NEKK - Beställning till betalning Stormöte

1. NEKK - Beställning till betalning Stormöte Lokala projektledare och Representanter i förvaltningsledning 2013-01-31 Maskinhallen

2. Syftet med dagen är att få en bild av… • vad som är på gång just nu i projektet. • hur tjänstebeställningar kan hanteras i Winst. • projektets erfarenheterna från ordermatchning. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

3. Deltagare från projektet här idag • Birgitta Alö • Charlotta Martinsson • Fredric Holm • Hanna Lindqvist • Jeanette Löfgren • Peter Ling • Pierre Adlercreutz NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

4. Agenda • Inledning • Tjänstebeställningar och e-handel • Dialog och kaffe • Ordermatchning – erfarenheter från projektet • Sammanfattning och nästa steg NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

5. Vad pratade vi om den 22 november? • Nyttovärderingsarbetet • Piloternas erfarenheter NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

6. Vad gör vi i projektet nu? • Förberedelser för vårens driftsättningar. • Tillsammans med Visma Commerce arbetar projektet med att förbättra ordermatchningen för att förenkla för användaren. • Lösning på problem med betalningskommentarer driftsätts inom kort och PCLev styrs om till Winst. • Hanterar fakturor som stannar i ordermatchningen för att identifiera problem och förbättringsområden. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

7. Prestanda och Winst 2.0 • Projektet bevakar löpandeprestandan av Winst. Mätningar görs månadsvis och uppföljning görs mot SLA. • Enligt Visma Commerce ska inte volymökningarna påverkaprestandan i Winst, då ökningarna är en liten del av den totala volymen. • Prestandaproblem identifierade vid release för samtliga kunder. Åtgärdades av leverantören inom en vecka. • Rapportera in prestandaproblem till projektet, så att vi kan vidta åtgärder snabbt. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

8. Leveranskvittens av gamla order • Automatisk leveranskvittens slutfördes den 23 januari. • Order skapade innan den 1 november är med automatik leveranskvitterade. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

9. Förändring av eskaleringstider • Information gick ut till samtliga lokala projektledare den 23 januari. • Eskalering av fakturor kommer att ske efter 6 arbetsdagar istället för 10. • Ändringen införs efter önskemål från förvaltningar i drift, som ser att det blandannat minskar förvaltningens arbete med påminnelseroch att det ger ett snabbareflöde i systemet. Påminnelse går till attestant 5 dagar innan förfallodatum. Felaktig information i utskick. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

10. Ny inloggning med utökad säkerhet • Utökad säkerhet vid inloggning till Winst från mobil och datorer utanför stadens nätverk införs till den 12 februari. • Användare kommer att behöva ange användarnamn och lösenord samt engångskodnär de vill ansluta till Winst utanför stadens nätverk eller mobil. • Samtliga användare kan nu få tillgång till mobilapplikationen. • Användare kommer att behöva registrera sin användare och ladda ner en mobilapplikation. Projektet kommer att inför utrullningarna registrera in användarna. • Separat information och instruktion kommer att skickas ut till alla lokala projektledare inför införandet. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

11. Ny förvaltarorganisation för tjänsten E-handel • Under hösten har projektet arbetat fram ett förslag till en ny förvaltarorganisation. • Intraservice och Upphandlingsbolaget driver arbetet vidare i en etableringsgrupp. • Upphandlingsbolagetkommer att vara system- och processägare. • Intraservicekommer att vara systemförvaltare, support och hantera central ordermatchning. • Målsättningen är att överlämningen från projektorganisationen till den nya förvaltarorganisationen ska ske under april/maj. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

12. Agenda • Inledning • Tjänstebeställningar och e-handel • Dialog och kaffe • Ordermatchning – erfarenheter från projektet • Sammanfattning och nästa steg NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

13. E-handel med tjänster Jeanette Löfgren, Upphandlingsbolaget

14. E-handel med tjänster Bakgrund Upphandlings och inköpspolicyn hänvisar alla köp på ramavtal till Winst Upphandlingsbolagets strävan efter att så många avtal som möjligt ska vara elektroniskt beställningsbara

15. UPPHANDLINGS- & INKÖPSPOLICY Upphandlings- & inköpspolicy Utdrag ur policy och riktlinjer: • All anskaffning av varor, tjänster och entreprenader ska baseras på en helhetssyn där Stadens gemensamma bästa har företräde framför enskild verksamhets intresse. • De upphandlade ramavtalen ska användas i första hand. • Vid avrop från ramavtal ska det aktuella kommungemensamma inköpssystemet användas.

