Presentado por

1. Taller sobre la solicitud de propuesta (RFP)de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015 Presentado por Comité Organizador de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos Toronto 2015 (TO2015)CIBC Ministerio de Desarrollo Económico, Comercio y Empleo / Ministerio de Investigación e Innovación

2. Orden del día • Bienvenida • Descripción general de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015 • Oportunidades de negocio • Redacción de respuestas de las solicitudes de propuestas • Oportunidades de asociación y creación de redes de contacto de las solicitudes de propuestas • Discusión grupal • Comentarios de cierre

3. Sección 1 Descripción general de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015

4. Un evento de clase mundial • El tercer evento polideportivo internacional más grande después de los Juegos Olímpicos de verano y los Juegos Asiáticos • El evento polideportivos más grande que haya organizado Canadá • Juegos Panamericanos: del 10 al 26 de julio • Juegos Parapanamericanos: del 7 al 15 de agosto

5. En cifras • 41 países y territorios panamericanos • Más de 450 miembros en el Comité Organizador • 10.000 atletas, entrenadores y funcionarios • Más de 40 sedes • 51 deportes • Hasta 20.000 voluntarios • Presupuesto de $1400 millones del Comité Organizador de TO2015

6. Legado de los Juegos • Económico • Trabajos, turismo y negocios • Infraestructura • Deporte y remodelación • Social • Voluntarios • Accesibilidad • Diversidad

7. Desglose presupuestario del Comité Organizador de TO2015 • Inversiones: $1400 millones 35 % Provincia de Ontario 35 % Gobierno de Canadá 10 % Ingresos de los Juegos 20 % Gobierno municipal Oportunidades de contratación pública = + de$300 millones

8. Sector público más amplio • TO2015 corresponde al sector público más amplio de Ontario con vigencia en el 2012 • Cumple las directrices de contratación pública de Ontario • Procesos enfocados en: • Imparcialidad y transparencia • Optimizar la rentabilidad • Nuestros criterios de compra incluyen lo siguiente: • Costo total de propiedad • Disponibilidad de bienes y servicios • Calidad • Solución innovadora • Capacidades y experiencia • Diversidad • Solidez financiera de la empresa

9. Sección 2 Oportunidades económicas

10. Umbrales del proceso de contratación pública

11. ¡Participen! • Página web de TO2015 • toronto2015.org • Listado actual de ofertas • de MERX • Registre su empresa • Oportunidades de patrocinio • Oportunidades de voluntariado • Página web de MERX • www.merx.com

12. Plazo de contratación pública - Compras principales MAE (Muebles/accesorios/equipamiento) Limpieza (Villa) Servicio de alimentos para la Villa (Hostelería) Energíatemporal Cocina de la Villa Febrero de 2014 Marzo de 2014 Abril de 2014 Flota de autobuses Remolques y almacenamiento Muebles de la Villa (Camas/cajoneras/productos textiles) Tiendas

13. Plazo de contratación pública - Compras principales Pantallas de video/marcadores Imagen de marca de los Juegos – Señalización, gráficos, carteles, etc. Mástiles de bandera Baños portátiles Reprografía Verano de 2014 Junio de 2014 Diciembre de 2014 Mayo de 2014 Equipo y servicios médicos (IRM/rayos X/fisioterapia) Equipamiento deportivo Andamios/sillas temporales Cercas

14. Estrategia de contratación pública • Aprovisionamiento de contratación: local (GGH), provincial, nacional, internacional • Diversidad de proveedores: pequeñas y medianas empresas 51% propiedad y control por parte delos grupossiguientes: • Pueblos aborígenes • Mujeres • Minorías visibles • Personas con discapacidades • Comunidad GLBT • Asociaciones: alentar las asociaciones entre pequeñas empresas diversas y grandes empresas (beneficios de legado)

15. Diversidad de proveedores y gastos geográficos de TO2015Al 31 de enero de 2014

16. Sección 3 Redacción de respuestas de las solicitudes de propuestas

17. Comprensión de los elementos • RFI • Solicitud de información • RFP – Q • Solicitud de precalificación • RFQ • Solicitud de cotización • RFP • Solicitud de propuesta

18. Elaboración de su respuesta • Lea y clarifique • Analice los detalles requeridos • Comprenda los requisitos obligatorios • Intención de ofertar, plazos y fechas • Tiempo para responder • La diferencia que marca

19. Ejemplo de pregunta de RFP • Describa brevemente los conjuntos de calificaciones/destrezas, áreas de conocimientos especializados, nivel de conocimientos especializados, y autoridad para resolver los desafíos de personal, equipamiento y servicio.

20. Ejemplo de respuesta de RFP • Cómo no responder: • Consulte la respuesta de la pregunta n.º 8 que brinda un resumen detallado.

21. Ejemplo de respuesta de RFP • Cómo no responder: • Permanecerá intacto el equipo de gestión de cuentas existente que se dedica actualmente al apoyo de su organización.

