Sharinah binti Hamid BRR, CKE, IPJKR

1. TAKLIMAT KRITERIA PENILAIAN TENDER UNTUK KONTRAKTOR ELEKTRIK Sharinah binti Hamid BRR, CKE, IPJKR 4 September 2008

2. Kandungan Taklimat MERCURY VENUS EARTH MARS • PENGGUNAAN KAEDAH CUT-OFF DALAM PENILAIAN TENDER. JUPITER • PENILAIAN TENDER KERJA. SATURN • TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR. • DASAR DAN KEUTAMAAN KEPADA SYARIKAT BUMIPUTERA DALAM PEROLEHAN KERAJAAN. URANUS NEPTUNE PLUTO

3. PENGGUNAAN KAEDAH CUT-OFF DALAM PENILAIAN TENDER KEDUDUKAN HARGA TENDER Sebelum penggunaan kaedah cut-off diperkenalkan, Harga Tender hanya di bandingkan dengan Anggaran Jabatan.. Peratus Perbezaan Status Sangat Tinggi > (+) 15 % > (+) 10 % tetapi < (+) 15 % Tinggi Antara (-) 18% hingga (+) 10% Munasabah > (-) 18 % tetapi < (-) 25 % Rendah > (-) 25 % Sangat Rendah

4. PENGGUNAAN KAEDAH CUT-OFF DALAM PENILAIAN TENDER Kelemahan Prosedur Sediada • Isu timbul apabila Anggaran Jabatan di dapati tidak munasabah atau kurang tepat. Jabatan mempunyai 2 pilihan :- • Mempertahankan Anggaran – Tender yang diperakukan menjadi tidak munasabah b) Meminda Anggaran – Timbul anggapan negatif bahawa pindaan menjurus /memberi kelebihan kepada pentender tertentu sahaja. 2. Pergantungan kepada Anggaran Jabatan akan memberi kelebihan kepada pentender yang mengetahui Anggaran Jabatan

5. PENGGUNAAN KAEDAH CUT-OFF DALAM PENILAIAN TENDER Konsep Dan Penggunaan Kaedah Harga Cut-Off Penentuan kemunasabahan harga sesuatu tender dibuat berdasarkan perbandingan dengan satu paras Harga Cut-off yang ditetapkan mengikut kaedah statistik ke atas harga-harga tender yang diterima, termasuk Anggaran Jabatan sebagai salahsatu daripada harga tender.

6. PENGGUNAAN KAEDAH CUT-OFF DALAM PENILAIAN TENDER Konsep Dan Penggunaan Kaedah Harga Cut-Off (samb) Harga Cut-off adalah paras harga terendah yang dianggap munasabah untuk diperakukan. Harga tender yang lebih rendah daripada Harga Cut-off dianggap sebagai terlampau rendah dan tidak menjamin kejayaan pentender melaksanakan projek kecuali pentender berkenaan mempunyai pengalaman dan rekod kerja yang sangat baik atau terdapat faktor-faktor yang menyokong untuk harga tendernya dianggap munasabah dan menjamin kejayaannya melaksanakan projek. Contoh Jadual Cut-off

7. PENGGUNAAN KAEDAH CUT-OFF DALAM PENILAIAN TENDER TATACARA PENGIRAAN HARGA CUT-OFF ‘Mean – x% Mean’ atau ‘Mean – Stdev’ } } yang mana lebih tinggi } di mana, Kerja Bangunan, M&E : x% adalah 15% Kejuruteraan Awam : x% adalah 17%

8. PENGGUNAAN KAEDAH CUT-OFF DALAM PENILAIAN TENDER Dimana :- ‘Mean’ = Purata bagi kesemua Harga-harga Tender yang diterima dan boleh diambilkira termasuk Anggaran Jabatan ( sebagai salah satu dari harga tender) iaitu : ∑ X/N Stdev = ‘Standard Deviation’ bagi kesemua Harga-harga Tender yang diterima dan boleh diambilkira termasuk Anggaran Jabatan iaitu : (N∑X2 – (∑X)2 __________________ N2 X = Harga-harga Tender dan Anggaran Jabatan N = Bilangan Tender campur 1 (AJ)

9. PENGGUNAAN KAEDAH CUT-OFF DALAM PENILAIAN TENDER Projek Berprestij Tinggi(yang mana harga yang tinggi dijangka lebih menjamin kelancaran pelaksanaan projek dan kualiti yang lebih baik) Nilai harga cut-off boleh ditinggikan dengan mengurangkan nilai X%. Contoh: Mean – 10% Mean atau Mean – 12% Mean Hendaklah mendapat kelulusan KPKR sebelum tender ditutup.

