SKIM AUDIT BADAN KARANTINA PERTANIAN

1. SKIM AUDIT BADAN KARANTINA PERTANIAN

2. RUANG LINGKUP • Melaksanakan sertifikasi perusahaan kemasan kayu dalam penerapan ISPM # 15. • Melaksanakan sertifikasi perusahaan fumigasi. • Melaksanakan sertifikasi personel fumigasi

3. STRUKTUR ORGANISASI SKIM AUDIT BARANTAN Ketua Skim Audit Kepala Badan Karantina Direktur Eksekutif Kepala Pusat Karantina Tumbuhan TIM Penilai Manajer Teknis ISPM #15 Manajer Administrasi Manajer Mutu Manajer Teknis Fumigasi Manajer Teknis Registrasi Personel Ketata Usahaan Sub Kontrak dan Pelatihan Auditor Tenaga Ahli Teknis Auditor Tenaga Ahli Teknis Auditor Assesor Penerimaan Permohonan Registrasi Pengelolaan dokumen sistem mutu Keuangan dan perlengkapan KORLAP

4. tugas dan wewenang Ketua Skim Audit • Menetapkan sistem jaminan mutu registrasi • Bertanggung jawab terhadap sistem jaminan mutu registrasi. • Menetapkan struktur organisasi menjamin mutu dan mekanisme kerja. • Menetapkan dan mengangkat manajer dan personil yang akan melaksanakan tugas. • Menetapkan uraian tugas dan tanggung jawab manajer dan personil. • Menandatangani sertifikat. Direktur Eksekutif • Menetapkan dan melaksanakan tinjauan manajemen. • mengambil keputusan registrasi yang tidak memihak Manajer Administrasi • Bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, rekaman personil, perlengkapan, dan ketatausahaan Skim Audit Badan Karantina. • Bertangungjawab terhadap penerimaan, pemberkasan dan perekaman dokumen permohonan registrasi .

5. tugas dan wewenang Manajer Mutu • Bertanggung jawab terhadap penyiapan bahan penyusunan, pemeliharaan, dan sosialisasi Dokumen Sistem Mutu. • Bertanggung jawab dalam pelaksanaan penyiapan bahan sub kontrak dan penilaian serta peningkatan kompetensi sumber daya manusia Manajer Teknis • Bertanggung jawab terhadap penyediaan auditor untuk pelaksanaan audit lapangan. • Bertanggung Jawab terhadap Metoda dan pengembangan teknis Korlap (Kepala UPT) • Melakukan audit kecukupan (menerima, memeriksa, dan meneruskan permohonan registrasi, serta menyimpan rekaman). • Menyampaikan keputusan hasil penilaian permohonan kepada Pemohon. • Melakukan Pembinaan terhadap auditor. • Melakukan pengawasan dan monitoring terhadap realisasi kegiatan perusahaan kemasan kayu, perusahaan fumigasi dan Fumigator

6. tugas dan wewenang Tim penilai Memberikan masukan dan pertimbangan kepada Kepala Skim Audit Badan Karantina Pertanian mengenai keputusan sertifikasi Auditor • Melaksanakan tugas Audit dan penilaian lapangan. • Melaporkan kegiatan kepada manajer Teknis sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi dengan tembusan kepada Korlap. Tenaga Ahli Teknis • Memberikan saran dan pertimbangan teknis pelaksanaan Audit dan penilaian lapangan. • Memberikan saran dan masukan kepada Manajer Teknik atas keluhan yang diterima untuk pengembangan Sistem Mutu.

7. tugas dan wewenang Asesor • Melakukan Penilaian terhadap kompetensi Auditor dan Fumigator • Memberikan saran dan pertimbangan teknis kompetensi auditor dan fumigator. • Memberikan saran dan masukan kepada Manajer Teknik atas keluhan yang diterima untuk pengembangan Sistem Mutu.

