Planet GV d.o.o. Novosti e-arhiviranja na področju zdravstva

1. Planet GV d.o.o. Novosti e-arhiviranja na področju zdravstva mag. Vladimir Žumer Arhiv Republike Slovenije

2. ELEKTRONSKO ARHIVIRANJE Predpisi Postopki elektronskega arhiviranja (notranja pravila, zajem, pretvorba, digitalna hramba, pogoji pretvorbe in digitalne hrambe, tehnološki standardi) Infrastruktura (strojna in programska oprema, ponudniki opreme in storitev, registracija, akreditacija, nadzor)

3. Poslujmo v celoti elektronsko s pomočjo informacijske tehnologije Dokumentarno gradivo oziroma poslovno dokumentacijo arhivirajmo v celoti v elektronski digitalni obliki! Vzporedno pa obvezno arhivirajmo na papirju še vedno trajno dokumentarno gradivo, arhivsko gradivo in gradivo, kadar tako zahtevajo posebni predpisi, če to gradivo nastane v izvirni obliki na papirju!!! Izvirnega arhivskega gradiva na papirju je vse manj!

4. Predpisi o elektronskem poslovanju Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu (Uradni list RS, št.57/2000) Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje (Uradni list RS, št. 77/2000)

5. Novi arhivski predpisi o elektronskem poslovanju • Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (Uradni list RS št. 30/2006) • Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006) • Enotne tehnološke zahteve elektronske hrambe – ETZ (tik pred objavo, na spletni strani Arhiva RS) I. SPLOŠNE DOLOČBE

7. Izbor mednarodnih standardov in • priporočil • ISO 15489 – sistemi upravljanja dokumentov • ISO 14721 – za izdelavo arhivskih sistemov • elektronskih virov • ISO 23081 – načela metapodatkov za dokumente • ISO/IEC 17799/BS7799 – varnost informacijskih • sistemov • ISO/IEC 27001 – Information security management • systems • ISO 20000-1 - Specification for Service Management

8. Priporočilo Evropske komisije • Specifikacija MoReq - Model zahtev za upravljanje elektronskih dokumentov, DLM Forum 2001, Arhiv Republike Slovenije 2005, www.gov.si/ars, mju.gov.si I. SPLOŠNE DOLOČBE

9. Uredba o upravnem poslovanju(Uradni list RS, št. 20/2005) Pravilnik o izvrševanju uredbe o upravnemposlovanju (Uradni list RS, št. 75/2005) Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave (Uradni list RS, št. 81/2005)

10. Drugi predpisi • Zakon o zbirkah podatkov s področja zdravstvenega • varstva (Uradni list RS, št. 65/2000) • Zakon o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. • 86/2004) • Zakon o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, • št. 80/1999, dopolnitev št. 73/2004) • Zakon o tajnih podatkih (Uradni list RS, št. 87/2001) • Zakon o dostopu do informacij javnega značaja • (Uradni list RS, št. 24/2003)

11. Drugi predpisi • Zakon o gospodarskih družbah (Uradni list RS, št. 42/2006) • Slovenski računovodski standardi, št. 21, 22 in 23 (Uradni list RS, št. 118/2005) • Zakon o davku na dodano vrednost (Uradni list RS, št. 89/1998, čistopis št. 97/2004) • Zakon o davčnem postopku (Uradni list RS, št. 54/2004)

12. Seznam oblik (formatov) zapisa za dolgoročno hrambo, ki ustrezajo zahtevam ETZ Tekstovni in mešani dokumenti Grafični dokumenti ISO Latin-1 8859-1TIFF – v6.0 - ISO 12639 PDF/A - ISO 19005-1 SVG – v1.1 – W3C XML - SGML – ISO 8879 ODF – ISO/IEC DIS 26300 Film/Video/AudioKompresija  ANSI/SMPTE 268M LZW – barvni dokumenti MPEG-2 - ISO/IEC 13818CCIT group 4 – č/b dok. MPEG-4 - ISO/IEC 14496

13. Temeljni pogoji elektronskega arhiviranja Po 12. členu Zakona o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisuse podatki oziroma dokumenti lahko hranijo tudi v elektronski obliki če: 1. so podatki, vsebovani v elektronskem dokumentu ali zapisu, DOSEGLJIVI IN PRIMERNI ZA KASNEJŠO UPORABO, 2. so podatki shranjeni v obliki, v kateri so bili oblikovani, poslani ali prejeti, ali v kakšni drugi obliki, ki VERODOSTOJNO predstavlja oblikovane, poslane ali prejete podatke, 3. je iz shranjenega elektronskega sporočila mogoče ugotoviti, OD KOD izvira, KOMU je bilo poslano ter ČAS in KRAJ njegovega pošiljanja ali prejema, in 4. če uporabljena tehnologija in postopki v zadostni meri ONEMOGOČAJO SPREMEMBO ALI IZBRIS PODATKOV.

