Universitetsgemensam förvaltningsmodell

1. Universitetsgemensamförvaltningsmodell 2012-10-10 Avdelningen för IT och media, Stockholms universitet

2. Vad är systemförvaltning? • Upprätthålla (drifta, vidmakthålla funktionen i ett system) • Vidareutveckla (felrätta, anpassa och förbättra) • Nyutveckla • Hålla aktiviteter för att administrera och hantera ett IT-system, bl.a. användarstöd och kurser … i takt med verksamhetens utveckling.

3. Förvaltningsobjektet… • består av maskinvara, programvara, avtal och licenser  • är ofta uppbyggt av ett flertal integrerade tjänster/system  • inkluderar arbete med objektet såsom handhavandestöd, utbildning, support, … • har förmåga att tillgodose ett fastställt behov eller syfte. Ett förvaltningsobjekt skall vidare ha: • ett dokumenterat syfte • en ägare • en definierad budget • en förvaltningsplan

4. Vad ger en gemensam förvaltningsmodell? • Effektiva förvaltningsobjekt • vad som ska förvaltas • Avgränsar förvaltningsorganisationens ansvarsområde. • Tydliga förvaltningsuppdrag • Inför målstyrning i förvaltningen. • Utformar en förvaltningsplan som förnyas årligen. • Förvaltningsplanen utgör förvaltningsorganisationens styrdokument. • Kostnader synliggörs i förvaltningsplanen. • Affärsmässiga förvaltningsorganisationer • Budgetnivån ansvarar för beslut om tilldelning och förändring i resurser. • Beslutsnivån koordinerar och styr förvaltningsarbetet.

5. Förvaltningsplaner, innehåll • Beskrivning av förvaltningsobjektet • IT-system som ingår • Avgränsningar och relationer • Förvaltningsobjektets behov • Eventuell problembild. • Beskrivning av planerade projekt • Mål och aktiviteter. • Löpande aktiviteter för drift, underhåll, användarstöd m.m. • Utvecklingsprojekt och utredningar • Budget. • Samtliga aktiviteter i planen är tidssatta • Totala summan av tid och eventuella andra kostnader utgör förvaltningsobjektets budget. • Beskrivning av den bemannade förvaltningsorganisationen.

6. Obalans råder ibland • Systemägare • IT- systemchef • IT-system-ansvarig • Systemansvarig • Teknikspecialist • Användarstöd • IT-support Det råder modellen bot på…

7. Förvaltning med gemensamstyrning Gemensamstyrning Verksamheten IT-avdelningen BUDGETNIVÅ • Systemägare • IT-systemchef Styrgrupp BESLUTSNIVÅ • Systemansvarig • IT-systemansvarig Förvaltningsgrupp OPERATIV NIVÅ • Mjukvaruarkitekt Arbetsgrupper, t ex beredningsgrupper, utredningsprojekt • Systemspecialist • Teknikspecialist • Driftansvarig Användarstöd

8. BudgetnivåSystemägare BUDGETNIVÅ • Systemägare • IT-systemchef Styrgrupp • Ansvar: • Att verksamheten har den hjälp som behövs för att omsätta IT-stöden som tillhandahålls • Att verksamheten följer gällande lagar och styrdokument • Att förvaltningsorganisationens effektivitet utvärderas periodiskt • Att förvaltningsobjektet har en aktuell förvaltningsplan • Befogenheter: • Att inneha attesträtt inkl utökning av resurser • Att teckna avtal enligt förvaltningsplanen • Exempel på arbetsuppgifter: • Fastställa förvaltningsplanen tillsammans med IT-systemchefen • Bemanna rollen ”Systemansvarig” • Vara ordförande vid styrgruppsmöten • Säkerställa att relevanta styrdokument kommer till IT-systemchefens kännedom • Fastställa kostnader utanför förvaltningsplanenRollen innehas vanligen av avdelnings-/enhetschef eller motsvarande