8. R E G I S T R A S I (5) SURVEILEN BADAN KARANTINA (OTORITAS KOMPETEN) (1) PERMOHONAN Melalui korlap (2) KAJI ULANG (3) AUDIT LAPANGAN Sistem Mutu Administrasi (4) SERTIFIKASI Teknis Keluhan Pelanggan Exit Point

9. Penerimaan Permohonan (UPT) R E G I S T R A S I T A T A A L I R Kaji ulang Permohonan (UPT) Pengiriman Berkas Permohonan Ke Kantor Pusat Penunjukan Auditor Pemberitahuan kepada pemohon Pelaksanaan Penilaian Lapangan Pelaporan Pembahasan Hasil Penilaian Keputusan Registrasi (Ditolak, Diterima, Ditunda)

10. Sistem Manajemen Otoritas Kompeten dalam melaksanakan tugasnya menerapkan sistem jaminan mutu mengacu pada ISO Guide 65, ISO Guide 62, ISO/IEC 17024 yang didokumentasikan dalam dokumentasi sistem mutu. Pelaksanaan Registrasi • Untuk Sertifikasi Perusahaan penerap ISPM #15 mengacu pada pedoman Registrasi Perusahaan Penerap ISPM #15 dari Badan Karantina. • Untuk Sertifikasi Perusahaan fumigasi mengacu pada pedoman Registrasi Perusahaan fumigasi dari Badan Karantina. • Untuk Sertifikasi Personel mengacu pada pedoman Registrasi Personel dari Badan Karantina

11. Sistem Manajemen Pengendalian dokumen (tanggung jawab, identifikasi, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, pemusnahan) diatur dalam prosedur pengendalian dokumen. Pengendalian rekaman (tanggung jawab, identifikasi, pengesahan , pendistribusian, penyimpanan, pemusnahan) diatur dalam prosedur pengendalian rekaman.

12. Tanggung Jawab Manajemen Tanggung jawab dan wewenang bagi semua personil yang mengelola, melaksanakan dan memverifikasi pekerjaan yang mempengaruhi mutu, dimuat pada dokumen Surat Keputusan tentang Uraian Jabatan yang ditetapkan oleh Ketua Skim Audit dengan salinan kepada yang berkepentingan Kebijakan Mutu Melaksanakan program pelayanan Sertifikasi yang kredibel dan tidak memihak terhadap perusahaan kemasan kayu, perusahaan fumigasi, personel.

13. Tanggung Jawab Manajemen Sasaran Mutu Pengiriman dan Pembukuan Permohonan registrasi dan hasil audit kecukupan dokumen ke Kantor Pusat disampaikan paling lama 3 hari kerja setelah permohonan diterima oleh Unit Pelaksana Teknis (UPT) Setempat. Penyusunan program audit dan penunjukan Auditor paling lama 6 hari kerja setelah diterimanya berkas permohonan dari UPT setempat. Dan Auditor telah disetujui oleh Kepala UPT. Pelaksanaan audit lapangan dan laporan hasil audit disampaikan paling lama 12 hari kerja setelah jawaban kesiapan dari auditee diterima. Laporan hasil audit diterima oleh Skim Auditpaling lama 5 hari kerja setelah pelaksanaan audit lapangan. Laporan hasil audit dibahas oleh Tim Penilai paling lama 7 hari kerja setelah diterima oleh Skim Audit.

14. Tanggung Jawab Manajemen Sasaran Mutu Lanjutan..... • Laporan penilaian hasil audit disampaikan paling lama 2 hari kerja setelah pembahasan oleh Tim Penilai. • Keputusan registrasi dilakukan oleh Ketua Skim Audit paling lama 8 hari kerja setelah diterima laporan penilaian. • Keputusan registrasi disampaikan kepada UPT Karantina Tumbuhan setempat paling lama 5 hari kerja setelah keputusan oleh Ketua Skim Audit. • Keputusan registrasi disampaikan oleh UPT setempat kepada perusahaan pemohon paling lama 2 hari kerja setelah diterimanya keputusan tersebut. • Apabila dalam sidang Tim Penilaian menemukan hal-hal yang meragukan maka audit verifikasi harus dilaksanakan dan hasilnya harus diterima oleh Tim Penilai paling lama 47 hari kerja setelah perintah audit verifikasi .

