Anlagenbuchhaltung

1. Anlagenbuchhaltung Arbeitskreise zum NKHR-MV 05.05.2008 – 08.05.2008

2. Inhalt • Wesen der Anlagenbuchhaltung • Aufbau der Anlagenbuchhaltung • Allgemeine Anforderungen an eine Anlagenbuchhaltung • Eingliederung in das Rechnungswesen • Verknüpfung der Anlagenbuchhaltung mit der Sonderpostenbuchhaltung • Ermittlung der aktivierungspflichtigen Aufwendungen • Organisatorische Eingliederung der Anlagenbuchhaltung • Personelle Besetzung • Internes Kontrollsystem • Aktivierungsrichtlinie • Exkurs

3. Wesen • Die Anlagenbuchhaltung ist eine Nebenbuchhaltung. • Nebenbuchhaltungen sind Bestandteile des Rechnungs-wesens, in denen buchungsrelevante Daten erzeugt oder verwaltet werden. • Die Prüfung erfolgt durch die Anwender. • Die Freigabe erfolgt durch den Bürgermeister. • An eine Nebenbuchhaltung sind die gleichen Anforderungen zu stellen wie an die Hauptbuchhaltung. • Bei der Führung der Anlagenbuchhaltung sind die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung zu beachten. § 26 Abs. 4 S. 2 – 4 GemHVO-Doppik

4. Allgemeine Anforderungen • In der Anlagenbuchhaltung sind alle Geschäftsvorfälle zeitnah zu erfassen, die eine Veränderung des Anlagevermögens bedingen, damit die tatsächliche Vermögenslage unter Beachtung der GoB in einer angemessenen Zeit erkennbar ist. • Zu beachten sind dabei insbesondere die Kriterien des wirtschaftlichen Eigentums sowie die des Realisations- und Imparitätsprinzips. • Die Anlagenbuchhaltung ist nur dann ordnungsgemäß, wenn sich sachverständige Dritte (Mitarbeiter des Rechnungshofes, von Rechnungsprüfungsämtern, Bilanzbuchhalter, Wirtschafts-prüfer, Steuerprüfer) darin zurechtfinden. • Der Überblick muss anhand der Anlagenbuchhaltung und der Belege überwiegend ohne weitere Auskünfte zügig gewonnen werden können.

5. Allgemeine Anforderungen • Die Anlagenbuchhaltung muss Auswertungen zulassen nach • der Haushaltsgliederung und nach dem Produktrahmenplan Dies wird im wesentlichen durch die Zuordnung von Kontennummernkreisen bzw. durch die Erfassung von Kostenträgern und Kostenstellen, nach denen eine Aus-wertung möglich sein muss, gewährleistet. • der sachlichen Ordnung Dies ist durch die Zuordnung der Vermögensgegenstände zu einzelnen Sachkonten zu gewährleisten. • der zeitlichen Ordnung In der Anlagenbuchhaltung sind alle Geschäftsvorfälle voll-ständig nach der zeitlichen Entstehung zu erfassen und im Grundbuch bzw. einem gesonderten Grundbuch nachzu-weisen.

6. Allgemeine Anforderungen • Die Aufzeichnungen in der Anlagenbuchhaltung sind lückenlos zu führen. Der Nachweis betrifft die immateriellen Vermögensgegenstände, die Sachanlagen und die Finanzanlagen. Auch die im Bau befindlichen Anlagen und die Anzahlungen auf das Anlagevermögen sind in der Anlagenbuchhaltung zu erfassen. • Die Eintragungen in der Anlagenbuchhaltung müssen nicht täglich erfolgen. Sie müssen jedoch zumindest monatlich vorgenommen werden. • Sofern Abkürzungen, Schlüssel u.ä. verwendet werden, müssen Schlüsselverzeichnisse u.ä. über deren eindeutige Bedeutung vorliegen. • Eintragungen dürfen nicht mehr in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr erkennbar ist. • Keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen.

7. Allgemeine Anforderungen • Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme – GoBS§ 26 Abs. 10 GemHVO-Doppik • Zwingende Beachtung der GoBS als Ergänzung zu den allgemeinen GoB • Prüfung und Freigabe von Programmen. • Einsatz gültiger Programme (d.h. Einsatz freigegebener Programme) • Vollständigkeit und Richtigkeit der Datenverarbeitungsvor-gänge (Erfassung, Eingabe, Verarbeitung und Ausgabe) • Lückenlose Dokumentation von Eingaben und Veränderungen • Sicherung gegen unbefugte Eingriffe durch wirksame Zugriffs- und Zugangskontrollen (Zugangsberechtigungen)

