Kolmas teema. Leadership-näkökulma johtamisviestintään

1. Kolmas teema.Leadership-näkökulma johtamisviestintään Leif Åberg: Johtajuus- ja asiantuntijaviestinnän erikoiskurssisyyslukukausi 2006

2. Johtamisviestintä yksilön näkökulmasta • Johtamisviestintä ryhmätasolla • Viestintä verkossa

3. Johtamisviestintä yksilön näkökulmasta • Tehokkaiden johtajien kanavien käyttö • Palautteen anto • Viestintä motivoinnissa ja sitoutumisen aikaansaamisessa • Ikävien asioiden viestiminen

4. Kanavien käyttö johtajien näkökulmasta • Daft, Lengel ja Trevino (1987… 2002): johtamisen tehon ja viestimien käytön suhde • johtajat luokiteltiin tehokkaisiin ja vähemmän tehokkaisiin • viestimet luokiteltiin rikkaisiin (rich) ja vähemmän rikkaisiin (lean), kriteereinä 1 palautteen nopeus 2 rinnakkaisten vihjeiden käyttö 3 luonnollinen kieli 4 henkilökohtaisuus

5. rich Tehokkaat johtajatkäyttivät oikeinoikeissa tilanteissa:- moniselitteiset asiat - sitouttaminen, sitoutumisen aikaan- saaminen - ikävät asiat lean henkilökohtainen viestintä pienryhmäkokoukset käytävä- ja kahvipöytäkeskustelut videoneuvottelut puhelinkeskustelut ääniposti sähköposti isot ryhmäkokoukset henkilökohtaiset kirjeet kopioidut asiakirjat faksit toimistojen väliset muistiot viralliset puheet kirjeet tiedotteet raportit

6. Palaute • Palaute viestinnän näkökulmasta: • tietoa siitä, että vastaanottaja on reagoinut sanomaan. Palautetta on pään nyökkäys, kiitoskirje, asian toistatus, mutta sitä ovat myös erilaiset eleet ja ilmeet • käsitys omien viestien perillemenosta. Kumpikin osapuoli saa keskustelun aikana palautetta omien viestiensä ja tarkoitusperiensä onnistumisesta • Palaute liikkeenjohdon näkökulmasta: • tietoa siitä, millaisena toinen koetaan henkilönä, millaisena hänen käyttäytymisensä koetaan tai miten hän on suoriutunut tehtävistään

7. Nyrkkisääntöjä palautteesta • Palautteen kerääminen on sinun vastuullasi. Jos haluat todella varmistua, menikö sanoma perille, on pallo sinulla • Palautteen tulisi olla mahdollisimman konkreettista • Myönteistä palautetta tulisi antaa aina, kun siihen on aihetta = arkista pienpalautetta. Myönteinen palaute kolahtaa parhaiten silloin, kun toinen on itsekin sitä mieltä että tuo meni hyvin • Kielteinen palaute tulisi antaa rakentavassa hengessä. Kukaan ei ole erehtymätön. Mikään ei lamauta niin paljon kuin jatkuva kielteinen palaute: tuotakaan et osannut hoitaa. Rakentavassa palautteessa ei etsitä syyllisiä vaan sitä, miten asiat voisi tehdä eri tavalla, jotta ensi kerralla asiat sujuvat. Tämä on eräs oppivan organisaation perusperiaatteista: virheistä oppii

8. motivoitunut: olen motivoitunut silloin, kun jokin vaikutin saa minut toimimaan motivoiminen on pyrkimystä toisen käyttäytymisen muuttamiseen vetoamalla seikkoihin, joiden arvellaan olevan hänen vaikuttimiaan sitoutunut: kun olen sitoutunut, koen, että teen tärkeää työtä sisäistän tavoitteet haluan antaa panokseni tavoitteiden saavuttamiseksi sitouttamisella pyritään saamaan aikaan sitoutumista Viestintä, motivointi ja sitouttaminen

9. Motivoiva viestintä • vuorovaikutuksen kautta selviää, mikä toista motivoi: • aineelliset tai aineettomat tekijät, palkinta tai rankaisu, jopa piilevät motiivit • vuorovaikutuksen kautta selviää myös toisen senhetkinen tarvetila • korosta työn merkitystä ja mielekkyyttä

10. Pitkällä aikavälillä: vision kokeminen tärkeäksi: ”tähän haluan antaa panokseni” mahdollisuus käyttää omia kykyjään: ”täällä arvostetaan minua ja minuun luotetaan” mahdollisuus kasvaa osaajana ja ihmisenä: ”täällä kehityn” Lyhyellä aikavälillä: mielekäs työ hyvä työilmapiiri osallistuminen omaa työtä koskevaan suunnitteluun välitön palaute Edellytysten luominen sitoutumiselle

11. Sitoutumista aikaansaava viestintä • Viestinnässä voisi korostaa seuraavia tekijöitä • visio, missio ja niistä johdetut tavoitteet: mitä ovat ja mitä tarkoittavat yksilön näkökulmasta • uskoa ja luottamusta yksilöön • mahdollisuutta kasvaa osaajana ja ihmisenä • työn mielekkyyttä • osallistumista omaa työtä koskevaan suunnitteluun • työviihtyvyyden tila • palaute työstä

12. Ikävien asioiden viestiminen (Phillip Hodson) • Pane itsesi likoon! • Älä viivyttele liikaa! • Asiat on keskusteltava loppuun asti!

