INIS & Faktury

1. INIS & Faktury e_faktury, správci a příkazci, PKI

2. Motivace • Zabezpečení finanční kontroly • Řídící kontrola je jednou ze součástí systému finanční kontroly. Systém finanční kontroly se řídí samostatnou směrnicí ZČU. Tento stupeň vnitřního kontrolního systému má za úkol zabezpečit průkaznou kontrolu při používání veřejných finančních prostředků, zejména při operacích výdajového charakteru. • Efektivní oběh faktur – elektronicky • Implementace elektronického podpisu

3. Legislativní vymezení • Zákon č. 320/2001 o finanční kontrole • Směrnice ZČU   4R/2006 • Stanovení příkazců operací, správců rozpočtu a hlavních účetních na Západočeské univerzitě v Plzni 

4. Současné možnosti • Papírový formulář – toho se chceme zbavit a urychlit oběh • INIS – eviduje správce a příkazce, využívá elektronický podpis • V současnosti jsou možné dočasně obě varianty, ale na jedné fakultě vždy jen jedna z nich

5. Proces schvalování fakturschéma • Procesu schvalování se zúčastňují pouze správci a příkazci. • Proces startuje účetní a zde též končí. • Objednací místo a majetkový odbor dostává jen patřičné informace.

6. Proces schvalování fakturúčetní • Došlé faktury zavede do Magionu a naskenovanou fakturu připojí. • reakce INIS: • Načítá nezaúčtované faktury a dle zdrojů informuje příslušné správce.

7. Proces schvalování faktursprávce • Každý může měnit zdroje financování (zakázka, pracoviště, činnost) nejen v rámci svých pravomocí, ale zcela libovolně. Nemá-li oprávnění schválit nově zadané zdroje, přechází schvalování na příslušné další správce. • V rámci upřesňování zdrojů lze řádky i množit. • Při ukládání se kontroluje celková cena i cena DPH – musí být zachována. • Musí doplnit „Účel použití“ a „Druh majetku“. • K dispozici má komunikační zónu „Upřesnění dodávky“ • neodpovídá-li dodávka objednávce a změna je nepřijatelná, lze fakturu zamítnout (stačí libovolný řádek) • reakce INIS: • Po schválení všemi správci dle zdrojů informuje příslušné příkazce. • Pokud je faktura zamítnutá, informuje účetní, nic se nepřenáší a proces končí.

8. Proces schvalování fakturpříkazce • pouze schvaluje • reakce INIS: • Zapisuje data do Magionu, informuje fakultní účetní. Dle čísla objednávky informuje příslušné objednací místo. Týká-li se faktura majetku (dle Druhu majetku), informuje majetkový odbor. • Pokud je faktura zamítnutá, informuje účetní, nic se nepřenáší a proces končí.

9. Proces schvalování fakturúčetní • Dostane zprávu o schválení, bere na vědomí, zaúčtuje (využívá při tom i nepřenášené údaje (upřesnění, účel …) tj. musí se podívat do INISu • V historii (v Magionu) vidí původní stav před schvalováním

10. Proces schvalování fakturOSRA • Objednací místo • Je určeno podle posledního dvojčíslí dokladové řady objednávky. Pokud neexistuje objednávka a faktura je vystavena na základě smlouvy, objednací místo se vynechává. Nastavuje vykrytí objednávky. • Majetkový odbor • V případě, že předmětem dodávky je majetek, který se eviduje, zaeviduje se majetek z faktury přímo v Magionu. V případě užití akreditovaného zdroje financování se udává cena s DPH, jinak bez DPH. • Vytiskne se „Zápis o převzetí“ a odešle na příslušné pracoviště včetně vytištěných inventárních čísel.

11. Proces schvalování fakturknihovna • Specifika knihovny spočívající v tom, že faktura i zboží jde nejprve do knihovny, kde dojde k věcné kontrole a předzpracování faktury zůstanou zachována. • Při vlastním schvalování správci a příkazci již tedy nepůjde o věcnou kontrolu nýbrž pouze o potvrzení či změnu zdrojů financování.