8. Allgemeine Anforderungen • Sicherung der erfassten Daten gegen Verlust, Wegnahme und nachträgliche unbefugte Veränderungen durch eine ausreichende Datensicherung. • Die in der Anlagenbuchhaltung erfassten Daten müssen während ihrer Aufbewahrungsfrist (gemäß § 29 GemHVO-Doppik 10 Jahre) sowohl lesbar als auch maschinell auswertbar sein. • Berichtigungen von verarbeiteten Daten sind protokollierungspflichtig, Buchungsbelege sind zu erstellen. • Es sind ausschließlich qualifizierte elektronische Signaturen (§ 2 Nr. 3 Signaturgesetz) zulässig. • Zwingende Trennung der Verantwortung für die Hard- und Software von der Sachbearbeitung oder der Verantwortung für die Anlagenbuchhaltung.

9. Aufgaben der Anlagenbuchhaltung • Nachweis und Fortschreibung der Vermögensgegenstände des Anlagevermögens • dem Grunde nach (mengenmäßiger Bestandsnachweis) • der Höhe nach (wertmäßiger Bestandsnachweis) • Nachweis der • immateriellen Vermögensgegenstände • Sachanlagen • Finanzanlagen • ggf. der aktivierten Kosten für die Ingangsetzung und Erweiterung der Verwaltung • Erstellung der Anlagenübersicht (siehe Muster) • Nachweis der Investitionen je Teilhaushalt / Produkt • Bereitstellung der Abschreibungen und Zuschreibungen je Teilergebnisrechnung (je Produkt) • Bereitstellung von Daten für die Kosten- und Leistungsrechnung

10. Aufgaben der Anlagenbuchhaltung • Differenzierte Darstellung der Anlagenzugänge bewertet mit Anschaffungs- / Herstellungskosten je Vermögensgegenstand • Differenzierte Fortschreibung der Anschaffungs- / Herstel-lungskosten in den Perioden nach der erstmaligen Erfassung • Nachaktivierungen • Zuschreibungen aufgrund einer steuerlichen Außenprüfung • Anschaffungs- oder Herstellungskostenminderungen • Teilabgänge /Totalabgänge • Nachweis der kumulierten Anschaffungs- oder Herstellungs- kosten zum Ende des Haushaltsjahres der zum Bilanzstichtag bilanzierungspflichtigen Vermögensgegenstände • Erfassung der Abschreibungsdauer je Vermögensgegenstand • Verteilung der Anschaffungs- / Herstellungskosten über die Abschreibungsdauer eines Vermögensgegenstandes

11. Aufgaben der Anlagenbuchhaltung • Differenzierte Darstellung der planmäßigen und außer-planmäßigen Abschreibungen des Haushaltsjahres je Vermögensgegenstand • Differenzierte Fortschreibung der planmäßigen und außer-planmäßigen Abschreibungen in den Perioden während der Nutzungsdauer eines Vermögensgegenstandes • Zuschreibungen aufgrund einer steuerlichen Außenprüfung • Zuschreibungen als Wertaufholung nach dem Wegfall der Gründe für eine außerplanmäßige Abschreibung • Abgang von kumulierten Abschreibungen aufgrund von Teilabgängen / Totalabgängen • Nachweis der kumulierten planmäßigen und außerplan-mäßigen Abschreibungen (in der Summe und getrennt) zum Ende des Haushaltsjahres

12. Aufgaben der Anlagenbuchhaltung • Zusätzliche Aufgaben der Anlagenbuchhaltung • Nachweis der Buchverluste und Buchgewinne bei Anlageabgängen • Bereitstellung von Daten für ein Anlagenmanagement (Immobilien-, Straßenmanagement) • Bereitstellung von Daten für den Abschluss von Versicherungen (u.a. Sach- und Haftpflichtversicherung) • Nachweis des Versicherungsschutzes und der Versicherungswerte • Bereitstellung von Daten für die Kosten und Leistungs-rechnung auf der Grundlage historischer Anschaffungs- oder Herstellungskosten • Ermittlung von Wiederbeschaffungswerten und von Abschreibungen auf der Grundlage von Wieder-beschaffungswerten für die Kalkulation

13. Aufgaben der Anlagenbuchhaltung • Zusätzliche Aufgaben der Anlagenbuchhaltung • Nachweis von Grundstücksverträgen (Miet- und Pachtverträge, Belastungen auf eigenen Grundstücken und Rechte an fremden Grundstücken) • Bereitstellung von Daten für die Beitragsveranlagung und für die Anforderung von Kostenerstattungen • Bereitstellung von Daten für die Erstellung von Verwendungsnachweisen • Bereitstellung von Daten für die steuerliche Gewinnermittlung der Betriebe gewerblicher Art

