LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS (partie 2)

1. LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS (partie 2)

2. LE TRAITEMENT DES DEPENSES AU CNRS *L’Achat Public au CNRS *Les moyens de paiement au CNRS

3. L ’ACHAT PUBLIC AU CNRS • Le code des Marchés Publics • Les seuils et procédures d’achat • L’inventaire • Les contrats de service

4. Le code des Marchés Publics Les marchés publics sont (art. 1 du code des marchés publics) : • des contrats conclus à titre onéreux • (…) par une personne publique • avec une personne privée ou publique • (…) pour répondre à ses besoins en matière de : • travaux • fournitures • services

5. Le code des Marchés Publics • Les marchés publics respectent les principes (art. 1 du code des marchés publics) : • de liberté d’accès à la commande publique • d’égalité de traitement des candidats • de transparence des procédures

6. Le fournisseur Le laboratoire Le fournisseur :  exécute la prestation  est rémunéré sur des fonds publics • Le directeur • d’unité : • définit le besoin • vérifie les factures • atteste le service fait La délégation • Le délégué régional •  vérifie et liquide les factures • ordonne le paiement

7. Seuils et procédures d’achat • Moins de 4 000€ : pas de formalisme, respect des principes du CMP • De 4 000 € à 210 000 € : procédure adaptée (DU = PRM) ordonnance du 6 juin 2005 • NB / Forme et obligation de la publicité : • De 4 000 € à 90 000 € : PUMA • Plus de 90 000 € : publication au BOAMP • Pas de publicité si fournisseur unique ou achat complémentaire • A partir de 210 000 € : appel d’offres, publication au BOAMP et JOUE, pas de contact avec les fournisseurs, 3 à 6 mois de délai, formalisme détaillé dans ordonnance NB :Opérations de travaux, le délégué régional est seul PRM. Le DU peut, avec l’accord du délégué régional, établir des bons de commande pour les petits travaux d’entretien .

8. Inventaire • Dépenses d’équipement • Définitions – seuils • Biens durables : durée de vie supérieure à 1 an • Montant unitaire supérieur à 800 € HT (y compris pour les accessoires) • Dépenses de remise en état d’immobilisation = fonctionnement • Gestion comptable • Imputation sur des comptes de classe 2 • Inscription à l’inventaire / immobilisations • Comptabilisation centralisée par ACP (amortissement – bilan) • Notion de gros équipement • Définie par le décret 84-155 du 1er mars 1984 relatif au régime administratif, budgétaire, financier et comptable du CNRS • Valeur unitaire > à 300 000 € HT • Valeur unitaire de l’équipement pris dans sa globalité • Cas des conventions d’achat en commun

9. Contrats de service • Définition • Convention définissant un objet, un prix, une durée • Domaines concernés • Toute prestation présentant un caractère répétitif et régulier • Engagement annuel de la dépense (mais global pour les seuils) • Contrat type validé par la DFI • Paiement terme échu ou à échoir • Suivi spécifique • Tarifs • Révisions de prix • Renouvellement express • Signature • Notion de Pouvoir adjudicateur (ex-PRM)

10. LES MOYENS DE PAIEMENT ET LA MONETIQUE • Les moyens traditionnels • La carte affaires • La carte achat

11. Les moyens traditionnels • Numéraire • A la caisse de l’AC au vu du mandat ou de l’ordre de paiement • Sur vérification de l’identité et de la capacité du bénéficiaire •  • Limite de 750 € appréhendée pour la dépensetotale • Virement • la règle générale • obligatoire pour dépenses > 750 € • Effectué par télétransmission (TP) • Logiciel spécifique pour l’étranger • Chèques • Etablis par l’agent comptable ou son délégataire • Adressés ou remis au créancier sous la seule responsabilité de l’agent comptable •  • Fortement déconseillé par ACP

12. Encaissement par carte bancaire • Nature des recettes • Frais d’inscription à des colloques organisés par le CNRS • Publications • Modalités d’encaissement • Sur place • A la délégation • Sur le lieu du colloque • A distance • Par correspondance • Acceptation par ordonnateur des risques d’impayés

