DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL Y EVALUACIÓN

1. CONTRALORÍA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE CONTROL Y EVALUACIÓN Órgano Interno de Control en la Secretaría de Finanzas y Planeación CURSO DE CONTROL INTERNO • FEBRERO 2013

2. Objetivo del Curso: Conocerlos principios e importancia del Control Interno para el funcionamiento de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Estatal, así como los medios y procesos por los cuales puede ser evaluado. Estructura del Curso

3. SITUACIÓN ACTUAL • A la fecha no existe un sistema formal de control interno en las Dependencias y Entidades del Gobierno del Estado de Veracruz.

4. En las auditorías y revisiones se detecta incumplimiento de la normatividad e inconsistencias en la información. • Las observaciones emitidas son recurrentes • A continuación se presentan como ejemplo algunas observaciones emitidas en las auditorías y revisiones:

5. OBSERVACIONES MÁS RECURRENTES • Recursos Humanos • Personal con adscripción diferente a la especificada en la plantilla sin oficio de autorización actualizado. • Plantillas de personal no actualizadas. • Contratos de servicios profesionales sin dictamen de justificación. • Expedientes de personal incompletos. • Carencia de Manuales que regulen la administración de los recursos Humanos.

6. OBSERVACIONES MÁS RECURRENTES • Recursos Financieros • Gastos realizados en desapego a la normatividad. • Gastos que no cuentan con la documentación comprobatoria o que no reúne requisitos necesarios para ser considerados válidos. • Pagos efectuados por conceptos no financiables con fondos federales. • Facturas de proveedores o prestadores de servicios no registradas. • Saldos excesivos en las cuentas de deudores diversos. • Deficiencias en la elaboración de estados financieros.

7. OBSERVACIONES MÁS RECURRENTES • Recursos Materiales • Deficiencias en las entradas y salidas del almacén • Inventarios no actualizados. • Deficiencias en los registros de los bienes muebles. • Bienes muebles no localizados. • Bienes muebles sin resguardo o no actualizados. • Diferencias entre la programación y ejecución del Programa Anual de Adquisiciones.

8. Estas observaciones son recurrentes, y son por falta de controles internos en las operaciones que efectúan las dependencias y entidades. • Esto ocasiona: • Incumplimiento de la normatividad. • Perdida de credibilidad en la ciudadanía. • Dificultad para solventar comprobaciones de fondos estatales y federales. • Pérdida de recursos futuros.

9. ¿QUÉ QUEREMOS LOGRAR? • Cumplimiento de la normatividad. • Lograr un manejo adecuado de los recursos. • Generar ahorro. • Mejora de los procesos. • Lograr el reconocimiento y credibilidad de la sociedad como institución que contribuye a lograr un Gobierno honesto.

10. ¿QUÉ QUEREMOS LOGRAR? • Cumplimiento de los objetivos establecidos en el Plan Veracruzano de Desarrollo 2011-2016 y de los programas que derivan de este. • Contar con una administración pública ordenada y que en las revisiones y auditorías futuras se generen observaciones mínimas.

11. ¿CÓMO LO PODEMOS LOGRAR? • Para lograr una administración pública ordenada, eficaz y eficiente se propone la implementación del Sistema de Control Interno de manera transversal.

12. ¿QUÉ ES UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO?

13. Control Interno como Sistema Proceso de conversión Entradas Salidas Recursos Humanos Recursos Materiales Recursos Financieros Recursos Técnicos Proceso de Control Interno Control Organizacional Retroalimentación

14. Sistema de Control Interno • Cumplimiento de la normatividad • Manejo adecuado de los recursos. • Mejora de los procesos. • Cumplimiento de los objetivos. • Ahorro • Disminución de observaciones en auditorías. • Elevar la Calidad de la Administración Pública Mejora Continua Actuar Planear Verificar Hacer SCI SCI Meses Tiempo

15. Planear • 1. Análisis de la normatividad • vigente. Actuar Proceso de implementación 2. Publicación de Normas actualizadas. • 7. Ajustes al sistema y/o • Seguimiento a observaciones. SCI • 3.Capacitación de Responsables • (dependencias y entidades). 6. Evaluación del sistema. • 4. Documentación del • Sistema.- • Revisión y actualización • de los procedimientos . Verificar • 5. Implementación y maduración • del sistema. Hacer

16. DIFUSIÓN Y CAPACITACIÓN

17. ¿Qué es control?

18. La palabra control es un galicismo del francés contrôle, que indica la acción o efecto de controlar. • Real Academia Española, • 1. m. Comprobación, inspección, fiscalización, intervención. • 2. m. Dominio, mando, preponderancia. • 3. m. Oficina, despacho, dependencia, etc., donde se controla. • 4. m. Puesto de control • 5. m. Regulación, manual o automática, sobre un sistema. • 6. m. Testigo (‖ muestra). • 7. m.Mec. Mando o dispositivo de regulación. • 8. m.Mec. Tablero o panel donde se encuentran los mandos. U. m. en pl.