14. Eingliederung in das Rechnungswesen • Abhängigkeit von • Aufgaben, die der Anlagenbuchhaltung übertragen wurden • Datenverarbeitungslandschaft in der Gemeinde • Alternative 1: • Anlagenbuchhaltung dient ausschließlich dem Nachweis der Vermögensänderungen und des Vermögensnachweises • Erstellung des Anlagennachweises für den Jahresabschluss • Bereitstellung von Daten zur Vorbereitung einer körperlichen Bestandsaufnahme

15. Eingliederung in das Rechnungswesen Alternative 1.1: • Vermögensänderungen werden in der Finanzbuchhaltung erfasst • Manuelle Übernahme der Vermögensänderungen aus der Finanzbuchhaltung (mindestens monatlich) • Manuelle Übergabe der Abschreibungen in die Finanzbuchhaltung (mindestens monatlich) Alternative 1.2: • Vermögensänderungen werden in der Finanzbuchhaltung erfasst • Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur Übernahme der Vermögensänderungen aus der Finanzbuchhaltung (mindestens monatlich) • Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur Übergabe der Abschreibungen in die Finanzbuchhaltung (mindestens monatlich)

16. Eingliederung in das Rechnungswesen Alternative 1.3: • Vermögensänderungen werden in der Anlagenbuchhaltung erfasst • Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur Übergabe der Vermögensänderungen (mindestens monatlich) • Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur Übergabe der Abschreibungen (mindestens monatlich) Alternative 1.4: • Vermögensänderungen werden in der Auftragsabrechnung (Bestellwesen) erfasst und über eine automatische oder manuelle Schnittstelle in die Anlagenbuchhaltung übernommen • Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur Übergabe der Vermögensänderungen (mindestens monatlich) • Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur Übergabe der Abschreibungen (mindestens monatlich)

17. Eingliederung in das Rechnungswesen Alternative 1.5: • Vermögenszugänge werden in der Auftragsabrechnung (Bestellwesen) erfasst und über eine automatische oder manuelle Schnittstelle ins GIS (Gebäudemanagementsystem, Straßenmanagementsystem) übernommen und von dort über eine automatische oder manuelle Schnittstelle in die Anlagenbuchhaltung übernommen • Vermögensabgänge werden im GIS o.ä. erfasst und über eine Schnittstelle in die Anlagenbuchhaltung übernommen • Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur Übergabe der Vermögensänderungen (mindestens monatlich) • Automatische Schnittstelle zur Finanzbuchhaltung zur Übergabe der Abschreibungen (mindestens monatlich) • Automatische Schnittstelle zum GIS o.ä. zur Übergabe der Abschreibungen

18. Eingliederung in das Rechnungswesen Alternative 2: • Der Anlagenbuchhaltung sind zusätzliche Aufgaben zugeordnet: Alternative 2.1: • Bereitstellung der Daten für die Beitragsermittlung und die Anforderung von Kostenerstattungen • Durchführung von Beitragsermittlungen und Anforderung von Kostenerstattungen • Zusätzliche Schnittstelle zur Debitorenbuchhaltung zur Übergabe der Sollstellungen • Zusätzliche Schnittstelle zur Sonderpostenbuchhaltung, sofern diese nicht in die Anlagenbuchhaltung integriert ist

19. Eingliederung in das Rechnungswesen Alternative 2.2: • Bereitstellung von Daten für die Erstellung von Verwendungsnachweisen • Erstellung von Verwendungsnachweisen • Zusätzliche Schnittstelle zur Sonderpostenbuchhaltung, sofern diese nicht in die Anlagenbuchhaltung integriert ist Alternative 2.3: • Bereitstellung von Daten für ein Gebäude- oder Straßenmanagementsystem bzw. GIS • Bereitstellung von zusätzlichen Schnittstellen

20. Verknüpfung mit der Sonderpostenbuchhaltung Gemäß § 37 Abs. 2 und 4 GemHVO-Doppik sind erhaltene zweckgebundene Zuwendungen für die Anschaffung oder Herstellung von Vermögensgegenständen des Anlagevermögens sowie Zuschüsse aus Beiträgen und ähnlichen Entgelten als Sonderposten auszuweisen. • Der Verordnungsgeber schreibt keinen besonderen Nachweis der Sonderposten vor. • Der Nachweis richtet sich nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). • Als den GoB entsprechend wird ein Nachweis angesehen, der entsprechend einer Anlagenübersicht aufgebaut ist. • Anregung an das Projekt: Vorgabe eines Musters zur Argumentation gegenüber Softwareunternehmen

21. Verknüpfung mit der Sonderpostenbuchhaltung Gemäß § 37 Abs. 2 und 4 GemHVO-Doppik sind die Sonder-posten ertragswirksam entsprechend der Abschreibung der damit finanzierten Vermögensgegenstände aufzulösen. • Die Vorgabe des Verordnungsgebers bezieht sich auf • planmäßige Abschreibungen • außerplanmäßige Abschreibungen • Zuschreibungen • Veränderungen der planmäßigen Abschreibungen aufgrund der Verlängerung oder Verkürzung von Nutzungsdauern, sofern diese nicht auf geförderten Nachaktivierungen beruhen • Bei Anlageabgängen und Anlageteilabgängen sind die Sonderposten ebenfalls in Abgang zustellen. • Bei Umgliederungen ins Umlaufvermögen sind die entsprechenden Sonderposten ebenfalls umzubuchen (Sonstige Sonderposten).