9. BudgetnivåIT-systemchef BUDGETNIVÅ • Systemägare • IT-systemchef Styrgrupp • Ansvar: • Att se till att verksamhetens behov av IT-stöd tillgodoses • Att IT-stödet följer gällande lagar och styrdokument, t ex PUL • Befogenheter: • Att inneha attest-rätt inkl utökning av resurser • Att upphandla och teckna avtal med externa leverantörer enligt förvaltningsplanen • Exempel på arbetsuppgifter: • Fastställa förvaltningsplanen tillsammans med systemägaren • Bemanna rollen ”IT-systemansvarig” • Delta vid styrgruppsmöten • Teckna avtal med kontrakterade IT-leverantörer enligt förvaltningsplanen samt att följa upp dessa • Säkerställa att relevanta styrdokument kommer till IT-systemansvarigs kännedom • Fastställa kostnader utanför förvaltningsplanen • Rollen innehas vanligen av IT-chef

10. BudgetnivåStyrgrupp BUDGETNIVÅ • Systemägare • IT-systemchef Styrgrupp • Deltagare i styrgruppen: • Systemägare (sammankallande) • Systemchef Föredragande: • Systemansvarig • IT-systemansvarig • Styrgruppens arbetsuppgifter: • Godkänner förvaltningsplan • Beslutar om utökning/indragning av resurser

11. BeslutsnivåSystemansvarig BESLUTSNIVÅ • Systemansvarig • IT-systemansvarig Förvaltningsgrupp • Rollens mål och syfte: • Leder förvaltningsarbetet inom förvaltningsobjekt och säkerställer att målen i förvaltningsplanen nås samt att IT-stöden ger avsedd nytta i objektsverksamheten. • Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden (forts.): • Initiera och följa upp IT-aktiviteter genom IT-systemansvarig • Resursplanera på verksamhetssidan på detaljerad nivå • Samordna, leda, motivera och engagera verksamhetsresurser • Ansvara för kontinuerliga acceptanstester • Godkänna leveranser från IT-parter inför release • Ansvara för kommunikation och marknadsföring om objektet till användare/verksamheten • Ansvara för rapportering av status och avvikelser till styrgrupp • Ställa krav på andra förvaltningsobjekt och utvecklingsprojekt ur förvaltningsperspektiv • Ansvara för att användardokumentation skrivs och uppdateras • Omvärldsbevakning - hålla sig informerad om och samverka med andra lärosäten inom objektets område • Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden: • Ansvara för att utarbeta och verkställa förvaltningsplanen tillsammans med IT-systemansvarig • Ansvara för beskrivning och sammanställning av krav • Prioritera, besluta och planera aktiviteter inom förvaltningsplanen • Eskalera behov av resurser utom förvaltningsplanen till styrgruppen

12. BeslutsnivåIT-Systemansvarig BESLUTSNIVÅ Systemansvarig IT-systemansvarig Förvaltningsgrupp Rollens mål och syfte: Leder det IT-nära förvaltningsarbetet inom förvaltningsobjekt och säkerställer att målen i förvaltningsplanen nås genom leveranser i tid, med rätt kvalitet och till rätt kostnad. • Huvudsakliga arbetsuppgifter och ansvarsområden: • Utarbeta och verkställa förvaltningsplanen tillsammans med systemansvarig • Prioritera, planera, genomföra och följa upp IT-aktiviteter inom förvaltningsplanen • Resursplanera på IT-sidan på detaljerad nivå • Samordna, leda, motivera och engagera IT-resurser • Rapportera status och avvikelser till systemansvarig och styrgrupp • Ställa krav på andra förvaltningsobjekt och utvecklingsprojekt ur förvaltningsperspektiv • Samordna arbetet med incidenter, problem, test och release • Ansvara för att definierade riktlinjer följs samt att systemdokumentation skrivs och uppdateras • Omvärldsbevakning - hålla sig informerad om och samverka med andra lärosäten inom objektets område

