Utbildning i Beställning till betalning i Winst 2.0

1. Utbildning i Beställning till betalning i Winst 2.0

2. Syfte med dagen • Förstå vad förändringen innebär • Förstå och kunna tillämpa regler vid kontering • Förstå hur ni gör för att • - Beställa & Leveranskvittera • - Hantera fakturor • - Attestera • Veta vart ni kan hitta hjälp • Veta vem ni kan kontakta och när

3. Nyckelpunkter • Nytt utseende • Handla på ramavtal i Winst – enklare hantering • Nya steg • Leveranskvittens • Ändrat flöde – beslutsattest innan ordern går iväg • Orderbekräftelse • Större eget ansvar – igår stickprov innan betalning, idag efter • Eskalering uppåt – attest måste göras i tid • Möjligt att beställa för alla i förvaltningen • Nytt system – för alla NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

4. Vi kommer inte att gå igenom • Regler för inköp • Hur man söker fram produkter, leverantörer etc i Winst • Osäker? • - Information om instruktioner ges i slutet av bildspelet • - En kurs har just anordnas, fler kommer • - Förvaltningens Inköpshandbok

5. Dagens schema

6. Beställning till betalning (Winst 2.0) – varför genomförs förändringen? Lättare att göra rätt Vad innebär förändringen? Vad är nyttan/effekten? • Inköp och fakturor hanteras i samma system! Tidsvinst på sikt Lättare att följa upp

7. Förändringar mot idag för den som beställer och/eller hanterar fakturor Fakturahantering Beställning • Görs i Winst • Leveranskvittens – fakturan går iväg automatiskt • Gasell avvecklas (helt tomt 31/3 – hantera) • Beställ i Winst • Attestera innan leverantören får ordern • Obligatorisk leveranskvittens • Möjligt beställa för alla – kontering ansvar styr Större eget ansvar *) Beställ IT-utrustning i Beställningsportalen

8. Attestregler • Nya attestregler för hela staden

9. Nya attestregler och nytt arbetssätt • Nya regler • Kontrollattest: Beställa/kontera/leveranskvittera/godkänna faktura • Beslutsattest: Attestera beställning / attestera faktura • Intraservice gör kontroll innan betalning går iväg • 2-handsprincipen: En faktura ska alltid hanteras av minst två personer (kontrollattestant & beslutsattestant)

10. Från beställning till betalning Beställningsflöde Fakturaflöde 1 Beställ i Winst Chef attesterar Fakturan stämmer med leveranskvittensen Leverans-kvittera Betalning 2 Granska och kontera Attest Vad ska vi göra? Fakturor Ja Nej 3 Matchning mot abonnemang

11. Kontrollattestant • Du ska kontrollera att: • Varan är mottagen eller tjänsten är utförd • Fullständiga uppgifter på fakturan -pris, kvantitet, tid, leveransadress • Utgiften har inte tidigare belastat verksamheten • Rätt beräknad • Rätt konterad • Stämmer med beställning och avtal • Framgår ej vad som köpts = bifoga kvitto/följesedel! • Tillämpning i Winst • Inget specifikt moment i Winst heter kontrollattest • Utförs då man: 1 a. Skickarbeställning till attestant 1 b. Leveranskvitterar när varorna kommit 2. Acceptera faktura en ”vild faktura” (som i Gasell)

12. Leveranskvittens • En kontrollattest • Obligatoriskt – annars betalas inte fakturan • Utförs av beställaren • När du fått varan / tjänsten är utförd – vänta inte!

13. Beslutsattestant: • Du ska kontrollera att: • Händelsen stämmer överens med verksamhetens uppdrag • Beställaren är behörig • Kompletta underlag • Rätt konterad • Belastar rätt period • Fakturan är kontrollattesterad • Tillämpning i Winst • Görs av den som attesterar beställning eller faktura. • Utförs då man: • Trycker på ”Godkänn beställning” • Trycker på ”Acceptera faktura”.’ Kan utföras i mobiltelefonen (via app)

14. Förändringar i beslutsattest påverkar arbetssättet • Flödesstyrt – går ej att skicka fakturor för beslutsattest • Attestera beställning inom 24 timmar – annars upp en nivå • Attesteras faktura inom 6 arbetsdagar – annars upp en nivå • Frånvaro – delegera attesten • Beslutsattest - leverantören får beställningen • Flera ansvar - fakturan passera alla attestanter