12. Neschválení na pracovišti • Správce • faktura či dodávka je v rozporu s objednávkou • Nesouhlasí s navedením faktury účetní • Příkazce • nesouhlasí a postupem správce

13. Neschválení - účetní Pokud správce či příkazce fakturu neschválí, dostane se do stavu "neschváleno" a tak zůstane, poté lze: • nechat ji tak, adekvátní je storno v Magionu (aby to celkově mělo smysl) • pustit ji znovu do oběhu bez úprav (zpravidla pokud příkazce nesouhlasí s postupem správce) • upravit fakturu v Magionu a pustit ji do oběhu opravenou

14. Procesy • Založení faktury a předání ke schválení • Schválení správcem • Schválení příkazcem • Přenos do Magionu

15. Subjekty • Hlavní (fakultní) účetní • Příkazce – oprávněný schvalovat • Správce – oprávněný schvalovat • Administrátor – eviduje příkazce a správce na libovolné úrovni (univerzita, fakulta, katedra) Správce a příkazce lze evidovat na nákladovém středisku (katedře) či na konkrétní zakázce • Správce certifikátů - CIV

16. Přihlášení http://inis.zcu.cz Jméno a heslo z Orionu

17. Volba Faktury Volba Faktury

18. Nabídka dle práv • Zpravidla jen jedna nabídka dle funkce: • - Účetní • - Objednací místo • - Správce • Příkazce • Administrátor

19. Seznam ke schválení Filtr Seznam Detail Tisk

20. Filtr • Omezuje seznam zobrazených faktur, zpočátku doporučuji nepoužívat • Při průběžném vyřizování je seznam vždy krátký • Výjimkou je „Stav“ (implicitně „Schvaluje …“) – umožňuje sledovat vyřizování

21. Hlavička jen čtení Schvalování - detail řádek zdroje Upřesnění - komentář schvalování Účel (druh) Podpis Zobrazení naskenované faktury

22. Zobrazený soubor

23. Papírová košilka zdroje Upřesnění - komentář Účel (druh) schvalování

24. Schválená faktura

25. Přípustné změny – dělení řádku Rozdělit Určení počtu řádků

26. Úpravy po rozdělení řádku Částka se rovnoměrně dělí, následně lze upravit Zdroje se kopírují, následně lze upravit

27. Pravidla rozesílání e-mailů • Po předání faktury ke schválení jde mail Správci s pořadím 1 dané zakázky (střediska) dle číselníku • Po schválení všemi správci jde mail příkazcům dle stejných pravidel • Pokud během schvalování někdo z příkazců / správců zamítne jakoukoliv položku faktury, přechází tato do stavu ZRUŠENA a jde mail o zrušení účetní. • Pokud všichni příkazci/správci schválili všechny položky, jde mail účetní.

28. Příklad upozornění Přechod na schvalování

29. Přístup ke schvalování • Z e-mailu přímo na formulář • V rámci nabídek Faktury – „schválení příkazcem“ nebo „schválení správcem“ • Nutné vlastnit funkční osobní certifikát na autentizačním tokenu nebo JIS kartě

30. Přístup k aplikaci • Prostřednictvím prohlížeče Internetu • podporované prohlížeče: Mozilla Firefox, Internet Explorer • jednotné přihlášení WebAuth • Pro schvalování příkazcem/správcem musí být na počítači nainstalován: • Java Runtime Environment Version 1.5.0_03 a výš (http://www.java.com) • podpora tokenu IKey3000 – více na http://support.zcu.cz/index.php/Ikey3000 Zajištěno pro počítače IS

31. El. podpis faktury • podepsány jsou klíčové položky faktury • pozdější změna je zjištěna při kontrole podpisu • zobrazením certifikátu schvalovatele určím osobu • pouze certifikáty ZČU

32. Osobní certifikát • jednoznačně určuje osobu držitele • vydáván certifikační autoritou ZCU root CA • obsahuje • login • e-mailovou adresu • privátní klíč (PK) – prokazuje oprávněné držení certifikátu, největší tajemství • el. podpisem prokazuji držení PK • PK pro os. certifikát pouze na tokenu nebo JIS kartě

33. Autentizační token • chrání privátní klíč • pro použití PK vyžaduje zadat PIN • název tokenu: key_<login> • potřebuje ovladače • nutné nastavit pro Firefox a Thunderbird

34. Token + osobní certifikát • přihlašování SSO přes WebAuth • el. podpis e-mailu • šifrování e-mailu • po výměně el. podepsaných zpráv

35. Zpracoval: Ing. Pavel Grigar Ing. Pavel Jindra http://home.zcu.cz/~grigar/objednavky/