LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS

1. LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS

2. LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS *Principes de base (HD) *Modernisation de la chaîne de traitement des missions (HD) *L’Achat Public au CNRS (LR) *Les moyens de paiement et la monétique au CNRS (LR)

3. PREMIERE PARTIE

4. PRINCIPES DE BASE

5. Rôle de l’ordonnateur Rôle de l’agent comptable • Engagement • Liquidation • Ordonnancement • Contrôles de régularité • Prise en charge • Paiement Jugement d’opportunité Responsabilité personnelle et pécuniaire Exécution des dépenses • Principe de la séparation des pouvoirs appliqué à l’exécution des dépenses • Décret 53-1227 du 10 décembre 1953 • Décret 62-1587 du 29 décembre 1962

6. L’INTERVENTION DE L’ORDONNATEUR

7. L’engagement (1) • Définition (art 29 décret 1962) « … Acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge » • L’engagement est préalable : Il ne doit pas porter sur des décisions déjà prises • Pouvoir d’engager (art 167-4 décret 1962) • « L’engagement des dépenses incombe à l’ordonnateur » • Ordonnateurs  Principaux ou Secondaires • Délégataires  Délégations de signature / Etendue des délégations

8. L’engagement (2) • Cadre juridique de l’engagement • Montant (art 168 décret 1962) « Les engagements de dépenses sont limités soit au montant des crédits, soit au montant des autorisations de programmes, inscrits au budget » • Crédits annuels : Application du principe de l’annualité Exception concernant les crédits reportables . Depuis l’adoption de la LOLF, les crédits ne seront pas systématiquement reportables. • Autorisations de programmes/Autorisations d’engagement • Avis - Visas - Information - prévus par les textes • Conseil d’administration • Commissions spécialisées

9. L’engagement (3) • Double aspect de l’engagement • Engagement juridique Acte juridique qui matérialise l’obligation de laquelle résultera une charge pour l’établissement • Commande de fourniture / matériel • Établissement d’un ordre de mission • Décision de versement de subvention • Engagement comptable Acte comptable qui correspond à l’affectation des crédits nécessaires à la réalisation de la dépense qui résultera de l’engagement juridique L’engagement comptable précède toujours l’engagement juridique

10. L’engagement (4) • Formes des engagements • Engagement provisionnel Montant estimatif réajustable en cours d’exercice • Engagement de la commande Opération de dépense parfaitement définie et chiffrée

11. ENGAGEMENT = COMMANDE GROS PLAN • Dans la terminologie CNRS, le terme générique «Commande » désigne à la fois l’engagement juridique et l’engagement comptable. • Dans le système d’information du CNRS, la saisie d’un engagement juridique (marché, ordre de mission, mémoire) génère automatiquement un engagement comptable.

12. Gros plan LE BON DE COMMANDE (1) • AVANT TOUTE PASSATION D’UNE « COMMANDE » DANS XLAB • 1°) S’il s’agit d’un achat de fournitures ou de prestations de service soumis au Code des Marchés Publics (1) : • - Rechercher sur le moteur RTM si le produit est vendu dans le cadre d’un marché CNRS national • - Trouver le code « famille » de la nomenclature des achats sur le moteur ARNO • Cf. Schéma du processus d’achat sur le site de l’UPSACA : • http://www.sg.cnrs.fr/intranetachats/guide/fichiers-pdf/schema-processusachat.xls • 2°) S’assurer de l’existence du fournisseur dans le fichier du laboratoire ou procéder à sa création (sur la base de son numéro SIREN) (1) selon le code des marchés, tout achat est marché

13. Gros plan LE BON DE COMMANDE (2) • PRÉSENTATION D’UN BON DE COMMANDE • Eléments devant figurer dans le corps d’un bon de commande : • Désignation de l’établissement gestionnaire: CNRS + laboratoire, • - adresse de livraison, • - adresse de facturation, • - N° d’identification de TVA du CNRS, • Désignation du fournisseur : nom, adresse, - • - Numéro INSEE ou Siren (pour fournisseur français) ou TVA intra-communautaire (pour fournisseur d’un pays de l’Union Européenne) ou le numéro identifiant (pour fournisseur hors Union Européenne).