19. CONTROL

20. Control • Mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, ineficiencias e incongruencias en el curso de la formulación, instrumentación, ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de la normatividad que rige las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignaciones de recursos. Glosario de Términos para el Proceso de Planeación, Programación, Presupuestación y Evaluación en la Administración pública. Del Instituto de Desarrollo Técnico de las Haciendas Públicas, INDETEC.

21. Control Interno en el mundo Modelos de Control COSO USA CoCo Canadá CoBit Australia Nif’s México Cadbury Reino Unido

22. COSO USA • (Committee of Sponsoring Organizations of de Treadway Commission) Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway • Internal Control Integrated Framework (IC-IF)

23. Definición de Control Interno según el modelo COSO • El control interno es el proceso efectuado y diseñado para proveer una seguridad razonable respecto al logro de los objetivos en las siguientes categorías: • Efectividad y eficiencia de las operaciones. • Confiabilidad de la información financiera. • Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

24. COSO • Componentes del modelo de Control Interno

25. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO PARA LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA DEL ESTADO DE VERACRUZ

26. Acuerdo por el que se establecen las Norma Generales de Control Interno Publicadas el 20 de marzo de 2008. Num. Ext. 91

27. OBJETO DEL ACUERDO Establecer las normas generales de control interno que deberán observarse en las dependencias y entidades de la Administración Pública del Estado, a fin de establecer mecanismos de control interno que coadyuven en el cumplimiento de sus metas y objetivos, prevenir los riesgos que puedan afectar el logro de éstos, fortalecer el cumplimiento de las leyes y disposiciones normativas, generar una adecuada rendición de cuenta y transparentar el ejercicio de la función pública. Artículo 1

28. Control Interno: El proceso integrado dirigido y vigilado por los titulares de las dependencias o entidades, para proporcionar seguridad razonable de que se están logrando los objetivos de efectividad, orden, eficiencia y economía en las operaciones; calidad en los servicios públicos; protección de los recursos públicos; cumplimiento de las leyes, reglamentos y demás normatividad aplicable; y elaboración de información financiera válida y confiable, presentada con oportunidad. Artículo 2

29. REPONSABLES: El control interno debe ser establecido por los titulares de las dependencias y entidades, con estricto apego en estas normas y de acuerdo a las circunstancias y condiciones de cada dependencia o entidad. Artículo 2

30. Los Titulares de las Dependencias y Entidades son RESPONSABLES de: Clasificar controles en preventivos, detectivosy correctivos e informar a la CG. Art. 5 • Establecer • Mantener • Revisar • Actualizar • Divulgar • Mecanismos de Control Interno Art. 4

31. Control preventivo: Los mecanismos de control que tienen como propósito anticiparse a la posibilidad de que se ejecuten acciones fuera del marco legal y normativo. Control detectivo: Los mecanismos de control que operan en el momento en que los eventos o transacciones están ocurriendo, e identifican las omisiones o desviaciones antes de que concluya el proceso. Control correctivo: Los mecanismos de control que poseen el menor grado de efectividad y operan la etapa final de un proceso, el cual permite identificar y corregir o subsanar en algún grado, omisiones o desviaciones.

32. La Contraloría General, a través de las Direcciones Generales de Control y Evaluación, Auditoría Gubernamental, los Comisarios Públicos y los Órganos Internos de Control en las dependencias y entidades, y conforme a sus atribuciones, supervisará y evaluará el funcionamiento del control interno, y verificará el cumplimiento del presente Acuerdo. Art. 6

33. Los OIC orientarán a los responsables de establecer o realizar las acciones de Control Interno de la Dependencia o Entidad cuando así lo requieran. Art.8

34. Para efectos del presente Acuerdo el control interno tiene como objetivos: I. Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones, programas, proyectos y calidad de los servicios que se brinden a la sociedad; II. Medir la eficacia en el cumplimiento de los objetivos institucionales y prevenir desviaciones en la consecución de los mismos; III. Mantener un adecuado manejo de los recursos públicos y promover que su aplicación se realice con criterios de eficiencia, economía y transparencia; IV. Elaborar información financiera, presupuestal y de gestión, veraz, confiable y oportuna; y V. Propiciar el cumplimiento del marco legal y normativo aplicable a las dependencias y entidades. Artículo 10.