13. BeslutsnivåFörvaltningsgrupp BESLUTSNIVÅ • Systemansvarig IT-systemansvarig Förvaltningsgrupp • Deltagare i förvaltningsgruppen: • Systemansvarig (sammankallande) • IT-systemansvarig • Roller på operativ nivå vid behov • Förvaltningsgruppens arbetsuppgifter: • Besluta om förslag till förvaltningsplan • Bereda beslutsunderlag inför styrgrupp • Prioritera och planera inom ramen för förvaltningsplanen • Följa upp utfall mot förvaltningsplanen

14. Operativ nivåSystemspecialist OPERATIV NIVÅ • Mjukvaruarkitekt Arbetsgrupper, t ex beredningsgrupper, utredningsprojekt • Teknikspecialist • Systemspecialist • Driftansvarig • Exempel på arbetsuppgifter: • Utföra förvaltningsaktiviteter på uppdrag av systemansvarig, t ex hålla utbildningar för användare och skriva användarmanualer. • Fånga och formulera krav på IT-stöd ur ett verksamhetsperspektiv • arbeta med användbarheten ur ett användarperspektiv Systemspecialisten utgör förvaltningsorganisationens kontaktyta mot nyttjarna av verksamhetsstöden. Rollen har till uppdrag att vidareutveckla verksamheten kring objektet med hjälp av IT-stöd.

15. Operativ nivåTeknikspecialist, Driftansvarig, Utvecklingsansvarig OPERATIV NIVÅ Mjukvaruarkitekt Arbetsgrupper, t ex beredningsgrupper, utredningsprojekt Teknikspecialist Systemspecialist • Driftansvarig • Exempel arbetsuppgifter för Mjukvaruarkitekt: • Ansvarar för arkitekturella kvalitetsfrågor så som skalbarhet, prestanda, säkerhet, återanvändbarhet och testbarhet. • Ansvarar för att objektet följer definierade tekniska riktlinjer. • Fungerar som tekniskt stöd och mentor. • Exempel arbetsuppgifter Teknikspecialist: • Utföra förvaltningsaktiviteter på uppdrag av IT-systemansvarig • Ge teknisk support Exempel arbetsuppgifter för driftansvarig: • Utgöra kontaktperson mellan förvaltningsgrupp och drift • Tillse att driften av objektet sker enligt SLA/förvaltningsplan/överenskommelser. Mjukvaruarkitekthar som uppgift i förvaltningsorganisationen att tillsammans med andra omsätta krav till tekniska lösningar som passar in i den tekniska miljön. Teknikspecialist är den övergripande benämningen på någon som arbetar med objektet ur ett tekniskt perspektiv, t.ex. drift och utveckling. Driftansvarig har ett ansvar för att förvaltningsobjektens IT-stöd är tillgängliga enligt överenskommelser. Detta är driftverksamhetens representant i förvaltningsorganisationen.

16. Systemägare som är representant för verksamheten Gemensamstyrning Representant för verksamheten Verksamheten IT-avdelningen BUDGETNIVÅ Exempel:Forum för budgetansvarigaprefekter/chefer • Systemägare • IT-systemchef Styrgrupp BESLUTSNIVÅ Exempel:Referensgrupp med utvalda verksamhets-representanter • Systemansvarig • IT-systemansvarig Förvaltningsgrupp OPERATIV NIVÅ Exempel:Användarforum med slutanvändare för kravfångst • Mjukvaruarkitekt Arbetsgrupper, t ex beredningsgrupper, utredningsprojekt • Systemspecialist • Teknikspecialist • Driftansvarig Användarstöd

17. Skriva årsrapport Årsplan för förvaltningsstyrning 31 jan (senast) Rapport föredragen för styrgruppen 15 nov (senast) Plan fastställd av styrgruppen Ev. justera planen 15 okt Preliminär plan finns samtliga objekts förvaltningsplaner sammanställs Ta fram preliminär förvaltnings-plan för nästa år. Innebär bl a attbeskriva behov, mål & aktiviteter samt att estimera insatserna. Skriva statusrapport 15 juni (senast) Rapport föredragen för styrgruppen