşik ve bütünleşmiş parçalardan oluşan herhangi bir yapı, olay, faaliyet ve kavram bir sistem olarak ele alınabilir. Örn: İnsan vücudu (solunum sistemi, bolaltım sistemi, sindirim sistemi, sinir sistemi... )Bütünü oluşturan bu alt sistemlerin kendilerine has bir işleyiş özellikleri vardır. Fakat, sistemin tümünü anlayabilmek için tek tek alt sistemlerin ve işleyişlerinin analiz edilmesi lazımdır. • Sistemin amacı, alt sistemlerin işlevlerini gerçekleştirmelerine bağlıdır. • Alt sistemlerin birinde meydana gelen herhangi bir aksaklık, diğer sistemlerin de aksamasına neden olmakta ve dolayısıyla bu çalışma genel sistemin işleyişini de olumsuz yönde etkilemektedir. Benligiray; s. 20.
Sistem Yaklaşımı • Bu yaklaşıma göre, olaylar tek bir açıdan bakılarak incelenemez. Her olay, belirli bir çevre içerisinde başka olaylarla ilişkili olarak incelenmeli ve olayları anlama, tahmin etme ve kontrol etme açılarından daha etkin olduğu ileri sürülmüştür. Benligiray; s. 20-21.
Belirli bir olaya sistem görünüşü ile nasıl yaklaşılır? • Sistemin gerçekleştirmek istediği amaçlar nelerdir? • Sistemin önemli parçaları nelerdir? • Bu parçaları birbirine bağlayan ve birbirine uyumunu sağlayan başlıca süreçler nelerdir? İşletme örgütü sistem yaklaşımı açısından nasıl ele alınır? • Sistem yaklaşımı, işletmeyi çeşitli parçalar, süreçler ve amaçlardan oluşan bir bütün olarak ele alır. • Örgüt sisteminin alt sistemleri, üretim, pazarlama, finans, personel, vb. • Örgütün unsurları ise, çalışanlar, makinalar, maddi kaynaklar, görevler, formel yetki ilişkileri ...
İşletme örgütleri hangi özelliklere sahiptir? • Her işletme açık sistem özellikleri taşır. • AÇIK SİSTEM: Çevresinden ya da başka sistemlerden enerji, bilgi ve materyal alan ve belirli teknolojiler sayesinde bunları kullanarak işleyen ve tekrar çevresindeki sistemlere gönderen sistemlerdir. • Örgütsel sistemlerin hepsi bir çevre içersinde yer alır. • Her sistemin kendine özgü sınırları vardır. Benligiray; s. 20-21.
Örgütsel Sistemlerin İşleyiş Modeli DIŞ ÇEVRE SÜREÇ ÇIKTI GİRDİ Sistemin sınırları Benligiray; s. 20-21.
YÖNETİM BİLGİ SİSTEMİ • Yönetimde sistem yaklaşımından, yönetim işlevlerini yerine getirmede ve karar verme sürecinde kullanılan bilgi sistemlerinin tasarımında yararlanılır. Sistem yaklaşımının yönetimde uygulanmasında iki unsur önemlidir: • A)Örgütlerin giderek karmaşıklaşması • B) Yönetim alanındaki gelişmeler
Yönetim Bilgi Sisteminin İşlevleri • Temel yönetim işlevlerinin kolaylaştırılmasını sağlayan sistematik bir bilgi iletişim ağıdır. • Temel işlevi, çeşitli kaynaklardaki bilgileri toplamak ve biriktirmek, belirli amaçlara göre süreçlemek ve gereksinim duyanlara kullanılmak üzere tam, doğru, zamanında ve ekonomik olarak sunmaktır. • YBS konusunda daha fazla bilgi için bkz. Adı Yok İşlevi Çok Bir Hizmet Anlayışı: Yönetim Bilgi Sistemi, Sağsan, Mustafa, Stratejik Analiz Dergisi, 2002.