14. LE BON DE COMMANDE (3) Gros plan • Désignation du crédit qui finance la dépense : centre de coût. • Désignation des fournitures de façon détaillée, devenue nécessaire afin d’assurer une réelle qualité de l’engagement dans notre établissement (y compris le code famille du produit et la référence éventuelle à l’Unité Fonctionnelle ou à l’Opération des Travaux), prix, remises, quantités • Le cas échéant, indication du numéro de marché formalisé ou de la référence à un contrat de maintenance ou de location.

15. Gros plan LE BON DE COMMANDE (4) • Indication du numéro et de la date de commande ainsi que du délai de livraison. • Signature de la personne habilitée. Transmission pour signature, de l’original de la commande à la délégation pour les commandes dépassant le seuil fixé par la délégation de signature

16. Gros plan LE BON DE COMMANDE (5) • Précisions • Ne pas oublier d’imprimer le verso du bon de commande : conditions d’achat du CNRS. • Passer des commandes séparées pour les achats sur marchés formalisés et les achats hors marchés formalisés. • Tout achat hors marché « formalisé »d’un matériel similaire à celui prévu dans un marché doit être justifiée par un certificat administratif, motivé exclusivement par des contraintes techniques ou scientifiques. • Tout achat sur marché « formalisé » pour laquelle il est dérogé à la remise en compétition doit faire l’objet d’un certificat administratif.

17. La comptabilité des engagements • Une obligation pour l’ordonnateur… • Suivre le montant des dépenses engagées au regard des crédits ouverts au budget • Permettre au contrôleur financier d’effectuer les contrôles qui lui incombent • … Qui s’impose au niveau de l’unité • Directeur d’unité = acteur principal en matière de comptabilité des engagements • Engagement = principe de base de comptabilité publique qui engage la responsabilité de l’ordonnateur • Objectif = couverture à 100 %

18. La liquidation • DéfinitionLa liquidation est un acte administratif qui a pour objet : • De vérifier la réalité de la dette • D’arrêter le montant de la dépense • Elle comporte deux opérations • La constatation du service fait • La liquidation proprement dite • Remarque :Au CNRS la déconcentration de la gestion a pour effet un « partage » des actes de la liquidation entre les laboratoires et la Délégation

19. Etablir l’existence de la dette Certifier le service fait Constatation du service fait • Deux volets pourcet acte administratif • Autorité compétente • L’ordonnateur et ses délégataires • Etablir l’existence juridique de la dette • Réalité de la prestation S’assurer que l’obligation de laquelle résultera une dette pour l’établissement a bien été remplie • Livraison conforme • Matériel en ordre de marche • Déplacement effectué

20. Certifier le service fait • Selon une procédure simplifiée (Instruction DGCP du 25/07/2003) • « … l’obligation pour l’ordonnateur de certifier le service fait sur toutes les pièces justificatives qui accompagnent le mandat est supprimée » • Désormais, l’ordonnateur appose sa signature accompagnée de la mention – « Pour valoir certification du service fait et ordre depayer » - sur le bordereau des mandats, pour valoir certification du service fait pour l’ensemble des pièces justificatives jointes

21. Simplification de la procédure de certification du service fait pour le laboratoire • La constatation du service fait reste une opération qui relève du laboratoire • Obligation avant transmission de la facture à la Délégation • Point de départ de la dette de l ’Etablissement • La certification sur chaque facture est remplacée par la signature du bordereau de transfert Xlab par une personne habilitée. • Remarque :Le Directeur du laboratoire a toute latitude pour maintenir la signature sur chaque facture

