NEW SEVEN TOOLS/ NEW MANAGEMENT TOOLS (7 ALAT BARU)

1. NEW SEVEN TOOLS/NEW MANAGEMENT TOOLS(7 ALAT BARU) Dipresentasikan oleh : Asep Ridwan, ST Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik UNTIRTA

2. 7 New Tools / 7 Management Tools • Diagram Afinitas (Affinity Diagram/KJ Method) • Diagram Keterkaitan (Interrelationship Diagram) • Diagram Pohon (Tree Diagram/Systems Flow Chart) • Diagram Matriks (Matrix Diagram) • Analisa Data Matriks (Matrix Data Analysis) • Process Decision Program Chart (PDPC) • Diagram Panah (Arrow Diagram or PERT/CPM)

3. 1. DIAGRAM AFFINITAS • Alat ini berguna untuk mengelompokkan • permasalahan sehingga mudah untuk dilihat • gambaran keseluruhan permasalahan dan • detailnya • Yang perlu diperhatikan adalah bagaimana • membuat pernyataan masalah/ide • Proses yang dilakukan berdasarkan • brainstorming • Sangat berguna ketika dukungan setiap • orang dalam kelompok dibutuhkan

4. KAPAN MENGGUNAKAN DIAGRAM AFINITAS ? Ketika fakta dan pemikiran terlalu banyak dandalam kondisi tidak menentu sehingga tidak bisamengingat apa saja yang dibicarakan

5. LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN DIAGRAM AFINITAS 1. Pilih topik yang akan dibahas, yaitu : - Hal-hal yang dianggap masalah utama/terbesar - Hal-hal yang secara konsep perlu disimpulkan - Hal-hal yang membutuhkan kreativitas untuk diselesaikan atau dikerjakan • Gunakan “Post-it”/Kartu untuk menuliskan ide, pendapat, pengalaman atau apapun : - Satu kartu satu pendapat - Singkat dan padat - Bisa dibaca orang lain • Kumpulkan bersama kartu-kartu yang memiliki kesamaan atau keterkaitan erat. • Biarkan kartu “sendiri” yang tidak ikut ke kelompok manapun berada di luar kelompok. • Berikan judul kelompok untuk setiap grup. • Bentuklah diagram afinitas (perhatikan tata letaknya)

7. 2. DIAGRAM KETERKAITAN Alat ini meletakkan suatu ide atau permasalahan kemudian memetakan faktor-faktor yang berkaitan dengan ide atau masalah tersebut dan faktor-faktor lainnya

8. LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN DIAGRAM KETERKAITAN • Tentukan pokok permasalahan (Singkat dan padat tetapi mudah dimengerti) • Tuliskan kotak-kotak penyebabnya (Singkat, padat, satu kotak untuk satu pendapat) • Klarifikasi asumsi-asumsi awal dan tuliskan • Gunakan panah untuk menunjukan hubungan sebab-akibat • Pilih beberapa penyebab terpenting (Gunakan kotak lebih tebal/warna berbeda) • Hubungan sebab akibat yang sangat kuat menggunakan panah lebih tebal • Simpulkan hasil

10. LAMBANG-LAMBANG DALAM DIAGRAM KETERKAITAN • Simbol ini menggambarkan pernyataan masalah yang menjadi pusat • Simbol ini menggambarkan semua sebab-akibat yang berkaitan dengan kotak 1 garis • Simbol ini menggambarkan faktor peyebab utama dengan kotak garis ganda

11. Tips Diagram Keterkaitan Masalah • Pernyataan Masalah dapat diletakkan secara - Centralized Pattern, di tengah-tengah - Unidirectional Pattern, paling kanan • Kartu yang lebih relevan dekatkan dengan pernyataan masalah (Primary Cause). Yang kurang relevan atau lebih lemah hubungan sebab akibat berikutnya • Brainstorming terlebih dahulu disarankan (Diagram Afinitas) • Gunakan beberapa sesi pertemuan untuk menyempurnakan keterkaitan

