Convegno sulla riforma anagrafica Ferrara, 30 settembre 2005

1. Convegno sulla riforma anagraficaFerrara, 30 settembre 2005 • “Questioni relative alla riservatezza dei dati personali di natura anagrafica, anche con riferimento alla diffusione delle nuove tecnologie” Dott. Vincenzo Martorano (Prefettura-UTG di Ferrara)

2. Il trattamento di dati personalida parte di soggetti pubblici Art. 18, co. 2 e 3, D. Lgs. 30/6/2003, n. 196 • Qualunque trattamento di dati personali da parte di soggetti pubblici è consentito soltanto per lo svolgimento delle funzioni istituzionali. • Nel trattare i dati il soggetto pubblico osserva i presupposti e i limiti stabiliti dal codice, anche in relazione alla diversa natura dei dati, nonché dalla legge e dai regolamenti.

3. Si intende per “trattamento” qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuati anche senza l’ausilio di strumenti elettronici, concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l'elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati, anche se non registrati in una banca di dati.Si intende per “dato personale” qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente od associazione, identificati o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione, ivi compreso un numero di identificazione personale (art. 4, co.1, lett. a) e b) D. Lgs. 30/6/2003, n. 196).

4. Tutte le operazioni svolte dall’ufficiale di anagrafe devono essere considerate “trattamento di dati personali” e, quindi, soggette alle disposizioni di cui al D. Lgs. 30/6/2003, n. 196.

5. Il trattamento di dati personalida parte di soggetti pubblici Art. 19 D. Lgs. 30/6/2003, n. 196 • La comunicazione da parte di un soggetto pubblico ad altri soggetti pubblici è ammessa quando è necessaria per lo svolgimento di funzioni istituzionali. La comunicazione da parte di un soggetto pubblico a privati o a enti pubblici economici e la diffusione da parte di un soggetto pubblico sono ammesse unicamente quando sono previste da una norma di legge o di regolamento.

6. Il trattamento di dati personalida parte di soggetti pubblici Artt. 20 e 21 D. Lgs. 30/6/2003, n. 196 • Il trattamento dei dati sensibili e giudiziari da parte di soggetti pubblici è consentito solo se autorizzato da espressa disposizione di legge. Se questa specifica la finalità di rilevante interesse pubblico, ma non i tipi di dati e di operazioni eseguibili, il trattamento è consentito solo in riferimento ai tipi di dati e di operazioni identificati e resi pubblici, a cura dei soggetti che ne effettuano il trattamento, con atto di natura regolamentare.

7. Si intendono per “dati sensibili” i dati personali idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale (art. 4, co. 1, lett. d) D. Lgs. 30/6/2003, n. 196).

8. Il trattamento di dati personalida parte di soggetti pubblici Art. 62 D. Lgs. 30/6/2003, n. 196 • Si considerano di rilevante interesse pubblico, ai sensi degli articoli 20 e 21, le finalità relative alla tenuta degli atti e dei registri dello stato civile, delle anagrafi della popolazione residente in Italia e dei cittadini italiani residenti all'estero, e delle liste elettorali, nonché al rilascio di documenti di riconoscimento o al cambiamento delle generalità.

9. La normativa anagrafica Art. 1, co. 3, legge 24/12/1954, n. 1228 • Gli atti anagrafici sono atti pubblici In realtà, le risultanze anagrafiche possono essere definite pubbliche in quanto provenienti da un’amministrazione pubblica e nella misura in cui esse sono conoscibili, cioè con le modalità e i limiti previsti dalle norme vigenti. In particolare, la pubblicità riguarda le notizie contenute nello schedario della popolazione residente che possono formare oggetto di certificazione.

10. La normativa anagrafica Art. 33, co. 1, D.P.R. 30/5/1989, n. 223 • L’ufficiale di anagrafe rilascia a chiunque ne faccia richiesta, fatte salve le limitazioni di legge, i certificati concernenti la residenza e lo stato di famiglia La norma esprime il principio di tipicità delle certificazioni anagrafiche.