22. Verknüpfung mit der Sonderpostenbuchhaltung • Bei der unentgeltlichen Übertragung von Vermögens-gegenständen des Anlagevermögens auf der Grundlage von Rechtsvorschriften sind von dem Rechtsnachfolger nicht nur die Werte der Anlagen sondern auch die Sonderposten unverändert zu übernehmen Fazit: • Aufgrund der Vielzahl der Sonderposten sowie der damit finanzierten Vermögensgegenstände wird eine automa-tische Verknüpfung der Anlagenbuchhaltung mit der Sonderpostenbuchhaltung dringend empfohlen. • Erfolgt keine automatische Verknüpfung ist durch Dienst-anweisung zu regeln, wie die Verknüpfung manuell durch-zuführen ist. • Im Rahmen des IKS sind Prüfungen hinsichtlich der Verknüpfung vorzusehen.

23. Verknüpfung mit der Sonderpostenbuchhaltung • DV-technische Lösungen in der Praxis u.a.: • Automatische Verknüpfung der Anlagenbuchhaltung mit der Sonderpostenbuchhaltung bei der Führung von zwei getrennten Systemen. • Automatische Verknüpfung der Anlagenbuchhaltung mit der Sonderpostenbuchhaltung bei der Führung in einem ein-heitlichen System, das jedoch getrennte Auswertungen (Anlagen / Sonderposten) zulässt. • Keine Verknüpfung der Anlagenbuchhaltung mit der Sonder-postenbuchhaltung, jedoch Vermerk bei dem entsprechen-den Vermögensgegenstand, dass es einen korrespondieren-den Sonderposten gibt; bei Bedarf ist der entsprechende Sonderposten manuell zu korrigieren. • Keine Verknüpfung von Anlagenbuchhaltung und Sonderpostenbuchhaltung.

24. Aktivierungspflichtige Aufwendungen • Anschaffungs- / Herstellungskosten sind Bewertungsober- und –untergrenze - § 33 Abs. 1 GemHVO-Doppik • Unterscheide Anschaffungskosten / Herstellungskosten, da • unterschiedlicher Umfang der zu aktivierenden Aufwendungen (bei Anschaffungen keine Aktivierung von Gemeinkosten) • unterschiedlicher Abschreibungsbeginn • unterschiedliche Aktivierung dem Grunde nach bei immateriellen Vermögensgegenständen (kein Ansatz von selbst hergestellten immateriellen Vermögensgegenständen) • kein Ansatz von Fremdkapitalzinsen bei der Anschaffung

25. Aktivierungspflichtige Aufwendungen Wann liegt eine Herstellung vor? • Anschaffung eines unfertigen Vorproduktes, das weiterbearbeitet wird, • Bei der Zusammensetzung von mehreren gleichwertigen Vermögensgegenständen • Abfolge von mehreren Anschaffungsvorgängen (Generalunternehmer) • Hersteller ist, wer das Risiko der Herstellung trägt (Bei Software ist entscheidend, wer das Funktionsrisiko trägt. Trägt das Risiko der Lieferant, dann liegt eine Anschaffung vor).

26. Aktivierungspflichtige Aufwendungen Anschaffungskosten • Anschaffungskosten müssen unmittelbar dem Erwerb eines Ver-mögensgegenstandes dienen. Kosten, die nur in einem mittel-baren Zusammenhang stehen, sind nicht aktivierbar (Objekt-besichtigung in Vorbereitung der Anschaffung) • Kosten müssen sich auf den Erwerbsvorgang beziehen; kein Ansatz von Vermittlungsprovisionen oder Beratungskosten • Gesondert in Rechnung gestellt Finanzierungskosten sind keine Anschaffungskosten • Nachträgliche Aufwendungen zur Erlangung der Betriebsbereit-schaft (entsprechend der Zweckbestimmung nutzbar) sind Anschaffungskosten (Aufstellung und Montage, Aufwendungen für eine Umrüstung zur Erlangung der Betriebsbereitschaft, nicht jedoch Inspektionskosten eines fahrbereiten Fahrzeugs) • Keine Rückstellungsbildung für künftige Anschaffungskosten (Jedoch Rückstellungsbildung für noch nicht in Rechnung gestellte Anschaffungskosten für bereits erfolgte Anschaffung)