16. WINST Winst… • 2 861 ramavtal varav 2698 elektroniskt beställningsbara (94%) • 202 avtalskategorier varav 169 är elektroniskt beställningsbara (83%) • 294 avtal med produktkataloger och resten via beställningsformulär. • Ca 80% är tjänsteavtal (st)

17. TJÄNSTEBESTÄLLNINGAR Göra tjänster beställningsbara elektroniskt Framgångsfaktorer • Tänker e-handel från upphandlingsstart. Upphandlingsteam och e-handelsteam jobbar tillsammans med avtalsgrupp • Hur ska tjänsten avropas? • Vilka krav kan vi ställa i upphandlingen? • Information till beställare vid avtalsstart • Informerar leverantörer • Förklara hur avrop kommer att ske • Definiera vilken information behövs på fakturor

18. TJÄNSTEBESTÄLLNINGAR Kartläggning tidigt i avtalsprocessen • Hur bör avtalskategori och eventuella avtalsområden läggas upp för att underlätta för beställaren? • Behövs sökord för att hitta rätt avtal/tjänst? • Vilken information behövs innan avrop kan göras? • Avrop föregås ofta av en personlig kontakt med leverantören… kan detta ske elektroniskt? Exempelvis gällande kapacitet hos leverantören eller för att få en prisuppskattning. • Ska avropspris döljas för leverantören? • Vilka krav finns i verksamheten på exempelvis tid för ordersvar, orderbekräftelser etc? Ska meddelanden skickas elektroniskt eller på annat sätt?

19. TJÄNSTEBESTÄLLNINGAR Forts. Kartläggning tidigt i avtalsprocessen… • Hur kan avrop göras elektroniskt? Hur avropas tjänsten idag? Används redan formulär/dokument? • Formulär – enkla eller special? • ”Produktifiering” av tjänster? • Ska bilagor skickas? • Hur ska order leveranskvitteras? • Hur ska ändringsarbeten hanteras? • Hur ska jobb som avbryts hanteras? • Vad ska framgå på fakturan? • Finns projektuppföljningssystem?

20. Utmaningar som vi ställs inför vid e-handel med tjänster • Kartläggningen av hur tjänsten avropas idag och hur detta ska översättas till e-handel => Viktigt med en bra bemanning i avtalsgruppen • Systemet är byggt främst för handel med artiklar (gäller alla e-handelssystem)

21. E-handel med tjänster blir enklare? • En handledning gällande elektroniska beställningar av tjänster publicerades under hösten 2013. Framtaget av SFTI/SKL. Vänder sig till både beställare, systemleverantörer och tjänsteleverantörer. • Fler och fler kommuner och landsting börjar handla tjänster elektroniskt och vi kan tillsammans påverka systemleverantören att utveckla systemet.

22. TJÄNSTEBESTÄLLNINGAR Beställning av tjänster idag • Enkelt formulär • Specialformulär • Glasögon inkl synundersökning • Hantverkstjänster • Rekvisition • Direktupphandling • Boende • Artiklar • Konferens

23. WINST Winst – enkelt formulär

24. WINST Winst - glasögon

25. WINST Winst – hantverkstjänster

26. WINST Winst – rekvisition

27. WINST Winst – direktupphandling

28. WINST Winst - boende

29. WINST Winst - sökord

30. WINST Winst - konferenser

31. WINST Leveranskvittens av tjänster Direktupphandling

32. WINST Leveranskvittens av tjänster Rekvisition

33. KONTAKTINFORMATION Kontakta oss Jeanette Löfgren Jeanette.lofgren@uhb.goteborg.se Besök vår hemsida uhb.goteborg.se

34. Jeanettes presentation NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

35. Agenda • Inledning • Tjänstebeställningar och e-handel • Dialog och kaffe • Ordermatchning – erfarenheter från projektet • Sammanfattning och nästa steg NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

36. Dialog Vilka tjänster beställer vi idag i Winst? Vad behöver vi göra för att beställa mer tjänster i Winst? 20 minuters dialog. Dokumentera i mallarna. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