11. I certificati di stato di famiglia non possono contenere, in linea di massima, indicazioni sui rapporti di parentela (circolare Ministero Interno 23/7/1996, n. 11). Tuttavia, in presenza di particolari esigenze, su formale richiesta dell’interessato, i vincoli intercorrenti fra i componenti della famiglia anagrafica possono essere certificati, ad esempio ai fini della corresponsione degli assegni per il nucleo familiare da parte del datore di lavoro privato, che non è tenuto ad accettare dichiarazioni sostitutive (circolare Ministero Interno 20/1/1997, n. 3).Si ricorda che, secondo l’art.28, co. 3, legge 4/5/1983, n. 184, l’ufficiale di anagrafe deve rifiutarsi di fornire notizie, informazioni, certificazioni o copie dai quali possa risultare il rapporto di adozione, salvo autorizzazione espressa dell'autorità giudiziaria. L’autorizzazione non è necessaria qualora la richiesta provenga dall'ufficiale di stato civile, per verificare l’insussistenza di impedimenti matrimoniali.

12. La normativa anagrafica Art. 33, co. 2, D.P.R. 30/5/1989, n. 223 • Ogni altra posizione desumibile dagli atti anagrafici, ad eccezione delle posizioni previste dal comma 2 dell’art. 35, può essere attestata o certificata, qualora non vi ostino gravi o particolari esigenze di pubblico interesse, dall’ufficiale di anagrafe d’ordine del Sindaco.

13. Si tratta delle cd. certificazioni atipiche, che si sostanziano in tutte quelle notizie, comunque registrate negli atti anagrafici, desumibili dalla consultazione diretta delle schede individuali e di famiglia (cittadinanza, professione, titolo di studio, informazioni relative alla carta d’identità, ecc.).Secondo alcuni, è possibile fornire in tal modo anche informazioni sul Comune di emigrazione di una persona già iscritta in anagrafe (nota Garante Privacy 4/6/2003).

14. La normativa anagrafica Art. 34, co. 1, D.P.R. 30/5/1989, n. 223 • Alle amministrazioni pubbliche che ne facciano motivata richiesta, per esclusivo uso di pubblica utilità, l’ufficiale di anagrafe rilascia, anche periodicamente, elenchi degli iscritti nella anagrafe della popolazione residente. N.B.: Art. 177, co. 1, D. Lgs. 30/6/2003, n. 196 - Il Comune può utilizzare gli elenchi […] per esclusivo uso di pubblica utilità anche in caso di applicazione della disciplina in materia di comunicazione istituzionale.

15. Esempi: rilascio degli elenchi alla ASL al fine di permettere l’effettuazione di uno screening dei tumori (nota Garante Privacy 31/12/1998) o all’ACI per consentire “una gestione più corretta dei propri servizi istituzionali” (nota Garante Privacy 13/1/2003).Gli elenchi in questione possono includere i soli dati indispensabili per i fini di pubblica utilità dichiarati dall’amministrazione richiedente, con esclusione di quelli incompatibili con i fini stessi (ad esempio, paternità e maternità, stato civile, titolo di studio, professione, iscrizione o meno nelle liste elettorali, ecc.).I dati anagrafici non possono essere forniti in alcun modo a privati per scopi di propaganda elettorale, anche se il richiedente è un amministratore locale o il titolare di una carica elettiva. E’ possibile ottenere, però, il rilascio di copia delle liste elettorali, in applicazione dell’art. 51 D.P.R. 20/3/1967, n. 223, come modificato dall’art. 177 D. Lgs. 30/6/2003, n. 196 (provvedimento Garante Privacy 12/2/2004).

16. La normativa anagrafica Art. 34, co. 2, D.P.R. 30/5/1989, n. 223 • Ove il Comune disponga di idonee apparecchiature, l’ufficiale di anagrafe rilascia dati anagrafici, resi anonimi ed aggregati, agli interessati che ne facciano richiesta per fini statistici e di ricerca.