27. Aktivierungspflichtige Aufwendungen Zusammensetzung der Anschaffungskosten • Anschaffungspreis, bereinigt um Anschaffungspreisänderungen • Anschaffungspreisänderungen sind auch dann anzusetzen, wenn sie in einem größeren zeitlichen Abstand zum Anschaffungsvorgang erfolgen. • Minderungen aufgrund • Schlechtlieferung (Verhandlungsweg oder Prozess) • Rabatte (von Lieferern oder auch Vermittlern) • Skonti • Boni, nur wenn direkt einem Anschaffungsvorgang zuzurechnen • endgültige Vermessung eines Grundstücks

28. Aktivierungspflichtige Aufwendungen Anschaffungsnebenkosten • Einzelkosten im unmittelbaren Zusammenhang mit dem Erwerb und der Versetzung in einen betriebsbereiten Zustand • Sowohl interne als auch externe Kosten Grunderwerbsteuer, Frachten, Rollgelder, Besichtigungen nach der Kaufentscheidung Sonderfälle: • Aufteilung auf mehrere Vermögensgegenstände • entsprechend der vertraglichen Vereinbarung, sofern diese nicht willkürlich ist, ansonsten sachgerechte Schätzung • kein Ansatz von Sachgesamtheiten; die Bilanzierung von Sachgesamtheiten widerspricht dem Grundsatz der Einzel-bewertung. Zulässige Ausnahmen von der Einzelbewertung sind die Gruppenbewertung und der Festwert.

29. Aktivierungspflichtige Aufwendungen Sonderfälle: • Unentgeltlicher Erwerb Vorsichtig zu schätzender sonst üblicher Anschaffungswert bei gleichzeitigem Ansatz eines Sonderpostens • Zuschüsse und Subventionen tatsächliche Anschaffungskosten bei gleichzeitigem Ausweis eines Sonderpostens oder einer Rücklage • Tausch Ansatz mit dem Buchwert des hingegebenen Vermögensgegen-stands ggf. unter Berücksichtigung von Ausgleichszahlungen keine Aufdeckung stiller Reserven • Erwerb auf Rentenbasis Rentenbarwert zum Zeitpunkt des Erwerbs (Erstverbuchung); spätere Änderungen der Rente verändern den Kaufpreis nicht

30. Aktivierungspflichtige Aufwendungen Herstellungskosten • Aufwendungen für den Verbrauch von Gütern oder Dienstleistungen • für die ursprüngliche Herstellung eines Vermögensgegenstandes • für die nachträgliche Herstellung eines Vermögensgegenstandes • Wiederherstellung eines voll verschlissenen Vermögens-gegenstandes • Änderung der betrieblichen Funktion (Wesensänderung) • Erweiterung • eine über den ursprünglichen Zustand hinausgehende wesentliche Verbesserung Alles was nicht Herstellung ist, ist Erhaltung (laufender Aufwand des Haushaltsjahres). Keine exakte Abgrenzung in der GemHVO-Doppik vorgegeben.

31. Aktivierungspflichtige Aufwendungen Wiederherstellung bei Vollverschleiß • Vermögensgegenstand ist zur Gänze unbrauchbar geworden (u.a. Fundamente, tragende Innen- und Außenwände, Geschossdecken) • Unter Verwendung von nutzbaren Teilen entsteht ein neuer Vermögensgegenstand • Nach Teilzerstörung durch Brand liegen Herstellungskosten im Sinne der Erweiterung (Substanzmehrung) vor Wesensänderung • Funktion, Zweckbestimmung ändert sich (Umbau eines Lagerhauses in ein Bürohaus, Umbau eines Bürohauses in ein Wohnhaus)

32. Aktivierungspflichtige Aufwendungen Erweiterung • Bestehender Vermögensgegenstand wird als Ganzes und nicht nur in Teilen erweitert (Substanzmehrung) • Einbau bisher nicht vorhandener Teile zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit stellen Erhaltungsaufwand dar (Einbau zusätzlicher Heizkörper, Steckdosen, Anbringung einer zusätzlichen Fassadenverkleidung, Versetzen von Wänden) • Einbau nicht vorhandener Bestandteile mit neuer Funktion (Markiseneinbau, Alarmanlage, zusätzliche Trennwände) • Nicht selbstständig nutzbare Anbauten, Aufstockungen um weitere Geschosse, Ausbau Dachgeschoss zur Schaffung zusätzlicher Büroräume, nicht jedoch Schaffung einer höheren Raumhöhe bei Dacherneuerung, wenn keine Zunahme der Nutzfläche • Wiederherstellung der Bausubstanz nach Brand • Ablösebeträge für Stellplatzverpflichtungen, wenn die Maßnahme selbst aktivierungspflichtig ist

