Die äußere Form des deutschen Geschäftsbriefes

1. Die äußere Form des deutschen Geschäftsbriefes Theoretische Einleitung

2. Teile des Geschäftsbriefes Die Bestandteile des deutschen Geschäftsbriefes sind: • Briefkopf / Adresse des Absenders • Adresse (e Anschrift ) des Empfängers • Bezugszeichen, Absendeort und Datum • Betreffzeile • Anrede • Brieftext • Schlussformel • Unterschrift • Anlage • Verteilervermerk

3. 1. Briefkopf/ Adresse des Absenders Den Briefkopf bilden folgende Daten: • Firmenname • Firmenadresse • Firmenzeichen oder Warenzeichen • Telefon-, Teletex- Telefaxnummer • E-Mail und Internet-Adresse • Bankverbindung • Rechtsform und Sitz der Gesellschaft (bei AG, KG, GmbH) AG = Aktiengesellschaft KG = Komanditgesellschaft GmbH = Gesellschaft mit beschränkter Haftung

4. 2. Adresse des Empfängers Beim Schreiben der Adresse des Empfängers muss man folgende Punkte beachten: • Anrede „Herrn“, „Frau“ • Berufs- oder Amtsbezeichnungen, akademische Grade • Verwendung des Wortes „Firma“ • Bezeichnung des konkreten Briefempfängers, Verwendung von „z. H“ • Postanschrift • Anweisungen an die Post • Behandlungsvermerke

5. 2. A) Adresse des Empfängers – Anrede der Einzelpersonen „Herrn“ oder „Frau“ kann man über oder neben den Namen setzen: z. B.: Herrn Johannes Braun oder Herrn Johannes Braun Frau Inge Schäfer oder Frau Inge Schäfer Beachten Sie: • Die Anrede „Herrn“ – das Wort endet mit der Endung –n, es geht um Dativ!!! • Die Anrede „Frau“ benutzt man auch bei unverheirateten weiblichen Personen.

6. 2. B) Adresse des Empfängers – Berufs- oder Amtsbezeichnungen,akademische Grade Berufs- oder Amtsbezeichnungen werden neben „Herrn“ bzw. „Frau“ geschrieben. Akademische Grade (z. B. Dr., Dipl.-Ing.,…) stehen immer vor dem Namen. z. B.: Herrn Rechtsanwalt Frau Ministerialrätin Dr. Georg Sauer Dr. Karin Neumann Herrn Dipl. – Ing. Karl Bauer

7. 2. C) Adresse des Empfängers- Verwendung des Wortes „Firma“ Bei Briefen an Unternehmen wird das Wort „Firma“ nur dann verwendet, wenn aus dem Namen nicht ersichtlich ist, dass es sich um ein Unternehmen und nicht um eine Einzelperson handelt. z. B.: Firma Georg Berger → Georg Berger kann auch eine Einzelperson ein ABER: Textilgroßhandel Maier & Co.→ es ist klar, dass es sich um eine Firma handelt

8. 2. D) Adresse des Empfängers- Briefempfänger soll eine bestimmte Person in der Firma sein Wenn der Briefempfänger eine bestimmte Person in der Firma ist, gibt es zwei Möglichkeiten: a) Frau Inge Schiller Max Hueber Verlag → den Brief darf nur Frau Schiller öffnen b) Max Hueber Verlag Frau Inge Schiller → den Brief darf auch eine andere Person öffnen (z. B. Sekretärin) Der Vermerk „z. H.“ (zu Händen von) wird heute nicht mehr benutzt.

9. 2. E) Adresse des Empfängers- Postanschrift Die Postanschrift besteht aus: • StraßeundHausnummer(oder Postfach und die Nummer des Postfachs) • Postleitzahl (PLZ), Bestimmungsort • Bei Auslandsanschriften ist auch das Bestimmungsland vor der PLZ anzugeben. Als Hinweis auf das Bestimmungsland wird das jeweilige Nationalitätskennzeichen für Kraftfahrzeuge gestellt. (A - Austria, D – Deutschland, CH – die Schweiz, L – Luxemburg, FL – Liechtenstein …) z. B.: Herrn Firma Helmut Killinger Helmut Killinger Lindenstr. 35 P. O. Box 125 D-80399 München 12 oder CH-3000 Bern Beachten Sie: • Zwischen „Straße“ und „Bestimmungsort“ muss eine Leerzeile sein!!!

