Archimer+, ou la fusion d’une archive institutionnelle et d’un outil de bibliométrie

1. Fred Merceur Journées ABES 2010 http://archimer.ifremer.fr Archimer+, ou la fusion d’une archive institutionnelle et d’un outil de bibliométrie

2. Sommaire de la présentation • L’IST à l’Ifremer • Historique et objectifs du projet Archimer+ • Principes et fonctionnalités • Quelques statistiques d’usage (2005-2010)

3. L’IST à l’Ifremer (Institut français de recherche pour l'exploitation de la mer) • 15 personnes • 5 bibliothèques dont la Bibliothèque La Pérouse (BLP) à Brest co-gérée par l’Ifremer (10), l’Université de Bretagne Occidentale (3) et l’IRD(2) • Budget : 735 000€ dont 600 000€ pour les ressources documentaires Un public estimé à 500 scientifiques, techniciens et ingénieurs

4. Les « ancêtres » du projet • Archimer, archive institutionnelle de l’Ifremer (2005) • Post-publications, rapports, thèses, actes de congrès • 2 niveaux de visibilités (Internet, Intranet) • Une centralisation de la collecte et de l’enregistrement des documents au niveau du service de documentation • Outil de bibliométrie interne (2003) • Référencement des publications Ifremer de Rang A (=indexées dans la base Web of Sciences) • Base de référence pour le calcul de plusieurs indicateurs bibliométriques déterminés avec l’état dans le contrat quadriennal de l’Ifremer • Nombre de publications de Rang A • Co-publications avec : • les universités françaises • les organismes du programme 187 de la LOLF (IRD, INRA…) • les partenaires européens • les partenaires des Pays du Sud • …

5. Un ensemble de besoins exprimés dans ces deux projets • Base Bibliométrie • Elargir la portée de cette base pour permettre le calcul de nouveaux indicateurs bibliométriques documentaires (nombre d’avis/expertises, nombre de rapports…) • .. • Archimer • De nouveaux types de documents (avis, HDR, chapitre d’ouvrage..) pour permettre la centralisation et la conservation de la totalité de la production documentaire de l’Ifremer • De nouveaux modes de visibilité (limitée à une équipe, …) • …

6. Le projet Archimer+ est une réponse globale à ces besoins pour : • Rationaliser (et limiter) les développements informatiques et leur exploitation • Centraliser la totalité de la production documentaire de l’Ifremer afin : • d’assurer sa conservation et sa valorisation, • de fiabiliser / automatiser le calcul des indicateurs bibliométriques

7. Schéma général Enregistrement des publications internationales par le personnel du service de documentation à partir d’export du WOS Enregistrement des rapports, avis, acte de colloques par leurs auteurs Contacts automatisés pour obtenir le texte intégral WOS LDAP Module d’enregistrement centralisé des documents JCR Documents Internet Documents Intranet et conf. Calcul des indicateurs Génération des rapports d’activité Archimer Intranet Archimer Internet

8. Dépôt par les auteurs : un enregistrement simplifié au maximum • Un minimum d’information obligatoire • Une automatisation de la saisie de certaines informations

9. Saisie de la liste des auteurs • Une saisie automatisée à l’aide d’une connexion avec l’annuaire LDAP de l’Ifremer : un des points forts du système ! • L’association « document / auteur / site / département / équipe » est réalisée de manière automatique et fiable en saisissant les premières lettres des noms des auteurs !