15. Veljavnost in dokazna vrednost dokumentarnega gradiva v digitalni obliki Enakost izvirnemu gradivu na podlagi zakona! Na podlagi zakona se vsaka enota varno hranjenega gradiva v digitalni obliki šteje za enako posamezni enoti izvirnega gradiva, če sta bila zajem in varna hramba opravljena v skladu s pri državnem arhivu potrjenimi notranjimi pravili ter če drug zakon izrecno ne določa drugače. Presojanje enakosti izvirnemu gradivu glede na notranja pravila Metapodatki o preverjanju avtentičnosti in celovitosti

16. Avtentičnost in celovitost zajetega gradiva v • digitalni obliki za dolgoročno hrambo se • zagotavljata na tehnološki in organizacijski • način na ravni posameznih enot, skupine enot • ali celotnega zajetega gradiva: • z dodajanjem varnostnih vsebin gradivu (npr. dodani • metapodatki o preverjanju avtentičnosti in celovitosti, • elektronski podpis, časovni žig in podobno) • z drugimi sorodnimi tehnološkimi sredstvi • ali z zagotavljanjem dodatnih organizacijskih • ukrepov

17. Faze organizacije hrambe • gradiva v digitalni obliki • Priprava na zajem in hrambo • Priprava in sprejetje notranjih pravil za zajem in • hrambo gradiva v digitalni obliki • Izvedba hrambe ter spremljanje izvajanja notranjih • pravil in ukrepanje ob odstopanjih v skladu z • notranjimi pravili (notranji nadzor) • Spremembe in dopolnitve notranjih pravil zaradi • spremembe veljavnih predpisov ali internih aktov, • tehnološkega napredka, …

18. Priprava na zajem in hrambo zajema: • Predhodno raziskavo • Analizo poslovnih aktivnosti, popis virov • gradiva, priprava študije upravičenosti, • priprava študije izvedljivosti • Določitev zahtev za hrambo • Ocena obstoječih sistemov (priprava analize • tveganj in ukrepov za njihovo zmanjševanje) • Načrtovanje hrambe in vzpostavitve • informacijskega sistema za hrambo

20. Notranja pravila morajo vsebovati • Določbe o notranji organizaciji, vlogah in pooblastilih • ter številu, sestavi in usposobljenosti osebja • Določbe o upravljanju dokumentarnega gradiva • Določbe o infrastrukturi informacijskega sistema za • hrambo, ki obsegajo osnovne tehnične in • postopkovne lastnosti ter podatke o varnosti in • zanesljivosti infrastrukture • Določbe o spreminjanju in dopolnjevanju • notranjih pravil ter njihovi veljavnosti • Dodatne določbe o hrambi arhivskega gradiva v • digitalni obliki

21. Upravljanje dokumentarnega gradiva obsega • določbe o: • Sprejemanju in ustvarjanju vseh vrst gradiva • Razvrščanju (klasificiranju) • Dodeljevanju (signiranju) • Evidentiranju gradiva (metapodatki) • Reševanju in odpravi gradiva • Klasični in elektronski hrambi • Zajemu in pretvorbi dokumentarnega gradiva • Določanju rokov hranjenja • Izločanju in uničevanju dokumentarnega gradiva • Odbiranju arhivskega gradiva • Notranjem in morebitnem zunanjem nadzoru • Vzpostavitvi, prehodnem obdobju ter morebitnem • masovnem zajemu in pretvorbi

23. Klasifikacijski načrt / primer • 1 DELOVNA RAZMERJA IN POLITIKA KADROVANJA • 10 KADROVSKA POLITIKA rok hrambe • 100 SPLOŠNO O KADROVSKI POLITIKI 10 let • 101 KADROVSKE ZADEVE IN EVIDENCE A • 102 AKTI S PODROČJA DELOVNIH RAZMERIJ T • 103 PLANI KADROV 5 let • 104 KADROVSKO ŠTIPENDIRANJE 5 let • 108 IMENOVANJE IN RAZREŠITVE T • 109 PRIZNANJA, ODLIKOVANJA, PLAKETE A • 11 ZAPOSLOVANJE • 110 SPLOŠNO O ZAPOSLOVANJU 5 let • 111 BREZPOSELNOST 5 let • 112 POTREBE PO DELAVCIH 5 let • 113 ZAPOSLOVANJE INVALIDOV 5 let III. SIGNIRANJE IN KLASIFICIRANJE