13. 1 Valmistautuminen 2 Asian kertominen 4 Suuttumusja muutkielteisettunteet 3 Analyysi 5 Hyväksyminen 6 Jatkotoimet

14. 1 Valmistautuminen • Tilanteen on pakko pysyä hallinnassasi • Mitkä ovat asiaan liittyvät tosiseikat? • Miten toinen tulee reagoimaan asiaan? • Mitkä ovat vaihtoehdot tästä eteenpäin?

15. 2 Asian kertominen • Varaa rauhallinen tila ja paljon aikaa • Mieti sanatarkasti, miten ilmoitat asian toiselle • Rohkaise puhumaan vapaasti • Esitä asiasi ja perustele se

16. 3 Analyysi ja4 Tunteiden hallinta • Kaikkein haastavin vaihe • Voimakkaat tunteet on kanavoitava analyysin kautta • Tunteiden hallintaan on kiinnitettävä huomiota silloinkin, kun toinen ei niitä ilmaise

17. 5 Hyväksyminen ja6 Jatkotoimet • Ratkaisumalleja tarvitaan • Työyhteisön on tehtävä kaikkensa toimivien ratkaisumallien etsinnässä

18. 1 Valmistautuminen 2 Asian kertominen 4 Suuttumusja muutkielteisettunteet 3 Analyysi 5 Hyväksyminen 6 Jatkotoimet

19. Johtamisviestintä ryhmätasolla • Ryhmän kehitysvaihe huomioon • Delegointi ryhmälle tai tiimille • Synergisen ryhmän viestintä

20. Delegointi ryhmälle tai tiimille • Pääerot yksilölle delegointiin: • Delegoitava tehtävä ei ole yksilötehtävä, vaan työryhmän tehtävä, joka koostuu ryhmän jäsenten panoksista. • Delegointiin liittyy päättäminen työpanosten yhdistämisestä: kuka tekee mitäkin. • Ryhmädelegointi on nopeampi ja luotettavampi kuin ryhmän jokaisen jäsenen yksilödelegointi. Ryhmädelegoinnissa alaiset voivat tuoda esiin näkökohtia, joita esimies ei ole tullut ajatelleeksi. Tällöin päätökset näistä asioista käsitellään kokouksessa ja ne tulevat samaan aikaan kaikkien tietoon. • Ryhmädelegoinnissa voidaan käyttää hyväksi ryhmädynaamisia tekijöitä.

21. Integroivaa viestintää Dissipatiivista viestintää

22. laukeaminen: haaste hanke tai muu uusi kokoonpano uusi, karismaattinen jäsen johtaja, joka antaa tilaa ideoille häviäminen: haaste muuttuu arkiseksi kantava hahmo lähtee ryhmän työ päättyy naapuriosaston esimies huolestuu Synergian laukeaminen ja häviäminen

23. Synergia, jatkuu … • synergistä vaihetta tulisi pidentää siten, että tekemisen riemu kanavoituu oikein • johtajan tulisi luoda ilmapiiri, jossa ryhmä kokee työn iloa ja saa mahdollisuudet henkiseen kasvuun • näin luodaan edellytykset sille, että ryhmä saa aikaan samanaikaisesti enemmän ja parempaa laatua

24. Synergia, jatkuu … • jokaisen esimiehen vastuulla on kaikkien alaistensa henkinen kasvu • henkinen kasvu on ihmisen kokema tunne siitä, että saa käyttää omaa kapasiteettiaan hyödyksi ja kasvattaa sitä

25. Synergisen ryhmän johtaja saa aikaan enemmän ja parempaa laatua siten, että alaiset kokevat työn iloa ja kasvavat henkisesti Mistä moinen kaava? Synergian määritelmästä!

