Lathund i W3D3 för Handläggare

1. Lathund i W3D3 för Handläggare Ver 1.1 Materialet till denna kurs är delvis tagen från ”Manual för W3D3” , ver 2007 R1, FormPipe Software

2. Innehåll • Begäran om att upprätta ett nytt ärende • Acceptera handläggning för ett ärende • Skapa ny handling på ett ärende • Skapa arbetsdokument • Omvandla ett arbetsdokument till en handling • Skapa ny handling i W3D3 från MS Outlook • E-posta från ärende eller handling i W3D3 • Skapa medhandläggare i ärende • Avsluta ärende • Kortkommandon för sökfunktioner i W3D3 • Rapporter – Postlista, Beslutslista, Bevakningslista • Sökfunktioner - kortkommandon • Support och kontaktuppgifter • Problemlösningshjälp 2

3. Handläggare Tar emot ärende Handläggare Bereder ärende Handläggare Avslutar ärende Begäran om att upprätta ett nytt ärende • Om du som handläggare ska upprätta ett nytt ärende kontaktar du expedition. Expedition lägger upp ett nytt ärende och sätter dig som handläggare. Ditt nya ärende kommer att finnas i ”Öppna ärenden” på din startsida. • När du fått ett nytt ärende av registrator börjar du med att Bereda ärendet enligt tidigare instruktioner. OBS! Då du blivit tilldelad ett inkommet ärende via arbetsflödet så kommer dina ärenden att finnas i ”Att göra” på din startsida. Då ett ärende ligger i ”Att göra” förväntas du att vidta en åtgärd, vanligtvis att acceptera ärendet du blivit tilldelat genom att öppna ärendelänken och klicka på ”Acceptera ärendet…” 3

4. Handläggare ta emot ärende Handläggare bereda ärende Acceptera handläggning av ett ärende Handläggare avslutar ärende Nytt ärende När någon tilldelar dig som handläggare ett nytt ärende kommer ditt ärende att hamna i din ”Att göra”-lista i W3D3. Din uppgift som handläggare är att bekräfta att du mottagit handlingen och ska handlägga ärendet. Gör så här: • Gå in i W3D3. Normalt hamnar du på din startsida där du väljer ”Att göra” (placerad under ”Sök”) i navigeringslisten. • Öppna ärendet genom att klicka på ärendet (länken). • Öppna och titta på handlingen (klicka på åtgärd/handlingslänk) samt dess fil för att avgöra innehåll och stäng därefter fil samt handlingskort. • Gå tillbaka till ärendekortet och klicka på länken ”Pågående arbetsflöde” (på ärendekortet) och ett nytt fönster öppnas. • Där klickar du på ”Öppna och utför arbetsuppgiften” och ännu ett nytt fönster öppnas. • I det nya fönstret väljer du som handläggare att acceptera eller returnera ärendet genom att välja åtgärd via en länk. Returnerar du ärendet ska du ange varför du returnerar ärendet i fältet ”Kommentarer” till höger. • Ett nytt fönster öppnas där du som handläggare väljer ”Verkställ” eller ”Avbryt” åtgärd och stäng fönstret. I det fall du ska handlägga ärendet och har accepterat det är det nu dags att arbeta med ärendet. Om du som handläggare inte accepterat eller returnerat ditt ärende inom 24 timmar kommer en påminnelse till dig via e-post! 4

5. Skapa ny handling på ett ärende Handläggare Tar emot ärende Handläggare Bereder ärende Handläggare Avslutar ärende • Klicka på i funktionslisten på ärendekortet och ett nytt handlingskort öppnas. • Fyll i relevant information i metadatafälten. • Du kan väja att lägga in meddelandetext, bifoga fil eller bifoga arbetsdokument. • Bifoga meddelandetext genom att klicka på i funktionslisten. • Bifoga fil genom att klicka på i funktionslisten. • Bifoga arbetsdokument genom att klicka på i funktionslisten. • Avsluta med att spara, klicka på eller Ctrl+S. OBS! Det är viktigt att du inte sparar och stänger handlingskortet innan du har bifogat en fil eller ett arbetsdokument. Om du gör det försvinner bifoga ikonerna 5