24. Metapodatki elektronskih dokumentov -MoReq Identifikator (šifra, številka ali druga temeljna oznaka dokumenta) Naslov, zadeva, kratka vsebina dokumenta Avtor (pravna ali fizične oseba) Naslovniki Datum nastanka, prejema ali odprave in datum evidentiranja Dostopne pravice Stopnja tajnosti Metapodatki o e-hrambi (ime datoteke, odvisnost od strojne opreme, operacijskih sistemov, aplikacijske programske opreme, formati datotek, resolucija, verzije in parametri kompresije, shema kodiranja, podatki za prikazovanje) Rok hrambe Status prenosa Elektronski podpis, certifikat, digitalno kvalificirano potrdilo Datum pošiljanja, datum prejema Verzija zapisa Jezik Informacije o šifriranju …

25. Roki hrambe • Roke hranjenja dokumentarnega gradiva določi predstojnik organa v skladu s predpisanimi roki in potrebami poslovanja • Arhivsko gradivo določi pristojni arhiv • Roki hranjenja in določbe o arhivskem gradivu se vpišejo v klasifikacijski načrt X. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA

26. Vrste dokumentarnega gradiva Vrste dokumentarnega gradiva glede na rok hranjenja: A - arhivsko gradivo T - trajno dokumentarno gradivo LLLL -gradivo z določenim rokom hranjenja (2 leti, 3 leta, 5 let, 10 let, 20 let) X. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA

27. ARHIVSKO GRADIVO je tisti del dokumentarnega gradiva, ki ima TRAJEN POMEN ZA ZGODOVINO, ZNANOST ALI KULTURO ALI PRAVNO VARNOST OSEB. Arhivsko gradivo za javne pravne osebe s pisnim navodilom za odbiranje arhivskega gradiva DOLOČI PRISTOJNI ARHIVv klasifikacijski načrt. Arhivsko gradivo se izroči pristojnemu javnemu arhivu v izvirni obliki(na papirju ali v e-obliki) najkasneje v 30 letih od nastanka! Splošne sezname arhivskega gradiva določa tudi priloga nove Uredbe o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (Uradni list RS, št. 86/2006) in Navodilo za določanje rokov hranjenja dokumentarnega gradiva organov javne uprave (Uradni list RS, št. 81/2005).

28. Trajno dokumentarno gradivo (tudi arhivsko gradivo) • uradne evidence (evidence, registri, katastri, seznami) • sejno gradivo s potrjenimi zapisniki • gradivo v zvezi s pripravo in sprejemanjem predpisov in drugih splošnih aktov • poročila in analitična gradiva o stanju in pojavih na posameznih upravnih področjih • zbirna statistična poročila in rezultati raziskav • vse tiskane in elektronske publikacije; • zadeve v zvezi z odločanjem o upravnih zadevah • premoženjskopravne zadeve • investicijske, projektne, lokacijske, gradbene zadeve X. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA

29. Izločanje nepotrebne poslovne dokumentacije in odbiranje arhivskega gradiva • Komisija za izločanje in odbiranje • določi direktor • pisno obvesti pristojni arhiv o odbiranju • Izločanje dokumentarnega gradiva • najmanj vsakih 5 let • gradivo, ki mu je potekel rok hranjenja • zapisnik o izločitvi oziroma uničenju • okvirni popis izločenega gradiva • Odbiranje arhivskega gradiva • najmanj vsakih 5 let • izročanje pristojnemu arhivu najkasneje 30 let od nastanka gradiva • zapisnik o izročitvi X. HRAMBA DOKUMENTARNEGA GRADIVA

31. Po pretvorbi (skeniranju) se NE SME UNIČITI, • ampak arhivirati tudi v izvirniku NA PAPIRJU:  • Arhivsko gradivo, ki v izvirniku nastane na papirju! • Seznam arhivskega gradiva v Pravilniku o odbiranju in • izročanju javnega arhivskega gradivu arhivu iz leta 1999 in • Navodilu za določanje rokov hranjenja dokumentarnega • gradiva organov javne uprave iz leta 2005, ter v navodilih • pristojnih arhivov • Trajno dokumentarno gradivo (zadeve)in zadeve, ki • imajo značaj arhivskega gradiva po Uredbi o upravnem • poslovanju • Letni obračunipo Računovodskih standardih (št. 23) • Drugo gradivo, če tako določajo predpisi

33. Varna standardizirana dolgoročna hramba • dokumentarnegagradiva v digitalni obliki • (dolgoročno ohranjanje vsebine in oblike) • Oblika zapisa (format) • Oblika zapisa mora zagotavljati ohranitev vsebine gradiva in vse druge pogoje hrambe gradiva v digitalni obliki in sicer več kot pet let ter omogočati po tem obdobju pretvorbo v novo digitalno obliko zapisa, ki bo takrat izpolnjevala pogoje varne hrambe gradiva.   • Nosilec zapisa (medij) • Nosilec zapisa mora zagotavljati vse pogoje varne hrambe gradiva in omogočati večje število prepisov s sedanjih na bodoče nosilce zapisa.

