Työryhmien evästys työskentelyyn

1. Pirkanmaan koulutuskonserni-kuntayhtymä (PIRKO) tarjoaa monipuolista ja joustavaa ammatillista koulutusta nuorille ja aikuisille Pirkanmaalla noin 600 henkilön voimin. PIRKOn arvona on vastuullisuus, johon kaikki toimintamme perustuu. PIRKO edistää työllistymistä ja yrittäjyyttä yhdessä yhteistyökumppaneidensa kanssa. PIRKOn toiminnan nykytilaa kuvaavien työryhmien valmennus Kohderyhmä: muutosagentit Aika: 6.9.2011 Paikka: Åkerlundinkatu 8, Tampere Laatujohtaja Ritva Korte Tampereen kaupunki Toisen asteen koulutus Laatu- ja arviointiyksikkö Työryhmien evästys työskentelyyn

2. YHTEINEN ARVIOINTIMALLI – CAF (Common AssessmentFramework) = organisaation laatima TOIMINNAN KUVAUS, jonka avulla tehdään itsearviointi = julkiselle sektorille tarkoitettu laadunarvioinnin ja toiminnan kehittämisen työkalu. Perusajatuksena on organisaation kokonaisvaltainen laadunarviointi, jossa tarkastellaan tulosten lisäksi organisaation toiminta-tapoja, joilla mahdollistetaan hyvien tulosten syntyminen.

3. Kuvaus organisaation Toiminnasta viidellä eri osa-alueella: • Johtajuus • Henkilöstö • Strategiat ja toiminnan suunnittelu • Kumppanuudet ja resurssit • Prosessit Toiminnan tuloksista neljällä eri osa-alueella • Henkilöstötulokset • Asiakas- ja kansalaistulokset • Yhteiskunnalliset tulokset • Keskeiset suorituskykytulokset Mikä on Toiminnankuvaus?

4. Kuvauksen vaatimukset Kuvaus kustakin osa-alueesta tiivistetään Kunkin osa-alueen tekstin ja mahdollisten kuvioiden/ kaavioiden tulee mahtua kahteen A4 sivuun Kirjasinlaji on valittava samoin fonttikoko Kuvioiden ja kaavioiden otsikointi sovittava

5. Ryhmän työskentely Jokainen valmistautuu: pohtii omalta osaltaan oman osa-alueen asioita Puheenjohtaja johtaa puhetta, pitää keskustelun asiassa – ei anna keskustelun kulkea lillukanvarpuihin Kokoontumisista lyhyt muistio mm. paikalla olleet – mahdolliset korvausasiat Yhteinen sähköinen alusta, jolle kirjataan työn tulokset – muut ryhmät näkevät toisten etenemisen Kotiläksyjä annetaan ja ne tehdään sovitusti – vastuuta jaetaan Ryhmä on oppimismatkalla kohti tulevaisuutta

7. 1. JOHTAJUUS visio, toiminta-ajatus ja arvot johtamisjärjestelmä motivointi ja tukeminen yhteyksien pitäminen Organisaation johtajien toiminnalla luodaan toimintaan selkeyttä ja yhtenäisyyttä sekä ympäristö, jossa organisaatio ja sen henkilöstö yltävät parhaimpaansa

8. 1. JOHTAJUUS ”Johtajan on joskus hyvä vilkaista taakseen – tuleeko kukaan perässä” Johtajat ovat esimerkkinä muille kaikissa asioissa Esimerkiksi Miten arvot, toiminta-ajatus ja visio ovat syntyneet ja miten ne näkyvät jokapäiväisessä työssä? Miten johtajat osallistuvat organisaation, prosessien ja muiden johtamisjärjestelmien kehittämiseen ja luovat ja ylläpitävät organisaation mittausjärjestelmää? Miten he kannustavat luovuuteen, oppimiseen ja kehittymiseen sekä sisäiseen yhteistyöhön? Miten johtajat arvioivat ja kehittävät omaa johtamiskäyttäytymistään? Miten johto pitää yhteyksiä päättäjiin ja sidosryhmiin? Miten he käynnistävät yhteisiä kehittämishankkeita kumppaneiden kanssa?Miten he tekevät organisaatiota ja sen tavoitteita tunnetuksi?