33. Aktivierungspflichtige Aufwendungen Wesentliche Verbesserung über den ursprünglichen Zustand hinaus • Zustand zum Zeitpunkt der Erstbilanzierung ist zum Vergleich heranzuziehen • Maßnahmen, die zu Nachaktivierungen führten, sind zusätzlich zu berücksichtigen • Wesentliche Verbesserung gegenüber dem Zustand vor Durchführung der Maßnahme reicht nicht aus • Verbesserung muss am ganzen Vermögensgegenstand stattfinden, Verbesserungen lediglich von Teilen des Vermögensgegenstandes stellen Erhaltungsaufwand (Aufwand des Haushaltsjahres) dar

34. Aktivierungspflichtige Aufwendungen Maßnahmen müssen in ihrer Gesamtheit • über eine zeitgemäße substanzerhaltende Erneuerung hinausgehen • den Gebrauchswert des Gebäudes insgesamt deutlich erhöhen Erhöhung des Gebrauchswertes erfolgt insbesondere durch Modernisierung der Einrichtungen, die den Gebrauchswert maßgeblich bestimmen (Heizungs-, Sanitär-, Elektroinstal-lationen, Fenster, nicht jedoch Türen, Zargen, Fußböden) Jede einzelnen Maßnahme für sich ist als Erhaltung und damit als Aufwand zu betrachten. Werden durch Bündelung in einer Maßnahme drei der vier maßgeblichen Bereiche betroffen, ist eine Standardan-hebung und damit eine wesentliche Verbesserung gegeben (Aktivierung) • für die Zukunft eine erweiterte Nutzungsmöglichkeit schaffen

35. Aktivierungspflichtige Aufwendungen Zusammentreffen von Herstellungskosten mit Erhaltungsaufwendungen • Grundsätzlich sachgerechte Aufteilung der Aufwendungen auf Herstellungskosten und Erhaltungsaufwendungen Beispiel: Im Zusammenhang mit der Herstellung eines Anbaus an ein bestehendes Gebäude werden die Fenster im bestehenden Gebäude ausgetauscht (Erhaltung) • Einzelmaßnahmen, die für sich genommen teils Herstellungs- teils Erhaltungsaufwendungen darstellen, sind insgesamt als Herstellungskosten zu behandeln, wenn die Maßnahmen in einem engen sachlichen (bautechnischen) Zusammenhang stehen, auch wenn sich diese über mehrere Jahre erstrecken Beispiel: Im Zuge der Herstellung einer Überbauung (Verbindung zwischen zwei Gebäuden im 2. OG) sind Ausbesserungs-arbeiten an den Fundamenten der bestehenden Gebäude erforderlich (Aktivierung)

36. Aktivierungspflichtige Aufwendungen Vorschlag zur Diskussion: Abgrenzung von Investition und Erhaltungsmaßnahmen Straßen • Betriebliche Unterhaltung (Aufwand) Winterdienst, Grünpflege, Straßenreinigung, verkehrstechnischer Dienst, Fahrbahnmarkierungen, Schutzplanken • Bauliche Unterhaltung (Aufwand) Kleinflächige Flickarbeiten, Vergießen von Rissen, Ausbesse-rung von Korrosions- und Oberflächenschutzsystemen • Erneuerung der Deck- und Binderschicht (Investition) Anpassung der Restnutzungsdauer auf höchstens 20 Jahre • Erneuerung der Deck- und der Tragschicht (Investition) Anpassung der Restnutzungsdauer auf höchstens 30 Jahre • Erneuerung des kompletten Oberbaus (Deck-, Trag-, Frostschutzschicht (Investition) Verlängerung der Restnutzungsdauer auf höchstens 35 Jahre

37. Aktivierungspflichtige Aufwendungen Abgrenzung von Investition und Erhaltungsmaßnahmen Straßen • Um- und Ausbau (Investition) Verbreiterung, Anbau Radwege, Knotenpunktausbau, Anbau zusätzlicher Fahrstreifen, Verbreiterung der Fahrbahn für Fahrbahnteiler Vorschlag zur Diskussion: Ermittlung Teilabgang bei aktivierungspflichtiger Teilerneuerung • Deckschicht 15 % bei Bauklasse II und III (4 Schichten) • Deckschicht 20 % bei Bauklasse IV (3 Schichten) • Binderschicht 30 bei Bauklasse II • Binderschicht 20 % bei Bauklasse III • Tragschicht 30 % bei Bauklasse II • Tragschicht 35 % bei Bauklasse III • Tragschicht 40 % bei Bauklasse IV • Frostschutzschicht 25 % bei Bauklasse II • Frostschutzschicht 30 % bei Bauklasse III • Frostschutzschicht 40 % bei Bauklasse IV

