PLANIFICATION ET RÉDACTION DE POLITIQUE POUR VOTRE BIBLIOTHÈQUE

PLANIFICATION ET RÉDACTION DE POLITIQUE POUR VOTRE BIBLIOTHÈQUE Steven Kraus Conseiller en perfectionnement des compétences Service des bibliothèques de l’Ontario –Nord skraus@olsn.ca

INTRODUCTION / POINTS CLÉS DE DISCUSSION • Politiques efficaces • Comment créer une nouvelle politique • Les éléments • Opinions légales ou officielles • L’adoption de politique municipale? • La comptabilité et questions financières • Mandat(terms of reference) • L’importance de la revue des politiques • Exemples: éléments absents, mise à jours • Politiques essentielles • L’impacte de la législation • Ressources et soutien pour la rédaction de vos politiques • Atelier de politique – Vos Politiques, Vos Questions

POURQUOI ON A BESOIN DE POLITIQUES EFFICACES • Aider à l’administration de votre bibliothèque • Développer une série de politiques qui vont évoluer avec les temps, les changements et l’évolution des procès de votre bibliothèque • Créer un manuel de politiques courant • Avoir un document de référence auquel le personnel de la bibliothèque et le conseil administratif peuvent faire référence à des temps propices • Créer une politique dès du début qui va durer, évoluer et changer avec les impactes de la société, la technologie et les priorités locales

LES ÉLÉMENTS DE POLITIQUES EFFICACES • Le type de politique (ex. gouvernance) • Le titre de la politique (ex. Contrôle financier) • Le numéro de la politique (ex. Gouv. – 07) • Date d’adoption: (ex. 11 juin 2010) • Date de révision: (ex. juin 2013) • Nombre de la motion du conseil • Signature du (de la) Président(e) du conseil d’administration

LES ÉLÉMENTS DE POLITIQUES EFFICACES • Introduction • Un contexte / explication de la politique • Première Section • Deuxième Section • Troisième Section • Documents et Contexte (si nécessaire) • Notez l’évolution ou la combinaison de politiques ou documents précédents qui ont aidé à former votre modèle présent. • Citation (législative, procédures, liens à d’autres politiques associées avec la politique principale, etc.) La politique est divisée en sections pour maintenir un sens de direction et préciser les détails nécessaires.

Politique d'accès à l’Internet et entente d’usage convenable des postes de travail publiques Internet

INTRODUCTION ‘L’accès à l’Internet est compatible avec le Conseil de la bibliothèque publique de Cornwall suite à son adhésion à l’ Énoncé de la liberté intellectuelle de la Canadian Library Association et à l ’Énoncé sur le droit intellectuel de l’individu de l’Ontario Library Association. Tous les utilisateurs de la bibliothèque peuvent profiter de l’accès à l’Internet. Toutefois, les intéressés devront respecter l'entente d'utilisation de la bibliothèque pour l'usage convenable des postes publics d'accès à l'Internet’.

PREMIÈRE SECTION ‘Puisque l’Internet est un réseau électronique mondial donnant accès à l’information à travers le monde, il n’est pas facile d’en contrôler le contenu. Les individus utilisant l’Internet peuvent trouver du matériel inexact, incomplet, trompeur, non approprié à certaines catégories d’âge, controversé ou tout simplement offensant. La Bibliothèque ne peut garantir la protection des utilisateurs contre une telle documentation’

DEUXIÈME SECTION ‘Les parents doivent assumer la responsabilité de l’utilisation du service par leur enfant. Le parent ou tuteur, de tout enfant âgé de 13 ans et moins, doit signer le formulaire d’entente pour cet enfant et doit surveiller l’utilisation que son enfant fait de l’Internet. Conformément à la Politique sur les enfants laissés sans surveillance, tout enfant de 10 ans et moins doit être accompagné d’un adulte’.

TROISIÈME SECTION ‘Cliquer sur le bouton « J'accepte » et/ou signer l'entente de l'usage convenable d'un poste de travail public de la bibliothèque pour accès à l'Internet, signifie que l’utilisateur comprend et accepte les politiques et procédures mise en vigueur lors de l’utilisation de l’Internet dans la bibliothèque. La Bibliothèque se réserve le droit de refuser l’accès aux stations d’Internet et /ou de suspendre tous privilèges de la bibliothèque à celui ou celle qui ne respectera pas ces politiques ou procédures. Tout individu qui abuse ou brise l’ordinateur, ou qui utilise l’Internet à des fins illégales verra ses privilèges révoqués et/ou sera poursuivi en justice. De plus, il ou elle sera tenu personnellement responsable de remplacer tout équipement endommagé ou payer les frais de réparation’.