22. Ejemplo de respuesta de RFP • Nos concentramos especialmente en la excelencia del servicio al cliente. Todos los miembros del equipo constituirán recursos dedicados con el entrenamiento cruzado correspondiente de respaldo para cubrir las enfermedades y los días feriados. A continuación se presentan las personas clave que forman nuestra estructura de gestión de cuentas. • Director de cuenta: rinde cuentas directamente al Presidente y es responsable de la gobernanza general de proyectos, estableciendo informes del contrato de nivel de servicio (Service Level Agreement, SLA), realizando recomendaciones de mejora del proceso y dirigiendo las sesiones informativas de proyectos. El Director de cuenta es el punto de escalamiento primario para los miembros del equipo interno y el cliente. Las principales áreas de experiencia incluyen: • Gerente de cuenta: rinde cuentas al Vicepresidente de operaciones y es responsable de la gestión diaria de la cuenta una vez que se completa la implementación del proyecto. El gerente de cuenta es responsable de analizar y distribuir el informe de SLA, realizando reuniones regulares de análisis de clientes y recomendaciones para mejorar el proceso. Toda consulta del cliente que el Gerente de cuenta no pueda responder se asigna al miembro del equipo de servicio al cliente correspondiente para brindar la respuesta. • Proceso de escalamiento y resolución de quejas: el punto de escalamiento primario es el Director de proyectos durante el ciclo de un proyecto y el Director de cuenta o el Gerente de cuenta en cualquier momento. Estas personas tienen la autoridad plena para resolver todos los asuntos que incluyen los desafíos del personal, el equipamiento y el servicio.

23. Sección 4 Asociación para las respuestas de RFP

24. Asociación con las oportunidades comerciales de TO2015 • ¿Por qué asociarse con otros? • La oportunidad supera su capacidad • La suma de sus capacidades individuales crea un valor más sólido para el cliente • Presencia geográfica: la huella de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos TORONTO 2015 es amplia • Los socios traen el componente de diversidad que le pueda faltar • Los socios brindan una experiencia de sostenibilidad ambiental Nota: Responder a las oportunidades comerciales de TO2015 en calidad de socios y la estructura de la asociación es decisión exclusiva de las empresas participantes.

25. Modelos de asociación • Principal - secundaria (nivel 1 / nivel 2) • La compañía más grande desempeña una función principal mientras que la compañía más pequeña ocupa una función de nicho. • Ejemplo 1: • El proveedor de hostelería de la Villa de los Atletas Panamericanos/Parapanamericanos CIBC (nivel 1) requiere una empresa de hostelería (nivel 2) para proveer la cocina caribeña durante 10 días. • Ejemplo 2: • El principal proveedor de autobuses de TO2015 (nivel 1) requiere la subcontratación de autobuses y conductores regionales (nivel 2) para las sedes del Área del Gran Toronto (GTA) (Minden, Oro-Medonte).

26. Modelos de asociación • Entre pares • Las empresas del mismo tamaño se asocian para responder a una RFP de TO2015. Cada empresa satisface una parte determinada de los requerimientos; una dirige el contrato o ambas forman una empresa conjunta. • Ejemplo 1: • La Compañía A y la Compañía B forman un equipo para responder a una RFP sobre la transmisión de TO2015. La Compañía A brinda servicios de transmisión anfitriona (producción de video) mientras que la Compañía B brinda la transmisión nacional (transmisión por televisión). La Compañía A representa la parte más grande del contrato y por lo tanto decide ser el líder del contrato. • Ejemplo 2: • Una florería se asocia con una empresa de regalos para proporcionar los ramos de flores para las ceremonias de entrega de medallas de TORONTO 2015. Forman una empresa conjunta (asociación) para este contrato.

27. Asociaciones de proveedores • Desarrollo de su propuesta de asociación • Todas las RFP de TO2015 incluirán los requisitos de diversidad. • Cree una oportunidad para que el proponente líder no diverso cumpla sus requisitos de diversidad mediante una asociación o subcontratación. • Cree una situación de “ganar-ganar”. • Asegúrese de que exista valor y una necesidad en su propuesta (es decir, investigue sobre TO2015). • El presupuesto si se ha publicado en línea. • Libro de candidatura de TORONTO 2015 (página web). • Juegos de verano similares. • Proponga la solución que está dispuesto a realizar (experiencia demostrada).

28. Asociaciones de proveedores • ¿Con quién puede asociarse? • Empresas extranjeras que requieran el conocimiento, la mano de obra o la experiencia local • Empresas nacionales que busquen la diversidad de la cadena de suministro, el conocimiento o la experiencia local • ¿Dónde puede encontrar su socio comercial? • Investigación de mercado. • Su organización comercial (Consejo de Comercio, Cámara de Comercio, Organización de Diversidad). • Su institución financiera. • MERX – lista de empresas que buscan una oportunidad en TO2015

29. Asociaciones de proveedores • Captura de pantalla de la lista de proveedores de MERX para una RFP particular

30. Asociaciones de proveedores • ¿Qué formas pueden tomar las asociaciones? • Formal (legal) • Asociaciones de empresas conjuntas • Informal • Acuerdos por carta, memorándum de entendimiento • Apretón de manos y/o acuerdo verbal • Ofertas conjuntas en una RFP en la que una toma la delantera. • Subcontratación, una parte de la cadena de suministro.

31. Asociaciones de proveedores • Identificar las categorías de gastos que encajan con un modelo de asociación

32. Asociaciones de proveedores • Ejercicio grupal para la creación de redes de contacto N.º 1 • Forme equipos de 6. • Seleccione una oportunidad comercial en TO2015 de la lista proporcionada. • Explique la oportunidad para una propuesta de asociación, lo que incluye: • ¿Qué funciones desempeñarán todos los socios? • ¿Qué valor le brinda esto al comprador (TO2015)? • Cinco minutos para finalizar el ejercicio; 30 segundos para presentarlo a la sala.

33. ¡Gracias!