1 / 51

Portal ansatt selvbetjening

Portal ansatt selvbetjening. Innholdsfortegnelse. Portal Pålogging og avlogging Velkomstbildet Ansatt selvbetjening Oversikt, kontor, arbeidstid, reiseadministrasjon, betaling og egne data Innkurv Oppgaver, varslinger og meldinger Hjelp. Pålogging i portal.

hallie
Download Presentation

Portal ansatt selvbetjening

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. Portal ansatt selvbetjening

  2. Innholdsfortegnelse • Portal • Pålogging og avlogging • Velkomstbildet • Ansatt selvbetjening • Oversikt, kontor, arbeidstid, reiseadministrasjon, betaling og egne data • Innkurv • Oppgaver, varslinger og meldinger • Hjelp

  3. Pålogging i portal • ”Snarvei” eventuelt via mottatt e-post • (Internettadresse: http://fsi.lp.sfso.no) • Ved pålogging legg inn din • Bruker-ID • Passord

  4. Førstegangs pålogging • Ved første gangs pålogging - klikk på Glemt passord i innloggingsbildet • Dette bildet kommer opp: • Legg inn: • Påloggings-ID (bruker ID) • E-post adressen • Klikk på Send

  5. Førstegangs pålogging forsetter • Du vil nå motta en e-post med et passord • Logg deg på en gang til, legg inn det nye passordet • Deretter klikk på Nytt passord og lag ditt eget passord • Passordet må bestå av 8 tegn og inneholde bokstaver, siffer og spesialtegn. Dette passordet må legges inn to ganger Legg inn nytt passord fra e-post Legg inn ditt eget passord

  6. Velkomstbildet

  7. Ansatt selvbetjening • Oversikt er inndelt i • Kontor, arbeidstid, reiseadministrasjon, betaling og egne data • Det er flere inngangspunkter til samme sted • For de mest brukte funksjonene er det opprettet snarveier

  8. Ansatt selvbetjening • Til hvert underpunkt er det laget en veiledning • Klikk på • De fleste registreringsbilder har en veiviser på toppen som viser hvor mange trinn som inngår i prosessen og hvor langt i prosessen en har kommet

  9. Kontor • Under kontor kan du • Endre egne data som har med ditt kontorsted å gjøre • Søke etter dine medarbeidere

  10. Endre egne data • Trinn 1 – Oversikt • Trinn 2 - Rediger • Endringer legges inn • Trinn 3– Kontroller og lagre • Trinn 4 - Ferdigbehandlet

  11. Søk etter medarbeidere • Her ligger kontaktinformasjon om alle ansatte tilknyttet virksomheten (Informasjon som kommer frem i dette bildet er enten lagt inn via SAP eller Endre egne data under punktet Kontor)

  12. Arbeidstid • Her registreres • Arbeidstid • Fraværssøknad • Oversikt over • Fravær • Kvoter • Tid

  13. Registrere arbeidstid • Mappekortet Ukeperspektiv viser en oversikt over hva som er registrert pr uke • Arbeidstid registrerer du pr. dag under mappekortet Dagsperspektiv

  14. Registrere arbeidstid • Marker riktig dato, klikk på Start, finn frem ønsket fraværs-/fremmøtetype, legg inn start- og sluttklokkeslett • Klikk på: • Oppdater • Oppdaterer timer som er lagt inn • Kontrollér • Timene kontrolleres (i forhold til for eksempel fravær) • Lagre • Registreringen er lagret • Ønsker du å ha en (flere) fremmøtetype som mal, marker fremmøtetypen, deretter Lagre som mal. Denne (disse) vises da automatisk ved neste innlogging

  15. Arbeidstid ferdigbehandlet • Slik kan det se ut når registreringen er lagret:

  16. Arbeidstid - feilsituasjoner • Hvis du registrerer kun startklokkeslett, vil det alltid legges inn 1 minutt på feltet sluttklokkeslett etter oppdatering • Registrerer du start- og sluttklokkeslett uten å angi en fremmøte- type, lagres automatisk fremmøtetypen Tilstede (001) • Ønsker du å slette hele rader (alle arbeidstimer i en uke) må du klikke på mappekortet ukeperspektiv • Markèr rad, deretter Slett rad og så Kontroller • I nytt bilde bekrefter du at postene skal slettes

  17. Fraværssøknad • I åpningsbildet kan en få tilgang til • Vis Kalender • Kvoteoversikt • Sykt barn, ferie med mer • Vis oversikt over fravær • Godkjent/til behandling