17. La normativa anagrafica Art. 35, co. 1, D.P.R. 30/5/1989, n. 223 • I certificati anagrafici devono contenere […] l’oggetto della certificazione […] le generalità delle persone cui la certificazione si riferisce, salvo le particolari disposizioni di cui alla legge 31/10/1955, n. 1064* […] * Abolizione dell’indicazione della paternità e della maternità in estratti per riassunto e certificati di stato civile, certificati anagrafici, documenti di riconoscimento e in ogni altro atto o documento nei quali la persona sia indicata per fine diverso da quello relativo all'esercizio di doveri o diritti derivanti dallo stato di legittimità o di filiazione.

18. La normativa anagrafica Art. 35, co. 2, D.P.R. 30/5/1989, n. 223 • Non costituiscono materia di certificazione le notizie riportate nelle schede anagrafiche concernenti la professione, arte o mestiere, la condizione non professionale, il titolo di studio e le altre notizie il cui inserimento nelle schede individuali sia stato autorizzato ai sensi dell'art. 20, comma 2*, del regolamento.

19. * L'inserimento nelle schede individuali di altre notizie, oltre a quelle già previste nella scheda stessa, può essere effettuato soltanto previa autorizzazione da parte del Ministero dell'interno, d'intesa con l'Istituto centrale di statistica […]Nella scheda riguardante i cittadini stranieri sono comunque indicate la cittadinanza e la data di scadenza del permesso di soggiorno o il rilascio o rinnovo della carta di soggiorno.

20. La normativa anagrafica • Art. 35, co. 3 e 4, D.P.R. 30/5/1989, n. 223 Il certificato di stato di famiglia deve rispecchiare la composizione familiare quale risulta dall'anagrafe all’atto del rilascio del certificato. Previa motivata richiesta, l’ufficiale di anagrafe rilascia certificati attestanti situazioni anagrafiche pregresse.

21. Le cd. certificazioni pregresse (dette anche certificazioni di stato di famiglia storico) possono essere rilasciate solo facendo riferimento ad una data precisa.In linea di principio non è possibile certificare la notizia dell’emigrazione di una persona o di una famiglia in altro Comune o all’estero, con o senza indicazione del luogo di nuova residenza (cd. certificato di emigrazione).In presenza, però, di un’istanza proveniente da uno studio legale, nella quale venga rappresentata la necessità di notificare un atto processuale, potranno essere fornite, ad un soggetto munito di delega, le informazioni relative al luogo di emigrazione (circolare Ministero Interno 20/5/2003, n. 11).Secondo altri, è sempre possibile rilasciare il certificato di emigrazione ai sensi dell’art. 33, co. 2, del regolamento (nota Garante Privacy 4/6/2003).

22. La normativa anagrafica Art. 37 D.P.R. 30/5/1989, n. 223 • È vietato alle persone estranee l'accesso all'ufficio di anagrafe e quindi la consultazione diretta degli atti anagrafici. Sono escluse da tale divieto le persone appositamente incaricate dall'autorità giudiziaria e gli appartenenti alle forze dell'ordine. I nominativi delle persone autorizzate devono figurare in apposite richieste dell'ufficio o del comando di appartenenza […] Il personale abilitato alla consultazione opererà secondo modalità tecniche adottate d'intesa tra gli uffici anagrafici comunali e gli organi interessati.

23. E’ ammessa la stipula di una convenzione ai fini della consultazione telematica degli archivi anagrafici da parte delle forze dell’ordine (newsletter Garante Privacy 6/12/1999).N.B.: Art. 2, co. 3, D.L. 15/1/1993, n. 6, conv. in legge 17/3/1993, n. 63 - I Comuni […] devono consentire l'attivazione di collegamenti telematici con tutti gli organismi che esercitano attività di prelievo contributivo e fiscale o che eroghino servizi di pubblica utilità. Tali collegamenti dovranno permettere l'accesso, da parte di detti organismi, a tutte le variazioni che intervengono nelle anagrafi comunali […].N.B.: Art. 2, co. 5, legge 15/5/1997, n. 127 - I Comuni favoriscono, per mezzo di intese o convenzioni, la trasmissione di dati o documenti tra gli archivi anagrafici e dello stato civile, le altre pubbliche amministrazioni, nonché i gestori o esercenti di pubblici servizi, garantendo il diritto alla riservatezza delle persone. La trasmissione di dati può avvenire anche attraverso sistemi informatici e telematici.