22. Paiement après service fait • Règle fondamentale de comptabilité publique • Quelques dérogations • Loyers • Abonnements et avances sur consommation (eau, gaz) • Abonnements à des revues et périodiques • Primes d’assurances • Avances sur missions, rémunérations, marchés • Des tolérances exceptionnelles • Lorsque l’établissement paraît devoir se conformer aux usages du commerce : versement d’arrhes, maintenance du matériel… • Remarque / contrats de services: Il appartient à l’ordonnateur lors de ses différentes négociations avec les fournisseurs de préserver au maximum la règle du service fait

23. Liquidation proprement dite (1) • Définition (art.169-3 Décret 1962) « …Nécessité de calculer exactement le montant de la dette et de s’assurer qu’elle est bien exigible » • Vérification • de l’existence des droits du créancier • des conditions d’exigibilité • du montant • des délais de prescription

24. Liquidation proprement dite (2) • Liquidation • affectation de la dépense selon sa destination (unité, service, centre de coût) • imputation de la dépense selon sa nature sur le compte de charge correspondant (cl 6 + CB) • pour le montant HT • Existence d’un plan comptable pour chaque établissement approuvé par la Direction Générale de la Comptabilité Publique

25. Gros plan La facture (1) • LE CONTENU DE LA FACTURE: Les mentions légales • Papier à en-tête du fournisseur devant comporter : • - la raison sociale et l’adresse, • - le numéro SIREN ou SIRET ou Registre du commerce ou Répertoire des métiers, • - le numéro d’identification (exemple : GB … , DE ……, etc) pour un fournisseur de l’Union européenne, • - le numéro de TVA s’il est assujetti ou la mention de non-assujettissement, • - le compte bancaire ou postal (à défaut joindre un RIB ou RIP).

26. La facture (2) • Les autres mentions • La facture doit être impérativement établie à l’ordre du CNRS + intitulé du laboratoire et le numéro d’identification du CNRS : FR 40180089013. • La facture doit être datée (déchéance quadriennale) et numérotée. • Indication du bon de commande, du contrat de service ou du marché public. • Indication de la date (si différente de la date de facture) et du lieu de livraison.

27. Gros plan La facture (3) • Désignation claire et détaillée des fournitures ou services : quantité, prix unitaire, nombre d’heures, taux horaire. • Indication du taux de remises pour les marchés publics (contractuelles et supplémentaires dissociées). • Indication des montants HT –TVA (en faisant apparaître clairement le taux retenu) – TTC (en cas de non assujettissement, en faire référence sur la facture). • Toute facture étrangère doit indiquer la devise précise dans laquelle le paiement doit être effectué.

28. Gros plan La facture (4) • En pratique • Les rectifications, surcharges et ratures doivent être approuvées par le fournisseur (montant). • Veiller à ne pas endommager la facture par des procédés de type «blanco» ou des surcharges de cachets.

29. Gros plan La facture (5) • RÔLE DU LABORATOIRE • Il doit : • - s’assurer que la facture est bien produite en original, • - apposer la date d’arrivée de la facture dans l’unité, • - vérifier la facture, • - suivant la nature et la spécificité de la dépense, joindre pièces justificatives, • - indiquer le numéro d’inventaire s’il s’agit d’un équipement (valeur unitaire supérieure à 800 euros), • - la saisir dans XLAB,

30. La facture (6) Gros plan • - l’adresser dans les plus brefs délais au service financier de la délégation accompagnée des pièces justificatives, • - adresser également le bon de commande si nécessaire (facture sur marché à bons de commande, absence de détail dans le corps de la facture sur la nature ou la quantité des produits). • Important : Le délai de paiement est de 45 jours à compter de la réception de la facture au laboratoire, au delà de ce délai des intérêts moratoires sont dus au fournisseur.