Büro Sisteminin Unsurları ve Alt Sistemleri • Örgütlerin amaçlarına ulaşmalarını sağlayacak yönetim sürecinin her aşamasında bilgi gereksinimi vardır. Politika oluşturmada, karar vermede, yöneltmede ve kontrolde iç ve dış çevreyle ilgili bilgilerin akışı kesintisiz olarak sağlanmalıdır. Çünkü hem karar verenler (yöneticiler) hem de verilen kararları uygulayanlar gerekli bilgiye sahip olmak isterler. Bu nedenle çağdaş bir işletme yöneticisi • Doğru bilgiyi sağlayacak bir sisteme • Bu bilginin gerçek önemini anlama, yorumlama ve uygulama becerisine gerek duyar. İşte bu sisteme sahip bilgi gereksinmeleri büro sistemleri sayesinde giderilir. Benligiray; s.24.
Bürolar, sistem yaklaşımı açısından nasıl ele alınır? • Büroda yapılan tüm faaliyetler bir bütün olarak ele alınır. Büronun amacına yönelik olarak yapılan faaliyetler birbirinden bağımsız olarak düşünülmez. • Bürolarda yapılan faaliyetler arasında düzenli bir ilişki var olduğundan bürolar açık sistemlerdir. • Büro sisteminin temel işlevleri bilginin üretilmesi ve dağıtılmasıdır. Bu nedenle büroları: Büro bilgi işleme sistemi Büro iletişim sistemi Benligiray; s.24.
Örgütsel sistemlerin genel işleyiş modeli ile aynıdır. Yani girdi süreç Çıktı Bilginin sağlanmasında ve dağıtımında büro sistemleri büyük rol üstlenmektedir. Bürolar temel işlevlerini tam uyum ve düzen içersinde yürütebilmesi için büro bilgi sistemlerine ihtiyaç duyarlar. Bürolarda bilgi işleme, veriyi kullanılabilir ve anlamlı kılarak bilgiye dönüştürme anlamına gelir. Büro Bilgi Sistemi Benligiray; 25 ve Karacan Açıköğretim Temel Serisi, s.319.
Verinin Bilgiye Dönüştürülmesi VERİ(Data) (Türkiye nüfusu 67 milyon) BİLGİ(information) Üniversite mezunu 5 milyon Özel Bilgi (Knowledge) İletişim Fakültesi Mezunu 7 bin Benligiray; Koç, s.129.
Büronun Bilgi İşleme Fonksiyonu Depolama Araçları Bilgi Depolama Sistemi Veri süreçleme GİRDİ ÇIKTI Geri bildirim mesajları Sözlü, yazılı, eylemsiz
Telefon konuşmaları Mektuplar Kısa notlar Müşteri siparişleri Resmi istekler Raporlar Makaleler Sirküler Reklamlar Hükümet talimatları ve sirküleri Telefon edenler ve ziyaretçiler Personelden brifingler Telekonferanslar Faks ve teleks mesajları Viewdata sayfaları Telemesajlar E-mailler Bilgisayar çıktıları Cevaplandırılan telefon mesajları ve notlar GİRDİ
Mektuplar Kısa Notlar Raporlar Teleks ve faks mesajları Toplantılar Brifingler Telekonferanslar İlanlar Email mesajları Viewdata sayfaları Reklamlar İlanlar, broşürler Sirküler Formlar, şemalar Resmi bildiriler Resmi istekler Telefon konuşmaları Radyo çağrıları Bilgisayar çıktıları ÇIKTI
Optik diskler Mikrofişler Fotokopiler Şeffaflar Videoteyp Radioteyp Film bandları Floopy/Hard bilgisayar diski Bilgisayarda Veritabanı Manuel-Kağıt dosyalama Kart indeksleri ve formlar Depolama Araçları
Sorgulamalar, teyit etmeler Daha uzak bilgi için ricalar Geri dönen atamalar ve ricalar Geri bildirimsiz kabul edilenler İhtiyaç duyulan izlemeler Sözlü, Yazılı, Eylemsiz Geribildirimler
VERİ ve BİLGİ • VERİ: Her türlü ortamdan elde edilebilen ve ham/işlenmemiş bilgilerin oluşturduğu kümeler topluluğudur. • BİLGİ: Bilinmeyeni açıklayan ve bilineni değiştirme, düzenleme, yönlendirme ve kuvvetlendirme gibi etkileşime uğrayan veriler topluluğudur.
