Projet « Ma démarche FSE »

1. Projet « Ma démarche FSE » Présentation à la région Rhône-Alpes des fonctionnalités du portail de dématérialisation des outils de gestion du FSE. Lyon, le 25 janvier 2013 1

2. 01 Mise en place : calendrier ; mode opératoire ; contexte et organisation 02 Création d’un compte dans « Ma démarche FSE » Présentation des fonctionnalités du dépôt de la demande de subvention, de l’étude de recevabilité, et de la fiche d’instruction 03 04 Présentation des fonctionnalités du dépôt du bilan d’exécution et de l’étude de recevabilité du bilan d’exécution 2

3. 01 Mise en place : calendrier ; mode opératoire ; contexte et organisation 3

4. Objectifs du projet - Période 2007-2013 Objectifs du projet - Période 2014-2020 Calendrier de l’élaboration du SI Situation du projet au sein de l’environnement SI Outils de communication et de conduite du changement 4

5. 1) Objectifs du projet - Période 2007-2013 Un projet de dématérialisation des supports de gestion des programmes du FSE a été lancé en janvier 2011, dans le cadre de la de la mesure 15 de la Révision générale des politiques publiques (RGPP) relative à la simplification et à la fiabilisation des demandes de financement européens du FSE. Ce projet, conduit par la DGEFP est élaboré en lien avec la DGME. Il a pour objet de mettre en place, à l’échéance de début 2014, un portail permettant aux porteurs de projet de saisir en ligne tout support nécessaire à la gestion des crédits et de conserver l’ensemble des pièces justificatives afférentes. Ce portail se nomme « ma démarche FSE » 5

6. 1) Objectifs du projet - Période 2007-2013 Principes généraux Une interface clairement identifiée pour l’ensemble des acteurs du partenariat régional et national : Le portail s’adresse aux porteurs de projets (ou aux services bénéficiaires), aux services gestionnaires et aux prestataires Amont et aval : Le portail concerne l’ensemble de chaine de traitement des dossiers en amont et en aval de la sélection jusqu’au paiement du solde. Volontariat : L’utilisation du portail sera assurée sur la base du volontariat auprès des autorités de gestion délégués (AGD) Interfaçage : L’ensemble des informations saisies via le portail devront être progressivement interfacées avec le système d’information PRESAGE. 6

7. 1) Objectifs du projet - Période 2007-2013 Périmètre de mise en œuvre du projet 1) Type de dossier Le portail concerne prioritairement les opérations financées par voie de subvention. Il ne concerne pas le financement des aides aux postes des entreprises d’insertion 2) Services gestionnaires concernés Le portail est établi pour l’ensemble des opérations relevant des services gestionnaires de l’État Il pourra être élargi à des opérations relevant d’organismes intermédiaires volontaires sélectionnés par les AGD 7

8. 2) Objectifs du projet - Période 2014-2020 Le projet de dématérialisation 2007-2013 permet de préparer la mise en place obligatoire et généralisée de système d’échanges de de données informatisé,pour la période 2014-2020, à compter du 31 décembre 2014. « Les États membres font en sorte que, le 31 décembre 2014 au plus tard, tous les échanges d’information entre les bénéficiaires et les autorités de gestion, les autorités de certification, les autorités d’audit et les organismes intermédiaires puissent être effectués uniquement au moyen de systèmes d’échange électronique de données.» Article 112-3 du projet de règlement général 2014-2020 8

9. 3) Calendrier de mise en œuvre Trois étapes sont prévues pour la période 2007-2013 Première étape (lot1): dématérialisation du bilan d’exécution et de la grille de recevabilité du bilan d’exécution Seconde étape (lot2) : dématérialisation de la demande de candidature, de la grille de recevabilité et de la fiche d’instruction Troisième étape (lot3) : dématérialisation du rapport de contrôle de service fait Quatrième étape (lot4) : dématérialisation du conventionnement et mise en œuvre de la gestion des avenants Année de lancement et de promotion du portail auprès des porteurs de projet et des services gestionnaires 2011 2014 2013 Année d’élaboration avec le groupe « utilisateur » constitué des services gestionnaires et des missions de la sous-direction FSE de la DGEFP 2012 Année d’appropriation du portail par les porteurs de projet et les services gestionnaires 9