31. L’ordonnancement • L’ordre de payer donné au comptable par l’ordonnateur • Il se concrétise, jusqu’au 31 décembre 2006, à travers le mandatement • Individuels ou collectifs • Numérotés et récapitulés sur un bordereau signé par l’ordonnateur et comportant la mention de certification du service fait • Datés – la signature des mandats n’est plus une obligation • Renseignés par des mentions obligatoires • Accompagnés des pièces justificatives originales • Période de mandatement • Exercice de rattachement • Charges à payer

32. Le mandat : document « papier » • La suppression du mandat - document papier - est inscrite à l ’article 6 du décret 2005-1578 du 16/12/2005 « Les dépenses de l’établissement sont réglées par l’agent comptable au vu de l’acceptation des dépenses par l’ordonnateur, acceptation matérialisée quel que soit lesupport sous forme d’une mention datée et signée apposéesur le mémoire, la facture ou toute autre pièce en tenant lieu, ou sous forme d’un certificat séparé d’exécution de service, l’une ou l’autre précisant que le règlement peut être valablement opéré pour la somme indiquée.» • Cette évolution sera traduite en BFC

33. Dépenses payables avant ordonnancement (1) • Définition (art 171 décret 1962): « L’agent comptable peut payer, sans ordonnancement préalable, et sousréserve que les crédits soient disponibles au budget, certaines catégories de dépenses déterminées par le Ministre des Finances » Les dépenses concernées *Dépenses à caractère urgent • Avances sur frais de mission • Dépenses payables au comptant : frais de postes, droits de douanes,… • Secours • Dépenses sur régies et menues dépenses

34. Dépenses payables avant ordonnancement (2) *Dépenses à caractère automatique • Avances sur salaires • Impôts et taxes • Electricité, gaz, eau etc. • Régularisation dans les meilleurs délais • Nécessité d’apurer le compte d’imputation provisoire • Remarque :S’agissant des dépenses réglées avant mandatement, la certification du service fait doit être apposée sur la facture par l’ordonnateur

35. Le délai global de paiement (DGP) • Directive communautaire 2000/35/CE du 29 juin 2000Lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales • Loi 2001-420 du 15 mai 2001Nouvelles régulations économiques • Décrets 2002-231 et 2002-232 du 21 février 2002 relatifs au délai maximum de paiement dans les marchés publics • Circulaires d’application des 13 mars 2002 et 9 avril 2002Dispositions applicables à tous les achats initiés à compter du1er mars 2002 • Nouveau code des marchés publics (décret n°2006-975 du 1er août 2006) reprend ces dispositions

36. Principe général et champ d’application • «Tout dépassement des délais contractuels ou légaux en matière de paiement constitue un retard de paiement» qui doit donner lieu à un versement d’intérêts à l’entreprise l’ayant subi • Les achats concernés par l’application du DGP sont les achats réalisés dans le cadre des marchés publics. • Ne sont donc pas soumis au DGP : • Les rémunérations, indemnités, bourses • Les subventions • Les frais d’inscription aux colloques • Les indemnités de mission

37. Le délai maximum de paiement • Le délai global de paiement est réglementairement limité à 45 jours * Point de départ du DGP • Date de réception de la facture • Cachet d’arrivée impératif • Ou date de la facture + 2 jours • Date du service fait si celle-ci est postérieure à la facturation Indication précise de cette date sur la facture * Fin du DGP • Date de règlement par le comptable

38. Suspension du délai • Par l’acheteur public : l’ordonnateur • Une seule fois avant mandatement par l’envoi d’un courrier au fournisseur • Le délai est suspendu jusqu’à ce que le fournisseur s’exécute • Nouveau délai de 30 jours après mise en conformité • Suspension mise en œuvre par la Délégation • Par le comptable public • Dans le cas de cession de créance, nantissement, saisie… • Les suspensions de paiement opérées par le comptable ne suspendent pas l’écoulement du DGP

39. L’INTERVENTION DU COMPTABLE: LE CONTRÔLE DES DEPENSES

40. Les contrôles à priori • Par Qui ? • L’ordonnateur • le laboratoire • le SFC • L’Agent comptable •  • Responsabilité personnelle et pécuniaire Sur Quoi ? « Normalement » sur tout ! Evolution vers un contrôle plus sélectif Les avis - visas préalables et informations au CF Commission spécialisée CIMIR Conseil d’Administration