10. PENGGUNAAN KAEDAH CUT-OFF DALAM PENILAIAN TENDER KRITERIA PERTIMBANGAN TENDER Pada dasarnya tender-tender yang lebih tinggi dari Harga Cut- Off layak dipertimbangkan tertakluk kepada kelulusan disetiap peringkat penilaian. Harga tender yang lebih rendah dari harga ‘Cut-off’ tidak layak dipertimbangkan kecuali sekiranya memenuhi syarat berikut: a) Pentender mempunyai ‘kriteria istimewa’ sebagaimana yang dinyatakan didalam Surat Pekeliling KPKR bertarikh 24 Mac 2004 dan 20 Mei 2004. b) Harga yang ditawarkan tidak kurang dari (-) 20% berbanding dari Harga Mean

11. PENGGUNAAN KAEDAH CUT-OFF DALAM PENILAIAN TENDER • Penggunaan penetapan Harga Cut-off dikecualikan bagi: • Tender Terhad • Tender ‘Design & Build’ ‘Turnkey’, tender berasaskan cadangan rekabentuk/ spesifikasi dari pentender • Tender terbuka yang disertai kurang dari 10 pentender.

12. PENGGUNAAN KAEDAH CUT-OFF DALAM PENILAIAN TENDER PEMAKAIAN KAEDAH CUT-OFF • Penggunaannya dikuatkuasa melalui Surat • Pekeliling KPKR bertarikh 24Mac 2004. • Prestasi semasa projek yang berkaitan adalah • memberansangkan • Pakej Pengiraan Cut-off telah disediakan untuk • kemudahan pegawai yang menilai tender.

13. PENILAIAN TENDER KERJA KENAPA AKU TAK DAPAT PADA HAL HARGA AKU ADALAH YANG TERENDAH ?

14. PENILAIAN TENDER KERJA TUJUAN: UNTUK MENENTUKAN DAN MEMPERAKUKAN KEPADA LEMBAGA PEROLEHAN: Satu Tender YangPALING MENGUNTUNGKAN KERAJAAN; Hanya KONTRAKTOR YANG BERKEUPAYAAN DARI SEGI KEWANGAN DAN TEKNIKAL sahaja yang layak untuk disetujuterima Methodologi penilaian adalah berdasarkan Surat Pekeliling KPKR Bil.4/1993 : Panduan Penilaian Tender serta surat-surat pekeliling tambahan yang berkaitan.

15. PENILAIAN TENDER KERJA • Arahan atau Peraturan Perolehan yang perlu dipatuhi

16. PENILAIAN TENDER KERJA Proses Penilaian Tender Proses Penilaian Tender ini hendaklah dilakukan dalam Tempoh Sah Laku Tender • Minimum 90 hari dari tarikh tutup tender Jika Tempoh Sah Laku Tender tidak mencukupi, tempoh ini hendaklah dilanjutkan terlebih dahulu sebelum dipertimbangkan oleh L/Perolehan

17. PENILAIAN TENDER KERJA PERATURAN SEMASA JABATAN (Tambahan Terkini) • Surat KPKR bil. (40)JKR:UB(S)123.PUB/21 Klt.10 bertarikh • 10/5/1997 • Laporan Penilaian Tender disediakan dalam tempoh 1 bulan dari tarikh tutup tender • 2. Surat KPKR bil. (44)JKR:KPKR.020.050/03 Klt.3 bertarikh 1/3/2000 • Perakuan tender kepada LP hendaklah diperakukan tanpa sebarang syarat. • Jika memerlukan penjelasan pentender, kelulusan bertulis daripada Pengerusi LP perlu diperolehi sebelum menghubungi pentender

18. PENILAIAN TENDER KERJA PERATURAN SEMASA JABATAN (Tambahan Terkini) • 3. Surat KPKR bil. (93)JKR:KPKR.020.050/03 Klt.5 bertarikh • 24/3/2004 & Pindaan Pertama bil. (13) … Klt.6 bth 6/1/2005 • Penentuan kemunasabahan harga tender dibuat berdasarkan perbandingan dengan satu paras harga Cut-off yang ditetapkan mengikut kaedah statistik ke atas harga-harga tender yang diterima termasuk AJ. • Harga Cut-off adalah paras harga terendah yang dianggap munasabah. • Pindaan formula penetapan Harga Cut-off selaras dengan keadaan pasaran yang sangat kompetitif. • Kriteria mempertimbangkan sesuatu tender.

