Orientierungs-Workshop Inventuren mit Kai

1. Orientierungs-Workshop Inventuren mit Kai Matthias Breitenfelder hallobtf! gmbh In Zusammenarbeit mit dem Kommunalen Rechenzentrum Minden-Ravensberg/Lippe Lemgo, 01. Oktober 2010

2. Was wollen wir heute besprechen? Orientierung in vier Akten • Inventur – wie geht das überhaupt? • Was ist eigentlich eine Inventur? • Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? • Wie könnte es laufen? … wenn "alles passt" • Sind wir jetzt klüger? • Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? • Was fehlt uns & wie kommen wir da hin? • Fragen, Fragen, Fragen … Folien unter www.hallokai.de => events

3. Worauf wir heute nicht so sehr eingehen Gesetzliche und normative Bestimmungen … die gesetzlichen Grundlagen der Inventur GemHVO §28, §29 ? … die GOI • Vollständigkeit • Richtigkeit • Einzelerfassung und Einzelbewertung • Nachprüfbarkeit • Nüchternheit • Klarheit • Wirtschaftlichkeit

4. Doch mal einen Blick in die GemHVO? §28 Inventar, Inventur (1) In der Inventur zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres sind die im wirtschaftlichen Eigentum stehenden Vermögensgegenstände, die Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur vollständig aufzunehmen. Dabei ist der Wert der einzelnen Vermögensgegenstände und Schulden anzugeben (Inventar). Die Vermögensgegenstände sind mindestens alle drei Jahre durch eine körperliche Inventur aufzunehmen. (2) … (3) Das Verfahren und die Ergebnisse der Inventur sind so zu dokumentieren, dass diese für sachverständige Dritte nachvollziehbar sind. Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister regelt das Nähere über die Durchführung der Inventur. …

5. Doch mal einen Blick in die GemHVO? (2) §29 Inventurvereinfachungsverfahren (1) Ein Inventar kann anhand vorhandener Verzeichnisse über Bestand, Art, Menge und Wert an Vermögensgegenständen aufgestellt werden (Buch- und Beleginventur), wenn gesichert ist, dass dadurch die tatsächlichen Verhältnisse zutreffend dargestellt werden. § 28 Abs. 1 Satz 3 findet Anwendung. (2) … mathematisch-statistische Methoden … Auf eine Erfassung der Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten im Einzelnen wertmäßig den Betrag von 60 Euro ohne Umsatzsteuer nicht überschreiten, kann verzichtet werden. …

6. Darüber wollen wir heute gar nicht sprechen: Arbeitsabläufe der Inventarisierung in der Verwaltung • die laufende Bestandsführung mit Kai • Belegflüsse bei Neubeschaffungen • Belegflüsse bei Abgängen und Nutzungsänderungen • das Zusammenspiel von Kai mit dem Anlagenbuch • den großen Kai-Deal zwischen Fachamt und Kämmerei Und wir sprechen auch nicht darüber … • dass Kai mittlerweile bei mehr als 420 Verwaltungen im Einsatz ist, • dass Kai eine Vielzahl toller Features bereit stellt, • dass Kai wegen seiner Einfachheit und Klarheit besonders geschätzt wird, • dass Kai ein Zertifikat der TÜViT und ein Testat der GPA Baden-Württemberg hat.

7. Was wollen wir heute besprechen? Orientierung in vier Akten • Inventur – wie geht das überhaupt? • Was ist eigentlich eine Inventur? • Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?

8. Inventur – wie denn? Welches Bild haben wir vor Augen? Anlagen-Inventur Lager-Inventur oder so? So? Was ist der Unterschied?

9. Inventur – wie denn? Dieses Bild haben wir vor Augen! Gefunden! 1 Kühlschrank, Modell KönigspinguinInventarnummer3003005807 1 Kühlschrank,Modell Kaiserpinguin Inventarnummer3003004707 Aufschreiber Zähl-Liste Ansager Irgendwelche Probleme? Was können wir verbessern?

10. Inventur – wie denn? Hier kommt die Technik ins Spiel Inventarnummer3003004707 Inventarnummer3003004707 Zähl-Liste Aufschreiber Ansager

11. Was ist eigentlich eine Inventur? relevant ? Ab 60 EUR oder was? • Eine Inventur ist eine stichprobenweise Aufnahme aller Vermögensgegenstände in der gesamten Verwaltung. • Eine Inventur ist eine vollständige Aufnahme aller relevanten Vermögensgegenstände in einem bestimmten abgrenzbaren Bereich der Verwaltung.

12. Wie gehe ich während der Inventur vor? Raum für Raum für Raum… • Bei einer Inventur gehen wir quer durchs ganze Haus und schauen, wo wir was finden. Wir gehen planmäßig Raum für Raum durch. • Jeden Raum nehmen wir vollständig auf. • Danach melden wir den Raum "fertig". Der Raum ist unsere "abhakbare Einheit", an der sich die Inventur orientiert.