38. Organisatorische Eingliederung • Keine Vorgaben durch den Landesgesetzgeber • Der Bürgermeister bestimmt, welche Nebenbuchhaltungen geführt werden (§ 26 Abs. 4 GemHVO-Doppik) • In einer Dienstanweisung hat der Bürgermeister die Aufbau- und Ablauforganisation zu regeln (§ 28 Abs. 2 GemHVO-Doppik)

39. Organisatorische Eingliederung • Mögliche Organisationsformen • Dezentrale Anlagenbuchhaltung in den einzelnen Organisationseinheiten, die die Investitionen durchführen • Nachteile: Hohe Schulungskosten aufgrund der Anzahl der zu schulenden Mitarbeiter Hohe Fehlerquote, da Mitarbeiter nur „nebenher“ mit der Anlagenbuchhaltung betraut sind Hohe Aufwendungen zur Sicherung einheitlicher Verfahrensweisen und einer einheitlichen Qualität in der Verwaltung Gefahr der nicht exakten Zuordnung der Ausgaben zu den einzelnen Investitionen • Vorteile: Kurze Wege bei der Abstimmung der Investitionsausgaben

40. Organisatorische Eingliederung • Mögliche Organisationsformen • Zentrale Anlagenbuchhaltung • Nachteile: Höherer Aufwand bei der Abstimmung der Investitions-ausgaben • Vorteile Geringere Schulungskosten aufgrund der Spezialisie-rung einzelner Mitarbeiter Minimierung der Fehlerquote durch die Spezialisierung der Mitarbeiter Sicherung einheitlicher Verfahrensweisen und einer einheitlichen Qualität in der Verwaltung Vier-Augen-Prinzip durch Kontrolle der auf eine In-vestition gebuchten Ausgaben bzw. Auszahlungen

41. Personelle Besetzung Qualifikation der eingesetzten Mitarbeiter bei zentraler Anlagenbuchhaltung • Abhängig von den Aufgaben, die der Anlagenbuchhaltung übertragen werden • Grundvoraussetzung: • Teamfähigkeit, da zentrale Abteilung • Fundierte Kenntnisse in der doppischen Bilanzierung und Bewertung von Vermögensgegenständen • Fundierte Kenntnisse in der Haushaltsbewirtschaftung • Fundierte Kenntnisse in der Erstellung eines doppischen Jahresabschlusses

42. Personelle Besetzung • Zusatzkenntnisse: • Nachweis der Verwendung von Fördermitteln • Grundkenntnisse in der Beitragsveranlagung • Grundkenntnisse im Vergaberecht • Technische Grundkenntnisse • Grundkenntnisse GIS • Grundkenntnisse im Steuerrecht • Erfahrungen Immobilienmanagement • Erfahrungen Straßenmanagement

43. Internes Kontrollsystem Aufbau • 1. Schritt: Prozessdefinition Aktivierung von angeschafften oder hergestellten Vermögensgegenständen des Anlagevermögens • 2. Schritt: Prozessziele Vollständige, zeitlich korrekte Erfassung und eine den landesrechtlichen Vorschriften entsprechende Bewertung • 3. Schritt: Risikoanalyse Keine vollständige Erfassung Keine Aktivierung zum Zeitpunkt der Betriebsbereitschaft Bewertung entspricht nicht die landesrechtlichen Vorschriften

44. Internes Kontrollsystem Aufbau • 4. Schritt: Festlegung interner Kontrollen Richtlinie über die Organisation der Nebenbuchhaltung und deren Einbindung in die Hauptbuchhaltung Richtlinie zur Anlage und Änderung der Stammdaten (u.a. Anlagenummern) Erarbeitung einer Aktivierungsrichtlinie Abstimmung der Anlagenzugänge in der Anlagenbuchhaltung mit den Auszahlungen in den Teilfinanzrechnungen und den auf den Bestandskonten der Finanzbuchhaltung erfassten Investitionsausgaben Abstimmung der Aufwendungen aus Abschreibungen und Buchverlusten aus Anlageabgängen sowie der Erträge aus Zuschreibungen und Buchgewinnen aus Anlageabgängen