  18. Registrere en fraværssøknad • Legg inn • Fraværstype • Dato fra/til • Tidspunkt • Del av dag brukes ved noen fraværstyper • Merknad for godkjenner • Klikk på Kontroller • Systemet sjekker om det er noen andre registreringer den aktuelle dagen • Klikk på Send • Fraværet sendes leder for godkjenning

  19. Fraværssøknad • Når en leder ikke godkjenner fraværet • Melding kommer i innkurven til den ansatte med en gang fraværet er avslått • Påfølgende natt vil det i tillegg bli generert en e-post som forteller at du har en melding i din innkurv • Når du oppretter en ny fraværsmelding kontrolleres denne mot: • At du har tilstrekkelig restkvote • At søknaden ikke er i konflikt med annen søknad under behandling • At søknaden ikke er i konflikt med allerede godkjent fravær • At egenmelding ikke er over 8 dager • At antall fraværstimer beregnes korrekt og i henhold til din arbeidsplan, inkludert kontroll mot sommer/vintertid

  20. Ønsker du å slette/endre en fraværssøknad…. • Klikk på Fraværssøknad • Deretter åpne oversikten over fravær • Dobbelklikk på fraværet som skal endres/slettes

  21. Sletting og endring av fraværssøknad • Fraværet legger seg ned i bildets nedre del • Klikk på Slett eller Endre • Skriv inn en forklaring i tekstfeltet • Kontroller og Send • Søknaden blir nå sendt til leder som må ”godkjenne” endringen

  22. Tidsinformasjon • For å få opp tidsslipp - klikk på Tidsinformasjon

  23. Tidsinformasjon • Velg Åpne for å se tidsinformasjon inneværende måned • Tidsinformasjon oppdateres hver natt

  24. Tidsinformasjon • Ønskes informasjon fra en tidligere måned, klikk på Vis mer tidsinformasjon og marker ønsket mnd • Benyttes Tidligere tidsinformasjon vises en og en måned tilbake

  25. Reiseadministrasjon • Under Reiseadministrasjon er det to valg • Opprett reiseregning • Liste over alle reiser

  26. Opprett reiseregning • Under Skjemautvalg kan du velge mellom: • Dagsreise innenlands • Tjenestereiser som avsluttes samme dag, samt de som avsluttes inntil 02:59 dagen etter • Innenlandsreise • Tjenestereiser som varer lengre enn en dagsreise • Utenlandsreise • Alle tjenestereiser hvor første stoppested er utlandet. Starter en utenlandsreise med opphold i Norge skal Innenlandsreise benyttes • Dagsreise innland rutinemessig • Arbeidsreiser • Marker ønsket reisetype • Klikk på Start

  27. Opprett reiseregning • Generelle data • Legg inn dato og klokkeslett • Registrer reisemål • Eventuelt flere reisemål • Land/region • Tilleggsinformasjon • Sjekk regulativ • Bruk kommentarfelt • Kostgodtgjørelse • De ulike satsene ligger i systemet

  28. Registrer flere reisemål • Du skal benytte Registrer flere reisemål når: • Reisen er innom flere land • Reisen benytter flere regulativ på en og samme reise, for eksempel: • Tjenestereise - Adm. forpleining – Tjenestereise • Tjenestereise - Ferie/privat opphold - Tjenestereise • Klikk på Registrer flere reisemål

  29. Opprett reiseregning – flere reisemål • Marker Annet reisemål og legg inn: • Dato, klokkeslett, nytt reisemål, evnt. skift regulativ – Nytt reisemål starter i det du går ut fra møte/forlater hotellet for å reise til ditt nye reisemål Klikk på Godkjenn for å komme tilbake til generelle data Er det flere reisemål klikk på Godkjenn og ny post

  30. Opprett reiseregning • Når du nå kommer tilbake til det bildet Generelle data vil de nye reisemålene være synlige i feltet Flere reisemål

  31. Opprett reiseregning • Kostgodtgjørelse/nattillegg må krysses av før du får mulighet til å krysse vekk de måltider du har fått/de nattillegg du ikke skal ha • Reisestrekninger • Klikk på strekningsdetaljer og legg inn km, passasjerer etc • Klikk på Godkjenn og du kommer tilbake til Generelle data

  32. Opprett reiseregning • Knappen Registrer utgiftsbilag finnes øverst på skjema, men også helt i bunn • Klikk på Registrer utgiftsbilag • Klikk på Ny post • Registrer utlegg • Har du flere utlegg klikk på Godkjenn og ny post ellers klikk på Godkjenn