12. Perbedaan dengan Diagram Fishbone • Dapat memberikan hubungan yang lebih bebas antar kausa (cause) tanpa harus menggunakan “jalur” tulang. • Memberikan prioritas sederhana permasalahan yang harus diselesaikan dahulu tentunya adalah yang memiliki panah keluar terbanyak

13. 3. DIAGRAM POHON • Alat ini secara sistematis memetakan semua aktivitas atau arah yang harus dilakukan untuk mencapai suatu tujuan (Objectives)

14. LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN DIAGRAM POHON • Tentukan tujuan dasar - Bagaimana caranya ? - Mengapa sesuatu ada/terjadi ? • Tentukan cara/rencana pencapaian di level 1 (Level-1 : Cabang pertama dari pohon no.1) 3. Tentukan cara/rencana pencapaian di level 2 (Level-2 : Cabang kedua dari cabang-cabang no.2) 4. Kembangkan terus hingga ke 4 level atau lebih selama masih mungkin dan layak 5. Telusuri ulang untuk memastikan kesesuaian antar tingkat

16. 4. DIAGRAM MATRIK • Alat ini bisa mengorganisasikan karakteristik, fungsi dan tugas ke dalam suatu bentuk sehingga titik-titik keterkaitan logis antar dua variabel dapat ditentukan kekuatannya.

19. 5. ANALISA DATA MATRIK • Keterkaitan antar faktor dalam diagram matriks dihitung secara statistik sehingga didapatkan tingkat keterkaitan secara kuantitatif • Hampir sama dengan diagram matrik, bagaimana ketekaitan itu didorong menggunakan alat-alat statistik. Contoh: - Penggunaan Diagram Pareto untuk menemukan faktor-faktor utama yang harus segera diselesaikan - Diagram Scatter untuk menemukan kekuatan hubungan dalam matrik histogram to “informate” the data. - Control Chart untuk memetakan tempat terjadinya error atau penyimpangan

21. 6. PROCESS DECISION PROGRAM CHART (PDPC) • PDPC adalah alat untuk memetakan kemungkinan terjadinya kejadian ketika kita mencoba memecahkan masalah (risk from problem to solution) • Memetakan Efek Domino terutama jika kita tidak begitu menguasai permasalahan atau solusi permasalahan

22. LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN PDPC • Tentukan titik awal & kondisi akhir - Tujuan pemecahan akhir - Tuliskan kondisi masalahnya • Siapkan rencana kerja 3. Susun instruksi kerja untuk mengantisipasi aktivitas 4. Lakukan update jika situasi berubah. Jika memang tdak ada/tidak bisa disolusikan: berhenti 5. Gambarkan hasil akhir yang dicapai dan gunakan anak panah lebih tebal dari atas hingga ke bawah (jalur yang digunakan)

24. 7. DIAGRAM PANAH • Alat ini digukanan untuk melakukan perencanaan jadwal aktivitas secara grafis dan pengontrolan pelaksanaannya. • Sebenarnya adalah konsep CPM/PERT Diagram tetapi lebih sederhana. • Syarat utama adalah aktivitas dapat diketahui apa saja dan durasi waktunya

25. LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN PDPC • Ilustrasikan urutan operasi mulai dari paling kiri, pertimbangan apa mendahului, berikutnya apa dan mana yang paralel (bersama-sama) • Tuliskan/gambar persimpangan yang terjadi 3. Gambarkan garis panah dengan garis lurus berarti harus berurutan sedangkan putus-putus berhubungan tapi masih bisa ditunggu (tidakada waktu) 4. Tuliskan nomor persimpangan • Tuliskan nama operasinya • Tuliskanjumlah hari/waktu yang dibutuhkan • Jalur kritis (tidak bisa ditunda) digambarkan dengan garis panah lebih tebal.