Bilginin Özellikleri • Bilgi kullanılarak bitmez, • Bilgi, eşzamanlı olarak bir çok kişi tarafından kullanılabilir, • Kişiler, istedikleri halde bilginin büyümesini durduramazlar. Bilginin büyümesinin önlenemez olması onun en önemli özelliğidir. Kişiler bilginin büyümesini durdurmak isteseler bile bu mümkün değildir, • Bilginin sağlanması, onun paylaşımı içindir, • Bilgi güncelliğini yitirmiş olabilir; fakat tüketilerek bitmesi olanaksızdır, • Bilginin sık kullanılması bilgiyi yıpratmaz. Charles McClure ; Robert E. Dugan “Libraries and Federal Information Policy” Journal of Academic Librarianship 22 , 33, (1996) , 3-4.s.
Bilginin Türleri • Tamamlayıcı bilgi • Açıklayıcı bilgi • Değerleyici bilgi • Geliştirici bilgi • İşletmeler için bilgi hayati önem taşımaktadır. İşletmeler, faaliyetlerini gerçekleştirebilmeleri için bilgi sistemlerini kullanmak zorundadırlar. Benligiray; s. 27.
Bilginin Türleri • Günlük (sıradan) bilgi: • Bilimsel Bilgi: • Hümanistik bilgi • Sanatsal bilgi • Diğer sınıflamalar: • Pratik bilgi(Practical knowledge): Bilgiyi kullanan kişinin işiyle, hareketiyle veya kararıyla ilgili olan bilgidir. • Profesyonel bilgi(Professional knowledge) • İş bilgisi(Business knowledge) • Çalışanların bilgisi(Workman’s knowledge) • Siyasi bilgi(Political knowledge) • Ev hayatında kullanılacak bilgi(Household knowledge) • Diğer pratik bilgiler(Other practical knowledge) • Entelektüel Bilgi(Intellectual knowledge): Herhangi bir kişinin zihinsel merakını gidermek üzere verilen bilgidir. Eğitim bilgisi, hümanistik bilgi, bilimsel bilgi, genel kültür bilgisini içerir. • Boş zamanları değerlendirme bilgisi: (Small-talk and Past-time knowledge)Buların herhangi bir entelektüel yönü yoktur. Örneğin kaza veya suçlarla ilgili haberler, insanların dedikodu bilgileri, vs. Romanlar, fıkralar, oyunlar gibi aktiviteler, hayatın ciddi bir takım sorunlarından uzaklaşmak için gerekli olan bilgidir. • Dini bilgi (Spiritual knowledge) • İstemdışı olan bilgi(Unwanted knowledge): Kazara elde ettiğimiz ilgi alanımızın dışında olan bilgilerdir. Örneğin, sokakta yürürken bir kazaya rastlayarak istemimiz dışında elde ettiğimiz bilgiler...
BİLGİ SİSTEMLERİ KAVRAMI • Birbirleri ile karşılıklı etkileşime sahip bilgisayara dayalı ya da dayalı olmayan biçimlerdeki bilgi birimlerinin bileşiminden oluşan sistemdir. İnsan ve bilgi teknolojileri işbirliği ile bilgi toplama, işleme, gönderme ve saklama işlevlerini yürütebilmek için tasarlanmış yapıdır.(Mustafa Sağsan, Ulusal Bilgi Politikası Ve Kuzey Kıbrıs Türk Cumhuriyeti Uygulaması, Ankara: A.Ü. Sosyal Bilimler Enstitüsü Yayınlanmamış Yüksek Lisans Tezi, s. 36.) • Bilgi sistemi hangi verilerin toplanacağını ve nasıl yapılacağını belirleyen kurallar dizisidir. Belirli hedefleri karşılamak üzere verileri karar verici için anlamlı bilgilere çeviren insan gücü, programlar ve yönetsel süreçlerden oluşan bir settir.(Henry C. Lucas, Computer based Information Systems, (New Jersey: Prentice-Hall, 1989), 4.s.)