10. 2. F) Adresse des Empfängers-Anweisungen an die Post Anweisungen an die Post werden über die Anschrift geschrieben. Oft werden verwendet z. B.: • Postlagernd (poste restante)= Postsendungen werden beim Postamt zur Abholung bereitgehalten. • Mit Luftpost • Einschreiben • Eilzustellung

11. 2. G) Adresse des Empfängers- Behandlungsvermerke Behandlungsvermerke stehen im Briefrechts neben der Anschrift oder dem Betreff. Oft werden benutzt z. B.: • Eilt • Vertraulich

12. 3. Bezugszeichen, Absendeort und Datum Leitwörter für die Bezugszeichen können auf dem Briefblatt vorgedruckt sein. Es geht z. B. um folgende Zeichen: • Ihr Zeichen / Ihre Zeichen • Ihre Nachricht vom • Unser Zeichen / Unsere Zeichen • Unsere Nachricht vom Das Datum kann auf verschiedene Weise geschrieben werden: • 25. September 2005 • 25. 09. 2005 • 2005-09-25 (Jahr – Monat – Tag) • Köln, den 25. September 2005

13. 4. Betreffzeile • In der Betreffzeile wird derBriefinhaltstichwortartigausgedrückt. Wir fassen ganz kurz zusammen, worum es in dem Brief geht. • Das Wort „Betreff“ wird aber in der deutschen Handelskorrespondenz nicht verwendet. • Stichwortartige Inhaltsangabe wird in deutschem Geschäftsbrief nicht unterstrichen und auch nicht fettgedruckt. z. B.: Ihr Angebot Nr. 2387 vom 05. 10. 2005 Ihre Bestellung Nr. 2543 vom 13. 11. 2005

14. 5. Anrede • Die Standardanrede für Firmen und Organisationen ist: Sehr geehrte Damen und Herren, • Die Standardanrede bei Einzelpersonen lautet: Sehr geehrte Frau Mayer, Sehr geehrter Herr Killinger, • Wenn man den Empfänger gut kennt, kann man auch schreiben: Lieber Herr Schulze, Liebe Frau Müller, (Beachten Sie, dass man nach der Anrede ein Komma schreibt!)

15. 6. Brieftext • Der Brieftext besteht, auch wenn er sehr kurz ist, aus Einleitung, Hauptteil und Schluss. • Die zusammenhängenden Gedanken bilden immer einen Absatz. Zwischen den Absätzen steht eine Leerzeile. • Ebenso steht je eine Leerzeile zwischen Anrede und Text, zwischen Text und Grussformel, zwischen Grussformel und Firmennamen. • Ist der Brieftext länger als eine Seite, wird durch drei Punkte am Ende einer Seite auf folgende Seite hingewiesen. Oder : Es wird auf dem Blatt rechts unten folgendes Zeichen geschrieben : z. B.: „2 vom 8“ → das heißt: es geht um zweites Briefblatt von insgesamt acht Briefblättern.

16. 7. Schlussformel Die am meisten verwendete Schlussformel lautet: Mit freundlichen Grüßen Andere mögliche Schlussformeln sind: Mit freundlichem Gruss oder Freundliche Grüße

17. 8. Unterschrift Für die Unterschrift gilt es, dass folgende Daten immer angeführt werden und stehen in den Zeilen untereinander: 1. Firmenname 2. Handschriftliche Unterschrift 3. Maschinenschriftliche Unterschrift 4. Stellung in der Firma (Abteilung) Manchmal werden vor der maschinenschriftlichen Unterschrift folgende Abkürzungen geschrieben: Z. B.: i. V. (in Vollmacht) - „z plné moci“ i. A. (im Auftrag) - „v zastoupení“ ppa. (per procura) - prokurista (= zplnomocněnec)

18. 8. Unterschrift - Beispiele Beispiele der Unterschrift im Geschäftsbrief: 1) 2) S+S GmbH. Süddeutsche Maschinenfabrik AG ppa. Klaus Schmidt Verkaufsleiter i. A . Monika Schiller Vertriebsabteilung

19. 9. Anlage Vermerke, dass dem Brief Anlagen beigefügt werden, stehen auf dem Briefblatt links unten: Z. B.: • Anlage • 2 Anlagen • Anlagen: Preisliste Katalog • Preisliste Katalog

20. 10. Verteilervermerk Wenn eine oder mehrere Personen eine Kopie des Briefes erhalten sollen, bringt man unter dem Anlagevermerk einen Verteilervermerk an. In dem Verteilervermerk werden die Personen genannt, die eine Kopie des Briefes erhalten. Z. B.: Verteiler: Herrn Müller, Verkaufsabteilung Frau Schiller, Entwicklungsabteilung oder Kopie(n): Herrn Müller, Verkaufsabteilung Frau Schiller, Entwicklungsabteilung

21. Verwendete Literatur: • Rudolf Sachs – Deutsche Handelskorrespondenz Neu, Max Hueber Verlag 2001 • Birgitt Abegg – 100 Briefe Deutsch für Export und Import, Langenscheid Verlag Musik: Computer-Entspannungsmusik: „Sonnengeflecht“

22. Danke schön Und Viel Glück beim Schreiben eines Geschäftsbriefes