10. 4) Situation du projet au sein de l’environnement SI Parallèlement à la mise en production des trois lots, il sera procédé à un interfaçage des informations physiques et financières renseignées dans « Ma démarche FSE » avec les écran de gestion et suivi de dossier du système d’information PRESAGE et de la plate-forme de saisie des tableaux D1/D2.

11. Gestionnaire Porteur de projet Gestionnaire Création du dossier (statut D) Recevabilité demande sub. Dépôtdemandesubvention Inscription au comité (passage en statut C) Fiche instruction Recevabilité bilan d’exécution Dépôtbilan d’exécution Conventionnement Rapport CSF Dépenses réalisées (bilan-dépenses) Interfaçage lot 1 D1/D2 Dépenses certifiées (CSF/CPP) Appel de fonds Archivage Plate-forme de saisie D1/D2 Schéma organisationnel des systèmes d’information Alimentation CSV Tous les 15 jours Report n° presage Fin 1er semestre 2013 15/09/2012 Fin 1er semestre 2013 11 A venir Opérationnel en janv. 2012

12. 5) Outils de communication, de conduite du changement et assistance fonctionnelle Plaquette de communication : Disponible dans la salle Vidéo d’e-learning : Accessible depuis la rubrique Guide utilisateur : Disponible depuis la rubrique Diaporama de présentation : En cours Assistance téléphonique : Vos correspondants régionaux – chargés de mission FSE Les pré-requis utilisateurs Navigateur: Internet explorer 8, Mozilla Firefox 5, Google Chrome 14, Safari 5, Opéra 11 Stockage de données : 10 M0 maximum par pièce jointe. Le nombre de pièce jointe n'est pas limité. Adresse : https://ma-demarche-fse.fr 12

13. 02 Création d’un compte dans « Ma démarche FSE » 13

14. 2.1 Initialisation des comptes

15. Présentation des droits associés aux différents profils Création du compte Connexion Administration de l’organisme Passerelle avec mon.service-public.fr

16. Les différents profils de « ma démarche FSE » (1/4) • « Ma démarche FSE » attribue à ses utilisateurs un profil selon son domaine d’intervention dans la système d’information. • Ils se répartissent en 3 grandes catégories de types de profil à savoir : •  Porteur de projet  : • Compte-maître (1er personne à se connecter au portail), • Compte secondaire (gestionnaire). • Collaborateurs (ou service gestionnaire) : • Administrateur, • Superviseur, • Gestionnaire. • Prestataire : • Opérateur mandaté. 16

17. Les différents profils de « ma démarche FSE » (1/4) • Profil de type « porteur de projet » • Compte-maître (1er personne à se connecter au portail) • Réception du code d'activation utilisable une seule fois au moment de la création du compte-maître ; • Administration de la structure porteuse ; • Création des comptes secondaires ; • Validation des comptes secondaires en attente ; • Désactivation des comptes secondaires ; • Réalisation de la saisie liés aux formulaires ; • Compte-secondaire • Réalisation de la saisie liés aux formulaires 17

18. Les différents profils de « ma démarche FSE » (1/4) • Profil de type « Collaborateur » • Administrateur • Création des superviseurs des services ; • Création des services ; • Intervention sur l’ensemble du périmètre fonctionnel ; • Superviseur • Création des comptes « gestionnaire » au sien du service ; • Mise à jour des données relatives au service ; • Tout le traitement d’une demande de subvention et de dépôt d’un bilan d’exécution ; • Gestionnaire • Uniquement le traitement d’une demande de subvention et de dépôt d’un bilan d’exécution ; 18