13. Wie gehe ich während der Inventur vor? Vom IST zum SOLL ! • Bei einer Inventur stelle ich fest, ob alle Gegenstände aus meinem Sollbestand noch vorhanden sind. Ganz wichtig! • Wir gehen vom IST zum SOLL. • Es geht nicht darum, den angezeigten Soll-Bestand abzuarbeiten. • Wir nehmen das auf, was wir finden. Vollständig und ohne Rücksicht auf den Sollbestand. Dieser dient uns lediglich zur Orientierung.

14. Wir machen Inventur Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? Ein Verzeichnis der Inventar-Standorte Technik einen Plan Den Kämmerer Fachliche Ansprechpartner Eine Inventur-Richtlinie Ein Team für die Standortbegehung einen Möbelwagen Zähl-Listen Etiketten Jemanden, der sich mit den Differenzen beschäftigt … und natürlich Kai

15. Was wollen wir heute besprechen? Orientierung in vier Akten • Inventur – wie geht das überhaupt? • Was ist eigentlich eine Inventur? • Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? • Wie könnte es laufen? … wenn "alles passt" Das schauen wir uns jetzt "live" an…

16. Was wollen wir heute besprechen? Orientierung in vier Akten • Inventur – wie geht das überhaupt? • Was ist eigentlich eine Inventur? • Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? • Wie könnte es laufen? … wenn "alles passt"

17. Inventur "live"Wir erinnern uns (1) Inventur einrichten • Sachplan: • wo? • wessen Eigentum? • was? • Personal-/Zeit-/Ressourcenplan: • wer? • wann? • womit? • wohin?

18. Inventur "live"Wir erinnern uns (2) synchronisieren zählen

19. Inventur "live"Wir erinnern uns (3) • zählen: • Raum betreten • Gegenstand vorhanden • Gegenstand nicht vorhanden (jedenfalls nicht hier) • Unerwarteter Gegenstand(mit Etikett) • Neuer Gegenstand (Neufund) • … • …

20. Inventur "live"Wir erinnern uns (4) synchronisieren

21. Inventur "live"Wir erinnern uns (5) • Differenzen bearbeiten: • nicht erfasst (Fehlbestand?) • Abweichung(Standort, Menge) • Fremdfund • Neufund Differenzen verbuchen

22. Inventur "live"Wir erinnern uns (6) Alles gut dokumentiert: Sachplan Personal-/Zeitplan Zählliste Zählergebnis-Liste (Nachweis) Inventur-Kontrollblatt Inventur-Ergebnisliste

23. Was wollen wir heute besprechen? Orientierung in vier Akten • Inventur – wie geht das überhaupt? • Was ist eigentlich eine Inventur? • Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? • Wie könnte es laufen? … wenn "alles passt" • Sind wir jetzt klüger? • Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein?

24. Wir machen Inventur Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? Ein Verzeichnis der Inventar-Standorte Technik einen Plan Den Kämmerer Fachliche Ansprechpartner Eine Inventur-Richtlinie Ein Team für die Standortbegehung einen Möbelwagen Zähl-Listen Etiketten Jemanden, der sich mit den Differenzen beschäftigt … und natürlich Kai

25. Um welche Größenordnungen geht es eigentlich? Kai-City hat… • 20.000 Einwohner • 60 Gebäude (ca. 3 ‰) • 1.000 Räume (ca. 5%) • 30 relevante Außenflächen (ca. 1,5 ‰) • 10.000 Inventargüter (ca. 50%) Alle Angaben je nach den örtlichen Verhältnissen stark variierend

26. Wie aufwändig ist die Inventur? in Kai-City (optimale Verhältnisse) Bei nicht-optimalen Verhältnissen Zusatzaufwand bis zu 200%

27. Was wollen wir heute besprechen? Orientierung in vier Akten • Inventur – wie geht das überhaupt? • Was ist eigentlich eine Inventur? • Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? • Wie könnte es laufen? … wenn "alles passt" • Sind wir jetzt klüger? • Was brauchen wir? / Was muss vorbereitet sein? • Was fehlt uns & wie kommen wir da hin? • Fragen, Fragen, Fragen …

28. Inventur in unserer Heimat-Kommune Jetzt sprechen wir über das "wirkliche Leben" Ihre Fragen bitte

29. Inventur klar? • Schönen Dank für Ihr Interesse und Ihre engagierte Mitarbeit • Wir wünschen Ihnen viel Erfolg für Ihr Inventarisierungsvorhaben hallobtf! gmbhwww.hallokai.de info@hallobtf.de  0221 977608 0