6. Handläggare Tar emot ärende Handläggare Bereder ärende Handläggare Avslutar ärende Skapa ett arbetsdokument (W3D3 manual sid 72-74) För att skapa ett nytt arbetsdokument eller ändra i ett befintligt • Tryck på i funktionslisten från ärendekortet. • Ett fönster öppnas, där du kan se och ändra eventuellt befintliga arbetsdokument samt skapa nya. • För att ladda upp ett nytt arbetsdokument från t.ex. din dator klicka på i funktionslisten. • Bläddra dig fram till det dokument du vill lägga till och ladda upp. • För att skapa ett nytt arbetsdokument utifrån en mall, klicka på och välj sedan vilken mall du vill använda genom att klicka på den (läggs på arbetsytan). • För att arbeta med ett befintligt arbetsdokument klickar du bara på dess namn i ytan för arbetsdokument. Tips! Har du befintliga arbetsdokument i ärendet kan du nå dessa direkt via en länk från ärendekortet. 6

7. Handläggare Tar emot ärende Handläggare Bereder ärende Handläggare Avslutar ärende Omvandla ett arbetsdokument till en handling Det finns två sätt att omvandla ett arbetsdokument till en handling. Det ena sättet finns beskrivet på bilden ”Skapa ny handling på ett ärende”, punkt 6. Ytterligare ett sätt beskrivs här: • Öppna listan över befintliga arbetsdokument, t ex via ikonen i funktionslisten i ärendekortet. • Tryck på ikonen ”Registrera/fastställ dokumentet” till höger om arbetsdokumentet som du vill omvandla till handling. • Ett nytt handlingskort öppnas. Fyll i handlingskortet (se bild ”Skapa ny handling på ett ärende” i denna lathund). • När du sparar handlingskortet öppnas en dialogruta med frågan om du vill ta bort arbetsdokumentet. Väljer du ”Ok” kommer arbetsdokumentet tas bort ur listan över ärendets arbetsdokument, väljer du ”Cancel” ligger arbetsdokumentet kvar i listan. • I listan över ärendets handlingar finns nu arbetsdokumentet som en ny fastslagen handling. 7

8. Handläggare Tar emot ärende Handläggare Bereder ärende Handläggare Avslutar ärende Skapa ny handling i W3D3 från MS Outlook • Markera e-postmeddelande i Outlook. • Välj meny W3D3 och ”Spara som ny handling i W3D3” eller ”Spara som ny handling i ärende i W3D3”. • Spara som ny handling i ärende i W3D3 genom att välja ärendeserie och ärende och tryck OK, ett nytt fönster öppnas och du kan ange t.ex. handlingstyp och vad som ska skickas med, tryck därefter OK. Handlingen placeras på nu på valt ärende. • Spara som ny handling i W3D3 genom att välja ärendeserie och tryck OK, ett nytt fönster öppnas och du kan ange t.ex. handlingstyp och vad som ska skickas med, tryck därefter OK. Handlingen placeras nu i inkorgen för registrator. 8

9. Handläggare Tar emot ärende Handläggare bereder ärende Handläggare Avslutar ärende E-posta från ärende eller handling E-posta från ärende • Klicka på i funktionslisten på ärendekortet och ett e-postformulär öppnas. • Du kan välja att skicka till dig, till motparten i ärendet, avsändaren/mottagaren av handlingen, alla avsändare/mottagare i ärendet och/eller alla som är handläggare i ärendet. Dessutom finns ett fritextfält där du kan fylla i valfria e-postadresser alt. klicka på förstoringsglaset i funktionslisten och söka fram e-postadresser till alla användare i W3D3. Om du vill skriva in flera adresser sätter du ett kommatecken mellan varje e-post adress. E-posta från handling • Klicka på i funktionslisten på handlingskortet eller på knappen framför handlingsraden i ärendekortet. I övrigt som att skicka ett e-postmeddelande från ett ärende. Tips! Du registrerar en expedieringslista i ärendet genom att använda ikonen på ärendekortet och använd adresserna vid utskick. 9