34. Oblika (format) zapisa za dolgoročno hrambo • Zagotavlja ohranitev izvirne vsebine gradiva • Je široko priznana, uveljavljena oziroma uporabljana • Neposredno uporabna za reprodukcijo vsebine • Omogoča samodejno pretvorbo zapisa • Je neodvisna od posamezne programske ali strojne • opreme oziroma okolja • Zagotavlja varno hrambo več kot pet let • Omogoča po tem obdobju pretvorbo v novo, takrat • določeno obliko zapisa za dolgoročno hrambo • Temelji na mednarodnem, državnem ali splošno • priznanem in praviloma odprtem standardu

35. Nosilec zapisa za dolgoročno hrambo • mora: • Biti široko priznan in uveljavljen oziroma • uporabljan ter njegova uporaba podprta z na trgu • uveljavljeno strojno in programsko opremo • Temeljiti na mednarodnem, državnem ali splošno • priznanem in praviloma odprtem standardu, če • obstaja • Omogočati ohranitev zapisa podatkov na nosilcu • zapisa tudi ob prekinitvi dobave energije

36. Varna dolgoročna hramba izvirnega in zajetega dokumentarnega gradiva v digitalni obliki mora zagotavljati: 1. Dostopnost-varovanje pred izgubo in stalno zagotavljanje dostopa ves čas trajanja hrambe  2. Uporabnost-zagotavljanje reproduciranja in primernostreprodukcij za uporabo 3. Avtentičnost- dokazljivost povezanosti reproduciranevsebine z vsebino izvirnega gradiva oziroma izvorom tega gradiva (verodostojnost, dokazljivost) 4. Celovitost -nespremenljivost in neokrnjenost ter urejenost reprodukcije vsebine glede na vsebino izvirnega gradiva.

37. Varna dolgoročna hramba mora obsegati: • Varno okolje za hrambo in delovanje elektronskih • nosilcev zapisa (fizična, okoljska in elektronska varnost) • Dostopnost podatkov in nosilcev podatkov samo • pooblaščenim osebam • Obvezno uporabo varnih šifriranih povezav pri • pošiljanju občutljivih podatkov in pri uporabi storitev • hrambe zunanjih izvajalcev • Glede na vrsto dokumentarnega gradiva ustrezno število • varnostnih kopij na različnih lokacijah • Prepis podatkov na nove nosilce zapisa pred propadom • obstoječih nosilcev zapisa • Stalno kontrolo nosilcev zapisa, itd.

38. 25. člen Uredbe Storitve e-hrambevelikih registrov, evidenc ali drugih zbirkpodatkov javnopravnih oseb morajo zagotavljati: ·   izdelavo varnostne kopije celotne zbirke podatkov praviloma enkrat letno; ·zaporedno izdelavo varnostnih kopij posameznih enot zbirke podatkov, ki so bile spremenjene od zadnjeizdelave varnostne kopije celotne zbirke podatkov; ·sledenje spremembam v zbirkah podatkov inhrambo celotne zgodovine sprememb zbirk podatkov.

39. ZAGOTAVLJANJE INFRASTRUKTURE IN STORITEV ELEKTRONSKEGA ARHIVIRANJA Strojna in programska oprema (splošni pogoji, ki jih mora izpolnjevati strojna in programska oprema) Storitve e-hrambe in spremljevalne storitve (splošni pogoji hrambe in spremljevalnih storitev) Ponudniki opreme in storitev (registracija in akreditacija)

40. Strojna in programska oprema za zajem • gradiva, hrambo gradiva v digitalni obliki in • spremljevalne storitve mora biti: • široko priznana in uveljavljena oziroma • uporabljana • skladna z mednarodnimi, državnimi in drugimi • splošno priznanimi in praviloma odprtimi • standardi, če obstajajo • skladna z določbami zakona, uredbe ter enotnimi • tehnološkimi zahtevami

41. NALOGE DRŽAVNEGA ARHIVA Potrditev notranjih pravil Register potrjenih notranjih pravil(na spletu) Registracija ponudnikov opreme in storitev Register ponudnikov opreme in storitev Akreditacija ponudnikov opreme in storitev Register akreditrianih ponudnikov opreme in storitev Akreditacijski nadzor