Preparar una conferencia de prensa

1. Preparar una conferencia de prensa

2. ¿Qué es una conferencia de prensa? • Es una herramienta diseñada para generar noticias, particularmente, hechos reales y objetivos. • Puede contribuir al avance de la causa de la organización.

3. ¿Por qué preparar una conferencia de prensa? • Para proporcionar más información que en un comunicado de prensa. • Para interactuar: responder preguntas. • Para anunciar algo sin precedentes. • Para defenderse ante publicidad negativa. • Para incentivar la moral del grupo.

4. Ocasiones en la cuales preparar una conferencia de prensa • Cuando el evento incluye a un individuo destacado. • Cuando se tienen importantes avisos por hacer. • Cuando hay una emergencia o crisis. • Cuando se desea responder a un evento relacionado.

5. Antes de la conferencia de prensa: • Definir el tema. • Programar la fecha y la hora. • Seleccionar el sitio. • Escojer y capacitar al moderador y participantes. • Contactar a los medios. • Dar seguimiento a los medios. • Elaborar una carpeta de prensa. • Prepare la sala.

6. La carpeta de prensa debe contener lo siguiente: • Una lista de los participantes de la conferencia de prensa. • Un comunicado de prensa y antecedentes sobre el tema. • Fotografías brillantes en blanco y negro. • Biografías resumidas de los participantes. • Reportajes/artículos relacionados.

7. Consejos para los participantes: • Sea claro y preciso. • Considere que la audiencia es inteligente. • No sostenga o juegue con ningún objeto. • Vista correctamente . • Diga siempre la verdad.

8. Preparación de la sala: • Verifique la ubicación de los enchufes eléctricos. • Coloque una mesa para sentar a sus oradores. • Proporcione asientos para los reporteros y su equipo. • Despliegue materiales visuales como fondo para el panel. • Tenga una hoja de registro de asistencia. • Proporcione un podio para el moderador. • Coloque bebidas.

9. En la conferencia de prensa: • Dé la bienvenida a la prensa. • Haga que se registren y proporcione a cada uno una carpeta de prensa. • Siente a los participantes en la mesa frente a los reporteros. • Revise la hoja de registro para saber qué medios están representados. • No comience más tarde de 5 minutos después del tiempo programado. • Grabe el evento. • El moderador debe dar la bienvenida a la prensa y presentar el tema y a los participantes. • Cada participante debe hacer una presentación de 3-5 minutos, destacando 3-5 puntos clave.

10. En la conferencia de prensa: • Después de las presentaciones, el moderador debe responder a las preguntas y dirigirlas a los participantes apropiados. • Después aprox. 45 minutos, finalice la conferencia. Agradezca a los participantes y a los medios. Si es apropiado, invite a los medios a permanecer más tiempo para realizar conversaciones informales con los participantes.

11. Después de la conferencia de prensa: • Revise la hoja de registro para determinar qué medios importantes no asistieron. • A los que no asistieron, entrégueles una comunicado de prensa y una carpeta de prensa o concrete una entrevista entre un reportero y uno de los participantes de la conferencia.