10. Handläggare Tar emot ärende Handläggare bereder ärende Handläggare Avslutar ärende Skapa medhandläggare i ärende Tilldela en annan person rollen som handläggare i ärendet (s.78) • För att lägga till en ny handläggare (eller flera) klickar du på -knappen i funktionslisten. • I det fönster som öppnas då klickar du i rutan för den eller de du vill tilldela ärendet. • Avsluta med att klicka på ikonen ”koppla”. Observera att du skall bocka i både ”Handläggare” och ”Handläggare med utökad behörighet”, för att ge även dina medhandläggare samma behörigheter som du själv har. Kontroller att ni har en ”Huvudhandläggare” vald (tredje kolumnen i dialogrutan). 10

11. Handläggare Tar emot ärende Handläggare Bereder ärende Handläggare Avslutar ärende Avsluta ärende När en handling eller ett ärende ska avslutas ska ärendekort och alla handlingar skrivas ut på papper och lämnas till expedition. Expedition Ad acta lägger handling och ärende samt anger avslutningsdatum, vilket låser det i W3D3. • Rensa icke relevant information ur ärendet. • Skriv ut alla handlingar i ärendet genom att öppna handlingskorten och skriv ut respektive fil i handlingen. Observera att redan inskannade filer behöver inte skrivas ut. • Även anteckningar som tillför ärendet sakkunskap skall skrivas ut. • Därefter klickar du på i ärendets funktionslist och ett rapportfönster öppnas. • Välj rapporten ”Ärendekort” i rullisten. • Skriv ut genom att klicka på menyn Arkiv -> Skriv ut, alternativt File -> Print. • Överlämna ärendet till Expeditionen. OBS ! Alla handlingar ska lagras i pappersformat tills en elektronisk arkivlösning är på plats. Lösning av elektroniskt arkiv hanteras i nästa fas av eDoc projektet POC 2). 11

12. Rapporter – Postlista, Beslutslista, Bevakningslista Via Rapporter i navigationsfältet når du bl a rapporterna Postlista, Beslutslista och Bevakningslista

13. Kortkommandon för sökfunktioner i W3D3(W3D3 manual 97-98.) Via kortkommandon kan du varifrån du än befinner dig i W3D3 nå flera olika sökfönster. Dessa kortkommandon finner du under ”Övriga sök”. 13

14. Support och kontaktuppgifter Support • Support genom helpdesk, helpdesk@fhs.se eller 553 42545 alternativt genom besök på plan 2, vardagar mellan 08.00 och 14.00. • Verksamhetsfrågor genom respektive organisationsenhets handläggare för W3D3. • Övrig information genom FHS Intranät under "eDoc" på högermenyn. http://intranet.fhs.se/templates/Page.aspx?id=9972 • “Öppet hus” fr.o.m. oktober med individuell support. Tider anslås på FHS Intranät. • Interaktiv träning och repetition (SmartAss). Frågor och mer information • För ytterligare information kontakta Försvarshögskolans CIO christer.danielsson@fhs.se 14

15. Problemlösningshjälp • Jag hittar inte ett ärende som jag vet är tilldelat mig. • Gå till vyn ”Att göra” och acceptera ärendet för handläggning. • Jag kan inte börja arbeta med mitt ärende. • Gå till vyn ”Att göra” och acceptera ärendet för handläggning. • Jag har inte W3D3-menyn i min Outlook/Word/Excel. • Kontakta Helpdesk så installerar de den s.k. ”Add In”-en på din dator. • Jag har W3D3-menyn men kan ändå inte lägga in mail/filer i W3D3. • Öppna Outlook. Gå till menyn ”W3D3” -> Välj ”W3D3 – System” -> I dialogen som öppnas, ange sökvägen till W3D3: http://w3d3 • Öppna W3D3. Navigera till ”Personligt” i vänstermenyn -> Välj ”Inställningar”. I dialogen som öppnas, säkerställ att det står ”JA” i fältet ”Tillåt Active-X”. • Jag hittar ej ikonen/länken för att lägga till medhandläggare. • Kontakta birgitta.eskilsson@fhs.se på expeditionen så ger hon dig rätt handläggarbehörighet.