19. Les différents profils de « ma démarche FSE » (1/4) • Profil de type « Prestataire » • Opérateur mandaté •   intervention sur la réalisation de la fiche d’instruction et/ou le rapport de contrôle de service ; 19

20. Présentation des droits associés aux différents profils Création du compte Connexion Administration de l’organisme Passerelle avec mon.service-public.fr 20

21. Porteur de projet Créer un compte porteur de projet (1/3) 1 Saisir dans la barre de navigation l’adresse :https://ma-demarche-fse.fr 1 Cliquer sur « Créer un compte porteur de projet » Ultérieurement, en cas d’oubli, l’utilisateur pourra demander une réinitialisation de son mot de passe via ce lien 2 3 3 2

22. Créer un compte porteur de projet (2/3) Renseigner les informations demandées. Les champs obligatoires sont identifiés par un astérisque rouge * 1 1 La validation des conditions générales d’utilisation est obligatoire 2 Cliquer sur le bouton ‘Sauvegarder’ pour demander la création d’un compte porteur de projet 3 3 2 Sitôt, la sauvegarde de vos données, un code d’activation vous est communiqué dans les 4 heures ouvrées par notre plateforme de maintenance afin que celle-ci s’assure de l’authenticité de la personne en train de se connecter. L’adresse courriel et le mot de passe constituent les identifiants de connexion du bénéficiaire.

23. Créer un compte porteur de projet (3/3) 1 2 Si le bénéficiaire est le premier utilisateur à créer un compte sur son organisme, il doit confirmer qu’il souhaite être « Compte maître » 1 1 1 Jean LE GALL 3 Un message de l’application l’informe que le compte est créé… 2 2 2 jean.legall@associationhospitaliere.fr …ainsi qu’un courriel lui rappelant ses identifiants et ses droits 3

24. Conditions de création de compte « Superviseur » La création d’un compte « Superviseur » au sein d’un service est réalisé par l’équipe projet de la DGEFP. Ce profil permet d’administrer en local le service gestionnaire. 24

25. Conditions de création de compte « gestionnaire » Le gestionnaire doit prendre l’attache de la personne disposant du profil « Superviseur » au sein de sa structure pour la création d’un compte d’accès au portail. Le compte utilisateur est l’adresse courriel professionnelle du gestionnaire.Un mot de passe est automatiquement envoyé par courriel suite à la création du compte. Il est nécessaire pour le gestionnaire de modifier le mot de passe à la première connexion.

26. Conditions de création de compte « Opérateur mandaté » Le profil « opérateur mandaté » est attribué par le superviseur du service. Ce dernier à la charge de créer le compte et la structure du prestataire retenue dans le cadre d’un marché public. Le consultant ou la personne « guichet » de la structure titulaire du marché se verra attribuer les dossiers par le superviseur du service gestionnaire. L’action du consultant portera uniquement sur le dossier qui lui aura été assigné quelque soit la région d’origine du dossier. 26

27. Présentation des droits associés aux différents profils Création du compte Connexion Administration de l’organisme Passerelle avec mon.service-public.fr 27

28. Connexion à la plateforme de dématérialisation Saisir votre identifiant et votre mot de passe 1 L’identifiant et le mot de passe sont l’adresse de messagerie électronique et le mot de passe saisi dans le formulaire d’inscription 1 Cliquer sur le bouton « Valider » 2 2 Vous êtes connecté au portail « ma démarche FSE »

29. Présentation des droits associés aux différents profils Création du compte Connexion Administration de l’organisme Porteur de Projet Passerelle avec mon.service-public.fr 29

30. Porteur de projet Administration de l’organisme : Accès pour le titulaire d’un compte-maître 1 Une fois que le porteur de projet aura créé des demandes de subventions, elles seront suivies dans cette zone. Cliquer sur le bouton « Administration de l’organisme » 1 2 2 Seuls les porteurs de projets qui disposent d’un compte-maître associé à l’organisme sont habilités à administrer les informations relatives à cet organisme.