24. Non è conforme alle norme sulla privacy la consultazione indiscriminata degli archivi anagrafici dei Comuni e l'interconnessione tra questi archivi e le banche dati delle altre amministrazioni. Occorre prevedere, piuttosto, la possibilità di collegamenti informatici o telematici attraverso i quali rendere disponibili, su richiesta, la trasmissione o la consultazione in rete di un documento o di un certificato relativo, a seconda del soggetto convenzionato, ad elenchi di iscritti all'anagrafe oppure a specifiche attestazioni attinenti alla residenza o allo stato di famiglia di singoli residenti. (segue)

25. L’art. 2, co. 5, della legge 15/5/1997, n. 127, non ha innovato la precedente disciplina anagrafica, ma ha semplicemente previsto la possibilità che i flussi leciti di comunicazioni anagrafiche possano essere favoriti e regolati per aspetti di dettaglio da uno strumento flessibile quale quello delle convenzioni. Tali provvedimenti però non possono superare i limiti previsti dalla normativa in materia. Non possono essere ammesse, quindi, né una libera consultazione diretta delle anagrafi, attraverso interrogazioni individuali o di massa di ogni dato contenuto negli archivi, né, tantomeno, una loro indifferenziata interconnessione con le banche dati dei soggetti convenzionati. Queste modalità, infatti, sono in netto contrasto con la vigente disciplina in materia di anagrafi, dando vita ad una nuova forma di gestione e di accesso agli atti anagrafici che potrebbe essere introdotta solo da apposite norme di modifica (newsletter Garante Privacy 10/4/2000).

26. La promozione da parte delle Regioni di collegamenti telematici tra gli archivi anagrafici dei Comuni, allo scopo di semplificare l'attività amministrativa, è compatibile con la legge sulla privacy, ma l’interconnessione deve, però, limitarsi alla possibilità della comunicazione di dati permessi dalla legislazione anagrafica e non può dare luogo alla costituzione di una anagrafe autonoma su base regionale. In base alle norme statali che regolano in modo uniforme la materia a livello nazionale, la gestione delle banche dati anagrafiche è, infatti, riservata in via esclusiva ai Comuni, mentre le altre amministrazioni, pur potendo accedere nei casi previsti dalla legge a determinate categorie di dati, non sono certamente autorizzate a prelevare indiscriminatamente le informazioni in esse contenute e tanto meno a procedere alla formazione di veri e propri archivi paralleli (newsletter Garante Privacy 10/7/2000).

27. L’istituzione in via amministrativa dell’Indice delle anagrafi (Ina) non consente di dare piena attuazione alla normativa sulla privacy, che richiede in proposito l’esistenza di apposite norme di legge o di regolamento (newsletter Garante Privacy 12/6/2000).Occorre evitare, in ogni caso, che l’Ina da “snodo tecnico” si trasformi, di fatto, per effetto dell’inserimento di sempre nuove informazioni, in una sorta di anagrafe nazionale unica, sovrapposta o addirittura sostitutiva delle anagrafi comunali (newsletter Garante Privacy 13/7/2003).

28. La normativa sull’AIRE Art. 1, co. 12, legge 27/10/1988, n. 470 • Gli atti delle anagrafi dei cittadini italiani residenti all’estero sono atti pubblici Anche le risultanze AIRE possono essere definite pubbliche in quanto provenienti da un’amministrazione pubblica e nella misura in cui esse sono conoscibili, cioè con le modalità e i limiti previsti dalle norme vigenti. In particolare, la pubblicità riguarda soltanto le notizie che possono formare oggetto di certificazione.