26. synergia =enemmän japarempaa laatua henkinen kasvu työn ilo lähde: Pentti Sydänmaanlakka: Ihminen, työ ja organisaatio; uuden paradigman hahmottelua: http://www.prohumanum.fi/artikkelit/sydanmaanlakka.html

27. Ryhmähengen nostatus • paljon myönteistä palautetta • kielteinen palaute rakentavasti • terve kilpailutilanne: haasteet • työylpeys ja uho • ryhmää korostavat symbolit • ryhmän puolustaminen • kannustava ilmapiiri

28. kannustava: kuunnellaan ja kysytään yhdessä ratkaisuja ongelmiin, ei syyllisten etsintää spontaani, luonnollinen ja yhdenvertainen viestintä empatia puolustautuva: syytökset ja arvostelu käyttäytymisen ohjaus ylimielisyys tai alentuvuus oman aseman ja omia ideoiden korostaminen, muut unohtaen Kannustava ja puolustautuva ilmapiiri

29. Viestintä tiimissä • selkeä vision viestiminen: tiimit suunnataan vision avulla • toiminta joustavissa sekaryhmissä edellyttää • tehokasta pienryhmäviestintää • ryhmädelegointia • toimivia kokouksia • koordinoivaa viestintää • tietoverkkoja ja verkkojohtamista

30. Viestintä tiimissä, jatkuu … • Sitoutumisen ja omistamisen tunteen synnyttäminen ja ylläpitäminen tapahtuu motivoivan viestinnän avulla • Tiimi tarvitsee operatiivisen tiedon lisäksi tietoa yleisemmistä asioista: • oman työn asemointi ja työn edistymisen hahmottaminen • luovat ongelmanratkaisumenetelmät ja huipputasovertailu • Yhteisöllisyyden korostaminen, ryhmähenki ja sen suuntaaminen

31. tuttu ryhmä kiinnostavuus uskottavuus ennakkoasenteet rooliodotukset valmistautuminen avaus puitteet kriittinen massa outo ryhmä keitä ovat ? haarukointi empatia vakuuttavuus ensivaikutelma oheisaineistot Tosiaikaisen keskinäis-viestinnän haasteet

32. Viestintä verkossa

33. Mitä hyvää sähköpostijohtamisessa? • tietyt sähköpostiviestinnän tekniset ominaisuudet kuten nopeus, vaivaton vastaaminen ja edelleen lähetys sekä helppo kuittaus, jakelulistat, linkitykset, dokumentoitavuus, asynkronisuus • irtautuminen ajan ja paikan rajoista • sisältö ja esitystapa: viihteellistäkin, epämuodollistakin. Helppo oikaista asioita menettämättä liikaa kasvojaan. Verkkoviestintä muuttaa kielenkäyttöä. • tietyt työtilannetta helpottavat seikat. Palaveroinnin tarve vähenee. Joustava käyttö muiden töiden välissä. Vaikuttamiskynnys on alentunut: verkon kautta on helpompi lähestyä tahoja, joita muuten ei ehkä vaivattaisi. • Sopii hyvin tilanteisiin, jossa välitetään eksaktia tietoa. • Ainoa keino arkijohtaa virtuaaliorganisaatiota • Myös silloin, kun alaiset ovat hajallaan ympäri maata tai maailmaa, tai kun itse on paljon on liikkeellä, on verkko puutteineenkin entisiä muotoja parempi. • Mahdollistaa tehokkaan yhdeltä monelle –viestinnän, saavutetaan sen hyvällä käytöllä selvää ajansäästöä ja hyvä kustannus/hyötysuhde

34. Mitä huonoa sähköpostijohtamisessa? • Eräät tekniset ominaisuudet: tekninen riippuvuus häiriöalttiista verkosta. Massajakelu liian monelle. Osoiterekisterit. Vaikka verkko on reaaliajassa, ei verkkoviestintä sitä ole. • Viestien sisältö ja esitystapa: herkkä vahinkoviesteille. Aroissa asioissa aito turvallisuusriski. Käsitykset luottamuksellisuudesta voivat erota. Koska helppo kirjoittaa, ei aina ajatella loppuun. Huolimatonta viestiä saattavat muut tulkita tarkasti ja etsiä merkityksiä, joita ei ole. Vaikea kuvata sävyjä (siksi hymiöt!) • Määrä heikentää tehoa. Tärkeitä viestit hukkuvat massaan.Roskaposti syö luotettavuutta. • Käyttökulttuurin puute: netikettiä ei ole, tai sitä ei noudateta. • Kirjoittaminen haastavaa. Monitulkintaisuus korostuu. Väärinkäsityksiä jos huono otsikointi, huolimaton sisältö tai suuri tekstimassa. Epämuodollisuus vie terää tärkeältä asialta. Suurkäyttäjillä oma vaikea murre. • Vaikuttaa työtapoihin myös kielteisesti. Syö aikaa. Katkoo päivää ja työrytmiä. Pakoillaan päätäntää verkon taakse. Asiaa pyöritellään eikä mitään tapahdu. • Sähköpostijohtaminen ei esimiesten mukaan sovellu kovin hyvin isojen tehtävien delegointiin tai tiimin ja alaisten motivointiin