15. Tanggung Jawab Manajemen Pengeluaran yang terkait dengan proses registrasi menjadi tanggungan pemohon. Ketua Skim Audit menunjuk Wakil Manajemen sebagai penanggungjawab sistem mutu. Wakil Manajemen bertanggung jawab dan berwewenang penuh untuk memastikan operasionalisasi kegiatan Sistem Manajemen Mutu dilaksanakan dengan efektif. Wakil Manajemen bertanggung jawab dan berwewenang untuk melaporkan kepada Ketua Skim Audittentang kinerja Sistem Manajemen Mutunya dan kebutuhan apapun untuk perbaikannya. Wakil Manajemen berkewajiban meningkatkan kesadaran seluruh personil dan pihak-pihak lainnya yang terlibat dalam pelaksanaan sistem manajemen mutu skim audit, akan pentingnya komitmen terhadap pencapaian sasaran mutu.

16. Tanggung Jawab Manajemen Komunikasi Internal Tata cara dan perangkat komunikasi internal Otoritas Kompeten, dilaksanakan dengan Panduan Mutu, memo internal, telephon dan atau rapat rutin staf untuk memastikan efektifitas Sistem Manajemen Mutunya. Bila diperlukan Wakil Manajemen, sesuai dengan wewenang dan tanggung jawabnya, dapat mengadakan rapat dengan fungsi-fungsi terkait. Audit Internal Program audit internal dibuat oleh Wakil Manajemen untuk memastikan bahwa semua aspek Sistem Manajemen Mutu diaudit paling sedikit 1 (satu) kali dalam satu tahun Tata cara pelaksanaan audit internal diatur dalam prosedur audit internal

17. Tanggung Jawab Manajemen Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan Bila terjadi ketidaksesuaian dalam proses kegiatan registrasi yang bermasalah besar dan atau mengandung resiko (yang mempengaruhi pencapaian sasaran mutu), maka setiap unit terkait membuat laporan ketidaksesuaian yang ditujukan kepada Wakil Manajemen tindakan koreksi dan tindakan pencegahan diuraikan lebih lanjut pada Prosedur tindakan koreksi dan tindakan pencegahan Otoritas Kompeten menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh selama kegiatan registrasi pada semua tingkat organisasi. Informasi kegiatan registrasi tidak dipaparkan kepada pihak laintanpa ijin dari yang bersangkutan, kecuali dipersyaratkan oleh peraturan perundangan yang berlaku.

18. Tanggung Jawab Manajemen Tinjauan Manajemen Tinjauan Manajemen untuk mengkaji efektifitas sistem mutu dipimpin Ketua Skim Audit BARANTAN dan dilaksanakan minimal 1 kali satu tahun dan dilakukan sesuai dengan prosedur tinjauan manajemen Keluhan Pelanggan dan Perselisihan Penanganan Keluhan Pelanggan dan perselisihan diatur dalam prosedur keluhan pelanggan dan perselisihan Sub Kontrak Bila Otoritas Kompeten Badan Karantina Pertanian akan mensub-kontrakkan proses audit, maka perjanjian sub-kontrak mengacu pada prosedur tentang sub kontrakmasing-masing ruang lingkup sertifikasi yang disetujui Pelanggan

19. Sumber Daya Manusia • Skim Audit Badan Karantina memiliki persyaratan kualifikasi personil yang terlibat dalam kegiatan registrasi. • Skim Audit Badan Karantinamemelihara informasi riwayat hidup dari semua personil yang terlibat dalam kegiatan registrasi yang meliputi: • Nama dan alamat • Kedudukan dalam organisasi Otoritas Kompeten • Kualifikasi pendidikan dan pengalaman. • Pelatihan yang diikutisesuaikebutuhan. • Tanggal pemutakhiran rekaman. • Penilaian unjuk kerja Personel yang terkait dalam kegiatan registrasi harus menandatangani persyaratan kerahasiaan, mematuhi peraturan, bebas dari sifat komersial, terutama untuk personel yang melakukan penilaian lapangan perlu menjelaskan hubungan pribadi dengan pemohon