13. La procédure d’encaissement par carte bancaire • Aménagement des factures établies par le CNRS • Numéro de la carte • Date d’expiration • Nom et adresse du donneur d’ordre • Signature obligatoire du donneur d’ordre • VISA / EUROCARD/ MASTERCARD = cartes acceptées • Réception des factures par fax ou courriel • Caractère confidentiel de ces documents

14. Paiement par carte bancaire  • Carte nominative : nom de l’agent comptable adossée au compte de l’ACS ouvert au Trésor Public • Pour régler quelles dépenses ? • Droits d’inscription à des colloques • Achats d’abonnements et d’ouvrages • Par quel moyen ? • Sur place (par seul ACS car code carte) • A distance via Internet (jamais par fax ou courrier) • Où ? • France et zone Euro (frais importants hors zone Euro - 2,15 %) • Mandatement préalable de la dépense • Le paiement par CB n’est pas générateur de dérogation en matière de paiement avant ordonnancement ou de règlement avant service fait • Justification de la dépense • Le paiement par CB ne dispense pas de produire les pièces justificatives réglementaires • Dans les cas de paiement à distance un OCPD – Ordre de Commande et de Paiement à Distance – est établi par l’ordonnateur (le laboratoire) et accompagné de la copie du site internet concerné

15. La carte affaires • Une carte àdébit différé(2 mois) • Une carte adossée au compte personnel du porteur • Une carte établie au nom patronymique du porteur avec mention CNRS • Une carte nationale ou internationale • Une carte paramétrable : retrait en numéraire autorisé ou non, plafonds de retrait ou de paiement modulables

16. Pour payer quelles dépenses? • Toutes les dépenses liées aux missions • Frais de transport, d’hébergement et de restauration • Marché public en matière de transport • Barème des indemnités de frais de mission • Dépenses annexes nécessaires à la réalisation de la mission • Frais de documentation scientifique sur le lieu de mission • Les frais de réception • Restauration

17. Débit du compte du porteur pour le montant des dépenses effectuées Contrôle des pièces selon les règles habituelles en matière de dépenses publiques Règlement par le porteur (hôtel, restaurant…) Crédit du compte du porteur pour le montant des dépenses acceptées Production sans délai des pièces justificatives au gestionnaire Mandatement des dépenses acceptées Une opération neutre pour le porteur Comment fonctionne-t-elle ?

18. Quels sont ses avantages ? • Utilisation simple • Suppression de la nécessité pour le porteur de faire l’avance des fonds • Réduction du nombre des avances sur frais de déplacement • Garantie sur les délais de remboursement

19. La carte achat • Nombreux achats pour un montant global faible. Génère une charge de travail importante alors que les véritables enjeux concernent d’autres types d’achats • Production et circulation de papier sans retour d’informations synthétiques sur l’activité de commande d’un service • Procédures à la fois centralisées, et morcelées entre plusieurs acteurs intervenant entre l’auteur initial d’une commande et le fournisseur. Pour répondre à la gestion des achats publics de faible montant

20. CARTE D’ACHAT • Système informatisé de gestion des achats de faibles montants (quelques centaines d’euros) • Achat type: fourniture administrative, médicale, électrique, périodiques, réceptions. • Un projet gagnant pour tous • L’établissement public :Simplification du process, diminution du coût de traitement des commandes regroupement et dématérialisation des factures, concentration sur des tâches à valeur ajoutée.Accélération des délais de règlement • Pour le fournisseur Délais de paiement réduits et garantis, Diminution des coûts de traitements et dématérialisation des factures • Pour le gestionnaire Allègement des tâches matérielles, simplification des contrôles

21. CARTE D’ACHAT • 2 types de cartes : Niveau 1 : achats ponctuels < 2 000 € HT (fournisseurs ou internet) Carte nominative (code secret) – une carte par labo Débit compte CNRS  mise en service juin 2007 Niveau 3 : achats récurrents < 4 000 € HT Référencement des fournisseurs Relevé d’opérations mensuel payé par le CNRS Coûts fixes payés au niveau national