DOCUMENTS ET CONTEXTE • Toutefois, les intéressés devront respecter l'entente d'utilisation de la bibliothèque pour l'usage convenable des postes publics d'accès à l'Internet. • Conformément à la Politique sur les enfants laissés sans surveillance

CITATION, LÉGISLATION OU RÉFÉRENCES • l’utilisation des postes d’accès à l’Internet à des fins illégales ou à des fins non éthiques telles que la fraude, le harcèlement, le libelle ou la diffamation d’autres personnes, l’envoi de pourriel, l’affichage ou l’envoi de pornographie infantile, la littérature haineuse, le matériel obscène ou la littérature qui encourage la consommation de drogues illégales; • Utilisation des postes publics d'accès à l’Internet pour visionner, ou capturer, matériel, incluant photos, vidéos, et textes, qui est sexuellement explicite; • l’utilisation des postes d’accès à l’Internet aux fins de jeux de hasard ou de casino incluant sans toutefois s’y limiter, le poker, le Black Jack, la roulette, les machines à sou, le craps, Keno et les appareils de loterie vidéo;

QUELLE SORTE DE RECHERCHE EST CE QUE JE DEVRAIS FAIRE? • Préparer une politique est un exercice important qui exige un peut de recherche • Parfois un conseil va formuler ou créer un groupe de travail pour construire la politique initiale … • Les meilleurs exemples sont puisés de bibliothèques publiques qui portent des priorités ou des mandats similaires aux vôtres. Ils aideront à formuler la politique initiale ou la politique de base. • Consultez avec les ressources disponibles: l’archive et les réseaux du SBO-Nord, d’autres bibliothèques avoisinantes, demandez à vos collègues vis-à-vis ce qui se passe ou faites une recherche à l’Internet pour des modèles propices

QUELS SONT LES DÉTAILS QUE JE DEVRAIS INCLURE? • Après qu’une recherche est complétée, et le modèle de base est écrit, faites une revue de toutes les données inclues dans le modèle. • Demandez-vous les questions suivantes : • Est-ce que la politique de base reflète les priorités et le mandat de la bibliothèque? • Est-ce que la politique de base comprend les détails nécessaires pour bien expliquer une décision ou un règlement à la clientèle de la bibliothèque si nécessaire? • Est-ce que la politique comprend les morceaux nécessaires des procédures qui devraient paraître dans la politique (mais pas nécessairement l’entier des procédures, c’est pour ça que l’on a le manuel des procédures)?

À QUEL POINT EST-CE QUE JE DEVRAIS SOLLICITER DES OPINIONS LÉGALES OU OFFICIELLES? • Quand on forme nos politiques c’est essentielle d’avoir de l’expérience ou des opinions crédibles quand on fait des décisions pertinentes: • Décisions financières • Décisions qui ont des implications ou des responsabilités légales • Décisions qui portent la conformité aux législations provinciales, municipales ou fédérales pertinentes, au travail du conseil, aux fonctions de la bibliothèque et vis-à-vis les responsabilités à vos citoyens. • C’est aussi très important de communiquer avec le Ministère du tourisme et de la culture quand vous avez des circonstances qui nécessitent une interprétation de législation à votre bibliothèque

EST-CE POSSIBLE D’ADOPTER OU COPIER UNE POLITIQUE MUNICIPALE? • Certaines politiques qui sont développées par la municipalité pourraient être adaptées ou même adoptées pour vos bibliothèques : • Ex. • Acquisitions • Achats • Personnel • Ressources humaines • Etc. • Raison? C’est important de considérer l’accès, vous avez les ressources et l’expertise disponible quand consulter un avocat, un financier ou autre professionnel qui vous aidera à formuler votre politique.