Bilgi Sistemlerinin Amacına Giriş Örgütün ihtiyacına yönelik olan bilgilerin hangi faktörlere göre seçileceği, saklanacağı, tasnif edileceği ve doğru karar alma sürecinde yöneticiye hangi ölçüde destek sağlanacağını göstermek amacı ile bilgi sistemleri kurulur. Bilgi sistemleri kurulmadan önce kurulacak uygun bilgi sisteminin amaçları belirlenmelidir. Bir örgütün bilgi sistemi farklı fonksiyon ve hedeflere sahip değişik alt sistemlerden oluşturulur. Bu alt sistemlerin tamamı aşağıda belirtilen amaçları yerine getirmek için çaba gösterilir:
Bilgi Sistemlerinin Amacı • Bilgi sisteminin özünde yatan ana fikir örgütte bir bilgi havuzu oluşturarak bilgilerin saklanması, depolanması, dağıtılması ve yönetilmesi işlemini gerçekleştirmektir. • Örgütün gelecekte ihtiyaç duyabileceği bilgileri elde etmek için gerekli verilerin toplanıp saklanmasını sağlamak, • Örgütün günlük faaliyetlerini kolaylaştırmak için yapılan işe ait bilgileri uygun bir şekilde sağlamak ve çalışanların daha kolay iş yapmasına yardımcı olmak, • Örgütün geleceği hakkında mümkün olan en doğru kararın verilmesi için yöneticilere stratejik bilgi bilgiler sağlamak, • Örgütte üretilen mal ve hizmetin daha kaliteli ve ucuza mal edilmesi için yardımcı olmak Topaloğlu; Koç, s.135
Bilgi Sistemlerinin Önemi Bilgi sistemlerinin örgütlere sağladığı yaraları şu şekilde sıralayabiliriz: • Karar verme, uygulama ve karşılaştırma süreçleri için gerekli bilgileri, istenen yer ve zamanda, tam, doğru ve uygun bir şekilde sağlayarak, yönetimin vereceği kararlarda isabetlilik oranının artacağı söylenebilir. • Yönetim planlarının hazırlanmasında ortak bilgi ve yöntemlerin kullanılmasını sağlayarak, farklı bilgi ve yöntem kullanımının oluşturduğu boşlukları ortadan kaldırır. • Örgüt içindeki tüm alt birimlerin bilgi ihtiyaçlarının belirlenerek alt birimlerin ihtiyaç duyduğu bilgi sağlanır. • Örgütteki veri işleme fonksiyonunun doğru, hızlı ve az maliyetle yapılmasını sağlar.
Bilgi Sisteminin Yapısını Oluşturan Temel Unsurlar-1 • Kayıt İşleme Sistemi: Yazılı evrakların her geçen gün ikiye katlanarak artması bunların saklanmasını, tasnif edilmesini ve arşivlenerek hizmete sunulmasını her geçen gün zorlaştırmaktadır. Bu zorluğa neden olan sorunları şu şekilde sıralayabiliriz: • Yüksek saklama maliyeti • İstenen belgeye zamanında erişememe • Aynı belgelerin birden fazla kişiye eş zamanlı olarak verilmesi • Güvenlik ve yönetim kontrolünün yetersizliği • Diğer belge ve bilgilerle aynı anda bütünlük kurulamaması • Kayıt hacminin sürekli artması • Büro Otomasyon Sistemi: Kısaca, büro ortamında çalışan kişilerin iş verimini arttırmak ve kolaylaştırmak amacı ile bilgisayar sistemine bağlı iş istasyonları aracılığı ile büro işlerinin ve yönetiminin gerçekleştirilmesi için kurulan bilgisayar sistemine denir. • Uzman Sistemler: Örgütün toplam optimizasyonunu etkilemesi nedeni ile bireysel kararlar (yapısal olmayan/geleneksel programlamaya uygun olmayan) karmaşık yapıdadır ve risk unsuru taşır. İşte bu tür üst yönetim kararları bilgi teknolojilerinde önemli gelişmelerden biri olarak kabul edilen uzman sistemlerdir. Topaloğlu; Koç, s.137-8