  33. Opprett reiseregning • Benyttes Hotell/Hotell betalt av arbeidsgiver skal • Navn/adresse på hotell legge inn i nytt bilde som automatisk dukker opp. Sjekk at dato stemmer med virkelige overnattingsdøgn • Klikk på Kontroller ogbildet oppdateres • Klikk på Godkjenn/Godkjenn og ny post avhengig om du skal registrere flere utgiftsposter eller ikke

  34. Opprett reiseregning • Når du har lagt inn dine utgiftsbilag og klikket på Godkjenn får du to valg • Forrige trinn – kommer tilbake til Generelle data • Kontroller – kommer til neste trinn Kontroller og send

  35. Opprett reiseregning • Kikket du på Kontroller kommer dette bildet. I dette bildet kan du: • Simulere reiseregningen og eventuelt gå tilbake (Forrige trinn) for å rett • Lagre reiseregningen

  36. Lagre reiseregningen • Klikk på Lagre og send når reiseregningen er ferdig • Den sendes da automatisk til 1. godkjenner • Klikk på Lagre om du ønsker å gjøre ferdig/sende reiseregningen ved et seinere tidspunkt

  37. Liste over alle ”mine” reiser • Alle reiser kommer frem i åpningsbildet • Mappekortet Utestående omkostningsavregninger viser kun de reiser som ikke er ferdig kontert

  38. Skal du kopiere en reise • Marker ønsket reise og feltet nederst kommer frem • Klikk på Kopier • Legg inn Ny startdato • Klikk på Start • Kontroller at ”den nye” reiseregningen ligger inne med riktig informasjon

  39. Skal du endre en reise • Du kan endre en reiseregning som er sendt til godkjenning/utbetalt • Marker ønsket reiseregningen, klikk på Endre • Vedlegg – skriv en forklaring til godkjenner

  40. Betaling • Under punktet Betaling ligger Lønnslipp • Lønnslippen er tilgjengelig fra og med lønningsdato

  41. Lønnsslipp

  42. Egne data • Under dette mappekortet registrerer den ansatte selv inn data • Disse data overføres til SAP (kontonr, adresseforandring etc)

  43. Mappekortet - Innkurv • Innkurv inneholder 3 mappekort • Oppgaver • Varslinger • Meldinger • Automatisk oppdatering hvert 10.min eller klikk på for oppdatering

  44. Innkurv • Oppgaver • Her ligger alle arbeidsflyoppgaver du skal behandle • Avviste fraværssøknader • Reiseregninger for korrigering. (For å kunne se vedlegget med beskrivelse av hva som er feil, må man klikke på linken Vis memoer nede til høyre i vinduet. For å åpne reisen og gjøre korrigeringene kan du enten åpne reisen i Liste over alle reiser, eller klikke på knappen Åpne oppgave i dette bildet. Du kommer da inn i detaljene for reisen) • På arkfanen Oppgaver vises antall behandlete oppgaver i forhold til totale oppgaver mottatt • Varslinger • Varsel fra tidevaluering (Mangelfull registrering av tid og/eller hvis du har nådd grenser for den alminnelige arbeidstid i forhold til AML (Arbeidsmiljøloven) • Tilbakemelding dersom en reise ikke er godkjent • Meldinger • Ikke godkjent overtid (Ta kontakt med personalavd. Timer risikerer å bli slettet )

  45. Et eksempel på avvist søknad om fravær • Klikk på Vis memoer for å få opp melding fra godkjenner

  46. Eksempel på endring/sletting av fraværssøknad • Hent opp ønsket søknad under Liste over reisen • Klikk på Endre • Gjør nødvendige endringer, skriv inn en kommentar og klikk på kontroller og send. Søknaden sendes til leder på nytt • Klikk på Slett • Deretter på kontroller og slett – søknad er nå slettet

  47. Annen informasjon

  48. Skifte av passord Klikk på linken Persontilpass Nytt vindu Endre passord kommer opp. Klikk på Endre Felter for å angi gammelt og nytt passord blir tilgjengelige

  49. Problemer med å få opp tid-/lønnslipp • Dersom sikkerhetsinnstillingene i Internet Explorer ikke er foretatt i henhold til kundenotat 21/2010 vil brukerne få problemer ved oppslag på lønnslipp, tidsinformasjon og på mappekortet Hjelp • Rettingen gjøres første gang du kommer inn i et av bildene • Problemet arter seg slik (se neste foil):

  50. Tidsinformasjon (tidslipp) • I eksempelet forsøker en bruker å gå inn på tidsinformasjon, men kommer ikke lengre enn hit • Merk beskjeden på toppen om blokkert område • Velg last ned fil (Teksten er på engelsk hos brukere med engelsk versjon av IE)

More Related