COMMENT ADRESSER LA COMPTABILITÉ ET LES QUESTIONS FINANCIÈRES? • Quand on vient à formuler les politiques dans le domaine des finances, c’est très important de déterminer l’expertise et les détails requis pour protéger les intérêts du conseil et de la bibliothèque et les procédures de la bibliothèque. • Options : • Consultez votre propre financier pour obtenir leur expertise pour que vos politiques dans ce domaine reflètent les pratiques courantes utilisées par les comptables. • Consultez avec la municipalité pour assurer que vos pratiques suivent les pratiques locaux déterminées par le vérificateur ou secrétaire de la mairie si les finances de la bibliothèque sont liées à celles de la municipalité ou autre institution

LE MANDAT (DU CONSEIL OU DES COMITÉS) Ce comité ad hoc de planification a été établi par la résolution 93-13 du conseil d’administration de la bibliothèque, à sa réunion du 24 août, 1993. La création de ce comité répond directement à une demande pour une évaluation des besoins de la communauté de Trillium. L’article 20 (a) de la Loi sur les bibliothèques publiques, L.R.O. 1990, chapitre P.44 exige spécifiquement que le conseil d'administration de bibliothèque tienne compte des besoins de la communauté et s’assure que les services offerts par la bibliothèque comblent les besoins exclusifs de la communauté. http://www.sols.org/publications/sourcebooks/sourcebooksf/ADMIN5_Exemples.pdf

ÉLÉMENTS D’UN MANDAT POUR LE CONSEIL • Autorité • Termes de référence générale • Composition • Terme • Réunions • Quorum • Adviseur(es) • Sécrétaire

ÉLÉMENTS D’UN MANDAT POUR COMITÉ • Introduction • But • Ressources • Membres • Tâches spécifique

COMPÉTENCES (POUR CONSEIL, COMITÉS OU COMITÉ DE TRAVAIL) • Dans toutes les circonstances, c’est nécessaire de considérer les opérations internes de toutes les fonctions administratives selon les règlements du conseil, le mandat du conseil, ou le mandat spécifique déterminé pour chaque groupe d’opération du conseil (ex. comité de travail pour – les politiques, budget/finance, ressources humaines etc.)

REVUE, MISE À JOUR ET LA MISE EN ŒUVRE DES POLITIQUES • Après qu’une politique est rédigée, ce n’est définitivement pas le temps de l’oublier. • C’est très important de mettre une motion permanente dans l’horaire du conseil d’administration pour faire de la revue et la mise à jour de tous les politiques dans votre manuel. • Pour garder vos politiques en bonne forme, nous suggérons faire une revue à chaque 2-3 ans, ou selon le besoin de la politique en question. (ex. vis-à-vis les grands changements dans le domaine de l’informatique, les politiques associées avec la technologie vont peut être demander plus d’attention qu’une politique qui demande moins de détails.

EXEMPLE DE POLITIQUES : ÉLÉMENTS ABSENTS • Des exemplaires qui manquent de précision • langage • formulation • détails • Des exemplaires qui ne sont pas supportés de recherche valide • refaire ce qui est déjà fait • éviter de gaspiller sont temps à réécrire ce qui est déjà précisé ou validé par des sources légales, financier ou etc. • pas suivre les exemples valide qui existe déjà • Des exemplaires qui vont contre des règlements • la loi sur les bibliothèques publiques • les législations municipales, universitaires, • qui affrontent une direction légale qui existe déjà • Des exemplaires qui dupliquent ou change des politiques déjà établies

POLITIQUE QUI MANQUE DES DÉTAILS Année financière L’année financière se termine le 31 décembre. 2. Comptes bancaires En conformité avec la Loi le trésorier ouvrira un compte au dans une banque à charte, une compagnie de fiducie ou une « credit union » 3. Signataires Le conseil d’administration nommera au moins trois signataires autorisés. Tous les chèques ou autres ordres de paiement faits au nom de la Bibliothèque publique de Trillium devront être signés 4. Budget En conformité avec la Loi le conseil de bibliothèques publiques présentera au conseil municipal toutes les sommes nécessaires au cours de l’année. Le conseil de bibliothèques prépare des prévisions annuelles pour le budget

EXEMPLE DE POLITIQUES : MISE À JOUR • Des exemplaires précis • langage • formulation • détails • Des exemplaires qui sont supporté de recherche valide • supporté par des exemples d’une autre bibliothèque • qui ont été visionné, approuvé et examiné par votre conseil, représentation légale ou expert législative quand approprié. • Des exemplaires qui fonctionnent en tant que les lois propices et les règlements • la loi sur les bibliothèques publiques (ou autre législation qui vous applique selon votre type de bibliothèque) • les législations municipales, universitaires, etc. • Des exemplaires qui dupliquent ou changent des politiques existant et sont en vigueurs déjà