31. Porteur de projet Administration de l’organisme :Informations générales organisme Cliquez sur le bouton « Modifier » pour accéder à la saisie des champs administrables de l’organisme de formation Saisir les champs informatifs et cliquer sur le bouton « Sauvegarder » 1 1 1 1 2 2

32. Porteur de projet Administration de l’organisme :Gestion des utilisateurs : modification utilisateur Cliquer sur l’onglet « Utilisateurs » pour accéder à l’administration des utilisateurs d’un organisme Cliquer sur le nom d’un utilisateur pour modifier le détail d’un compte ou désactiver un compte Cliquer sur le bouton « Désactiver le compte » pour réaliser l’action correspondante Cliquer sur le bouton « Modifier » pour mettre à jour les informations d’un porteur de projet de l’organisme Retourner à la liste des comptes de l’organisme 1 1 1 1 2 3 2 4 3 4 5 5

33. Porteur de projet Administration de l’organisme :Gestion des utilisateurs : création compte Dans le même onglet, cliquer sur « Créer un compte » pour réaliser l’action correspondante Saisir les informations du nouveau compte et cliquer sur le bouton « Sauvegarder » Après un retour à la liste des utilisateurs de l’organisme, constater que l’utilisateur est bien présent. 1 1 1 2 3 1 2 3

34. Porteur de projet Administration de l’organisme : Rattachement Cet onglet vous permet d’envoyer des demandes de rattachement à des organismes ayant le même numéro SIREN, de traiter les demandes en attentes et de consulter les organismes rattachés.

35. Porteur de projet Administration de l’organisme : Coffre-fort Cet onglet vous permet d’ajouter des pièces jointes standards, des comptes financiers et des pièces jointes complémentaires.

36. Présentation des droits associés aux différents profils Création du compte Connexion Administration de l’organisme Porteur de Projet Passerelle avec mon.service-public.fr 36

37. Passerelle avec mon.service-public.fr Une passerelle avec « mon.service-public.fr » permettra à terme aux utilisateurs de « Ma démarche FSE » de créer une liaison entre leur compte sur le portail « Ma démarche FSE » et le portail « mon.service-public.fr » (MSP). A ce stade, deux types de compte MSP sont identifiés : - Votre compte Pro (tout structure juridique différente d’association) - Votre compte Asso (tout type d’association) 37

38. Présentation des fonctionnalités du dépôt de la demande de subvention, de l’étude de recevabilité, et de la fiche d’instruction 03 38

39. 3.1 Dépôt d’une demande de subvention 3.2 Gestion des dossiers (recevabilité, rapport d’instruction, récapitulatif de l’instruction) 3.3 Démonstration

40. 3.1 Dépôt d’une demande de subvention

41. Dépôt de dossier de demande de subvention Validation du formulaire, engagement et signature

42. Porteur de projet Dépôt de dossier de demande de subventionAccès à la création / choix d’appel à projet Cliquer sur le bouton pour déposer un dossier de demande de subvention Renseignez la Région administrative et le service associé, puis cliquez sur « Valider » Sélectionnez l’appel à projet souhaité en cliquant sur l’icône associée 1 1 1 2 1 3 2 3

43. Porteur de projet Dépôt de dossier de demande de subventionAccès à la création / choix d’appel à projet Compléter les champs d’initialisation de la demande de subvention Les données relatives à l’organismes sont rapatriées du paramétrage de l’organisme, si celui-ci a été réalisé au préalable Une fois les données initiales saisies, cliquer sur ce bouton afin d’accéder à la saisie des autres éléments de la demande 1 1 1 2 1 3 2 3

