Anlagenbuchhaltung mit SAP AA (Asset Accounting)

1. Anlagenbuchhaltung mit SAP AA (Asset Accounting) 1 Erfassungs- 2 Buchungs- 3 Etikettierungsprozess gestalten

2. Inventarisierungsprozess ab 1.01.2008 • Wie wird der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet? • Wie wird die Handhabung vor Ort mit Integration von SAP-AA umgesetzt? • Wie wird bei Zentraleinkauf inventarisiert? • Bestellungen EDV über Rechenzentrum • Bestellungen Büromöbel über ZV • Bestellungen von Büchern >410 pro Einzelbuch

3. Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Modell A ( Alles in einer Hand = 1 Person)„Bestandsbuchhalter* = Inventarisierer“ • Gerät wird von „Selbstbucher“ in SAP-AA bei „Kreditorenrechnung buchen“ angelegt. • Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter = Web-Bucher). • Der bringt der „Selbstbucher“ Inventarisierungskennzeichen an, Gerät mit Etikett markiert Modell B (= 2 oder mehrere Personen)„Bestandsbuchhalter* und Inventarisierer“ • Gerät wird von einem wiss. Mitarbeiter oder Techn. Angestellten in SAP – AA angelegt (hier sind die Gerätedaten bekannt). • Der Techn. Angestellte/Wiss. Mitarbeiter bringt das Inventarisierungskennzeichen an. • Der Web-Bucher bucht die Zahlung der Anlage direkt mit der Anlagenkontierung (=Bestandsbuchhalter und Web-Bucher). *Der Bestandsbuchhalter sollte in Personalunion zum zuständigen SAP-Anwender (Bucher/in) stehen

4. Organisationsformen • Dezentral • Fakultäten, Institute, Lehrstühle, AG • GS • RVZ • Zentral • Zentrale Beschaffung für RZ • Zentrale Beschaffung für Büromöbel • Zentrale Beschaffung für Bibliographische

5. REGEL-basierte WEB-Erfassungauf Anlage statt auf Sachkonto • Bebuchen eines Stammsatzes • bisher Kreditorenrechnung • erfolgt durch eine Person, die Bucher ist. • Anlagestamm wird gleichzeitig angelegt oder MODELL A / Anlagenzugang durch Kreditor buchen Bebuchen eines bestehendenAnlagenstammsatz MODELL B • Anlegen eines Stammsatzes • bisher Eintrag Karteikarte oder • Zeile in Inventarisierungsliste • erfolgt durch eine Person, die nicht Bucher sein wird. MODELL B

6. REGEL-basierte WEB-Erfassungauf Anlage Anlagenzugang durch Kreditor buchen Anlage MODELL A MODELL B

7. MODELL B Anlegen von Anlagen

8. Anlagenstammsatz erfassen • Neue Anlage anlegen

9. Anlagenstammsatz Spalte kopieren

10. Nettowert Gesamtanlage bestimmen Inventarisierungsrechner Gesamtanlage bzw. Preis aus Positionsbetrag Preis aus Positionsbetrag

11. Berechnung Gesamtanlage keine Anlage, kein GWGsondern Verbrauch Sachkonto 6xxxxxxErfassen einer „normalen“Kreditorenrechnung 150,01

12. Berechnung Gesamtanlage GWG 410,01

13. Berechnung Gesamtanlage Anlage 410,01

14. Anlagenhauptnummer„KANN“-eingabeAnlagenunternummer „MUSS“-eingabe z.B. Zentrifuge mit Zubehör 720000000013-0000 Zentrifuge 720000000013-0001 720000000013-0002 Sedimentograph, DFG 12300603 720000000013-0003 Trenndüsen-Einrichtung, DFG12400602 Wie gehe mit Zubehörteilen um?Diese müssen der Anlage zugeordnet werden Zubuchen zur Anlagenstammsatznummer z.B. 720000123-0001 oder Anlegen einer Anlagenunternummer z.B. 720000123 -0002 etc.

15. Menge mit Basismengeneinheit„MUSS“-eingabe Wichtig für die Berechnung der GWG-Grenze Mengeneinheit „ST“

16. Serien- SerialnummerTypenbezeichnung„KANN“-eingabe Wichtig für die Wartung bzw. Garantie Evtl. wichtig für die Wartung bzw. Garantie

17. Inventarnummer„KANN“-eingabe wird für Altdatenübernahme benutzt. Es kann nach dieser Inventarnummer der Bestand vor 31.12.2007 gesucht werden. Möglicherweise würde die Systematik des Altbestandes weitergeführt werden müssen.

18. Kostenstelle „MUSS“-eingabe „MUSS“-eingabe abgeleitet aus Finanzstelle Kosten- /Finanzstelle „KANN“-eingabe z.B. Fuhrpark für ZV-PKW Abnutzung = Abschreibung wird an Kostenstelle des Anlagenstammes automatisch durch Abschreibungslauf gebucht

19. Kostenstelle „MUSS“-eingabe „Kann“-eingabe „Kann“-eingabe Auftrag/Fonds Abnutzung = Abschreibung wird an den Instandhaltungsauftrag bzw. an das Drittmittelprojekt des Anlagenstammes automatisch durch Abschreibungslauf gebucht

20. Standort „KANN“-eingabe

21. Raum „KANN“-eingabe

22. Fonds „KANN“-eingabe Kann eingeben werden, Wird in jedem Fall beim Buchen eingetragen

23. DFG-Schlüssel aussuchen • Bitte wählen Sie jetzt den passenden DFG-Schlüssel aus: • Möglichkeit über Suchbegriff (Text auf Rechnung) • Seite DFG oder CSV-Datei (Schlüssel + ND) • Aufbau 1-4. Stelle DFG Schlüssel • Aufbau 5.+6. Stelle Nutzungsdauer • Aufbau 7.+8. Stelle fortlaufende Nummer • zur Erfassung der • *generischen* Suche nach Text bei hoher Trefferquote •  Nach alter Rechtschreibung suchen weiter

24. Anlagenstammsatz erfassen • gefülltes Bild der WEB-Oberfläche

25. Inventarisierungsrechner Preis aus Positionsbetrag • <= 410  GWG  Anlagenklasse 790000  Anlagenklasse 890000 • konkretes GWG aus Finanzstelle ableiten • Und neue Anlagenunternummer anlegen • 410  Anlagenklasse aussuchen lassen

26. Sonstige Fragen • Anschaffung oder Erhaltung

27. Übergangszenario • 20.12.2007 • 20.12.2007-31.12.2007 • 01.01.2008 • Umbuchung • Aussonderung

28. Noch Fragen? http://132.187.112.75/Dienstleistung/inventarisierung • Bestandsbuchhalter-Schulung rieder@zv.uni-wuerzburg.de oder 31-2886 kleespies@zv.uni-wuerzburg.de oder 31-2293

29. Üben können Sie unter • https://vm.zv.uni-wuerzburg.de:6555/krtest/sap_T54.asp • Bitte beachten Sie, dass die IP des Rechners für die Anlagen-und Buchhaltungstätigkeit freigeschalten ist. • (verantwortlich Hr. Köpfer, 2772)