20. Pelaksanaan Registrasi Persyaratan Permohonan Registrasi harus memenuhi persyaratan administrasi pedoman registrasi sesuai dengan ruang lingkup sertifikasi yang diminta. • Pedoman Registrasi Perusahaan Kemasan Kayu Badan Karantina Pertanian untuk Melaksanakan sertifikasi perusahaan kemasan kayu dalam penerapan ISPM # 15. • Pedoman Registrasi Perusahaan Fumigasi Badan Karantina Pertanian untuk Melaksanakan sertifikasi perusahaan fumigasi. • Pedoman Registrasi sertifikat personel Fumigasi Badan Karantina Pertanian untuk Melaksanakan sertifikasi personel fumigasi

21. Pelaksanaan Registrasi Hak Pemohon • Mendapatkan informasi tentang persyaratan registrasi dan keputusan registrasi. • Memberikan persetujuan mengenai rencana pelaksanaan dan penilaian lapangan. • Mendapatkan jaminan kerahasian informasi yang berkaitan dengan registrasi. • Apabila permohonan disetujui, berhak memperoleh nomor registrasi.

22. Pelaksanaan Registrasi Kewajiban Pemohon • Selalu memenuhi ketentuan yang relevan dengan program registrasi • Melakukan persiapan yang diperlukan untuk pelaksanaan penilaian, termasuk persiapan untuk pemeriksaan dokumen dan akses keseluruh bidang, rekaman (termasuk laporan audit internal) dan personel untuk tujuan evaluasi (misalnya pengujian, inspeksi, asesmen, survailen dan asesmen ulang) serta penyelesaian keluhan

23. Pelaksanaan Registrasi Kewajiban Pemohon apabila permohonan disetujui • mematuhi persyaratan sertifikasi sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan. • tidak menggunakan sertifikasi diluar ruang lingkup registrasi yang telah diberikan. • tidak membuat pernyataan yang menyesatkan atau tidak sah berkaitan dengan registrasi yang diberikan kepadanya. • menghentikan penggunaan semua iklan yang mengacu pada registrasi dan mengembalikan dokumen registrasi sesuai persyaratan yang ditentukan, jika terjadi penundaan dan pencabutan sertifikat.

24. Pelaksanaan Registrasi Persiapan audit lapangan • Kepala UPT setempat melakukan Kaji ulang permohonan. Apabila permohonan telah memenuhi persyaratan, permohonan akan diteruskan oleh Kepala UPT setempat kepada Ketua Skim Audit Badan Karantina. • Ketua Skim Audit Badan Karantinamengeluarkan surat penugasan kepada Manajer teknis (sesuai ruang lingkup Sertifikasi) Skim Audit Badan Karantina Pertanian untuk melakukan audit terhadap pemohon. • Manajer Teknis meminta ijin kepada kepala UPT dimana auditor yang akan bertugas itu berada. • Manajer teknis Menyusun program audit dan menunjuk auditor yang bertugas. Tembusan surat diberikan kepada Korlap/Kepala UPT tempat auditor berasal dan Kepala UPT tempat auditor akan bertugas. • Dengan persetujuan Ketua Skim Audit Badan Karantina, Manajer Teknis dapat menurunkan tim ahli tehnis untuk mendampingi Auditor yang ditugaskan. • Manajer teknis memberitahu rencana audit lapangan kepada pelanggan