Bilgi Sisteminin Yapısını Oluşturan Temel Unsurlar-2 • Karar Destek Sistemi: Genellikle yöneticiler ve profesyonellerin kullanımına yönelik olarak bir ya da birden fazla veri tabanına bağlı olarak çalışan yazılım paketlerinden oluşur. Yöneticinin sağlıklı karar verebilmesi için ona doğru girdi ve geribildirim sağlar. • Yönetim Bilgi Sistemi: Konu ile ilgili detaylı bilgi için bkz. Mustafa Sağsan “Adı Yok İşlevi Çok Bir Hizmet Anlayışı: Yönetim Bilgi Sistemi”, Stratejik Analiz Dergisi, 2002. • Üst Yönetim Bilgi Sistemi: Örgütlerde sadece üst yönetimdeki yöneticiler için tasarlanmış; örgütün yönetimi için gereken iç ve dış bilgiyi özellikle de dış bilgiyi özet olarak yöneticiye sunan bir tür raporlama ve analiz yazılımıdır. İki temel özelliği vardır: • Fazla bilgisayar bilgisi olmayan ve kısıtlı zamanı olan yöneticiler için basit tasarlanmış ve kullanımı için eğitim gerektirmeyen sistemlerdir. (User friendly) • Gelişen dinamikte olup kullanıcının değişen ve yeni taleplerine cevap verebilecek şekilde esnek bir yapıya sahiptir. (User designer) Topaloğlu; Koç, s.138-9
Veri işleme için yazılım, donanım ve veri işleme Bilgi Sistemini Oluşturan Unsurlar: Formatlanmış veri, Metin, resim ve ses BİLGİ Sürece katılan ve veri kullanan insan AMAÇLAR İŞ UYGULAMALARI İNSAN BİLGİ TEKNOLOJİSİ Sistem başarmak için ne yapar İşin yapılması için insanlar ve teknoloji tarafından kullanılan yöntemler Topaloğlu; Koç, s.140
BİLGİ SİSTEMİNİN UNSURLARI BİLGİ İŞ UYGULAMALARI Bilgi, öğrenme yeteneği olan ve tarihin ilk yıllarından bu yana çevresi ile sürekli etkileşim içerisinde olan insanın yeni şeyler öğrenmesi için önemli bir etkendir. “öğrenilen şey” olarak tanımlanmış ise de karmaşık bir olgu olduğu kabul edilmektedir. İşteki başarı için insanlar ve teknoloji tarafından kullanılan metotlardır. “Prosedür” ile eşanlamlıdır. Bu terim insanların koordinesine, iletişiminde, karar vermesinde ve örgütteki diğer görevlerin başarılmasındaki genel yöntemleri de kapsar. İNSAN BİLGİ TEKNOLOJİSİ Bilgi sistemleri tamamen otomatikleşmiş bir iş dışında veri girişi yapan veya kullanan insan faktörünü de kapsamaktadır. Diğer üç unsuru içerisinde barındıran ve bilgi sistemlerinin en önemli aşamasını oluşturan bilgi teknolojisi, bilgisayar donanımı, yazılımı, veri toplama ve depolama ile tasnif etme gibi işlemleri kapsamaktadır. Topaloğlu; Koç, s.139
Büro Bilgi Sistemi ve Yönetimi • Bürolar, fonksiyonlarını yerine getirebilmeleri için (temel 5 işlevi hatırlayınız) bilgileri belirli bir sisteme tabi tutmak zorundadırlar. Bu nedenle genel olarak “bilgi sistemlerinden” yararlanarak veriyi işleme tabi tutarlar. Bu işlemler, veri yaratma, veri toplama, okuma, yazma, sınıflama, hesaplama ve karşılaştırma, depolama, gözden geçirme ve yok etme biçimlerinde karşımıza çıkmaktadır. Bu sistemlerin kullanılması sayesinde bürolar, bilgiyi denetim altına alarak yönetirler. “Bürolarda Bilgi Yönetimi” başlığıyla ifade edilen bu işlemi diagrafik olarak şu şekilde ifade edebiliriz:
KONTROL ETME (Tatmin edici sınırlar içinde planlanan işlerin başarıldığını görme) -Değerlendirme -Onaylama -Düzenleme -Düzeltme Okuma Yazma • ORGANİZE ETME • (İş bölme ve grup • üyeleri arasında • uygun iş ilişkilerini • sürdürme) • Pay etme • Atama • Yerleştirme • Aralarında • Mantıksal • İlişkiler kurma • PLANLAMA • (Gelecekteki • faaliyetlerin • yönünü • kararlaştırma) • Tasarlama • Analiz etme • Dizayn etme • Tahmin etme Yaratma Dağıtma Kaydetme Tekrar Gözden geçirme Toplama Depolama Sınıflama Depolama Hesaplama Karşılaştırma YÖNELTME (Üyeleri, önceden belirlenmiş görev ve amaçlar doğrultusunda motive etme) -Özendirme -Motivasyon -Geliştirme -Tatmin etme Büro Bilgi Yönetimi Akış Şeması Benligiray, s.28
Büro Bilgi Yönetimi • Veri yaratma: Örgütün iç ve dış çevresinde meydana gelen çeşitli olayların gözlenmesi ve kaydedilmesi ile gerçekleşir. Örneğin, örgüt içinde yaratılan veriler, muhasebe dokümanları, çeşitli kayıtlar, dosyalar, istatistiki veriler, bilgisayar çıktıları, vb.lerdir. Örgüt dışında yaratılan veriler, telefon konuşmaları, faks, e-mailler, müşteri siparişleri, hükümet emirleri, makaleler, reklamlar, ziyaretçiler vb.lerdir. • Veri Toplama: Süreçleme işlemine başlamak üzere, tüm verilerin bir araya getirilmesidir. Böylece süreçlenecek verinin yeri ve miktarı belirlenmiş olur. • Okuma:Karakterlerin, kelimelerin ve sembollerin incelenmesi yoluyla veriye bir anlam verilir. Böylece var olan verinin farkına varılır. • Yazma: Verinin süreçlemesini kolaylaştırmak için alfabetik veya nümerik işaretlerle manyetik alanlara ya da kağıt üzerine kaydedilmesidir. Bu işlemle veri süreçlemesi başlatılmış olur. Bu aşamadan sonra veri, derhal kullanılabilir durumdaysa kullanıcıya iletilir ve veri süreçleme işlemi son bulur. • Sınıflama: Yönetim sürecinde geçmişe, şimdiki zamana ya da geleceğe ait bilgilerden istifade edilebilir. (retrospective). Yaratılan veriler üzerinde bir düzenleme yaparak gelecekte de bilgi havuzundan kolay bulunabilmesi için sınıflama ve sıralamaya tabi tutulur. Sınıflandırma genellikle verilerin farklılıklarına ya da benzerliklerine göre yapılır. • Hesaplama ve Karşılaştırma: Hesaplama ile matematiksel verilerin kullanımı, karşılaştırılma ile de tamlık ve doğruluk açılarından kontrolü sağlanır. Böylece, toplanan, çıkarılan, çarpılan ve bölünen veri sayısal bilgi haline dönüşür. Karşılaştırma sonucunda da veri, kalitatif ve kantitatif yönünden denetlenmiş olur. • Dağıtma: Kullanıcılara istenen miktarda, istenen kalite ve doğrulukta ve istenen zamanda bilginin iletilmesidir. Bu aşama iletişim sürecini oluşturur. İletişim açık sistem olarak örgütlerin devamlılığını sağlamakta ve yönetsel kararları vermekte vazgeçilmez bir unsurdur. Eğer bilgiyi alan kişi ne aldığını anlamamış ise, ortada bir bilgi iletimi varlığından söz edilemez. • Depolama , Gözden Geçirme ve Yok Etme: Bilgiler gereksinim duyulduğu zamanda sağlanmak amacı ile belirli bir düzen içinde saklanmalıdır. Depolama (Dosyalama ve Arşivleme) kayıtların ve belgelerin (dermenin/koleksiyonun) önceden belirlenen bir düzen içerisinde korunmasını, bilgiye gerek duyulduğunda çabuk ve uygun bir şekilde ulaşılmasını sağlar. Koleksiyonun kullanıma hazır tutulması için; • Gereksiz belge ve kayıtlar dosyalardan ayıklanarak sürekli gözden geçirilir. • Gelecekte kullanım için gerekli olan kayıt/belgelerin saklanır. • İşletme yöneticilerinin sürekli kullanacağı kayıtlar ve belgeler her zaman el altında tutulur. (Referans kaynaklar gibi).