44. Porteur de projet Dépôt de dossier de demande de subventionComposition d’un dossier Une fois initialisé, le dossier se décompose en 6 onglets, eux-mêmes ventilés en sous-onglets Formulaire de demande Onglet organisme Onglet descriptif de l’opération Onglet indicateurs prévisionnels Onglet dépenses prévisionnelles Onglet ressources prévisionnelles Onglet validation

45. Porteur de projet Dépôt de dossier de demande de subventionOrganisme > Identification : consultation Onglet organisme Informations organisme, pré-remplies si déjà connues (administration ou création dossier) Information sur l’activité de l’organisme, telles que son objet, ses moyens, ses partenariats et son historique vis-à-vis du FSE Cliquer sur le bouton pour télécharger un document descriptif de l’organisme (plaquette, rapport d’activités…) Situation financière pour les organismes privés Cliquer sur ce bouton pour modifier les informations d’identification de l’organisme 1 1 1 Identification organisme Annexes - fiche de renseignements Contacts 2 1 3 2 4 5 3 4 5

46. Porteur de projet Dépôt de dossier de demande de subventionOrganisme > Identification : modification Onglet organisme De l’effectif sera déduit par l’outil une « classe d’effectif » (en consultation) Si l’organisme déclare ne pas être soumis à la TVA pour l’opération, il doit télécharger un justificatif Les champs de présentation sont des zones de texte que le bénéficiaire renseigne afin de présenter de façon plus qualitative son activité Si le bénéficiaire indique bénéficier des données de situation financière, le tableau ci-joint est à renseigner pour les organismes privés 1 1 1 Identification organisme Annexes - fiche de renseignements Contacts 2 1 3 2 4 3 4

47. Porteur de projet Dépôt de dossier de demande de subventionOrganisme > Contacts : consultation Onglet organisme Les coordonnées du représentant légal sont issues de l’initialisation du dossier, elle peuvent être modifiées Télécharger le document attestant de la capacité du responsable légal à engager la responsabilité de l’organisme et la délégation de signature Si une personne différente du représentant légal est chargée du suivi de l’opération, cliquer sur le bouton Oui et renseigner ses coordonnées 1 1 1 Identification organisme Contacts Annexes - fiche de renseignements 2 1 3 2 Le document attestant de la capacité du responsable légal à engager la responsabilité de l’organisme doit être fourni expressément pour la demande en cours, il sera exigé lors de la validation du formulaire. 3

48. Porteur de projet Dépôt de dossier de demande de subventionOrganisme > Annexes : modification (1/2) Onglet organisme Renseigner les données relatives aux opérations de formation de salariés passées Si l’organisme appartient à un groupe, joindre un organigramme précisant les niveaux de participation, effectifs et montant du CA et du bilan des entreprises NB : Ce bloc (1+2) n’est pas proposé pour les actions collectives Renseigner les répartitions de l’effectif salarié en ETP de l’organisme 1 1 1 Identification organisme Contacts Annexes - fiche de renseignements 2 1 3 2 Cette fiche est à remplir pour les organismes exerçant une activité économique ou commerciale concurrentielle régulière 3

49. Porteur de projet Dépôt de dossier de demande de subventionOrganisme > Annexes : modification (2/2) Onglet organisme Renseigner la répartition par âge et la distinction H/F de l’effectif salarié Renseigner la répartition prévisionnelle H/F des formations Cliquer sur le bouton « Sauvegarder » pour valider le contenu de la saisie 1 Identification organisme Contacts Annexes - fiche de renseignements 2 1 3 2 3

50. Porteur de projet Dépôt de dossier de demande de subventionOrganisme > Annexes : consultation Onglet organisme En consultation, un tableau récapitulant les aides publiques déjà obtenues est présenté Cliquer sur le bouton pour ajouter une ligne Les informations « modifiées » dans les pages précédentes sont présentées en dessous Identification organisme Contacts Annexes - fiche de renseignements 1 Le commentaire présent sous le tableau de financement public détaille les règles de saisie à respecter pour l’alimentation du tableau 1