15. Delegering av attest • Kontakta din verksamhetsekonom • Enbart begränsad period i Winst (undvik stående delegationer) • Fakturor går inte att skicka vidare för beslutsattest

16. Kontering • Vad du måste känna till för att vara kontrollattestant och beslutsattestant

17. Rätt kontering • Kontoplan i ekonomihandboken, klass 6-7 • Förkontering i Winst • Använd förval och favoriter i Winst • Ansvar för kontering – beställare/kontrollant • Kontroll av kontering - attestant

18. Kontering – samma som i Gasell • Allmänt • Gemensam kodsträng • Du ser alla koddelar • Konto och Ansvar är obligatoriska • Ingen motpart Konto Ans Verk Obj Proj Akt Spec Period from Antal per.

19. Fakturainnehåll, vad säger lagen?

20. Delegationen - gäller

21. Attest av egna kostnader • Utgångspunkt: Förbjudet att attestera egna kostnader • Tre olika möjligheter - attestant eller beställare måste ta ansvar och initiativ • Funktionen ”Beställa för annan” • Funktionen ”Eget köp” • Beställaren anger attestanten som granskare • 2-handsprincipen är inbyggd i Winst

22. När ska du inte beslutsattestera • Egna kostnader i tjänsten • Betalning till närstående • Om du inte är opartisk • Som ersättare om ord attestant är på plats NEKK BtB |Utformningsprinciper/Användare, grupper och roller/Version A

23. Representation, resor, utbildning • Attesteras av närmast överordnad chef • Ange syfte och deltagare • Max momsavdrag är moms beräknad på 90 kr per person för mat vid representation • (12 % moms = du får bara dra av 10,8 kr/person) • Frågor kontakta er verksamhetsekonom

24. Ändra ingående moms • Leasing fordon • Representation • Frågor kontakta er verksamhetsekonom

25. Periodisering • Fakturan avser kommande månad eller månader • Hyror (alla oavsett belopp) • Gryning abonnemang • Övr > 10 tkr

26. Nytt sätt att periodisera • Användaren anger från vilken period periodiseringen ska gälla och antalet perioder. • Period from anges som: • 00 = Innevarande månad (förvalt) • 01 = Start nästa månad, • 02 = Start om två månader. • osv • Antal perioder anges som antal 1-12. • Exempel: • Faktura i mars avseende april, maj & juni. • Period from: 01, Antal perioder: 3

27. Kommuninterna fakturor • Ingen automatisk periodisering på interna fakturor • Kontrollera alltid periodiseringen på leverantörsfakturan och periodisera likadant Står i texten på fakturabilden

28. Hur hanteras sekretess? • Sekretessmarkering – vissa leverantörer, mottagarkod/referens, manuell hantering • Hantera sekretess – särskild behörighet Hade igår = har idag

29. Förslag för organiseringen av inköp • Ha få beställare - lättare att få in vanan • Fasta dagar för återkommande beställningar - attestanten är beredd • Använd mallar • Använd favoriter och förval • Ta hjälp av ekonomiavdelning och varandra • Undvik samlingsfakturor – måste gå förbi varje attestant (tar lång tid)

30. WINST - Överblicksbild

31. Från beställning till betalning Beställningsflöde Fakturaflöde 1 Beställ i Winst Chef attesterar Fakturan stämmer med leveranskvittensen Leverans-kvittera Betalning 2 Granska och kontera Attest Vad ska vi göra? Fakturor Ja Nej 3 Matchning mot abonnemang

32. Du når Winst via intranätet

33. SYSTEMVISNING WINST

34. 1. Beställning i Winst av produkter Skapa och kontera beställning Attest av beställning Leverans-kvittens Beställare Chef Beställare Betalning Skapar och konterar beställningen Kontrollattest Attesterar beställning Beslutsattest Betalningsattest Leverenskvittens Kontrollattest

35. Första sidan i Winst (Beställare)

36. Skapa beställning (Beställare)

37. Skapa varukorg (Beställare)

38. Beställningen (Beställare)

39. Kontera beställning (Beställare)

40. Skicka beställning (Beställare)

41. Beställningen skickad för beslutsattest (Beställare)

42. Första sidan för beslutsattestant (Chef)

43. Godkänn beställning (Chef)

44. Beställning (Chef)

45. Godkänn beställning - Beslutsattest (Chef)

46. Order skapad (Chef)

47. Första sidan för leveranskvittens (Beställare)

48. Leveranskvittens (Beställare)

49. Leveranskvittens (Beställare)

50. Status på order (Beställare)