29. La normativa sull’AIRE Art. 7 legge 27/10/1988, n. 470 • Sulla base delle risultanze dell'anagrafe dei cittadini italiani residenti all'estero […] spetta agli ufficiali di anagrafe dei Comuni […] il rilascio dei seguenti certificati:a) certificato di stato di famiglia;b) certificato di residenza attestante che il richiedente, in precedenza iscritto nell'anagrafe dei residenti nel Comune, risulta attualmente nell'anagrafe degli italiani residenti all'estero.

30. Il certificato di residenza all’estero deve indicare le generalità del cittadino, la data di iscrizione all’AIRE, la circoscrizione consolare di residenza e l’indirizzo all’estero; non dovrà invece mai essere indicato l’indirizzo precedente l’espatrio (circolare Ministero Interno 16/4/1993 n. 5).Il certificato di stato di famiglia AIRE può fare riferimento solo ai componenti la famiglia di cittadinanza italiana; sono esclusi gli stranieri, anche se parenti o conviventi ai fini anagrafici (circolare Ministero Interno 12/6/1990 n. 5).

31. La normativa sull’AIRE Art. 1 D.P.R. 6/9/1989, n. 323 • Le anagrafi degli italiani residenti all'estero (AIRE) costituiscono parti delle anagrafi della popolazione di cui alla legge 24/12/1954, n. 1228.

32. E’ da ritenere, quindi, che per tutto ciò che non risulta direttamente regolato dalla normativa AIRE si dovrà fare riferimento alla disciplina prevista per l’APR, in quanto applicabile. Di conseguenza si può affermare, fra l’altro, che anche per le posizioni AIRE possono essere rilasciate certificazioni o attestazioni d’ordine del Sindaco, con le indicazioni e le limitazioni di cui all’art. 33, co. 2, del D.P.R. 30/5/1989, n. 223.

33. ConclusioniIl rapporto fra la normativa anagrafica e le disposizioni a tutela della privacy

34. Al di fuori delle ipotesi previste dalla normativa anagrafica e fatta salva la particolare disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi, non è possibile comunicare o diffondere a privati i dati personali provenienti dagli archivi anagrafici (note Garante Privacy 28/11/1998 e 23/5/2000).

35. ConclusioniIl rapporto fra le due normative Le disposizioni in materia anagrafica, seppur anteriori, costituiscono una sorta di specificazione dei principi sanciti dalla legge 675/96; il legislatore già nella normativa speciale di riferimento aveva tenuto in debito conto l’esigenza di un bilanciamento tra contrapposti interessi, consistenti nel garantire da una parte la conoscibilità di determinati dati personali e dall’altra il rispetto della dignità e della riservatezza dell’interessato, prevedendo non già una libera consultabilità, e quindi diffondibilità, degli atti anagrafici, bensì la possibilità di ottenere singole certificazioni di (alcune) iscrizioni previa domanda da parte di un soggetto identificato. (segue)

36. ConclusioniIl rapporto fra le due normative Le modalità di acquisizione di dati personali contenute negli atti anagrafici integrano infatti adempimenti rilevanti sotto il profilo della tutela della riservatezza, in quanto finalizzati a consentire in qualche modo una forma di controllo sull’acquisizione e la conoscibilità di alcune informazioni attinenti la sfera personale del singolo. Il regime di pubblicità degli atti anagrafici esclude la diretta consultabilità degli stessi e richiede che il rilascio della certificazione sia preceduta dalla richiesta da parte di persona identificata. Costituisce pertanto lesione dei principi fissati dall’art. 9 della legge 675/1996 la diffusione indiscriminata e priva di effettiva pertinenza rispetto agli scopi informativi essenziali del dato anagrafico della residenza (Tribunale Milano, sez. I civ., 13/4/2000, n. 3926).