9. 2. STRATEGIAT JA TOIMINNAN SUUNNITTELU sidosryhmien tarpeet suorituskyky strategian kehittäminen ja ylläpito keskeiset prosessit strategian viestintä Organisaatio toteuttaa toiminta-ajatustaan ja visiotaan selkeän sidosryhmä-suuntautuneen strategian kautta ottaen huomioon poliittiset linjaukset ja sidosryhmien tarpeet. Toimintaa tuetaan jatkuvasti paranevalla resurssien ja prosessien hallinnalla. Strategia muunnetaan suunnitelmiksi ja mitattaviksi tavoitteiksi

10. 2. STRATEGIAT JA TOIMINNAN SUUNNITTELU .. Kun strategia on tehty – työ on vasta alussa … Tehdä oikeita asioita = strateginen tehokkuus Tehdä asiat oikein = operationaalinen tehokkuus Strategian oltava kunnossa, jotta tavoitteita voidaan asettaa Esimerkiksi Millaisia strategioita on? Miten organisaationne strategiat syntyvät ja miten ne viestitetään henkilöstölle? ”Ihminen sitoutuu siihen missä häntä on kuunneltu ja arvostettu” Miten strategiat päivitetään? Miten ne muuttuvat käytännön toiminnaksi? – prosessien kuvaus? Miten palautejärjestelmiä käytetään toiminnan kehittämisessä ja uudistusten toimeenpanossa?

11. MITÄ ON? 19.12.2010/rk

13. 3. HENKILÖSTÖ henkilöstövoimavarojen suunnittelu osaamisen tunnistaminen henkilöstön osallistuminen vuoropuhelu tunnustus ja hyvinvointi Henkilöstö muodostaa organisaation ja on sen tärkein voimavara. Tapa, jolla työntekijät tekevät keskenään yhteistyötä ja käyttävät olemassa olevia resursseja ratkaisee lopulta organisaation menestyksen

14. 3. HENKILÖSTÖ Henkilöstöpolitiikka toteuttaa oppilaitoksen strategiaa ” Tunnusta ei saada vain rehtorilta vaan myös oppilailta. On opittu antamaan tunnustusta ja arvostusta toisillemme ja jopa rehtorille.” Esimerkiksi Miten henkilöstöresurssit ja strategia on sovitettu yhteen? Miten henkilöstö on otettu mukaan suunnitteluun ja parantamiskohteiden tunnistamiseen? Miten henkilöstön osaaminen on tunnistettu? Miten osaamista pidetään yllä? Miten henkilöstölle annetaan tunnustusta? Henkilöstön työhyvinvointi

15. 4. KUMPPANUUDET JA RESURSSIT ulkoiset kumppanuussuhteet taloudelliset resurssit rakennukset, laitteistot ja materiaalit teknologia tiedot ja tietämys Kumppanuudet ovat tärkeitä resursseja ja ne tukevat organisaation toiminnan onnistumista (strategian toteuttaminen, prosessien tehokkuus)

16. 4. KUMPPANUUDET JA RESURSSIT Visio ja strategia ohjaavat kumppaneiden valintaa ja kehittämistä - ” Muiden avulla saa paljon enemmän aikaan.” Kaikki tietävät mitä mikäkin maksaa ja missä mennään Tiloja vuokrataan myös ulkopuolisille (tilojen käyttö- ja käyttäytymisohjeet on laadittu) Uusi teknologia auttaa oppilaitosta saavuttamaan tavoitteensa Esimerkiksi Miten tärkeimmät kumppanit on tunnistettu, keitä ne ovat? Miten toiminnan kehittämisessä kuullaan asiakkaita? Millä periaatteella taloudelliset voimavarat suunnataan? Miten tietojärjestelmät tukevat johtamista ja ydintehtävän suorittamista? Mistä tiedetään, että toimitilat ovat tehokkaassa käytössä?

17. 5. PROSESSIT prosessien suunnittelu ja hallinta prosessien parantaminen tuotteiden ja palvelujen kehittäminen tuotteiden ja palvelujen tuottaminen asiakassuhteet Ydin- ja tukiprosessien määrittely ja tunnistaminen. Miten prosesseja kehitetään – innovatiivisuus?

18. 5. PROSESSIT ”Prosessit ovat rataverkko, jossa junat voivat turvallisesti ajaa ja pitää aikataulunsa” Prosessikartta kuvaa sekä ydin- että tukiprosessit. Ydinprosessien avulla oppilaitos kehittää ja tuottaa niitä palveluita, joita asiakkaat ja muut sidosryhmät odottavat Esimerkiksi Mitkä ovat tärkeimmät prosessit eli ydinprosessit? Mitä ovat tukiprosessit? Miten prosesseja parannetaan – miten huomioidaan asiakkaiden tarpeet? Miten järjestelmällisesti opetussuunnitelmia ja koulutuspalveluja kehitetään? Prosessien toimintaa ja tuloksia mitataan säännöllisesti Myös koulutus on myyntiä, tekemistä ja jälkihuoltoa!”

19. 6. ASIAKAS JA KANSALAISTULOKSET asiakkaiden näkemykset asiakasmittarit Mitkä ovat organisaation toimintaa koskevat asiakas- ja kansalaistulokset? Miten tietoa hyödynnetään parantamisessa?