25. Pelaksanaan Registrasi Pelaksanaan Audit Lapangan Otoritas Kompeten melaksanakan audit terhadap Pemohon berdasarkan. • Pedoman Registrasi Perusahaan Kemasan Kayu Badan Karantina Pertanian untuk Melaksanakan sertifikasi perusahaan kemasan kayu dalam penerapan ISPM # 15. • Pedoman Registrasi Perusahaan Fumigasi Badan Karantina Pertanian untuk Melaksanakan sertifikasi perusahaan fumigasi. • Pedoman Registrasi sertifikat personel Fumigasi Badan Karantina Pertanian untuk Melaksanakan sertifikasi personel fumigasi. Tata cara audit lapangan dilaksanakan sesuai dengan Prosedur Audit Lapangan yang ditetapkan oleh Otoritas Kompeten

26. Pelaksanaan Registrasi Laporan Hasil Audit • Laporan audit disusun oleh auditor yang ditugaskansesuai dengan format yang telah disiapkan; • Laporan audit dari auditor diserahkan kepada Ketua Skim Audit melalui manajer tehnis (sesuai ruang lingkup sertifikasi) Skim Audit Badan karantina pertanian, tembusan diberikan kepada Korlap/Kepala UPT setempat; • Manajer teknis memeriksa laporan hasil audit dan apabila diperlukan auditor dapat diminta memberikan tambahan informasi yang diperlukan; • Selanjutnya Manajer teknis meneruskan laporan itu kepada Tim Penilai melalui wakil manajemen untuk mendapatkan penilaian

27. Pelaksanaan Registrasi Keputusan Sertifikasi Keputusan registrasi dan pengesahan sertifikat dilakukan oleh Ketua Otoritas Kompeten/Diektur Eksekutif setelah mempertimbangkan masukan dari Tim Penilai Selanjutnya pemberian, pemeliharaan, perluasan, penundaan dan pencabutan registrasi dilakukan sesuai dengan Prosedur tentang Pemberian, Pemeliharaan, Perluasan, Penundaan dan Pencabutan Registrasi. Sertifikat Registrasi memuat • Logo Badan Karantina Pertanian selaku Otoritas Kompeten • Nama dan alamat perusahaan / personel yang diregistrasi. • Pernyataan registrasi. • Nomor registrasi perusahaan / personel • Tanggal dan tempat ditetapkannya sertifikat registrasi. • Masa berlaku sertifikat registrasi. • Wilayah operasional perusahaan. • Nama dan tanda tangan Kepala Badan Karantina Pertanian selaku Ketua Otoritas Kompeten. • Cap Badan Karantina Pertanian Selaku Otoritas Kompeten

28. Pelaksanaan Registrasi Audit Ulang • Perubahan dalam standar yang harus dipenuhi oleh produk yang disertifikasi dan atau • Perubahan kepemilikan, struktur atau manajemen pemohon dan atau • Ada informasi lain yang menunjukan bahwa proses tidak memenuhi persyaratan sistem sertifikasi dan atau • Masa berlaku sertifikat sudah berakhir Audit ulang dilakukan berpedoman pada prosedur audit ulang sesuai ruang lingkup sertikasi Audit Surveilen Audit Surveilen dilakukan kepada Pelanggan untuk memastikan bahwa sistem mutu berdasarkan Pedoman sertifikasi telah diterapkan. Audit surveilen dilakukan paling lama 6 bulan sekali. Pelaksanaan Audit Surveilen dilakukan berpedoman pada prosedur Audit Surveilensesuai ruang lingkup sertikasi

29. Pelaksanaan Registrasi Audit Investigasi • Terjadi perubahan kepemilikan, struktur atau manajemen perusahaan kemasan kayu yang diperkirakan dapat mempengaruhi komitmen perusahaan dalam memenuhi standar yang ditetapkan dan/atau • Ada temuan atau indikasi kuat bahwa perusahaan kemasan kayu tidak memenuhi standar yang telah ditetapkan. Audit investigasi dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan oleh Otoritas Kompeten. Tata cara sertifikasi (marking) dilaksanakan sesuai dengan pedoman yang ditetapkan oleh Otoritas Kompeten Penggunaan Logo Skim Audit Badan Karantina Pertanian mengendalikan hak penggunaandan pemakaian logo berdasarkan Pedoman Penggunaan Logo sesuai ruang lingkup sertikasi.

30. terima kasih