35. eLeadership ? • verkkojohtamista harjoitetaan välitetyn viestinnän (mediated communication) tilanteissa • näyttää siltä, että tällaisissa tilanteissa pyritään mahdollisimman luonnolliseen viestintätilanteeseen • Daftin ja kumppaneiden tutkimukset tukevat tätä

36. eLeadership • entä kun rikas, tosiaikainen kasvokkainviestintä ei ole mahdollista? • eli kun pitäisi verkon kautta pähkäillä yhdessä, innostaa tai viestiä ikävistä asioista? • Mahdollisimman rikas asetelma • puheyhteys ja tosiaikainen chat • verkkokonferointi • lisäksi epävirallisia sosiaalisia kokoontumisia, jotta ihmiset oppivat tuntemaan toisiaan

37. Hyvää verkkoviestintää 1 mieti, milloin on syytä käyttää sähköpostia, milloin taas muita viestinnän muotoja. Vaikka sähköpostiviestintä on vaivatonta, se ei aina ole tehokkainta viestintää. • Sähköpostijohtaminen sopii oivallisesti tarkan ja melko yksiselitteisen viestin välittämiseen. Se ei ole parhaimmillaan moniselitteisten asioiden pohdintaan, motivointiin, sitoutumisen aikaansaamiseen tai ikävien asioiden viestimiseen. Näissäkin tilanteissa verkko voi toimia erinomaisesti muun viestinnän tukena, esimerkiksi lisäaineiston tai muistion lähettämiseen tai muistuttamiseen edessä olevista määräajoista. • Verkkoa voi myös käyttää korvaamaan kokouksia. Joskus riittää, että aineistot ovat verkossa ryhmän jäsenten luettavissa ja että he kommentoivat asioita sähköteitse. 2 ole vuorovaikutteinen myös verkossa. Vastaa toiselle, että viesti on tullut perille ja mitä aiot tehdä, ellet heti ehdi hoitaa asiaa. Mikäli et reagoi viestiin, ei lähettäjä voi tietää onko viesti tullut perille ja miten aiot toimia.

38. 3 mieti esitystapaa. Otsikoi jämäkästi ja houkuttelevasti. Pidä teksti lyhyenä, ota mallia tekstitelevision esitystavasta. Murra perinteinen looginen järjestys, jossa johtopäätökset ovat lopussa: kerro tärkein ensin ja laita yksityiskohdat loppuun. Käytä hymiöitä kuvaamaan tarkoittamiasi sävyjä. Vältä ironiaa tai sarkasmia. Viittaa kuviin ja laajempiin asiakirjoihin. Mieti, kannattaako vastaukseen jättää alkuperäinen viesti vai pitääkö se poistaa. Häntä on sikäli hyvä, että samasta viestistä voi seurata, miten asiat ovat edenneet. Mutta häntään voi jäädä jotain, jota ei ole tarkoitettu eteenpäin viestittäväksi: ”apua, tässä taas tämä kiusankappale. Please, tehkää joku jotain”! 4 tee jakelulistat huolella. Vältä turhaa varmuuden vuoksi –viestintää.

39. 5 Ajattele vielä kerran ennen kuin lähetät. Parinkymmenen sekunnin pohdinta ja tekstin läpiluku voi säästää tunteja. Oliko sävy oikea? Jäikö kirjoitusvirheitä? Onko jakelu liian laaja? Pitääkö jollekin lähettää kopio tai piilokopio? Tarkemmin ajatellen, pitääkö sittenkään lähettää? 6 rytmitä verkkoviestintäsi osaksi päivittäistä toimintaa ja varaa siihen aikaa. Toinen ei odota aivan välitöntä reagointia. jos hän odottaisi, hän olisi soittanut tai tullut itse. Jatkuva sähköposteihin reagointi rikkoo muun työrytmin. 7 Arkistoi tärkeät viestit vuotuisesti ja teema-alueittain. Tällöin viestit löytyvät helposti. Tuhoa turhat viestit heti, koska ne jäävät turhaan syömään tilaa. 8 noudata työyhteisösi netikettiä. Se löytyy verkosta

40. Lisäyksiä (tuotti sl -06 kurssi) • kuitti-viesteissä tilanne huomioon • tärkeyspainotukset käyttöön • pyydä kuittia • lähetettyjenkin sähköpostien säilöminen • uuden työntekijän kanssa netiketti lävitse • delegoi selkeästi määrittäen • mieti mille listoille liityt • hymiöt eivät aina sovi viralliseen viestintään! • kulttuurisidonnaisuudet huomioon, myös yksilötasolla • tarkista että liitetiedostot ovat mukana • ohjelmistot näyttävät erilaisilta • mallinna sisäistä viestintää: intraa, sähköpostimalleja tms • kohteliaampaa joskus soittaa ensin ennen kuin lähettää sähköpostia