41. Les contrôles effectués par l’Agent comptable • Rôle du comptable • L’opération de paiement, réalisée par le comptable, permet au créancier de l’établissement d’entrer en possession des sommes qui lui sont dues • Le paiement n’est pas une simple opération de sortie matérielle de fonds mais se traduit par une série de contrôles et de vérifications inscrits dans le décret de 1962 • Le double aspect du rôle du comptable • Un rôle de payeur  Visa des dépenses / contrôle de régularité • Un rôle de caissier  Opération de paiement

42. Le comptable : rôle de payeur (1) • Articles 12 et 13 du décret du 29 décembre 1962 • Les contrôles portent sur : • Qualité de l’ordonnateur : accréditation / assignation des dépenses • Disponibilité des crédits • Exacte imputation des dépenses • Validité de la créance • Certification de service fait sur bordereau des mandats • Exactitude des calculs de liquidation • Production des pièces justificatives • Présence des visas requis • Prescription quadriennal

43. Le comptable : rôle de payeur (2) • Sanction des contrôles • Visa  prise en charge de la dépense • Suspension du paiement  retour motivé à l’ordonnateur • Le droit de réquisition et ses limites • Transfert de responsabilité • Refus du comptable de déférer à la réquisition Si: Indisponibilité des créditsAbsence de service faitCaractère non libératoire du règlementAbsence de visa CF

44. Personne physiqueSociété Des héritiersDes incapables majeursRedressement/liquidation judiciaire Loi DaillyOppositionsAffacturage Le comptable : rôle de caissier (1) • Aux termes du code civil le paiement est l’acte par lequel le débiteur se libère de sa dette • Caractère libératoire du règlement • Paiement au véritable créancier ou à ses représentants légaux • Véritable créancier b. Représentants légaux c. Cessions et oppositions (entre les mains du Comptable)

45. Le comptable : rôle de caissier (2) • Paiement selon un mode prévu par la réglementation • Virement si montant > 750 euros  les exceptions • Chèque  sous la responsabilité du comptable • Numéraire  identité du bénéficiaire / acquit • Carte bancaire

46. La déchéance quadriennale • La loi 68-1250 du 31/12/1968 • « Sont prescrites au profit de l’Etat… toutes les créances qui n’ont pas été payées dans un délai de 4 ans à partir du 1er jour de l’année suivant celle au cours de laquelle les droits ont été acquis » • « Sont prescrites dans le même délai…les créances sur les établissements publics dotés d’un comptable public » Assurerl’apurement des dettes de l’Etat et des EPN dans un délai raisonnable • Le délai peut être suspendu ou interrompu dans des cas précis • Réclamation • Recours juridictionnel

47. MODERNISATION DE LA CHAINE DE TRAITEMENT DES MISSIONS

48. SIMPLIFIER LES CIRCUITS ET LES PROCÉDURESEN MATIERE DE “MISSIONS” Une meilleure répartition des rôles entre : * Le directeur d’unité : pleinement responsable de la bonne utilisation des crédits qui lui sont alloués *Le délégué régional : garant de la qualité d’ensemble du dispositif

49. Les principes retenus en matière de missions : *Les vérifications exhaustives et a priori ont été remplacées par des contrôles, sur des échantillons représentatifs, a posteriori *Les pièces justificatives des frais de mission sont conservées dans les unités de recherche

50. Le directeur d’unité : Un gestionnaire à part entière Le Directeur est responsable de l’approbation des condi-tions initiales de la mission et de la vérification de son exé-cution, d’où : la signature de l’ état de frais par le directeur d’unité vaut approbation des conditions de déroulement de la mission * Suppression des certificats administratifs :établis pour justifier les discordances entre l’ordre de mission et l’état de frais, autorisant l’utilisation des moyens de transport (tels que le taxi, le véhicule personnel...) * Conservation des justificatifs par les unités derecherche: factures d’hôtel, de taxi, de location de véhicule, justifica-tions d’assurance, le cas échéant factures de restaurant…