35. Las Normas Generales de Control Interno se integran por los siguientes componentes: Ambiente de Control Administración de Riesgos Actividades de Control Información y Comunicación Supervisión Artículo 13

36. Primera Norma. Ambiente de Control. El ambiente de control es la base para el control interno, para ello los titulares de las dependencias y entidades y demás servidores públicos, deben mantener y demostrar integridad y valores ciudadanos en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones, por lo que deberán observar estrictamente el código de ética de los servidores públicos del Estado y las disposiciones legales que rijan su actuación, así como contribuir con sus acciones a fomentar que el personal se conduzca en sus funciones con una actitud de compromiso y apoyo hacia el control interno.

37. Para generar un ambiente de control apropiado, deben considerarse los factores siguientes: a) Integridad y Valores Éticos. El diseño y aplicación del control interno se sustenta en la integridad y los valores éticos de los servidores públicos, por lo que todos los servidores públicos deben mantener y demostrar integridad y valores éticos en el cumplimiento de sus deberes y obligaciones, observando el código de ética. b) Compromiso. Los titulares de las dependencias y entidades y demás servidores públicos, deben estar comprometidos con la consecución de la misión, visión, objetivos y metas institucionales.

38. MISIÓN Y VISIÓN DE LA SEFIPLAN Visión ¿A dónde queremos llegar? Implementación del SCI ¿Quiénes somos? ¿Dónde estamos? Misión

39. Misión Establecer políticas fiscales y financieras para alcanzar un crecimiento generalizado, sostenido y sustentable en todos los sectores de la actividad económica del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, que permita crear fuentes de trabajo y garantizar el bienestar de los veracruzanos.

40. Visión Ser una instancia moderna, eficiente y productiva, capaz de mejorar sustancialmente las condiciones económicas y sociales del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, con el fin de elevar el bienestar de sus habitantes.

41. Valores Calidad Humana Responsabilidad Fidelidad Perseverancia Legalidad Honestidad

42. c) Estructura Organizacional. Los titulares de las dependencias y entidades deben evaluar si la estructura organizacional es la adecuada de acuerdo a las funciones sustantivas y adjetivas de la dependencia o entidad, y que les permite planificar, ejecutar, controlar y supervisar las actividades para la consecución de objetivos.

43. d) Manuales de Organización y Procedimientos. Documentos que deben elaborarse conforme a la estructura organizacional, las atribuciones y responsabilidades establecidas en las leyes y reglamentos que en cada caso sean aplicables, incluyéndose las actividades e información que se genere, así como los procedimientos para todos los procesos sustantivos y de apoyo.

44. e) Administración de Recursos Humanos. El recurso humano es el más importante de las dependencias y entidades, por lo que debe administrarse en forma eficiente y eficaz para que exista un ambiente de control fortalecido.

45. Segunda Norma Administración de riesgos. La administración de riesgos es el proceso constante de identificación y análisis de los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos y metas de la dependencia o entidad, previstos en los programas sectoriales y operativos anuales, acordes al marco jurídico que rige su funcionamiento. Los factores fundamentales del componente de administración de riesgos son: a) Identificación del riesgo b) Evaluación del riesgo c) Administración de riesgos

46. Identificación del riesgo: Es un proceso permanente, por el cual los titulares de las dependencias y entidades y los servidores públicos de mandos medios y superiores, deben identificar los factores de riesgo relevantes, tanto internos como externos, que puedan impactar negativamente en el logro de los objetivos y metas institucionales.

47. b) Evaluación del riesgo: Los factores de riesgo que han sido identificados deben ser analizados cuidadosamente en cuanto a su impacto y a la probabilidad de ocurrencia, para determinar su importancia, este proceso deberá incluir: • Una estimación de la importancia del riesgo, • Una evaluación de la probabilidad de que se materialice el riesgo; • Un análisis de cómo ha de gestionarse el riesgo, es decir, debe realizarse una evaluación de las medidas que conviene adoptar.

48. Evaluación del riesgo:

49. c) Administración de riesgos: Una vez que se haya realizado la evaluación del riesgo, se determinará la forma en que los riesgos van a ser administrados. Las dependencias y entidades deberán establecer y mantener mecanismos efectivos de control interno que permita tratar y mantener el riesgo en un nivel aceptable. Paralelamente a las medidas que se adopten para gestionar o minimizar el riesgo, es necesario establecer procedimientos para asegurar que es correcto el diseño e implantación de dichas medidas, así como el análisis de procesos centrado especialmente en las relaciones entre las distintas áreas de la dependencia o entidad.

50. c) Administración de riesgos: • Para tal efecto se aplicará lo dispuesto en el Modelo de Administración de Riesgos en la Administración Pública, elaborado por la Contraloría General del Estado • Guía de Aplicación del Modelo de Administración de Riesgos • (Mapa de Riesgos) • Estrategias para administrar el riesgo: • Evitar el riesgo • Reducir el riesgo  • Asumir el riesgo • Transferir el riesgo