10. Enregistrement des fichiers • Le dépôt du texte intégral en PDF est obligatoire • Enregistrement de plusieurs fichiers possible avec, pour chacun, une visibilité spécifique (internet, intranet, limitée à une équipe…)

11. Collecte et enregistrement des publications internationales par le service de documentation • Enregistrement des dépôts spontanés par email • Repérage hebdomadaire des co-publications Ifremer dans le WOS, et import des notices dans Archimer • Etude la politique des éditeurs à l’aide du site WEB Sherpa/Romeo Contact automatisé, si nécessaire, avec les auteurs, pour récupérer, par exemple, le dernier draft Production d’un fichier PDF et enregistrement dans Archimer Une méthode qui nous permet de diffuser en libre accès plus de 80% des co-publications Ifremer 2005-2010 Une proposition en cours de négociation pour appliquer cette méthode aux publications résultants d’un projet européen

12. Normalisation automatique des affiliations (organismes et pays) pour le calcul des indicateurs bibliométriques liés aux collaborations Normalisation automatique fondée sur une base d’équivalence améliorée toutes les semaines Normalisation manuelle (avec assistance) quand la normalisation automatique n’est pas satisfaisante

13. Rappel des règles d’écriture des affiliations aux auteurs Ifremer si nécessaire Message personnalisé pré-composé pour un rappel des règles A l’aide de ces rappels systématiques et personnalisés, seules 6% des publications 2010 présentent des défauts d’écritures dans les affiliations

14. Association aux indicateurs, soit manuellement, soit par lot

15. Affichage des données bibliographiques Lien vers le texte intégral Liste des auteurs avec affichage de l’association auteur / affiliation (exportée du WOS) Facteur d’impact de la revue avec lien vers une présentation de son évolution Nombre de citations et lien vers les publications citantes Liste des indicateurs Proposition de citation incluant un lien vers le DOI et un autre vers la version Archimer

16. Analyse des résultats, calcul des indicateurs • La normalisation hebdomadaire des affiliations permet l’obtention des indicateurs quadriennaux en quelques clics • Le système permet d’autres combinaisons d’analyses avec les données suivantes • nom du journal, • Nom de l’équipe, • type de document, • …

17. Bilan et suite prévue pour cette nouvelle version… • Des premiers retours positifs : • Sur la convivialité du système (simplicité d’enregistrement des documents) • La gestion de la documentation confidentielle • L’export automatique des rapports d’activités des départements et des laboratoires • … • Une obligation de dépôt proposée en Conseil de Direction de l’Ifremer après un test dans un département

18. Quelques statistiques d’usage (2005-2010)

19. Une augmentation continue du nombre de connexions au portail Archimer !

20. Une audience internationale ! • Localisation des 35000 internautes, extérieurs à l’Ifremer, qui ont déchargés, en avril 2010, un ou plusieurs des 6000 fichiers PDF enregistrés dans Archimer • Localisation des lecteurs de documents rédigés en : • Français : France (55%), Algérie (12%), Tunisie (7%), Maroc (5%), Canada (3%), … • Anglais : USA (14%), France (13%), Inde (5%), UK (4%), Chine (4%), …

21. Sources d’accès aux fichiers PDF (Avril 2010)

22. Illustration de notre dépendance vis-à-vis de Google : Évolution du nombre de déchargement de l’ouvrage « L'élevage de la crevette tropicale d'eau douce » (26Mo) En juillet 2007, Google change ses règles d’indexation : les documents de plus de 10Mo ne sont plus indexés.

23. Une différence marquée dans l’utilisation des différents types de documents Moyenne des déchargements par document et par mois entre 2007 et 2009

24. Un phénomène annexe pénalisant : les documents enregistrés le plus récemment sont les moins visibles Nombre de déchargements moyen par thèse et par mois en 2009

25. Google Scholar viendra t-il à notre aide? • Beaucoup de défauts • Un outil toujours en version béta 6 ans après son lancement ! • Une couverture des sources aléatoires • Des métas-données approximatives • … • Mais aussi beaucoup de qualité • Un outil gratuit et rapide • Une recherche sur le texte intégral • Des sources multiples (publications, ouvrages, littérature grise via les archives…) • Un algorithme de classement des résultats différent de Google • Une meilleure visibilité des documents récents? • Une nette augmentation de son utilisation depuis 2-3 ans • La concurrence de Microsoft (Microsoft Academic Search) pourrait être bénéfique

26. Des questions?archimer @ ifremer.fr