37. Agenda • Inledning • Tjänstebeställningar och e-handel • Dialog och kaffe • Ordermatchning – erfarenheter från projektet • Sammanfattning och nästa steg NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

38. Övergripande information om ordermatchning • Projektet samarbetar med Visma Commerce för att förbättra ordermatchningen. • Ordermatchningen förbättras successivt och projektet upplever att färre fakturor stannar för avvikelsehantering. • Central hantering av ordermatchning fortsätter fram till nästa release som är planerad till den 8 mars. • Tidigare problem med hantering av öresavrundningar är löst. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

39. Vanligaste orsaker till avvikelse i ordermatchning • Vanligaste orsaken till att fakturan faller ut för ordermatchning är för att leveranskvittensej är gjord. • Avvikande kvantitet uppkommer vidbeställningar på varor i vikt, exempelvislivsmedel. • När leverantören skickar en ersättnings-artikel eller att e-fakturan ej innehåller korrektartikelnummer behövs detta kopplas manuellt. Övrigt Leveranskvittens ej gjord Avvikande artikel Avvikande kvantitet Sammanställning av fakturor som hanterats för ordermatchning centralt under vecka 4 NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

40. Vad är åtgärderna? • Var tydliga i kommunikation med användarna om vikten av leveranskvittens. • Kommande release kommer att göra att endast avvikelser som överstiger ordermatchningsinställningarna på leverantören (10 kr) stannar och går ut på ny attest. • Göteborgs Stad ingår i Visma Commerce utvecklingsgrupp för ordermatchning. • Projektet kontaktar leverantörer som ej skickar korrekta artikelnummer enligt katalog för att få en automatisk hantering. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

41. Arbete kvarstår… • Ordernummer saknas på fakturan • Användaren behöver reagera på när det kommer en ”vild” faktura på en attesterad order. • Projektet har tillsammans med piloterna identifierat leverantörer som ej skickar korrekta uppgifter. • Projektet kontaktar leverantörerna som skickar e-faktura i mån av tid. • Få fler leverantörer att skicka e-faktura • Projektet har inte i uppdrag att ansluta fler leverantörer till e-faktura. Uppdraget ingår i den nya förvaltarorganisationen. • Bättre möjlighet till ordermatchning när leverantören skickar e-faktura innehållande rader. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

42. Arbete kvarstår… • Leveranskvittens av tjänster • Projektet utvecklar löpande arbetet med hanteringen av tjänster och leveranskvittens. • Förändringar kommer att införas på formulär för att möjliggöra leveranskvittens av belopp i en större utsträckning. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

43. Utbildning i ordermatchning • Beställare kommer att hantera ordermatchningen från den 8 mars. • Projektet har tagit fram en separat manual för ordermatchning samt datorhjälpen. • För grupp 3 eller senare ingår ordermatchning i den centrala utbildningen. • För driftsatta förvaltningar och grupp 2 återkommer projektet med information om utbildning. • Det är särskilt viktigt att frekventa beställare får information om hur ordermatchningsfakturor ska hanteras. NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

44. Hur går det för piloterna? Angered December(6 905 fakturor) Fastighetskontoret December(1 201 fakturor) Intraservice December(1 122 fakturor) 21% 49% 18% 20% 1. Totalt antal fakturor, 2. Makulerade/Ej ute i flöde, 3. Efterattest, 4. Abonnemang, 5. Ordermatchning NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

45. Påminn alla beställare om att leveranskvittera det som verkligen levererats! NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

46. Agenda • Inledning • Tjänstebeställningar och e-handel • Dialog och kaffe • Ordermatchning – erfarenheter från projektet • Sammanfattning och nästa steg NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

47. Kommande stormöten våren 2014 • Torsdag 24 april kl 15.00 – 17.00 • Onsdag 18 juni kl 14.00 – 16.00 • En timme innan varje stormöte finns projektet på plats och svarar på frågor om Winst och utrullningen. Observera tiden! NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

48. Besök hemsidan för att få mer information • https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk • Här finns t ex: • Information om projektet • Kontaktuppgifter • Material från våra stormöten • Informationsmaterial att använda på förvaltningen • Utformningsprinciper • Detaljerad utrullningsinformation NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31

49. TACK FÖR I DAG! NEKK | Beställning till betalning | Stormöte 2014-01-31