19. PENILAIAN TENDER KERJA PERATURAN SEMASA JABATAN (Tambahan Terkini) • 4. Surat KPKR bil. (15)JKR:UB.123/UTK.10.8 Kulit:7 bertarikh • 20/5/2004. • Penjelasan Tambahan Terhadap Kriteria Istimewa Bagi Tender Di Bawah Paras Cut-off. • Status Harga Tender bagi tender yang dikecualikan dari penggunaan cut-off • Pindaan Kepada Borang-borang Penilaian Tender.

20. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR • KATEGORI & PERINGKAT PENILAIAN • Amalan JKR telah membahagikan tatacara penilaian tender • kepada 3 kategori, iaitu: • Projek besar (melebihi RM10.0 juta) • Projek sederhana (RM2.0 juta hingga RM10.0 juta) • Projek kecil (kurang dari RM2.0 juta)

21. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR • PROSES PENILAIAN TENDER KERJA PROJEK KECIL & • SEDERHANA • PENTENDER YANG PERLU DINILAI – mengenalpasti pentender yang boleh dipertimbangkan untuk penilaian. • PENILAIAN PERINGKAT PERTAMA – merupakan satu sistem penilaian berasaskan kepada beberapa pra-syarat yang telah ditetapkan. • PENILAIAN PERINGKAT KEDUA – melibatkan penentuan tender yang paling menguntungkan untuk diperakukan. • PENILAIAN KRITERIA ISTIMEWA – analisa bagi memastikan pentender dibawah paras cut-off yang telah lulus Penilaian Peringkat Pertama dan Kedua mempunyai kriteria istimewa sebelum diperakukan. • KEPUTUSAN SENARAI PENTENDER YANG LULUS SELEPAS PENILAIAN SEMUA PERINGKAT.

22. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR BORANG-BORANG MAKLUMAT Borang A – Surat pengakuan kebenaran maklumat dan kesahihan dokumen yang dikemukakan pentender. ii. Borang B – Maklumat am latarbelakang pentender iii. Borang C – Data-data kewangan iv. Borang D – Rekod pengalaman kerja v. Borang E – Kakitangan teknikal vi. Borang F – Senarai Kontrak Kerja Semasa

23. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR DOKUMEN-DOKUMEN SOKONGAN Salinan akaun syarikat yang telah diaudit dan disahkan oleh Juru Audit yang bertauliah, bagi tahun kewangan terakhir atau tahun sebelumnya. Salinan penyata bulanan akaun bank bagi 3 bulan terakhir sebelum tarikh tutup tender. Laporan bank/institusi kewangan spt format Borang CA (dalam sampul berlakri). Salinan perakuan/pengesahan siap kerja bagi setiap projek yang disenaraikan di Borang D. Salinan penyata caruman KWSP bagi bulan terakhir dan Borang A (maklumat kakitangan atau salinan perjanjian perkhidmatan bagi kakitangan kontrak).

24. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR • DOKUMEN-DOKUMEN SOKONGAN (samb.) vi. Salinan sijil kelulusan kakitangan teknikal Kategori A dan B yang disenaraikan di Borang E. vii. Laporan Penyelia Projek mengenai prestasi semasa pentender yang disenaraikan di Borang F, atas format Borang FA/FA1(dalam sampul surat berlakri)

25. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR A. PENTENDER YANG PERLU DINILAI MENYUSUN HARGA TENDER MENGIKUT SUSUNAN MENAIK • Menyediakan Jadual Penentuan Harga Cut-off (*) dan mengenal pasti tender-tender yang layak dipertimbangkan untuk penilaian. • Menyediakan Jadual Tender mengikut Susunan Harga Menaik berdasarkan Jadual Tender yang telah disediakan oleh J/Kuasa Pembuka Tender (Lampiran C) 3. Membuat % perbandingan dengan AJ atau Harga “Mean” (sekiranya kaedah cut-off digunapakai) (*) : Contoh Jadual Penentuan Harga Cut-off

26. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA MENGIKUT PROSIDUR JKR

27. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR B. PENILAIAN PERINGKAT PERTAMA • Kriteria Penilaian :- • Analisa Kesempurnaan Tender • Analisa Kecukupan Dokumen • Analisa Kecukupan Modal • Analisa Prestasi Kerja Semasa • Analisa Kepatuhan Kepada Spesifikasi Jabatan Tujuan : untuk pastikan tender yang boleh dipertimbangkan adalah munasabah, sempurna, lengkap, modal mencukupi, prestasi kerja semasa baik serta bebas dari projek sakit dan peralatan yang ditawarkan mematuhi spesifikasi/kehendak yang ditetapkan.

28. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR B1. ANALISA KESEMPURNAAN TENDER • HANYA TENDER-TENDER YANG LENGKAP DAN BEBAS DARI SEGALA KECACATAN DARI SEGI UNDANG-UNDANG DAN KONTRAK YANG BOLEH MENJEJASKAN KELAYAKANNYA MENGIKUT AMALAN SEMASA, LAYAK DIPERTIMBANGKAN • Semak Borang Tender samada telah ditandatangani oleh Pentender • Adakah Penandatangan diberi kuasa? • Semak Harga Tender dicatatkan di dalam Borang Tender • Adakah Pendaftaran dengan PKK/CIDB masih sah? • Adakah Pentender telah mengembalikan kesemua Dokumen Asas Tender? • Semak Tempoh Siap Kerja yang ditawarkan oleh Pentender dalam Borang Tender • Jika salah satu dokumen gagal dikemukakan oleh Pentender  • keputusannya boleh menjejaskan kedudukan tender tersebut

29. BORANG TENDER YANG TIDAK DITANDATANGAN BORANG TIDAK DITANDATANGAN

30. TANDATANGAN TAPI SALAH TEMPAT BORANG TENDER YANG PERLU DITANDATANGANI TANDATANGAN SALAH TEMPAT

31. RINGKASAN TENDER HARGA TENDER

32. TEMPOH SAHLAKU PENANDATANGAN DIBERI KUASA AHMAD BIN ABU KADIR SIJIL PKK

33. TEMPOH SAHLAKU SIJIL CIDB

34. BORANG TENDER TEMPOH KONTRAK TIDAK DINYATAKAN HARGA TENDER TIDAK DIISI

35. BORANG TENDER HARGA DALAM PERKATAAN HARGA DALAM ANGKA

36. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR B1. ANALISA KESEMPURNAAN TENDER (samb.) • Dokumen Asas Tender bermaksud: • a. tender yang lengkap memenuhi keperluan tender/undang-undang/Authority • b. dokumen asas di antaranya: • borang tender • senarai kuantiti / ringkasan tender • addenda (jika ada) • Jadual Kadar Harga (jika ada) • rekabentuk, spesifikasi, harga dll oleh kontraktor (jika berkaitan) yang perlu bagi membolehkan kerja yang direkabentuk oleh pentender dinilai

37. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR B1. ANALISA KESEMPURNAAN TENDER (samb.) – ANALISA TEMPOH SIAP • Memastikan Tempoh Siap Kerja yang ditawarkan oleh • Pentender dianalisa, di antaranya: • Mestilah tidak melebihi daripada tempoh • maksima yang telah ditetapkan, atau • b. Tidak terlalu singkat atau pendek yang mana • tidak munasabah untuk disiapkan, jika ianya • ditawarkan

38. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR

39. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR B2. ANALISA KECUKUPAN DOKUMEN WAJIB • 1. Apa itu DOKUMEN WAJIB? • Salinan Akaun Syarikat yang telah diaudit dalam bentuk Lembaran Imbangan (Balance Sheet) • ATAU • Penyata Bulanan Akaun Bank • ATAU • Laporan Kedudukan Kewangan Syarikat daripada pihak Bank/Institusi Kewangan • Laporan Prestasi Projek Semasa oleh Pegawai Penyelia Projek

40. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR B2. ANALISA KECUKUPAN DOKUMEN WAJIB (samb.) Semakan dokumen-dokumen adalah seperti :- • Lembaran Imbangan 2 tahun terakhir yg telah diaudit bagi • syarikat Sendirian Berhad • Penyata Bulanan Akaun Bank bagi 3 bulan terakhir sebelum • tarikh tutup tender. • Laporan Bank / Institut Kewangan (Borang CA) dalam sampul • berlakri. • Surat asal • Tarikh semasa

41. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR B2. ANALISA KECUKUPAN DOKUMEN WAJIB (samb.) • Deposit Tetap / Saham Amanah / Bon • Perbendaharaan • Overdraf/Pinjaman (disahkan oleh bank) • Laporan Penyelia Projek mengenai prestasi kerja semasa • pentender di atas Borang FA dalam sampul berlakri bagi setiap • kerja semasa (bukan projek JKR) yang dilaksanakan. Tanpa dokumen wajib (terutama mengenai kewangan) penilaian tender tidak dapat dibuat dan dengan itu tender berkenaan boleh ditolak

42. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR LEMBARAN IMBANGAN

43. PENYATA BULANAN AKAUN SEMASA BANK

44. Laporan Kedudukan Kewangan

45. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR B2. ANALISA KECUKUPAN DOKUMEN WAJIB (samb.) • 2. Mengapa perlunya Dokumen Wajib ini? • Untuk mengetahui samada pihak Pentender: • i. mempunyai kewangan yang mencukupi, iaitu untuk menentukan pentender mempunyai MODAL MINIMUM untuk memulakan kerja; dan • ii. prestasi semasa Pentender dalam keadaan yang baik, iaitu mana-mana Pentender yang tidak mempunyai rekod prestasi yang baik tidak layak dipertimbangkan.

47. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR B3. ANALISA KECUKUPAN MODAL MINIMA • Tatacara Mengira Modal Minimum: • a. Dikira 3% daripada AJ = MM • b. Mana-mana Pentender yang mempunyai modal < MM tidak layak dipertimbangkan untuk diperakukan • c. Tatacara mengirakannya ialah: • i. Modal pusingan = Asset Semasa – Liabiliti Semasa • ii. Akaun Bank = Purata 3 bulan terakhir (nilai positif) • iii. Buat perbandingan diantara Modal Pusingan dengan Akaun Bank, ambil yang mana tertinggi • iv. Masukkan Laporan Kemudahan Kredit • v. Campurkan (iii) + (iv) = Jumlah Mudah Cair

48. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR B3. ANALISA KECUKUPAN MODAL MINIMA (samb.) • MODAL PUSINGAN • PENYATA PURATA AKAUN BANK 3 BULAN TERAKHIR • Jumlah yang akan diambilkira sbg MP adalah nilai purata baki • akhir bulan bagi 3 bulan terakhir • SAHAM-SAHAM AMANAH, DEPOSIT TETAP, BON • Atas nama Syarikatatau sekurang-kurangnya nama • Lembaga Pengarah • Deposit Tetap yang telah dicagarkan atau diambilkira dalam • Lembaran Imbangan untuk menghasilkan asset semasa • tidak boleh diambilkira

49. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR • BAKI KEMUDAHAN KREDIT • - Hendaklah mempunyai KOMITMEN dengan menyatakan: • i. Tajuk Projek • - Tiada tajuk projek ambil 50% • ii. Jenis Kemudahan • iii. Nilai Kemudahan Kredit • iv. Tarikh matang bagi simpanan tetap • - Jumlah nilai baki KK dikira berasaskan jumlah kasar KK ditolak • nilai negatif purata baki akhir bulan dalam Penyata Bank atau jika • tiada penyata, nilai ini tidak boleh diambilkira B3. ANALISA KECUKUPAN MODAL MINIMA (samb.)

50. TATACARA PENILAIAN TENDER KERJA ELEKTRIK MENGIKUT PROSIDUR JKR B3. ANALISA KECUKUPAN MODAL MINIMA (samb.) • BAKI KEMUDAHAN KREDIT (samb.) • - Nilai KK yang dijanjikan ditentukan spt berikut: • i. Surat KK baru tanpa komitmen sepenuhnya dari 1 atau • lebih bank • - Ambil 50% nilai tertinggi dari 1 bank • ii. Surat KK tambahan tanpa komitmen sepenuhnya dari • 1 atau lebih bank • - Ambil 50% jumlah nilai dari semua bank • iii. Surat dan komitmen sepenuhnya mengenai KK yang • dijanjikan • - Ambil 100% nilai yang dinyatakan • iv. Surat tanpa apa-apa janji dari Bank • - 0% (tiada nilai)