POLITIQUE QUI EST À JOUR 1. Année financière L’année financière de la Bibliothèque publique de Trillium se termine le 31 décembre de chaque année. 2. Comptes bancaires En conformité avec la Loi sur les bibliothèques publiques, L.R.O. 1990, chap.P.44, art.15 (4b), le trésorier ouvrira un ou plusieurs comptes au nom du conseil de bibliothèques dans une banque à charte, une compagnie de fiducie ou une « credit union » que le conseil aura approuvée. 3. Signataires autorisés Le conseil d’administration nommera au moins trois signataires autorisés, dont un sera le trésorier. Tous les chèques ou autres ordres de paiement faits au nom de la Bibliothèque publique de Trillium devront être signés par au moins deux signataires autorisés. 4. Budget En conformité avec la Loi sur les bibliothèques publiques, art. 24 (1), le conseil de bibliothèque publique présentera au conseil municipal, dans la forme et au plus tard le jour fixés par ce dernier, les prévisions de toutes les sommes nécessaires au cours de l’année. Le conseil de bibliothèque prépare, pour approbation par le conseil municipal, des prévisions annuelles pour le budget d’investissements à long terme qui appuient les buts à long terme approuvés par le conseil d’administration. Le conseil de bibliothèque fournira de l’information suffisante pour appuyer les prévisions.

LES POLITIQUES ET L’ESSENTIELLES • Considérez les politiques qui gouvernent les bonnes fonctions de vos tâches quotidiennes. • Avez-vous les politiques nécessaires en place? • Notez les circonstances dont vous avez eu besoin de référer à un règlement, une politique ou un procès essentiel • Durant les derniers 6 mois, combien de fois étiez-vous obligé de consulter, référer ou utiliser une politique en défense de vos règlements • Considérez les lois pertinentes et les responsabilités financières qui exigent une protection contre une responsabilité civile. • Le développement d’un ensemble de politiques efficaces aidera à améliorer l’opération de votre bibliothèque.

NOS POLITIQUES ET LA LÉGISLATION PERTINENTE • Modifications à la Loi sur les bibliothèques publiques incluses à la Loi de 2002 sur l'efficience du gouvernement - Questions et réponses • Loi de 2001 sur les municipalitésQuestions et réponses à l'intention des bibliothèques publiques • Projet de loi 130 : Loi de 2006 modifiant des lois concernant les municipalités - Annexe A • L'Accord général sur le commerce des services (AGCS) - Questions et réponses pour les bibliothèques publiques de l'Ontario • Loi sur les bibliothèques publiques : Foire aux questions • Loi sur les bibliothèques publiques • Loi sur les bibliothèques publiques R.R.O. 1990, RÈGLEMENT 976 • Accès à l'information municipale et la protection de la vie privée - Les bibliothèques publiques sont assujetties à la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée. Questions et réponses pour les bibliothèques publiques. • Lois et règlements de l'Ontario - Le site sur les Lois et règlements de l'Ontario contient le texte intégral des lois de la province, y compris de l'information pouvant s'appliquer aux bibliothèques publiques http://www.culture.gov.on.ca/french/library/legislation.htm

RESSOURCES ET OUTILS POUR FACILITER LA RÉDACTION DE MES POLITIQUES Politiques en français (SBO-Nord/SBOS) http://www.sols.org/links/clearinghouse/accreditation/selectedsamplepolicies/indexfr.htm La Bibliothèque publique d’Ottawa http://24369.vws.magma.ca/index_f.html La Bibliothèque publique de Montréal http://octogone.ville.lasalle.qc.ca/francais/renseignements/text/Politique_de_choix_LOctogone.pdf La Bibliothèque publique du Grand Sudbury http://www.sudbury.library.on.ca/index.cfm?app=w_library&lang=fr&currID=2727&parID=2724

QUESTIONS, COMMENTAIRES OU DEMANDES SPÉCIFIQUES DE SERVICE Steven Kraus Conseiller en perfectionnement des compétences Service des bibliothèques de l’Ontario – Nord skraus@olsn.ca 1-800-461-6348 poste 228

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