2010 年度档案归档要点

2010年度档案归档要点

一、档案工作要点 学校档案工作除了要有一个明确的体制机制保障，即应该严格执行部门立卷归档制度，要做到纳入学校计划和规划，纳入各项管理制度，纳入有关人员的职责范围；即档案工作要做到“三纳入”。

档案工作要做到“四同时” 各部门要在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。档案工作人员应在平时的工作中及时收集相关的材料，加强档案意识，建立预立卷制度，这样一项工作结束的同时也完成了档案的收集工作。

档案工作的方法 档案工作“八字工作方法” 完整系统准确安全

1.完整 • 是针对事物或事件本身而言，针对档案案卷材料，它应该是齐全完整的；

2.系统 • 是针对档案案卷材料之间是否联系一致，我们应该保证案卷材料的关联和系统，如何做到，我们应该牢记这样的组卷方法，即“问题+时间=案卷”。我们要注意案卷材料的密不可分。比如：批复与请示；正件与附件；印件与定稿；定稿与历次重要讨论稿；结论性材料和依据性材料；专题性材料；成套性材料等。

3.准确 • 是针对案卷质量而言，我们提倡的组卷方法是：以单个事物或事件为立卷依据，以“时间”为轴线来串联整个档案案卷。我们要防止杂卷，防止不相关的材料串在一起；

4.安全 • 是针对我们整个档案工作的。我们知道，学校档案是整个学校的“资产”，是学校的基石、学校的品牌。为此，我们要高度重视对档案整个形成过程中的“安全”问题。我们要坚持部门预立卷的工作制度，做到办文登记清晰，流转程序知晓，办完文件及时归档。

我们这里讲的“安全”还有另一层意思，即对形成档案的载体要保证其安全，尤其是电子档案，因他的特殊性，我们更要注意它的安全，还有对纸质档案，在用纸上我们要统一用A4规格纸，并且禁止用废纸打印归档材料。在用笔书写上，要用黑色水笔，能保证不褪色；对于一些重要的传真件，应复印之后才能归档。

各部门行政工作档案著录要求 • 1.著录文件案卷号及件号时注意卷号要与案卷的卷号要对应；保管期与密级要与案卷的保管期与密级相一致； • 2.责任者应是产生文件的部门而非个人； • 3.在著录“页数”一栏时应是每个文件首页所在的页码，每卷最后一个文件注明起讫页码；

4.电子公文实行纸质与电子同步归档，请各部门负责行政工作档案归档的人员将部门所有公文的电子版刻成光盘与纸质同步归档，电子文档分成发文与部门报告两部分，每个文件的文件名用公文的文号来命名；4.电子公文实行纸质与电子同步归档，请各部门负责行政工作档案归档的人员将部门所有公文的电子版刻成光盘与纸质同步归档，电子文档分成发文与部门报告两部分，每个文件的文件名用公文的文号来命名；

刻录光盘前填写“上海工程技术大学电子档案盒封面”，封面请到档案馆的网页上下载。刻录光盘前填写“上海工程技术大学电子档案盒封面”，封面请到档案馆的网页上下载。 • 填写完封面后连同封面的电子版一并刻入光盘。

5.各部门涉及信息公开的公文，另行整理成册归档；5.各部门涉及信息公开的公文，另行整理成册归档；

各学院教学档案录入格式 • 为了做好学校教学档案的管理，根据《上海工程技术大学教学工作类档案管理办法》规定，各学院应在开学后四周内完成各学院的教学档案的归档工作，同时完成目录数据的上传

一、学生成绩大卡： 1.案卷著录格式：

2.文件著录格式

为了逐步实现档案的信息化管理及方便利用，档案馆将学生成绩表的数字化工作列入工作计划，从2011届毕业生我们将实行纸质与电子档案的同步归档，请各学院负责学生成绩表归档的老师将打印完成的成绩表扫描后刻成光盘，并将每个学生对应的扫描文件挂接到档案管理系统中。成绩表的扫描可以利用档案馆的高速扫描仪来完成。为了逐步实现档案的信息化管理及方便利用，档案馆将学生成绩表的数字化工作列入工作计划，从2011届毕业生我们将实行纸质与电子档案的同步归档，请各学院负责学生成绩表归档的老师将打印完成的成绩表扫描后刻成光盘，并将每个学生对应的扫描文件挂接到档案管理系统中。成绩表的扫描可以利用档案馆的高速扫描仪来完成。

二、试卷、标答及教学分析表的著录 1.案卷著录格式

2.文件著录格式

科研、课程建设档案的归档 • 各课题组、项目组应在项目结题后一个月内完成档案的归档，请科研处及教务处的老师按照项目的归档指南对归档内容进行审核，归档的光盘要填写“上海工程技术大学电子档案盒封面”，归档指南及封面的格式请到档案馆主页上下载。填写完毕的封面电子版一并刻入光盘。

联系地址：图文信息中心517室 联系人：吕华；俞皓耀联系电话：67791314 兼职档案员Q Q群：80305504

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