20. 6. ASIAKAS JA KANSALAISTULOKSET Asiakkaiden näkemykset: hyvä, vastaa tavoitteita, kehittynyt ja parempi muita oppilaitoksia Tuleeko palautetieto riittävän nopeasti? Kuka vastaa palautetiedon analysoinnista? Esimerkiksi Mitkä ovat keskeiset asiakastulokset? – onko niillä tavoitearvot? asiakastyytyväisyys (koulun valinta, opiskelun aloittaminen, opetus ja opettajat, opiskeltavat asiat, opiskeluilmapiiri) hakijamäärät/aloituspaikat opiskelijavalitukset Miten tulokset ovat kehittyneet? Mikä on tärkeimpien ulkopuolisten asiakasryhmien palaute?

21. 7. HENKILÖSTÖTULOKSET henkilöstön näkemykset henkilöstömittarit Millaisia tuloksia organisaatio on saavuttanut henkilöstön osaamisessa, motivaatiossa, työtyytyväisyydessä ja suorituskyvyssä?

22. 7. HENKILÖSTÖTULOKSET Henkilöstön käsitykset oppilaitoksesta ovat hyvät tai erittäin hyvät ja vastaavat tavoitteita. Käsitykset ovat myönteistyneet viimeisten vuosien aikana Henkilöstön palkitseminen – perustuuko tulosmittareihin? ”Porkkanat ovat hyviä mutta joskus keppikin toimii” Esimerkiksi Millaisia henkilöstötuloksia on? – onko niillä tavoitearvot? Ja miten ne ovat kehittyneet? henkilöstötyytyväisyyden mittaamisen trenditieto (3 – 5 v) kehityskeskustelut opettajien kelpoisuus henkilöstön palkitseminen osaamisen kehittäminen (% osuus henkilöstömenosta) sairauspoissaolot – poissaolot -- eläköityminen vaihtuvuus

23. 8. YHTEISKUNNALLISET TULOKSET yhteiskunnan näkemykset (maine/mediajulkisuus, yhteiskunnallisesti vaikuttava työ, mikä ei kuulu perustehtävään) osallistuminen ja tukeminen Millaisia ympäröivään yhteiskuntaan vaikuttavia tuloksia organisaatio on saavuttanut paikallisesti, kansallisesti tai kansainvälisesti? Miten organisaatio suhtautuu mm ympäristökysymyksiin omassa toiminnassaan kuin laajemminkin yhteiskunnassa?

24. 8. YHTEISKUNNALLISET TULOKSET Yhteiskunnallinen vaikuttaminen ja osallistuminen liittyvät luontevasti oppilaitoksen tavoitteisiin ja toimintaan. ” Olemme ennen muita kehittäneet näkyvästi yhteiskunnallista vastuutamme. Tämä on antanut meille edelläkävijän maineen.” Esimerkiksi Osallistuminen yhteiskunnalliseen toimintaan Minkälaisia ovat sidosryhmien näkemykset toiminnasta ja miten tulokset ovat kehittyneet? valmistuneiden jatko-opiskeluun sijoittuminen ympäristövaikutukset – kestävän kehityksen ohjelman toteuttaminen maine/mediajulkisuus yhteiskunnallinen työ

25. 9. KESKEISET SUORITUSKYKYTULOKSET suorituskykytulokset keskeiset suorituskyvyn mittarit Tulokset, mitkä organisaatio on saavuttanut koskien perustehtäväänsä. Nämä tulokset ovat joko toiminnan vaikuttavuuteen liittyviä ulkoisia tuloksia tai organisaation omaan toiminnan tehokkuuteen tai kehittämiseen liittyviä sisäisiä tuloksia.

26. 9. KESKEISET SUORITUSKYKYTULOKSET Parantuneet tulokset ovat tulosta kehittyneestä osaamisesta Mitattavat asiat on harkittava tarkkaan, jotta saadaan niille ohjausvoima Toiminnallinen tehokkuus on hyvä ja vastaa asetettuja tavoitteita. Tunnusluvut ovat merkittävästi parantuneet ja ylittäneet asetetut tavoitteet. Esimerkiksi Minkälaisia ovat keskeiset suorituskykytuloksemme – onko mittareilla tavoitearvot? talousarvioin toteutuminen opetussuunnitelman toteutuminen hankkeiden määrä ja kehittämisen tulokset ylioppilaskirjoitusten tulokset keskeyttämisaste ja läpäisyaste kansainväliset vaihdot osoitukset toimintamenojen tehokkaasta käytöstä rakennusten käyttöaste materiaalien kulutus

27. HYVIN ALOITETTU ON PUOLIKSI TEHTY! Muutos on kuin raketti. Se vaatii valtaisan energian läpäistäkseen ilmakehän. Läpäisyn jälkeen sitä ei pidättele mikään. Mikä erottaa menestyjät keskinkertaisista? Tarvitsemme kysymyksiä, jotka saavat meitä ajattelemaan uudella tavalla ja johdattavat ajatuksemme uusille urille. Yhdessä ainoassa kysymyksessä voi olla enemmän ruutia kuin tuhannessa vastauksessa.

28. ne oikeat kysymykset!!