45. Aktivierungsrichtlinie Mindestbestandteile • Abgrenzung des Begriffs „Vermögensgegenstand“ • Abgrenzung von Anlage- und Umlaufvermögen • Abgrenzung der einzelnen Bilanzposten des Anlagevermögens • Abgrenzung von aktivierungspflichtigen Investitionen und laufenden Erhaltungsmaßnahmen • Abgrenzung von Herstellung und Anschaffung • Bestimmung des Zeitpunktes der Betriebsbereitschaft (Abschreibungsbeginn) • Bestandteile der Herstellungskosten sowie der Anschaffungskosten (Inanspruchnahme von Bewertungswahlrechten und Bewertungshilfen ist eindeutig zu regeln)

46. Aktivierungsrichtlinie Mindestbestandteile • Bestimmung der Anschaffungs- / Herstellungskosten in Sonderfällen (Sachleistungen der Bürger, unentgeltliche Vermögensübertragungen aufgrund besonderer Rechtsvorschriften, Tausch, Umlegungsverfahren, Übernahme von Infrastrukturvermögen vom städtebaulichen Sondervermögen) • Verweis auf die landeseinheitliche Abschreibungstabelle • Festlegung zulässiger Abweichungen von der landeseinheitlichen Abschreibungstabelle • Behandlung der Geringwertigen Vermögensgegenstände • Vornahme von außerplanmäßigen Abschreibungen • Bestimmung des nicht abschreibbaren Restbuchwertes • Erfassung der Anlagenabgänge • Ausweis von Buchgewinnen und Buchverlusten

47. Aktivierungsrichtlinie Mindestbestandteile • Abstimmung der Investitionsauszahlungen mit der jeweiligen Teilfinanzrechnung • Abstimmung der Investitionsausgaben mit der den Bestandskonten der Finanzbuchhaltung • Abstimmung mit der Haushaltsplanung • Abstimmung der Investitionsausgaben mit vorgeschalteten Verfahren (GIS, Auftragsabrechnung) • Abstimmung mit den Verpflichtungsermächtigungen • Abstimmung mit der Sonderpostenbuchhaltung • Abstimmung mit Verwendungsnachweisen • Abstimmung mit Beitragsveranlagungen

48. nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten - Exkurs • Abschreibungen nach nachträglichen Änderungen der Anschaffungs- oder Herstellungskosten Erfolgt bei abnutzbaren Vermögensgegenständen des Anlagevermögens nach dem Jahr der Anschaffung oder Herstellung eine Änderung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten, dann berechnet sich – unabhängig vom Zeitpunkt der nachträglichen Änderung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten – die Jahresabschreibung aufgrund der Höhe der geänderten Anschaffungs- oder Herstellungskosten. Es erfolgt keine zeitanteilige Abschreibung auf die nachträglichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten.

49. Behandlung geringwertiger VG im laufenden Betrieb - Exkurs • Erfassung geringwertiger beweglicher Vermögensgegenstände des Anlagevermögens (Anschaffungs- oder Herstellungskosten bis 410 Euro) • Ansatz mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten unter Be-rücksichtigung planmäßiger linearer Abschreibungen, berechnet auf der Grundlage der in der landeseinheitlichen Abschreibungs-tabelle festgesetzten wirtschaftlichen Nutzungsdauern Der Zugang wird in der Anlagenbuchhaltung grundsätzlich für jeden Vermögensgegenstand einzeln nachgewiesen. Es erfolgt gleichfalls auf dem entsprechenden Konto der Anlagenbuch-haltung die Verbuchung der planmäßigen linearen Abschreibung. Zum jeweiligen Bilanzstichtag wird der Vermögensgegenstand mit dem jeweiligen Restbuchwert in der Anlagenbuchhaltung nachgewiesen. Die Ausbuchung erfolgt dann, wenn tatsächlich ein Abgang zu verzeichnen ist. Soweit dies möglich ist, kann die Gruppenbewertung in Anspruch genommen werden.

50. Behandlung geringwertiger VG im laufenden Betrieb - Exkurs • Ansatz mit den Anschaffungs- oder Herstellungskosten vermindert um die im Jahr der Anschaffung oder Herstellung vorgenommenen Vollabschreibung auf 1 Euro je Vermögensgegenstand - § 34 Abs. 5 GemHVO-Doppik Der Zugang wird in der Anlagenbuchhaltung grundsätzlich für jeden Vermögensgegenstand einzeln nachgewiesen. Es erfolgt gleichfalls auf dem entsprechenden Konto der Anlagenbuchhaltung die Verbuchung der Vollabschreibung auf den Erinnerungswert von 1 Euro. Zum Bilanzstichtag wird der Vermögensgegenstand mit dim Erinnerungswert in der Anlagenbuchhaltung nachgewiesen. Die Ausbuchung erfolgt dann, wenn tatsächlich ein Abgang zu verzeichnen ist. Soweit dies möglich ist, kann die Gruppenbewertung in Anspruch genommen werden.